Sistema de Controle Interno: Definição, Componentes, Recursos

Sistema de Controle InternoO sistema de controles internos inclui um conjunto de regras, políticas e procedimentos que uma organização implementa para fornecer orientação, aumentar a eficiência e fortalecer a adesão às políticas.

Eles são importantes para atingir o objetivo do negócio. 5 componentes de um sistema de controle interno estão vinculados à organização.

O que é sistema de controle interno?

A estrutura de controle interno de uma empresa consiste nas políticas e procedimentos estabelecidos para fornecer garantia razoável de que os objetivos específicos da entidade serão alcançados.

Nas organizações de pequenas empresas, geralmente, o proprietário-gerente controla todas as atividades de seu negócio por meio de sua supervisão pessoal e participação direta.

Por exemplo;

O proprietário geralmente compra os materiais comerciais necessários e outras propriedades.

Ele mesmo nomeia os funcionários, fecha o contrato com eles por meio de discussão e mantém vigilância constante sobre suas atividades.

Ele assina cheques para pagamentos em diferentes cabeças.

Como ele assina todos os cheques, ele pode compreender facilmente quais mercadorias, ativos e serviços está assinando.

Mas com a expansão dos negócios, é necessária a nomeação de funcionários e dirigentes adicionais, e o escopo dos negócios também se amplia.

Sob tais condições, torna-se quase impossível por parte do gestor realizar sozinho todas as atividades da empresa para as quais deve delegar autoridade. Portanto, seu controle geral tende a diminuir.

Em tais circunstâncias, o a introdução do controle interno torna-se essencial.

O sistema de controle interno difere de uma organização empresarial para outra, dependendo da natureza e do tamanho do negócio.

Para atingir o objetivo de um negócio, a execução adequada das atividades empresariais à luz das leis vigentes e das condições socioeconômicas do país é chamada de sistema ou estrutura de controle interno.

O sistema de controlo interno é introduzido para evitar erros e fraudes e para o controlo sistemático das atividades empresariais.

Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AlCPA) diz; o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenadas adotadas numa empresa salvaguardam o seu património, verificam a exatidão e fiabilidade dos seus dados contabilísticos, promovem a eficiência operacional e incentivam a adesão às políticas de gestão preservadas.

Três elementos do sistema de controle interno são:

  1. Controle ambiental: A atitude, o estado de alerta e o zelo pelo trabalho dos diretores, gerentes e acionistas são refletidos através do controle ambiental.
  2. Sistema de contabilidade: Sistema contábil significa alguns procedimentos e registros com os quais são realizadas a identificação das transações comerciais, classificação, resumo, preparação de demonstrativos e análise para apresentação oportuna de informações corretas.
  3. Procedimento de controle: As políticas e procedimentos adicionais adotados pela autoridade empresarial para garantir o cumprimento do objetivo específico de uma organização empresarial são os procedimentos de controle.

Esses procedimentos de controle são:

  • Delegação adequada de poder,
  • Segregação de responsabilidades,
  • Preparação e uso de documentos,
  • Adoção de medidas de segurança adequadas para proteger as propriedades, e
  • Controle independente sobre a execução das atividades.

Um sistema de controle interno não só evita a falsificação de fraudes, mas também cumpre outros objetivos:

  1. A organização empresarial implementa suas políticas em conformidade com as leis vigentes no país.
  2. Funcionários e diretores cumprem suas responsabilidades atribuídas para aumentar a eficiência na execução do trabalho.
  3. As demonstrações financeiras fornecem informações corretas e confiáveis, mantendo contas adequadas.

À luz da discussão acima, pode-se afirmar resumidamente que as políticas e planos gerais adotados pela administração para a boa execução das atividades empresariais são chamados de sistema de controle interno.

5 componentes do sistema de controle interno

  1. Controlando o meio ambiente

    O ambiente de controle é a base de outros elementos de todos os outros componentes do sistema de controle interno. Valores morais, habilidades gerenciais, honestidade dos funcionários, direção gerencial, etc., estão incluídas no ambiente de controle.

  2. Avaliação de risco

    Depois de definir o objetivo do negócio, externo e interno os riscos devem ser avaliados. A gestão determina os meios de controle de risco após examinar os riscos relacionados a cada objetivo.

  3. Atividades de controle

    A gestão estabelece um sistema de controle de atividades para prevenir riscos associados a cada objetivo. Essas atividades de controle incluem todas as medidas que devem ser seguidas pelos funcionários.

  4. Informação e comunicação

    Informações relevantes para a tomada de decisão devem ser coletadas e relatadas em tempo hábil. Os eventos que geram dados podem ter origem em fontes internas ou externas.

    A comunicação é muito importante para atingir os objetivos de gestão. Os funcionários devem perceber o que se espera deles e como as suas responsabilidades estão relacionadas com as atividades dos outros. A comunicação dos proprietários com fornecedores externos também é muito importante.

  5. Monitoramento

    Quando o sistema de controle interno está em prática, a organização monitora sua eficácia para trazer as mudanças necessárias caso surja algum problema sério.

Responsabilidade pelo Sistema de Controle Interno

É responsabilidade geral de todos os funcionários, dirigentes e administração de uma empresa seguir o sistema de controle interno.

As três partes mencionadas têm papéis definidos para tornar o sistema de controlo interno eficaz:

  1. Gerenciamento

    O estabelecimento e a manutenção de uma estrutura de controlo interno eficaz dependem principalmente da gestão. Por meio de liderança e exemplo ou reunião, a administração demonstra comportamento ético e integridade de caráter dentro do negócio.

  2. Conselho Administrativo

    O conselho de administração que possui sólidos conhecimentos práticos dá diretrizes à gestão para que gestores desonestos não possam ignorar alguns procedimentos de controle. O conselho de administração interrompe esse tipo de atividade injusta. Às vezes, o eficiente conselho de administração que tem acesso ao sistema de auditoria interna pode descobrir fraudes e falsificações.

  3. Auditores

    O os auditores avaliam a eficácia da estrutura de controle interno de uma organização empresarial e determinar se as políticas e atividades de negócios são seguidas adequadamente. A rede de comunicação auxilia uma estrutura de controle interno eficaz na execução. E todos os diretores e colaboradores fazem parte dessa rede de comunicação.

3 Objetivos do Sistema de Controle Interno

O sistema de controles internos inclui um conjunto de regras, políticas e procedimentos que uma organização implementa para fornecer orientação, aumentar a eficiência e fortalecer a adesão às políticas.

3 objetivos do controle interno são;

  1. os relatórios financeiros são confiáveis,
  2. operações eficazes e eficientes, e
  3. atividades cumprem as leis e regulamentos aplicáveis.

Características de um sistema de controle interno adequado

Um sistema de controle interno eficaz inclui o planejamento organizacional de um negócio e adota todos os sistemas e processos de trabalho para cumprir as seguintes metas:

  1. Proteger os ativos da empresa contra roubo e desperdício.
  2. Garantir o cumprimento das políticas comerciais e da legislação local.
  3. Avaliar funções de cada funcionário e diretor para aumentar a eficiência na operação.
  4. Garantir dados operacionais e demonstrações financeiras verdadeiros e confiáveis.

É importante lembrar que uma organização empresarial, seja ela pequena ou grande, pode usufruir dos benefícios da adoção de um sistema de controle interno.

A prevenção do roubo, da pilhagem e do desperdício de bens faz parte do sistema de controlo interno.

Proteção de ativos

Uma organização empresarial protege seus ativos das seguintes maneiras:

  1. Segregando as funções dos funcionários

    A segregação das funções dos funcionários significa que cada funcionário recebe tarefas específicas. O responsável pelos bens não está autorizado a manter contas dos bens.

    Alguma outra pessoa mantém as contas desses ativos. Como diferentes funcionários realizam transações da mesma natureza, o trabalho de cada um é verificado automaticamente. A segregação das funções dos funcionários de uma organização reduz a possibilidade de roubo de ativos e, em caso de roubo, a detecção torna-se mais fácil.

    Por exemplo, não há possibilidade de roubo de dinheiro por um funcionário que recebe dinheiro quando há contas de recebimentos de dinheiro.

  2. Atribuição de funções específicas a cada funcionário

    O funcionário designado para uma função específica é responsabilizado pelas atividades que lhe são atribuídas. Se e quando surgir algum problema, o gestor pode identificar imediatamente a pessoa em causa e responsabilizá-la.

    Documentos perdidos podem ser facilmente detectados se a tarefa de manutenção de registros for atribuída a um determinado funcionário, e torna-se possível conhecer o processo de registro das transações.

    Um funcionário designado para uma função específica pode facilmente fornecer as informações necessárias sobre essa função. Além disso, um funcionário fica orgulhoso quando recebe uma tarefa específica e tenta concluí-la usando o melhor de suas habilidades.

  3. Atribuições de trabalho rotativas dos funcionários

    Algumas organizações alternam as atribuições de trabalho dos funcionários em intervalos para evitar falsificações fraudulentas por parte dos funcionários em questão.

    Ao abrigo desta política, o colaborador em causa pode facilmente compreender que, ao colocar outra pessoa no seu lugar, a sua desonestidade será detectada, caso o faça. Isso garante a honestidade de um funcionário.

  4. Usando dispositivos mecânicos

    As empresas adotam vários dispositivos mecânicos para evitar roubo, destruição e desperdício de ativos. No sistema mecânico, são utilizados como métodos de controle caixa registradora, protetores de cheques, relógio de ponto, contadores mecânicos, etc.

    Como a caixa registradora contém fita adesiva, cada venda à vista é registrada aqui.

    O valor do cheque é escrito na máquina protetora de cheques para evitar qualquer alteração. As chegadas e saídas dos colaboradores são devidamente registradas com o auxílio de um relógio de ponto.

Conformidade com as políticas da organização e leis do país

O controle interno só se torna eficaz quando é garantido o cumprimento das políticas da organização e das leis do país.

Para tornar um sistema de controlo interno eficaz e garantido, é necessário nomear funcionários eficientes e de confiança.

O arranque eficaz do sistema de controlo interno depende do tempo e do trabalho despendidos no recrutamento de colaboradores.

Deve haver um programa de treinamento para os funcionários recém-nomeados e as políticas das preocupações comerciais devem ser comunicadas a eles de maneira adequada.

Por exemplo,

Todo desembolso de dinheiro deve ter aprovação prévia da autoridade superior.

As especificações de trabalho escritas diariamente tornam os funcionários responsáveis pela anti-obediência. 'Os deveres dos funcionários e a execução das políticas devem ser bem definidos para eles durante o período de formação primária.

No caso da sociedade por ações, o sistema de controle interno deverá ser enquadrado de acordo com a legislação do país.

Avaliação de desempenho

O sistema de controle adequado deve conter disposições para supervisão e avaliação das funções atribuídas aos funcionários. A ausência de um sistema de avaliação e supervisão prejudica em grande medida os objectivos de uma organização empresarial.

Muitas organizações empresariais contratam auditores internos para avaliar e supervisionar o trabalho dos funcionários.

O funções dos auditores internos são avaliar e supervisionar a extensão das políticas e métodos da organização seguidos pelos funcionários.

A precisão dos registros contábeis

Uma organização empresarial deve manter um registro contábil completo e correto.

Para garantir a manutenção adequada das contas, deve ser nomeado e formado pessoal eficiente e honesto.

O desempenho dos colaboradores é avaliado periodicamente. Pelos supervisores para garantir que os funcionários sigam as políticas do negócio.

Um registro contábil impreciso ou incompleto leva os funcionários desonestos a roubar porque podem facilmente diminuir o ato de roubar.

As transações contabilizadas são a prova documental do negócio.

Esta prova documental é parte integrante dos sistemas de controlo interno.

Esses documentos devem ser organizados em série para um controle conveniente. Uma vez que estes documentos primários são a prova documental das transações de uma empresa, a validade destes documentos deve ser verificada periodicamente.

Por exemplo,

Os documentos utilizados para registrar transações de contas são examinados para fins de nova auditoria do estoque de mercadorias de uma organização empresarial.

Ao manter contas de transações, o contador deve preservar os quatro documentos a seguir:

  1. Requisição de compra: O pedido feito pelos dirigentes do departamento vinculado ao departamento de compras para a compra de uma determinada quantidade de mercadorias é denominado requisição de compra.
  2. Ordem de Compra: Antes da compra, o comprador envia uma ordem por escrito ao vendedor solicitando-lhe o envio de determinada mercadoria. Esse pedido escrito é chamado de pedido de compra.
  3. Fatura/Chalan: O vendedor envia ao comprador uma fatura com a mercadoria vendida onde são mencionadas as descrições, quantidade e taxas da mercadoria.
  4. Recebendo relatório: É um documento de compra elaborado por um responsável do departamento de compras. É tratado como prova documental das mercadorias recebidas.

O fluxo de evidências documentais de transações comerciais e mercadorias é mostrado abaixo por um diagrama:

Passos:

  1. O departamento de requisições envia uma requisição de compra ao departamento de compras.
  2. O departamento de compras envia um pedido de compra ao fornecedor, com cópias enviadas para os departamentos de recebimento e contabilidade.
  3. O fornecedor envia a mercadoria para o departamento de recebimento, onde a mercadoria recebida é verificada em relação ao pedido de compra e envia uma fatura ao departamento de contabilidade.
  4. O departamento de recebimento envia a mercadoria ao departamento solicitante e envia o relatório de recebimento ao departamento de contabilidade.
  5. O departamento de contabilidade verifica o recebimento de relatórios contra o pedido de compra e a fatura e envia um cheque para pagamento da fatura ao fornecedor.

O preço dos bens adquiridos é pago com base nestes quatro documentos, e estes são comparados com os registos contabilísticos.

Uma empresa não consegue efetuar o pagamento de uma fatura legítima sem esses documentos, ou pode ter que efetuar o pagamento da fatura fictícia ou de mais de uma fatura.

Uma empresa completa eficazmente o seu sistema de controlo interno comparando fontes e documentos com registos contabilísticos dessas transações.

Infelizmente, uma empresa preocupada em adoptar o seu sistema de controlo interno não pode evitar completamente o roubo.

Um funcionário desonesto sempre tenta se apropriar indevidamente de quaisquer sistemas de controle eficazes existentes, como em uma empresa.

Portanto, uma empresa deve fazer um acordo de seguro contra acidentes sobre seus ativos. Neste sistema, a perda de activos não monetários é reembolsada.

Além do mais,

Uma empresa pode estabelecer vínculos de fidelidade entre funcionários que lidam com dinheiro e outros instrumentos negociáveis. Sob este sistema, uma empresa receberá reembolso de dinheiro perdido ou roubado.

Ao abrigo destes dois sistemas, ou seja, seguro contra acidentes sobre activos e títulos de fidelidade sobre empregados, uma empresa pode recuperar pelo menos uma parte de qualquer perda causada devido a roubo, apropriação indébita, etc.