Sistema Contábil Mecanizado [Guia Completo]

Sistema Contábil Mecanizado [Guia Completo]

O que é “contabilidade mecanizada?”

Em termos gerais, é qualquer meio, que não seja estritamente manual, pelo qual os sistemas de manutenção de registos são mantidos.

Os sistemas de máquinas possuem inquestionavelmente muitas superioridades sobre os sistemas manuais, como na sua capacidade de:

  • Aplicar um registro preciso das transações.
  • Execute várias operações simultaneamente, como somar, subtrair, calcular saldos e acumular totais de controle.
  • Lançar transações em dois ou mais registros relacionados ao mesmo tempo.
  • Fornecer prova mecânica de correção como subproduto das operações de processamento.
  • Elimine operações.
  • Registre um grande número de transações de rotina com mais rapidez, precisão, legibilidade e economia.

Contas de caneta e tinta mantidas na organização empresarial - grandes ou pequenas são chamadas de sistema de contabilidade manual.

A maioria das preocupações comerciais usa a adição de uma máquina, calculadora de mesa, multicopiadora, etc.

Para processar dados contábeis para economizar tempo e trabalho. Da mesma forma, muitas organizações empresariais usam a máquina de escrituração eletrônica para manter contas.

Um eletrônico escrituração contábil A máquina contém um teclado semelhante a uma máquina de escrever e o quadro é uma calculadora de dez teclas.

Possui 'teclas de funções' que dão instruções sobre o funcionamento da máquina, cálculo, preparação de tabelas e impressão de dados preservados, etc.

A máquina de contabilidade faz o trabalho contábil de vendas, recebimentos de dinheiro, compras, pagamentos em dinheiro, folha de pagamento e outras transações. E também realiza o lançamento de transações no razão geral.

Mas aqui não tentaremos descrever detalhadamente a operação de escrituração contábil da máquina. Porém, quando utilizamos esta máquina para uma venda a crédito, por exemplo, a página atual do diário de vendas é colocada junto com a máquina.

Então, para cada venda a crédito, o operador da máquina insere a conta do cliente e o extrato de final de mês na máquina e pressiona as teclas apropriadas para inserir as informações sobre a venda.

A máquina faz o lançamento no diário de vendas nas contas dos clientes; atualiza o saldo da conta, lança a venda no extrato de final de mês do comprador e atualiza o extrato.

Simultaneamente, a máquina determina o total do final do mês do diário de vendas e débito de contas a receber e vendas a crédito com os totais.

Além disso, ele executa tudo isso em uma operação a partir de uma entrada de dados adequados na máquina. E a máquina é igualmente eficiente para operar outras transações também.

A máquina de contabilidade pode processar dados contábeis rapidamente.

Esta máquina reduz erros de transação imprimindo as mesmas informações em vários registros diferentes em uma única operação.

No entanto, a velocidade e o volume de trabalho que a máquina pode realizar com eficiência são limitados. Como resultado, muitas organizações empresariais iniciaram o processamento informatizado de dados contábeis.

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Processamento informatizado de dados

Sem intervenção humana, uma máquina mais potente, capaz e complexa em comparação com a máquina de escrituração contábil é utilizada para o processamento de dados em um computador.

As funções de um computador são as seguintes:

  • Inserção e armazenamento de dados.
  • Cálculo aritmético de dados.
  • Comparar unidades dos dados para encontrar dados menores ou maiores.
  • Armazenar e reorganizar dados.
  • Impressão de extratos a partir de dados armazenados no computador.

Os computadores variam em tamanho e velocidade com que processam dados. Os dados são retidos em fita magnética ou disco magnético.

Para a entrada de dados no computador utilizamos um terminal onde existe um teclado que se parece com um teclado de máquina de escrever, e há também um monitor como uma tela de TV. - além disso, os dados também podem ser inseridos com regras previamente preparadas de fita magnética, disco magnético e de outras maneiras.

Por exemplo,

outro meio de entrada usa uma luz laser que lê um código de barras.

Programa

Um programa de computador é uma linguagem ou instrução de um computador que é inserida anteriormente no computador.

Por exemplo, COBOL, Basic, RPG e FORTRAN são as linguagens amplamente utilizadas.

As instruções que especificam cada operação que um computador deve executar são inseridas no computador antes dos dados serem processados.

Um programa pode conter apenas algumas ou vários milhares de instruções detalhadas.

Por exemplo, a lista a seguir mostra as etapas que devem ser programadas para que um computador processe os pedidos de mercadorias dos clientes.

Para o primeiro pedido do cliente para compra de mercadoria, a quantidade solicitada para compra é comparada com a quantidade disponível na loja conforme mostrado pelos dados de estoque armazenados no computador.

Se a quantidade encomendada não estiver disponível;

  • Um pedido pendente é preparado para informar ao cliente que não há estoques suficientes disponíveis, mas será enviado assim que um novo suprimento estiver disponível.
  • O próximo item do pedido do cliente é considerado.
  • Se o stock em mãos for superior às quantidades encomendadas.
  • O valor pedido é deduzido do estoque.
  • São fornecidas as instruções necessárias para o envio das mercadorias.
  • Após a entrega das mercadorias encomendadas, o estoque restante é comparado com um ponto de novo pedido do item.

Se a quantidade restante for maior que o ponto de novo pedido;

  • O próximo item do pedido do cliente é considerado.

Se a quantidade restante for inferior ao ponto de novo pedido;

  • O valor a ser adquirido é computado e os documentos para a compra são preparados.
  • O próximo item do pedido do cliente é considerado.

Além disso, um programa de processamento de pedidos de clientes teria instruções para preparação de faturas, registro de vendas e atualização de contas de clientes.

Projetando o programa

O computador pode descobrir o número maior com a ajuda de seu programa definido comparando dois números.

Essa capacidade auxilia o computador no processamento de dados de uma forma ou de outra dependendo do resultado da comparação.

Deve-se notar que esta capacidade de comparar números é essencial para que o computador siga instruções como as de processamento de pedidos de clientes.

O programador deve primeiro projetar um programa para ajudar o computador a processar os dados corretamente.

Ao projetar o programa, o programador determina antecipadamente os conjuntos alternativos de cálculos ou etapas de processamento a serem realizados.

Em seguida, o programador elabora a comparação apropriada que identifica as circunstâncias sob as quais cada conjunto específico de etapas de processamento é executado.

Finalmente, o programador escreve instruções específicas informando ao computador como processar os dados.

Um computador pode acompanhar o labirinto de decisões e instruções alternativas do programa com rapidez e precisão.

Porém se o computador enfrentar uma exceção não prevista no programa, ele ficará indefeso, ou fornecerá informações erradas ou parará.

A capacidade de armazenar um programa e dados e de tomar decisões corretas e alternativas distingue um computador de uma máquina de contabilidade eletrônica.

Existem algumas máquinas de manutenção de livros eletrônicos que podem fazer adição, dedução, multiplicação ou divisão na velocidade do computador.

Mas suas taxas de operação são comparativamente lentas porque dependem de uma pessoa para pressionar suas teclas de função e dizer-lhes o que fazer.

Operação

O computador opera em um dos dois modos – processamento em lote ou processamento online. No modo batch, o programa e os dados são inseridos no computador e processados.

Depois disso, eles são removidos do computador antes que outro lote seja iniciado. Em seguida, o programa para um novo trabalho e os novos dados do conjunto são inseridos e o trabalho é processado.

O processamento em lote pode resultar no processamento diário dos pedidos dos clientes, na preparação da folha de pagamento semanal, na preparação do demonstrativo financeiro mensal e no processamento de outros trabalhos periodicamente.

O processamento em lote é usado quando não é necessário um processamento imediato ou uma resposta imediata do computador. O processamento de dados no modo lote é mais barato em comparação ao modo linha.

No processamento online, o programa é colocado no computador junto com os dados necessários.

Quando novos dados são inseridos, eles são processados ​​instantaneamente pelo computador.

Por exemplo, em algumas lojas de departamentos, as caixas registradoras são conectadas diretamente ao computador da loja. Além das vendas à vista, os registradores são usados ​​da seguinte forma no registro das vendas à cobrança.

Depois que o cliente seleciona a mercadoria para compra, o vendedor usa o cartão de crédito plástico do cliente para imprimir o nome do cliente em um recibo de venda em branco.

O talão de venda é então colocado na impressora de formulários da caixa registadora e a venda é registada. O caixa imprime todas as informações relevantes no ticket de venda e totaliza.

Para finalizar a venda, os controles dentro do registro exigem que o vendedor pressione as teclas de registro adequadas para registrar o número da conta do cliente e para lançar as vendas na conta do cliente.

O vendedor não lança a conta. Em vez disso, os dados introduzidos com a chave da caixa registadora fazem com que o computador da loja actualize as contas do cliente. O computador também produz o extrato de final de mês do cliente.

As operações online são acompanhadas em supermercados, bancos, companhias aéreas e também em algumas grandes fábricas.

As operações online reduzem o trabalho humano, criam registros mais precisos e fornecem à gestão relatórios melhores e mais atualizados.

Além disso, quando há transações suficientes, eles fazem o trabalho com menor custo por transação.

Economia de tempo

As pessoas conseguiram ganhar tempo com a ajuda de um computador. Diversos trabalhos podem ser realizados simultaneamente através de um computador com resultados rápidos.

O cliente que insere informações usando o dispositivo de entrada-saída pode obter resultados em poucos segundos.

Além disso, utilizando um sistema de internet modem, uma pessoa pode consultar qualquer assunto ou qualquer informação em qualquer lugar do mundo, pagando uma taxa nominal quando necessário.

Atualmente, os médicos também são beneficiados com o uso do sistema informatizado.

Microcomputador

Um microcomputador é um modem e uma forma desenvolvida de computador. Esses tipos de computadores são baratos e amplamente utilizados.

Pequenas empresas ou indivíduos são beneficiados com o uso desse tipo de computador em seu trabalho diário. O sistema de computador moderno quase erradicou o sistema tradicional de registro de contas com caneta e tinta.

Concluindo a discussão, pode-se dizer que o registro das transações do dia a dia dos negócios pode ser feito tanto por computador quanto pelo sistema manual com caneta e tinta.

Mas o método a ser seguido depende das condições do negócio. A contabilidade geral reflete o progresso ou os graus de uma preocupação comercial.

Mas os alunos devem ter em mente que a preparação de um diário geral ou especial, qualquer que seja, e o método a ser seguido dependem do sistema de contabilidade eficaz de uma organização.