Relatório de Negócios: Objetivos, Qualidades, Etapas

Relatório de negócios

Embora um relatório seja geralmente entendido como uma descrição oral ou escrita de eventos, um relatório comercial refere-se especificamente a assuntos relacionados aos negócios. Um relatório fornece um relato falado ou escrito de algo ouvido, visto, feito, estudado, etc., especialmente algo que é publicado ou transmitido.

O que é um relatório?

Os relatórios são cruciais no mundo dos negócios, servindo como um meio de comunicação fundamental utilizado em escala global. Quanto maior for uma organização, maior será a sua dependência dos relatórios para a coordenação eficiente e eficaz das atividades.

Os relatórios tornam-se ainda mais essenciais quando as organizações se envolvem em trabalhos técnicos e complexos. O termo inglês “report” deriva da palavra francesa “Rapportes”, que significa a reunião de factos homogéneos num todo coerente.

O que é um relatório de negócios?

Várias definições esclarecem o conceito de relatório de negócios:

  • Betty R. Rick e Kay F. Gow (1989) definem-no como “Um relatório é uma mensagem escrita ou oral que apresenta informações que ajudarão um tomador de decisão a resolver um problema de negócios”.
  • Littlefield e outros definem-no como “Um relatório é uma declaração preparada para apresentar factos relacionados com o planeamento, coordenação, desempenho e o estado geral dos negócios numa organização”.
  • Raymond V. Lesikar e John D. Pettit (2002:400) afirmam: “Um relatório de negócios é uma comunicação ordenada e objetiva de informações factuais que serve a algum propósito comercial”.
  • Thill e Bovee (1999:265) descrevem um relatório de negócios como “o relato escrito e factual que comunica objetivamente informações sobre algum aspecto do negócio”.

Estas definições enfatizam colectivamente que um relatório de negócios é uma forma de comunicação orientada para um propósito que auxilia a gestão na compreensão e resolução de problemas ou situações específicas.

Apresenta fatos e números relacionados a um determinado cenário, permitindo que a gestão tome decisões eficazes e alcance resultados favoráveis para o negócio.

Portanto, um relatório de negócios é uma declaração de fatos sistematicamente preparada, escrita ou oral, sobre um evento, destinada a auxiliar a administração na resolução eficaz de problemas de negócios.

12 Características do Relatório de Negócios

Um relatório de negócios possui recursos ou características distintas que o diferenciam de outros tipos de relatórios. A seguir está uma descrição detalhada desses recursos:

Comunicação ordenada

A comunicação empresarial é meticulosamente preparada com um formato bem definido. Apresenta os fatos sequencialmente e de maneira cronológica. Isso o diferencia das trocas casuais e rotineiras de informações que normalmente ocorrem nos negócios.

Comunicação Objetiva

Os relatórios empresariais mantêm uma abordagem objetiva e imparcial dos fatos apresentados. Eles buscam a verdade, independentemente das possíveis consequências. A objetividade nos relatos abrange aspectos éticos fundamentais.

Abordar os factos de forma imparcial, extrair deles um significado lógico e apresentar ideias de forma clara e justa aos outros reflecte uma forma altamente sofisticada de pensamento ético. Consequentemente, um relatório de negócios apresenta objetivamente os fatos com a máxima neutralidade.

Comunicação

Um relatório de negócios é, em todos os aspectos, uma forma de comunicação. Emprega vários meios para transmitir significado ao destinatário pretendido, que necessita do relatório para tomar decisões sobre um evento específico.

Informações factuais

Um relatório de negócios apresenta principalmente informações factuais, como eventos, registros e diversas formas de dados relevantes para a condução dos negócios.

Atende a um propósito comercial

Nem todos os relatórios são considerados relatórios comerciais. Somente relatórios que atendem a uma finalidade comercial são qualificados como relatórios comerciais.

Isso significa que um relatório comercial é preparado para resolver um problema comercial ou aprimorar as operações comerciais. Deve contribuir para a resolução de questões empresariais para ser classificado como relatório empresarial.

Lida com grandes quantidades de dados

Os relatórios de negócios lidam com situações de negócios complexas que envolvem fatos, números, interpretações e inferências substanciais. Os problemas empresariais muitas vezes compreendem um conjunto complicado de questões inter-relacionadas e/ou interdependentes.

Conseqüentemente, todo relatório de negócios exige o gerenciamento de um grande volume de dados para obter uma compreensão precisa de um problema de negócios e comunicar os fatos de maneira eficaz.

Descrição Cronológica dos Fatos

Cambios de precios: Iniciación y amplificador; Reacciones de los cambios de precios

Trabalho atribuído

A comunicação empresarial não é uma tarefa iniciada espontaneamente.

Um indivíduo ou órgão superior normalmente o atribui a uma pessoa ou órgão subordinado responsável por conduzir a investigação e reportar à autoridade superior.

Comunicação ascendente

Os relatórios de negócios constituem consistentemente uma comunicação ascendente. São elaborados por indivíduos ou órgãos subordinados e submetidos aos superiores.

Assinado e datado

Os relatórios de negócios recebem responsabilidades especificamente atribuídas a indivíduos ou grupos específicos. Essas pessoas designadas preparam o relatório, incorporando seus comentários e opiniões. Consequentemente, a responsabilidade pelo relatório é deles, sendo necessária a inclusão de assinaturas e datas para autenticar o relatório.

Uso do pretérito e da primeira pessoa

Os relatórios de negócios concentram-se em eventos específicos que ocorreram dentro ou fora da organização, mas que têm impacto nas operações de negócios. Eles são preparados por indivíduos ou grupos designados, levando ao uso do pretérito e da escrita na primeira pessoa.

Definir formato

Os relatórios comerciais seguem um formato predefinido com convenções estruturais e de redação específicas. Os relatórios podem variar em extensão, mas devem seguir um dos formatos estabelecidos. Este formato foi padronizado através das práticas de profissionais de negócios e especialistas em comunicação em todo o mundo.

11 Objetivos do Relatório de Negócios

Um relatório de negócios é preparado para uma finalidade comercial específica. É iniciado para descobrir fatos sobre uma situação de negócios e usá-los na tomada de decisões para resolver problemas. O relatório é uma ferramenta de gestão fundamental para a tomada de decisões.

No entanto, os seguintes são os objetivos específicos de um relatório de negócios:

Para informar

O objetivo principal de um relatório de negócios é informar a administração sobre um determinado evento ou questão do qual a administração precisa estar ciente.

Um relatório empresarial apresenta as informações descobertas por meio de uma investigação sobre uma situação que afeta o bem-estar e a lucratividade do negócio.

Para recomendar ação

Os relatórios empresariais visam recomendar cursos de ação para resolver eficazmente um problema específico. A pessoa que conduz a investigação obtém insights sobre a natureza das questões envolvidas e pode sugerir as ações apropriadas para resolver o problema. Um relatório de negócios fornece recomendações para uma solução eficiente de problemas.

Para analisar fatos e situações

Outro objetivo de um relatório empresarial é analisar fatos e situações relacionadas a um cenário empresarial específico. O objetivo é aprofundar o problema e descobrir seus elementos subjacentes. Essa análise fornece ao gerenciamento insights sobre as complexidades do problema, tornando a solução de problemas mais gerenciável.

Para apresentar um relato detalhado de um evento

Os relatórios comerciais são de natureza investigativa e fornecem um relato abrangente de um evento sujeito a investigação.

Portanto, um relatório de negócios oferece uma declaração detalhada das questões envolvidas em um evento, permitindo que a gestão compreenda o evento completamente.

Para fornecer documentação de um evento

Um objetivo crítico do relatório empresarial é oferecer provas documentais do evento investigado. Isso permite que a administração tome medidas eficazes em qualquer assunto. A evidência também pode ser preservada para referência futura.

Para medir o desempenho

Medir o desempenho dos indivíduos requer informações de campo. Os gestores baseiam as suas avaliações de desempenho em relatórios de desempenho. Os relatórios empresariais são elaborados para medir o desempenho real dos recursos humanos da organização.

Para ajudar a navegar nas mudanças

Um dos objetivos de um relatório de negócios é ajudar a gestão a navegar favoravelmente pelas mudanças. Os relatórios de negócios fornecem informações sobre possíveis mudanças, sua natureza e consequências.

Essas informações auxiliam a gestão a desenhar estratégias para mitigar consequências negativas e transformá-las em oportunidades para a organização.

Para auxiliar na coordenação do trabalho organizacional

Outro objetivo do relatório de negócios é auxiliar na coordenação de tarefas organizacionais. Isto é conseguido fornecendo informações sobre o progresso do trabalho em vários departamentos da organização. Estes relatórios de progresso servem como documentos fundamentais para a coordenação de tarefas.

Para facilitar a comparação entre empresas

A comparação entre empresas permite que uma empresa avalie seu desempenho e determine a conveniência de seus resultados. Os relatórios de negócios são orientados a fornecer à gestão dados essenciais sobre outras empresas concorrentes na economia. Isso permite que a administração compare o desempenho da empresa com o de outras e tome medidas de melhoria.

Para ajudar no desenvolvimento de estratégias

Os relatórios de negócios ajudam a gestão a formular várias estratégias para prosperar em um ambiente competitivo. Essas estratégias são usadas para desenvolver informações sobre tendências passadas, presentes e futuras nos ambientes macro e micro.

Para cumprir os requisitos regulamentares

Os relatórios de negócios são preparados para cumprir os requisitos legais ou regulamentares do negócio, como relatórios de auditoria, relatórios de diretores, relatórios anuais, etc. Esses tipos de relatórios são apresentados de forma recorrente.

12 Relatório Importância do Negócio

Um relatório de negócios é um documento vital para a gestão. Grandes organizações dependem de relatórios comerciais para manter operações contínuas e coordenadas.

Os relatórios empresariais são documentos praticamente indispensáveis para todas as organizações, independentemente do seu tamanho e operações. Os pontos a seguir destacam a importância dos relatórios de negócios:

Facilitando a tomada de decisões

Os relatórios de negócios auxiliam a administração na tomada de decisões sobre diversos assuntos complexos, fornecendo informações oportunas e relevantes.

Eles coletam fatos sobre os problemas ou questões que a gestão deve abordar de forma eficaz. Informações precisas e oportunas são cruciais para a tomada de decisões informadas, e os relatórios de negócios são fundamentais para fornecer essas informações.

Fornecendo insights detalhados

Os relatórios comerciais servem como documentos investigativos que investigam eventos ou questões específicas. Eles reúnem informações privilegiadas sobre esses eventos e as apresentam à gestão organizacional. Isso permite que a administração obtenha insights abrangentes sobre os assuntos em consideração.

Apoiando a Análise Crítica

Os relatórios empresariais exploram todas as facetas de um determinado evento ou questão, organizando sistematicamente as informações para a gestão. Esta apresentação estruturada permite à gestão analisar criticamente o evento e compreender claramente todos os fatores relevantes.

Apresentação objetiva

Os relatórios empresariais apresentam informações de forma neutra, sem preconceitos ou distorções. Eles reúnem e apresentam os fatos de forma objetiva, proporcionando à administração uma visão imparcial do assunto, o que leva a uma tomada de decisão justa e imparcial.

Auxiliando no Planejamento, Coordenação e Controle

Os relatórios de negócios oferecem informações sobre o passado, presente e futuro. Eles cobrem atividades atuais em vários departamentos funcionais, dados históricos e eventos futuros previstos relevantes para o negócio. Essas informações apoiam a gestão no planejamento, coordenação e controle das atividades da organização.

Integrando eventos passados e presentes

Os relatórios empresariais fornecem informações investigativas sobre eventos, integrando dados históricos com questões atuais. A administração utiliza essas informações para tomar decisões que consideram eventos de negócios passados e presentes.

Reduzindo Custos Administrativos

Ao fornecer informações abrangentes e precisas, os relatórios empresariais ajudam a administração a tomar decisões eficazes que podem reduzir significativamente os custos administrativos.

Avaliando as opiniões das partes interessadas

Os relatórios comerciais são preparados com os fatos e opiniões das partes interessadas. Eles permitem que a gestão avalie a opinião de indivíduos ou partes envolvidas em determinado assunto, auxiliando no processo de tomada de decisão.

Publicação de fatos

Os relatórios comerciais servem como documentos de fatos e números relacionados a um assunto. Permitem à gestão publicar factos para as partes interessadas externas e mantê-los como registos permanentes.

Os relatórios empresariais oferecem provas documentadas de factos relacionados com um evento empresarial específico, sendo estes documentos legalmente válidos e admissíveis.

Atrair novos negócios ou financiamento

Partes externas usam relatórios de negócios para avaliar as capacidades financeiras e gerenciais de uma empresa. Relatórios como relatórios de viabilidade, relatórios de auditoria e relatórios técnicos ajudam as partes interessadas a avaliar a viabilidade de um projeto e a tomar decisões de investimento. Os relatórios de mercado auxiliam na expansão das estratégias de mercado.

Os relatórios comerciais auxiliam a administração no cumprimento das obrigações legais. Os relatórios estatutários, como relatórios de auditoria e relatórios anuais, são preparados para cumprir os requisitos legais obrigatórios.

21 Qualidades de um Bom Relatório de Negócios

Um bom relatório empresarial é uma ferramenta de gestão fundamental para a tomada de decisões e outros fins gerenciais. Portanto, é de extrema importância para todas as preocupações comerciais. Portanto, deve ser preparado com cuidado e cautela redobrados.

O relatório deve ser confiável, confiável e confiável. Assim, um bom relatório empresarial, como todos os tipos de relatórios, deve ter certas qualidades que o tornem distinto e aceitável para todos. A seguir está uma descrição de tais qualidades:

Precisão

A precisão dos fatos é um requisito fundamental para um bom relatório comercial. Dado que os relatórios conduzem invariavelmente à tomada de decisões, factos imprecisos podem levar a decisões desastrosas. Portanto, todas as informações apresentadas no relatório empresarial devem ser verdadeiras e corretas.

Precisão

A precisão proporciona uma sensação de unidade e coerência ao relatório comercial e o torna um documento valioso. Em um bom relatório de negócios, o redator deve ser muito claro sobre o propósito exato do relatório. O propósito central deve direcionar tudo o que é apresentado no relatório.

Bom julgamento

Um relatório empresarial deve demonstrar bom senso na apresentação de factos e opiniões. Os gerentes tomam decisões e conclusões com base nisso. Portanto, o redator do relatório comercial deve exercer a máxima inteligência e sabedoria ao apresentar e interpretar os fatos.

Formato, estilo e organização responsivos

Um relatório de negócios deve aderir a um formato, estilo e organização de fatos específicos. Este formato garante que o relatório seja apresentado de forma sistemática e significativa.

Objetividade

Um relatório de negócios é um documento proposital. Portanto, todos os factos e outras questões devem ser recolhidos e organizados de tal forma que conduzam à consecução bem sucedida dos objectivos do relatório e da organização.

Simplicidade

Um relatório empresarial deve ser simples, escrito em linguagem clara e inequívoca, com frases curtas e simples. Os fatos devem ser apresentados de maneira direta para garantir fácil compreensão.

Clareza

A clareza é uma virtude fundamental de um relatório de negócios. Um bom relatório é absolutamente claro, com uma organização sistemática de factos, um objectivo claro, identificação da fonte, conclusões e recomendações. Deve ser dividido em parágrafos curtos com títulos para maior clareza.

Analítico

Um relatório de negócios deve ser analítico e interpretativo. Seu objetivo é apresentar fatos e interpretações desses fatos para facilitar a tomada de decisões.

Brevidade

Um relatório empresarial deve ser conciso, pois os executivos não têm tempo para relatórios extensos. Deve ser o mais breve possível e, ao mesmo tempo, transmitir todas as informações necessárias.

Termos de referência e título adequados

Um relatório de negócios deve ter termos de referência apropriados e um título claro para ajudar a administração a compreender rapidamente os principais fatos e informações.

Neutralidade

Um relatório comercial deve manter a neutralidade na apresentação de fatos e números. Uma explicação imparcial e objetiva dos eventos torna um relatório comercial confiável.

Palavras e frases de transição

O relatório deve usar palavras e frases de transição para garantir um fluxo sincronizado de pensamentos e manter a consistência da leitura.

Uso da forma gramatical correta

A precisão gramatical é essencial em um bom relatório comercial. A construção adequada das frases garante clareza e compreensão.

Uso de jargão

O relatório deve minimizar o uso de jargões técnicos para garantir a compreensão por todos os leitores.

Adaptativo

Um relatório empresarial deve ser realista e adaptável ao ambiente atual, utilizando termos, estilos e formatos contemporâneos.

Oportunidade

Os relatórios empresariais devem ser preparados prontamente para evitar alterações no contexto factual. A apresentação atempada à gestão é crucial para a sua utilidade.

Relevância

Um relatório comercial deve incluir apenas fatos relevantes relacionados ao objetivo central do relatório. Fatos irrelevantes podem confundir, enquanto a exclusão de fatos relevantes torna o relatório incompleto.

Ponto de vista

O relatório deve apresentar os pontos de vista de todas as partes interessadas de forma fiável, proporcionando à gestão uma compreensão abrangente do evento.

Orientado ao leitor

Um bom relatório de negócios é orientado para o leitor e adaptado às necessidades do público-alvo, sejam eles leitores técnicos ou gerais.

Completude

Um relatório empresarial deve ser completo em todos os aspectos, não deixando intocados quaisquer elementos relevantes da situação sob investigação. A administração deve ter uma compreensão abrangente do evento para tomar decisões informadas.

Recomendação

Os relatórios empresariais devem conter recomendações para resolver problemas ou complexidades. Estas recomendações devem ser conclusões lógicas extraídas da investigação e análise, imparciais e objetivas.

5 etapas para escrever um relatório comercial

A redação de relatórios de negócios é uma habilidade técnica. É preciso ter um conhecimento profundo do processo de redação de um relatório de negócios. A aceitabilidade e atratividade do relatório dependerão da arte de redigir e reunir fatos de forma sincronizada.

No entanto, as seguintes etapas são necessárias para redigir um relatório comercial eficaz:

Etapa 1: Determinar a finalidade do relatório

O trabalho de escrever um relatório comercial começa com um problema. Alguém ou algum grupo requer informações para fins comerciais. Eles podem precisar apenas de informações, ou podem precisar de informações e análises, ou podem precisar de informações, análises e recomendações.

Seja qual for o caso, pessoas com essa necessidade autorizarão você a fazer o trabalho. Normalmente, farão isso oralmente, mas também poderão usar uma carta ou memorando.

Depois de ter sido designada a tarefa de escrever um relatório, o primeiro passo é estabelecer o problema claramente em sua mente. Esta é uma tarefa básica e elementar em todo esforço de redação de relatórios, mas muitas vezes é feita de forma aleatória.

Frequentemente, é a razão pela qual um relatório não atinge os seus objectivos. Como você iniciará o trabalho e definirá a natureza correta do problema? As diretrizes a seguir ajudarão você a determinar a finalidade do relatório comercial em seu formato correto:

Conduza uma investigação preliminar.

Para reunir todas as informações necessárias para compreender o problema, conduza uma investigação preliminar sobre o assunto. Reunir as informações corretas envolve muitas coisas, dependendo da natureza do problema.

Pode significar coletar material de arquivos organizacionais, discutir o problema com especialistas, pesquisar fontes impressas e discutir o problema com aqueles que o autorizam. Você deve continuar a investigação preliminar até ter as informações necessárias para compreender o problema.

Indique claramente o problema.

Agora, exponha o problema claramente. Você deve declarar isso, de preferência por escrito. Uma declaração escrita do problema ajudará a preservá-lo permanentemente. Você pode consultá-lo repetidamente sem o perigo de ser alterado. Além disso, outras pessoas podem revisá-lo, aprová-lo e avaliá-lo para melhorias.

Mais importante ainda, colocá-lo por escrito força você a compreender o problema com clareza. Dessa forma, essa prática serve como uma forma valiosa de autodisciplina. A declaração do problema normalmente assume uma das três formas: infinitivo, interrogativo e declarativo.

Por exemplo:

  • Frase infinitiva: O objetivo do relatório é “determinar a causa da diminuição das vendas no território de Khulna”.
  • Formulário de pergunta: “Quais são as causas da diminuição das vendas no território Khulna?”
  • Declaração declarativa: “As vendas no território de Khulna estão diminuindo e a administração quer saber por quê.”

Determine os fatores do problema.

É hora de determinar as áreas que você deve investigar para satisfazer os objetivos gerais. Dentro da estrutura de sua imaginação lógica, você deve procurar os fatores do problema. Os fatores podem ser de três tipos:

1. Podem ser subtópicos dos tópicos mais amplos que preocupam o relatório.

Esta é uma análise das principais áreas sobre as quais são necessárias informações. Um estudo dos problemas de operação pode ter os seguintes subtópicos:

  • Produção,
  • Gestão de Recursos Humanos,
  • Finança,
  • Marketing,
  • Desenvolvimento de produtos, etc.
2. Podem ser hipóteses a serem testadas.

Hipóteses são as possíveis explicações ou soluções que o pesquisador apresenta sobre um problema. Uma vez determinadas, as hipóteses são testadas e depois relacionadas ao problema. A seguir estão as hipóteses do seu problema anterior: “Quais são as causas da diminuição das vendas no território Khulna?”

Hipóteses:

  • As atividades dos concorrentes causaram o declínio das vendas.
  • Deficiências de merchandising causaram o declínio das vendas.
  • A ineficiência da força de vendas causou o declínio das vendas.
  • Os aumentos de preços causaram o declínio das vendas.

Você deve testar cada hipótese. Você pode descobrir que um, dois ou todos se aplicam, ou talvez nenhum se aplique. Então você tem que desenvolver hipóteses adicionais para avaliação posterior. Você continuaria esse processo de geração de hipóteses até determinar as respostas para a definição do seu problema.

3. Podem ser bases sobre as quais são feitas as comparações.

No caso de pesquisa avaliativa, é necessário determinar as características a serem avaliadas. Pode incluir os critérios a serem utilizados na avaliação de cada característica. Por exemplo: “Estudo comparativo dos desempenhos dos territórios de vendas de Khulna e Dhaka.”

Bases:

  • Vendas em quantidade e em unidades,
  • Margem de lucro bruto,
  • Rotatividade de estoque, etc.

Divida os fatores em subfatores.

Às vezes, os fatores podem ter fatores próprios. Nesse caso, eles podem ser divididos em subfatores. A divisão dos fatores em outros fatores dá ordem ao problema e serve como guia para a investigação que se segue.

Etapa 2: coletando as informações necessárias

Esta etapa lógica envolve a coleta das informações necessárias em campo. A forma como você obtém as informações depende da natureza do seu problema. A fonte de informação pode ser primária ou secundária.

As fontes primárias são os arquivos da sua empresa, pessoal gerencial, funcionários ou clientes, etc. Talvez seja necessário realizar uma pesquisa ou experimento para coletar informações de fontes primárias. Qualquer que seja a fonte ou fontes, é necessário um método sistemático para coletar informações.

Você pode aplicar um cronograma de perguntas de entrevista ou um método de questionário para coletar informações de campo das fontes primárias. Quaisquer materiais impressos publicados em qualquer formato seriam sua fonte secundária. Talvez seja necessário coletar informações de uma ou de ambas as fontes.

No entanto, você tomará todas as medidas possíveis para coletar informações completas para que possa ter uma compreensão abrangente do problema.

Etapa 3: Aplicar as descobertas ao problema

Agora, você aplicará os fatos coletados seletivamente ao problema ou às hipóteses. Depois de concluir sua pesquisa, você encontrará muitas informações sobre o assunto.

Assim, você deve repassar o que coletou e aplicar cada informação às necessidades do problema. Se a informação ajudar a responder a uma necessidade, você a mantém. Caso contrário, você o descarta.

Esta é uma interpretação dos fatos. Todo o processo é mental – um processo de julgamento. Sua interpretação continuará até que você conclua o projeto do relatório.

Fundamentos de Interpretação

A interpretação é uma atividade mental que melhora com a experiência e o conhecimento. Depois de organizar suas descobertas em uma ordem lógica, você estará pronto para concluir sua interpretação delas em termos de como elas se aplicam ao problema.

Você aplica certos fundamentos de interpretação para ter uma interpretação correta dos fatos. Estes fundamentos estão logicamente agrupados em cinco áreas (Lesikar e Pettit, 2002:418):

1. Fragilidades humanas que levam a erros de interpretação.

A interpretação é o produto da mente e, portanto, é afetada pelas limitações da mente. Nossas mentes estão sujeitas a peculiaridades, irracionalidade e inconsistência. Essas fragilidades limitam nossa capacidade de interpretação. Você pode tomar os seguintes cuidados para se proteger contra eles:

Não exagere no significado dos fatos

Isso acontece pelo desejo do espetacular, pelo nosso amor pelo inusitado. Muitas vezes resulta na sensação de que os factos descobertos são demasiado monótonos e comuns e devem ser tornados mais interessantes. Essa visão pode levar a exageros na interpretação. Você deve estar continuamente ciente dessa possibilidade e trabalhar conscientemente para evitá-la.

Não pense que seus fatos são a resposta final

Isto resulta da crença de que as conclusões são essenciais. É uma suposição errada que a finalidade e a certeza absolutas sejam necessárias em todos os casos. Algumas áreas de informação podem ser interpretadas definitivamente. A falta de informação adequada ou a possibilidade de muitas interpretações podem causar tal situação. Portanto, uma interpretação modificada ou nenhuma interpretação é melhor do que interpretações injustificadas.

Apoie cada conclusão com fatos

Aqueles que não podem ser apoiados por fatos não podem ser feitos. Você deve ter evidências para apoiar suas interpretações.

2. Procedimentos falaciosos de interpretação.

Falácias não têm lugar em um relatório de negócios. Uma falácia é um erro de pensamento. Quando um redator não pensa corretamente, os fatos e seus significados ficam distorcidos e o relatório torna-se suspeito. O pensamento falacioso pode resultar de muitas causas. Em qualquer caso, não tem lugar na interpretação.

Cinco erros são os erros cometidos com mais frequência. Você pode tornar seu relatório mais preciso e confiável evitando estes erros:

Viés na interpretação

O preconceito resulta de pontos de vista que o analista desenvolveu antes de interpretar os fatos de um relatório. O preconceito pode ser deliberado ou inconsciente. O preconceito deliberado é antiético, e o preconceito inconsciente mostra um pensamento superficial. Elimine esses preconceitos protegendo-se constantemente contra eles. Lembre-se de que o preconceito não é desculpável.

Comparação de dados não comparáveis

Os dados usados para comparar podem não ser verdadeiramente comparáveis. Portanto, você deve trabalhar duro para incluir apenas comparações válidas como base para conclusões. Portanto, compare apenas os fatos que são lógicos.

Confusão de causa-efeito

Este erro confunde associação entre dados com causalidade. Resulta da suposição equivocada de que existe uma relação de causa-efeito entre conjuntos de dados. Portanto, não iguale associação e causalidade. Tenha em mente que (i) os dados estão relacionados; (ii) há evidências de relações de causa e efeito; e (iii) há evidências que descartam outros fatores que possam ter causado a relação entre os conjuntos de dados.

Dados não confiáveis e não representativos

A interpretação depende dos dados que a sustentam. Dados equivocados seriam falaciosos. Portanto, certifique-se de usar dados confiáveis e dados representativos – fatos que correspondam ao todo.

Negligência de fatores importantes

A simplificação excessiva dos problemas do relatório causa esse erro. Se você considerar alguns fatores e negligenciar outros que são igualmente ou mais importantes, sua análise ficará incompleta. Portanto, procure todos os fatores que afetam o problema e inclua-os na descrição do problema.

3. Atitudes e práticas conducentes a uma boa interpretação.

Uma boa interpretação requer um pensamento claro. Infelizmente, nem todos nós somos igualmente bons em interpretação. Você pode esclarecer e melhorar seu pensamento com as seguintes atitudes e práticas:

Cultive um ponto de vista crítico

Critique seu trabalho tanto quanto você o apoia. Você deve olhar para o lado oposto da interpretação com igual vigor.

Mantenha uma atitude judicial

Assuma o papel de um juiz. Os juízes decidem sem emoção, sem preconceitos e com mentes abertas. Então, observe o seu trabalho como juiz e descubra a verdade.

Consulte outros

Você não sabe tudo. Portanto, converse sobre problemas de relato com outras pessoas, especialmente com críticos fervorosos. Você estará em melhor posição para interpretar suas opiniões.

Interpretações de teste

Teste deliberadamente suas interpretações para torná-las mais corretas e realistas. Você pode fazer isso de duas maneiras:

  1. Aplique o teste da razão. Faça perguntas – Cada interpretação é logicamente baseada em seu conhecimento ou experiência? Se a resposta estiver certa, sua interpretação estará certa.
  2. Aplique o teste negativo. Faça uma interpretação oposta e construa um caso para isso. Você compara as duas interpretações opostas e mantém aquela com apoio mais forte.
4. Auxílios estatísticos à interpretação.

As estatísticas permitem examinar um conjunto de fatos. As técnicas estatísticas fornecem muitos métodos para análise de dados. Ao conhecê-los, você pode melhorar sua capacidade de interpretação. As estatísticas descritivas devem ajudar mais.

As medidas de tendência central – média, mediana e moda – ajudarão você a encontrar um valor comum. As medidas de dispersão – intervalos, variâncias e desvios padrão – devem ajudá-lo a descrever a dispersão de uma série. Probabilidades, proporções, abordagens inferenciais e outras abordagens estatísticas também são úteis.

Mas não permita que as estatísticas confundam o leitor; eles devem ajudar na interpretação.

5. Técnicas de interpretação para o leitor.

Coloque sua interpretação em palavras e símbolos que o leitor compreenda. Adapte-se ao filtro do leitor, que é o conhecimento, os pontos de vista e as emoções do leitor.

Você deve explicar e justificar suas interpretações para que o leitor se beneficie de sua análise exaustiva. Sua interpretação deve apresentar uma imagem justa e precisa ao leitor.

Procedimentos de Interpretação

Não existe uma panacéia mágica ou fórmula mecânica para interpretar dados. Cada problema de relatório é único. Ainda assim, existem elementos comuns ao procedimento de interpretação que podem ajudá-lo.

Você pode alterar o plano para atender aos requisitos exclusivos de uma situação especial. As etapas envolvidas no procedimento de interpretação são descritas abaixo:

1. Relacione as informações ao problema

Procure maneiras de combinar os fatos com partes do problema relatado.

Existem muitas maneiras de fazer isso.

  1. Você pode relacionar uma parte do problema e descobrir que o relacionamento desempenha um papel fundamental em todo o relatório.
  2. Você pode combinar grandes quantidades de informações para destacar um único ponto menor.
  3. Você pode desenvolver um labirinto de comparações e comparações cruzadas.
2. Faça todas as interpretações confiáveis

Você não deve ignorar nenhuma interpretação com mérito. Faça todas as interpretações plausíveis. Deve-se enfatizar a quantidade de interpretações; mais tarde, você pode podar para obter qualidade.

3. Reavalie as interpretações

Revise cuidadosamente todas as interpretações que você formulou. Você deve avaliar minuciosamente cada interpretação à luz dos fatos que a apoiam.

4. Selecione as interpretações com mais mérito

Retenha as interpretações que têm mais apoio. Você deve abandonar as interpretações que têm menos suporte.

5. Tire conclusões das interpretações

As conclusões são respostas para o problema do seu relatório. É a interpretação de interpretações anteriores em um relatório. Num tal processo, podem existir factos, interpretações de factos, interpretações de factos, interpretações e possivelmente recomendações.

Portanto, tire conclusões de suas interpretações. As recomendações são linhas de ação às quais as conclusões conduzem logicamente. Assim, são interpretações extraídas de conclusões.

Todas as partes do processo de interpretação estão interligadas numa hierarquia; os fatos apoiam as interpretações, as interpretações apoiam as conclusões e as conclusões apoiam as recomendações.

Etapa 4: Organizando as informações do relatório

Agora, você deve organizar os fatos. Dê às informações coletadas a ordem em que aparecerão. Os resultados da investigação estão frequentemente desordenados – cartões de notas, questionários, folhas de registos, etc. Em seguida, aplique-o ao problema. A natureza da pesquisa determinará o estilo do pedido.

Diretrizes para organizar as informações do relatório

Escreva um esboço

Um esboço é simplesmente um plano para a tarefa de escrita. Ele forma o índice e os títulos do relatório. Isso guiará seus esforços e o obrigará a pensar antes de escrever.

Escolha um padrão apropriado de organização do relatório

Existem três padrões de contorno possíveis. Você deve decidir a sequência ou padrão que usará em seu relatório. Os padrões são:

  • Padrão Lógico: Este padrão ensina que você apresenta as descobertas em ordem indutiva ou indireta – passando do conhecido para o desconhecido. A sequência lógica segue a ordem: Introdução > Fatos > Resumo > Conclusões > Recomendações.
  • Padrão Direto: O padrão direto apresenta o assunto de forma dedutiva. Apresenta as partes do relatório da seguinte forma: Resumos > Conclusões > Recomendações > Introdução > Fatos.
  • Padrão Cronológico: O padrão cronológico apresenta as descobertas na ordem em que aconteceram. Segue a ordem do tempo. O plano cronológico pode ser combinado com qualquer uma das duas ordens anteriores. Um problema de natureza histórica toma este rumo:
  • Do presente ao passado
  • Do passado ao presente
  • Do presente ao futuro
  • Do futuro ao presente
Selecione o tipo de títulos

Existem quatro tipos de títulos – tópico, frase completa, frase imperativa e variante. Você pode selecionar qualquer um deles, mas os títulos são os mais usados.

  • Legendas/títulos do tópico: São construções curtas, frequentemente com uma ou duas palavras, que nada mais fazem do que identificar o tema da discussão. Este título fornece apenas o assunto da discussão e é constituído por substantivos ou frases curtas. Exemplos: História ou Histórico do Problema, Antecedentes ou Antecedentes do Estudo, Determinantes ou Determinantes do Comprometimento, ou Razões Raiz, Fontes de Conflito, etc.
  • Legendas/títulos de frases completas: Eles identificam o assunto e contam o que está sendo dito sobre ele. Eles são escritos em uma frase completa que carrega o sentido do conteúdo em poucas palavras e inclui um sujeito e um verbo. Exemplo: “Problemas e perspectivas do comércio eletrônico em Bangladesh”. Ou “Medidas corretivas para melhoria”.
  • Título da frase imperativa: Começa com um verbo e o sujeito é omitido. Está escrito em uma frase decapitada. Exemplo: “Tornar a promoção eficaz” ou “Reserve um tempo para delinear”.
  • Título variante: O título variante começa com uma partícula e é usado para tornar o título atraente e cativante. Exemplo: “Concessão de ajuda às vítimas do tsunami”.
Escolha um sistema de símbolos de contorno

Os símbolos de contorno são necessários para mostrar a importância de cada parte e exibir os graus de importância de suas ideias. Três opções estão disponíveis:

Combinação de letras numéricas

Este método usa números como primeiro grau de divisão e depois letras como segundo grau de divisão. Exemplo:

  1. Primeiro grau de divisão.
  2. Segundo grau de divisão
  3. Terceiro grau de divisão
  4. Quarto grau de divisão
Forma Numérica

Isso também é conhecido como sistema decimal de símbolos de contorno. Ele usa números inteiros para designar as seções principais de um relatório, com números inteiros seguidos de decimais e dígitos adicionais indicando subseções das seções principais. Exemplo:

  1. Primeiro grau de divisão
  2. Segundo grau de divisão
  3. Terceiro grau de divisão
Combinação de letras e números

Este sistema usa letras antes dos títulos principais e depois números para indicar tópicos adicionais. Exemplo:

  1. Primeiro grau de título
  2. Segundo grau de título
  3. Terceiro grau de título
  4. Quarto grau de título
Siga o padrão de escrita do título

Existem sistemas formalizados de títulos e subtítulos para identificar suas seções, subseções e parágrafos, juntamente com estilos específicos para escrevê-los sistematicamente.

Confira 5 cuidados com relação a títulos e subtítulos:
  • Coloque as ideias mais importantes nos títulos mais altos.
  • Tente equilibrar as seções quanto ao número de títulos.
  • Tenha pelo menos dois subtítulos se dividir algum tópico.
  • Use cerca de três a sete pontos principais em um relatório.
  • Evite usar o título do relatório como cabeçalho de seção.

Mantenha uma extensão razoável de Delineamento

O esboço deve conter Introdução > Corpo > Recomendação > Conclusão.

Mantenha o paralelismo de construção.

As legendas que compõem um nível de divisão devem ser gramaticalmente paralelas. Em outras palavras, todos os títulos do mesmo nível devem ter a mesma construção gramatical.

Etapa 5: preparação do relatório comercial                                               

Agora, o relatório pretendido será elaborado num formato sistemático. É melhor criar primeiro um rascunho do relatório. Em seguida, são feitas as revisões e revisões necessárias do rascunho inicial para produzir um rascunho final impressionante e eficaz.

Existem muitas variações na composição de um relatório de negócios. Um relatório de negócios normalmente consiste em três partes: partes introdutórias, relatório adequado e partes anexas.

Um relatório formal longo conterá todas estas partes, mas um relatório curto ou informal poderá omitir alguns elementos.

As partes introdutórias incluem o título, a página de título, a carta de transmissão e autorização, o índice e o resumo executivo. Estas partes introdutórias aparecem antes do texto do relatório.

As partes próprias do relatório incluem a introdução, conclusões e resumos, conclusões ou recomendações. Esta seção contém a história principal e cursos de ação propostos para resolver a situação problemática.

As partes anexas consistem na bibliografia, apêndice e índice. Estes contêm materiais suplementares que não são essenciais para o relatório, mas que podem ser úteis para alguns leitores.

O formato do relatório seguirá o padrão abaixo:

Partes preliminares
Título Fly ou página de rosto
Folha de rosto                        
Carta de autorização
Carta de Apresentação/Transmissão, prefácio, de prefácio
Reconhecimento
Índice e Tabela de Ilustrações
Sinopse ou Resumo Executivo
Relatório adequado
Introdução
Discussão: Resultados e análise
Resumos, conclusões ou recomendações
Partes anexadas
Bibliografia
Apêndice
Índice

10 perguntas frequentes sobre relatório de negócios

Qual é o objetivo principal de um relatório de negócios?

O objetivo principal de um relatório de negócios é informar a administração sobre um evento ou problema específico do qual ela precisa estar ciente. Apresenta informações descobertas por meio de uma investigação sobre uma situação que impacta o bem-estar e a lucratividade do negócio.

Que características diferenciam um relatório comercial de outros tipos de relatórios?

Um relatório empresarial é caracterizado pela comunicação ordenada, apresentação objetiva dos fatos, atendimento a um propósito comercial específico, tratamento de grandes quantidades de dados, descrição cronológica dos fatos, ser uma tarefa atribuída, constituindo comunicação ascendente, e sendo assinado e datado. Ele também usa pretérito e primeira pessoa e segue um formato definido.

Por que a objetividade é importante em um relatório comercial?

A objetividade é crucial em um relatório de negócios, pois mantém uma abordagem imparcial na apresentação dos fatos. Esta apresentação imparcial dá à administração uma visão verdadeira do assunto, levando a uma tomada de decisão justa e imparcial. Reflete uma forma sofisticada de pensamento ético.

Como um relatório comercial auxilia no trabalho organizacional?

Um relatório de negócios auxilia na coordenação de tarefas organizacionais, fornecendo informações sobre o progresso do trabalho em vários departamentos: esses relatórios de progresso servem como documentos fundamentais para a coordenação de tarefas, ajudando a navegar pelas mudanças e a projetar estratégias para transformar possíveis consequências em oportunidades.

Quais são as etapas envolvidas na redação de um relatório de negócios eficaz?

Escrever um relatório de negócios eficaz envolve determinar o propósito do relatório, reunir as informações necessárias, aplicar as descobertas ao problema, organizar as informações de forma sistemática e, por fim, redigir o relatório. Cada etapa requer uma consideração cuidadosa e uma abordagem sistemática para garantir que o relatório seja abrangente e atenda ao propósito pretendido.

Qual o papel dos relatórios de negócios na tomada de decisões dentro de uma organização?

Os relatórios empresariais facilitam a tomada de decisões, fornecendo informações oportunas, relevantes e factuais sobre assuntos complexos. Eles ajudam a gestão a resolver problemas ou questões de forma eficaz, contribuindo assim para uma tomada de decisão informada e estratégica.

Como um relatório empresarial contribui para a redução de custos administrativos?

Ao oferecer informações abrangentes e precisas, os relatórios empresariais permitem que a gestão tome decisões eficazes, o que pode otimizar processos e recursos, reduzindo, em última análise, custos administrativos.

Por que é importante que um relatório empresarial seja neutro e imparcial?

A neutralidade e a imparcialidade num relatório empresarial garantem a fiabilidade e credibilidade das informações apresentadas. Permite uma avaliação objetiva da situação ou questão, o que é essencial para uma tomada de decisão justa e imparcial.

Qual é a importância de ter um formato definido em um relatório de negócios?

Ter um formato definido em um relatório comercial garante consistência, clareza e apresentação sistemática das informações. Auxilia na melhor compreensão e interpretação do relatório, tornando-o um documento valioso para a gestão.

Você pode explicar a importância da pontualidade na preparação de um relatório comercial?

A oportunidade é crucial na preparação de um relatório comercial, pois garante a relevância e precisão das informações apresentadas. Relatórios preparados prontamente permitem que a administração tome decisões informadas com base nos dados mais atuais, aumentando assim a utilidade do relatório.

Conclusão

Os relatórios empresariais são indispensáveis na tomada de decisões organizacionais, fornecendo informações abrangentes, precisas e oportunas sobre vários aspectos das operações comerciais.

O objetivo principal destes relatórios é informar a gestão sobre eventos ou questões específicas, auxiliando assim na formulação de respostas estratégicas. As características que diferenciam os relatórios de negócios incluem comunicação ordenada e objetiva, adesão a um formato definido e capacidade de lidar com grandes quantidades de dados.

A importância da neutralidade e da imparcialidade nos relatórios empresariais não pode ser exagerada, pois estas qualidades garantem a fiabilidade e credibilidade da informação apresentada, conduzindo a uma tomada de decisões justa e imparcial. Além disso, a adesão a um formato definido contribui para a clareza e apresentação sistemática das informações, aumentando o valor do relatório para a gestão.

A oportunidade na preparação dos relatórios é igualmente crucial, garantindo a relevância e atualidade dos dados, o que é vital para uma tomada de decisão informada.

O processo meticuloso de redigir um relatório de negócios, que envolve a determinação do propósito, a coleta de informações, a aplicação de descobertas e a organização sistemática, ressalta sua importância na redução de custos administrativos e na facilitação do planejamento estratégico dentro de uma organização.