5w's e 1h de redação de relatório são as leis, dicas e diretrizes para redigir um relatório melhor.
Antes de começar a trabalhar num relatório, algumas questões devem ser levantadas pelo redator do relatório e respondidas de forma satisfatória.
Isso permite que o redator produza um relatório altamente focado.
As consultas centram-se nos 5W e no 1H.
- O que.
- Por que.
- Quem.
- Quando.
- Onde.
- Como.
O que é o problema?
O que precisa ser verificado A clareza nesse sentido ajuda a eliminar quaisquer redundâncias que possam surgir. A identificação da gênese do problema ajuda a agilizar a abordagem.
O problema poderia, por exemplo, ser aquele que precisa determinar a causa da queda nas vendas.
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Por que a questão é importante?
Qual a sua relevância e significado para o departamento em específico e para a organização em geral?
A questão é importante porque a queda nas vendas é motivo de preocupação para toda a organização.
É necessário traçar estratégias para a redenção da situação. Por que (propósito) o problema deve ser analisado? Quais são os benefícios que serão obtidos como resultado deste relatório específico – para o departamento, para a organização e para si mesmo.
O relatório provavelmente levaria a uma sugestão de diversas estratégias que poderiam ser implementadas.
Isto, por sua vez, conforme sugerido no relatório, levaria a um aumento nas vendas.
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Quem está envolvido na situação?
Isso pode levar em consideração tanto o(s) leitor(es) quanto o escritor. Caso haja um terceiro envolvido, isso também seria responsável.
Quem vai ser meu leitor Com uma mudança no leitor, fica visível uma mudança na forma de abordagem do relatório. O pessoal do marketing e do departamento de produção provavelmente seriam os leitores neste caso específico.
Quando o problema começou?
Caso se trate de um relatório analítico, também seria necessário abordar a origem e o momento do problema antes de chegar a qualquer conclusão.
Isto implicaria traçar, resumidamente, a curva descendente do gráfico de vendas.
Pode ser perguntado; Quando vou escrever o relatório? O fator tempo é muito importante. A definição ou revisão das estratégias deve ser feita antes da temporada de comercialização ou entrada de novos players no mercado.
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Onde estaria o leitor no momento em que recebe o relatório?
O leitor leria o relatório em uma reunião para fornecer informações sobre as causas da queda nas vendas ou o leria dentro de sua sala?
Haveria uma diferença na forma de abordagem.
Finalmente,
Como o relatório seria escrito?
Quais informações devem ser incluídas e quais devem ser excluídas, quais gráficos e tabelas seriam usados, evitados Todas essas dúvidas precisam ser atendidas antes de iniciar um relatório.
Dão ao relatório uma direcção específica e ajudam o redator a concentrar-se na aceitabilidade do relatório pelo público a que se destina.