Processo de comunicação: 10 etapas e componentes

Processo de comunicação: 10 etapas e componentes

Um processo é um conjunto de atividades sequencialmente relacionadas e interdependentes que constituem um trabalho completo. É uma sequência cronológica de ações necessárias para concluir uma obra ou trabalho.

O especialista em comunicação Berio (1960) observa que o conceito de processo vê os eventos e relacionamentos como dinâmicos, contínuos, em constante mudança e contínuos.

Também significa que não tem começo, fim ou sequência fixa de eventos. Não é estático. Está se movendo. Os ingredientes de um processo interagem; cada um afeta todos os outros. A comunicação empresarial é um processo de compreensão e compartilhamento de significado.

É um processo porque é uma atividade, uma troca ou um conjunto de comportamentos que acontecem sequencialmente em um ciclo dinâmico para chegar a um significado mutuamente compreendido de uma mensagem.

Processo de comunicação de 10 etapas

Os elementos da atividade que estão sendo realizados para completar um processo de comunicação empresarial são mostrados no diagrama a seguir e discutidos abaixo:

Contexto

Comunicação ou A comunicação empresarial ocorre em um contexto. Um contexto é um conjunto de circunstâncias ou situações dentro das quais a comunicação ocorre e que influenciam a comunicação. É um campo amplo que inclui país, cultura, organização e estímulos externos e internos.

Sabemos que cada país, cada cultura e cada organização têm as suas próprias convenções para processar e comunicar informações. Este aspecto do contexto é o campo de jogo no qual você deve planejar, projetar e comunicar sua mensagem.

O estímulo externo é outro aspecto do contexto que solicita o envio de uma mensagem. A fonte dessa solicitação pode ser uma carta, um memorando, uma nota, um correio eletrônico, um fax, um telex, um telefonema, uma reunião ou até mesmo uma conversa casual.

Outro aspecto do contexto são os estímulos internos. Esses estímulos têm uma influência complexa em como você traduz ideias em uma mensagem.

Sua própria visão do mundo, atitudes, opções, emoções, experiências passadas, gostos e desgostos, educação, situação profissional e confiança nas habilidades de comunicação influenciam a maneira como você comunica suas ideias.

Além disso, a sua capacidade de analisar a cultura, o ponto de vista, as necessidades, as competências, o estatuto, a capacidade mental, a experiência e as expectativas do seu receptor também é uma parte importante do contexto que tornaria a sua comunicação bem sucedida. Você deve considerar todos esses elementos de contexto para comunicar uma mensagem de forma eficaz.

Remetente/Comunicador

O remetente é o iniciador da mensagem. A comunicação começa com um remetente que tem uma ideia ou pensamento para comunicar a outra parte. O remetente pode ser uma pessoa ou uma organização. Assim, as pessoas são a parte que inicia uma mensagem em resposta a um elemento do contexto.

O estímulo contextual desencadeia uma necessidade ou desejo do remetente de se comunicar ou tentar alcançar um significado comum com um indivíduo ou grupo.

Codificação

A codificação é o processo de traduzir o significado pretendido em palavras e gestos (Bartol e Martin, 1994:444). Kotler e Armstrong (2001:511) opinam que codificação é o processo de colocar pensamentos em forma simbólica.

Pearson e Nelson (1997: 11) disseram: “Codificação é o ato de colocar uma ideia ou pensamento em um código”. Um código é um arranjo sistemático ou uma coleção abrangente de símbolos, letras ou palavras que possuem significados arbitrários e são usados ​​para comunicação.

As ideias ou pensamentos são codificados antes que a troca de mensagens ocorra. O remetente escolherá os códigos apropriados, ou seja, palavras ou símbolos que melhor possam expressar suas idéias e pensamentos.

A escolha de palavras e gestos dependerá de fatores como as habilidades de codificação do remetente, avaliações da capacidade do destinatário pretendido de compreender vários símbolos, julgamentos sobre a adequação de certos símbolos, experiência passada em situações semelhantes, status profissional, educação e estado emocional. no momento da tentativa de comunicação.

Uma avaliação cuidadosa destes factores tornará a selecção de códigos apropriada para uma situação de comunicação particular e torná-la-á mais eficaz.

Mensagem

O conjunto de símbolos que o remetente transmite é conhecido como mensagem. Bartol e Martin (1994:445) disseram: “O resultado do processo de codificação é uma mensagem que consiste em símbolos verbais e não-verbais que foram desenvolvidos para transmitir significado ao receptor”. É o conteúdo da interação.

A mensagem inclui os símbolos, ou seja, palavras e frases que usamos para comunicar as nossas ideias. Também inclui expressões faciais, movimentos corporais, gestos, toque, tom de voz e outros códigos não-verbais.

Assim, Pearson e Nelson (1997:10) disseram que a mensagem é a forma verbal e não verbal da ideia, pensamento ou sentimento que uma pessoa (o remetente) deseja comunicar a outra pessoa ou grupo de pessoas (os receptores).

Deve ser organizado de forma sistemática e significativa para que possa transmitir integralmente as intenções do remetente. A mensagem pode ser relativamente breve, fácil de entender ou longa e complexa. Pode ser intencional ou acidental.

Mensagens comerciais são mensagens intencionais e deliberadas, direcionadas para atingir algum objetivo comercial.

Mídia/Canal

O meio é o método usado para transmitir a mensagem ao destinatário pretendido. Kotler e Armstrong (2001:519) consideram que a mídia é o canal de comunicação através do qual a mensagem passa do emissor ao receptor.

Pearson e Nelson (1997:10) disseram que o canal fornece o modo pelo qual uma mensagem se move da fonte até o receptor da mensagem.

Tanto as ondas de luz quanto as ondas sonoras são os principais canais de comunicação. Pode ser mídia oral, escrita ou não verbal. Os exemplos incluem palavras escritas em memorandos, palavras faladas por telefone, gráficos em slides e gestos em situações face a face.

Os fatores a serem considerados na seleção do meio mais adequado para uma determinada mensagem são o objetivo e a importância da mensagem, o custo do meio, o tempo de transmissão, o número de receptores, a localização do público, a quantidade de informação, a educação do receptor. , proximidade do receptor e eficiência da mídia.

Se a mensagem se destina a um público internacional, deve considerar a cultura do potencial receptor. O sucesso da comunicação depende em grande parte da seleção do meio certo para transmitir a mensagem ao destinatário alvo.

Decodificação

O receptor, após receber a mensagem, a transforma em sua forma de interpretação. Este processo de conversão é conhecido como decodificação.

A decodificação é o processo de conversão da mensagem codificada em uma mensagem compreensível pelo receptor. Bartol e Martin (1994:446) disseram: “Decodificação é o processo de traduzir os símbolos na mensagem interpretada”.

Sabemos que os símbolos não têm significado. Atribuímos significado a isso. A decodificação é o processo pelo qual o receptor atribui significado aos símbolos codificados pelo remetente.

A comunicação é eficaz quando o remetente e o destinatário atribuem o mesmo significado aos símbolos codificados na mensagem e chegam a um significado comum.

Contudo, o processo de descodificação pode resultar em mal-entendidos se o receptor não descodificar a mensagem como o remetente pretendia. Muitas vezes ocorrem mal-entendidos devido às limitações da nossa linguagem e à inadequação das nossas descrições.

Assim, uma decodificação eficaz requer a mesma consideração que fazemos no caso da codificação.

Receptor/comunicado

A parte que recebe a mensagem enviada por outra parte é o destinatário. Se algum receptor não receber nenhuma mensagem, não há comunicação.

Portanto, o destinatário é a pessoa ou organização com quem a mensagem é trocada. Pode haver um receptor da mensagem, como numa conversa entre dois indivíduos, ou vários receptores, como no caso de um relatório enviado a vários membros da organização.

Podem ser muitos no caso de uma reunião pública, reunião organizacional, seminário ou simpósio. Receptores não intencionais também podem surgir se ouvirem uma conversa privada ou lerem a correspondência de outra pessoa. Todos eles seriam os receptores de sua comunicação.

Resposta

As reações do receptor, após ser exposto à mensagem, são conhecidas como respostas. Uma mensagem pode criar muitos tipos de respostas para o receptor, dependendo do contexto e da natureza da mensagem.

É um estado mental inspirado pela mensagem} Raiva, apatia, tristeza, agitação, consternação, felicidade, prazer, etc., podem ser despertadas na mente do receptor como uma reação ao conteúdo da mensagem. As respostas podem ser sólidas ou doentias, lógicas ou ilógicas, legais ou ilegais, ou razoáveis ​​ou irracionais, mas são as reações mentais à mensagem.

Barulho

O ruído é uma interrupção no processo de comunicação que distorce o significado da mensagem. É a estática ou distorção não planejada durante o processo de comunicação devido ao receptor receber uma mensagem diferente daquela enviada pelo remetente.

Bartol e Martin (1994:446) disseram: “Ruído é qualquer fator no processo de comunicação que interfere na troca de mensagens e na obtenção de um significado comum”.

Pearson e Nelson (1997:11) observam: “Ruído é qualquer interferência nos processos de codificação e decodificação que reduz a clareza de uma mensagem”.

Pode ser ruído físico, como sons altos; imagens que distraem, como um pouco de comida no rosto de alguém; comportamento incomum, como uma pessoa muito próxima; estática nas linhas telefônicas como uma mensagem sendo transmitida; ou fadiga por parte do receptor durante a decodificação.

O ruído pode ser mental, psicológico ou semântico, como devaneios com um ente querido, preocupação com as contas, dores de dente ou incerteza sobre o que as palavras da outra pessoa deveriam significar.

Essas situações podem causar interrupção em qualquer etapa do fluxo de comunicação e causar distorção do significado ou impedir a compreensão do significado comum da mensagem.

O ruído interromperá a comunicação. Portanto, todas as medidas possíveis devem ser tomadas para evitar a ocorrência de qualquer ruído, a fim de tornar a comunicação empresarial eficaz.

Opinião

A parte da resposta do receptor comunicada ao remetente é o feedback. O receptor da mensagem não comunicaria todas as suas respostas. Ele/ela comunicaria de volta apenas partes social e organizacionalmente desejáveis ​​da resposta que facilitariam a realização de seu objetivo.

Pearson e Nelson disseram: “Feedback é a resposta verbal e não verbal do receptor à mensagem da fonte”. É a resposta básica do receptor às mensagens interpretadas (Bartol e Martin). Portanto, a resposta do receptor/comunicador à mensagem que está sendo devolvida ao remetente/comunicador é feedback.

Esse feedback envolve a reversão do processo de comunicação para que o receptor se torne o remetente e o remetente se torne o receptor.

O feedback fornece informações preliminares sobre o sucesso do processo de comunicação. Sem feedback, os gestores têm dificuldade em avaliar a eficácia da sua comunicação.

Perguntas frequentes

Qual é o processo de comunicação empresarial?

Um processo é um conjunto de atividades interdependentes e sequencialmente relacionadas que são dinâmicas, contínuas e contínuas, sem uma sequência fixa de eventos.

A comunicação empresarial é descrita como um processo que envolve uma série de atividades e comportamentos que acontecem sequencialmente para chegar a um significado mutuamente compreendido de uma mensagem.

Qual é o papel do contexto na comunicação empresarial e quais são os seus diferentes aspectos?

O contexto é crucial na comunicação empresarial, pois é o conjunto de circunstâncias ou situações que influenciam a comunicação. Inclui país, cultura, organização e estímulos externos e internos, cada um com suas convenções para processar e comunicar informações.

Tanto os estímulos internos do remetente quanto a compreensão das características do receptor são aspectos importantes do contexto para uma comunicação eficaz.

Como o conceito de processo vê eventos e relacionamentos?

O conceito de processo vê eventos e relacionamentos como dinâmicos, contínuos, em constante mudança e contínuos, indicando que um processo não tem começo, fim ou sequência fixa de eventos.

Qual a importância da codificação na comunicação e que fatores a influenciam?

A codificação é vital porque envolve traduzir o significado pretendido em palavras e gestos, transformando pensamentos em forma transmissível.

A eficácia da codificação depende de fatores como as habilidades do remetente, avaliações da compreensão do receptor, adequação dos símbolos, experiências passadas, situação profissional, educação e estado emocional.

O que é ruído no processo de comunicação e que tipos de ruído podem ocorrer?

Ruído é qualquer interrupção ou distorção durante o processo de comunicação que altere a mensagem recebida pelo receptor. Pode ser físico, como sons altos ou estáticos nas linhas telefônicas, ou mental, psicológico ou semântico, como devaneios, preocupações ou incertezas sobre o significado das palavras.

O ruído pode prejudicar a comunicação, sendo essencial prevenir a sua ocorrência para uma comunicação eficaz.

O que é feedback na comunicação empresarial e por que é importante?

Feedback é a parte da resposta do receptor comunicada ao remetente, fornecendo informações preliminares sobre o sucesso do processo de comunicação. Envolve inverter os papéis da comunicação, transformando o receptor em remetente e vice-versa.

O feedback é essencial porque ajuda os gestores a avaliar a eficácia da sua comunicação, garantindo que a mensagem é entendida conforme pretendido.

Qual é o papel do remetente/comunicador no processo de comunicação e o que desencadeia a necessidade de comunicar?

O remetente/comunicador é o iniciador da mensagem, e a comunicação começa quando o remetente tem uma ideia ou pensamento para comunicar a outra parte. O estímulo contextual, que pode ser um elemento do contexto, desencadeia uma necessidade ou desejo do emissor de se comunicar para alcançar um significado comum com um indivíduo ou grupo.

O que constitui uma mensagem e que formas ela pode assumir?

Uma mensagem é um conjunto de símbolos que o remetente transmite, incluindo palavras e frases e códigos não-verbais, como expressões faciais e gestos.

É o conteúdo da interação e pode ser organizado de forma sistemática e significativa para transmitir as intenções do remetente. As mensagens podem ser breves ou complexas, intencionais ou acidentais, sendo as mensagens comerciais intencionais e direcionadas para atingir um objetivo comercial.

Como é selecionado o meio ou canal para transmitir uma mensagem e por que essa seleção é importante?

A seleção do meio ou canal depende de vários fatores, incluindo o objetivo e a importância da mensagem, o custo, o tempo de transmissão, o número de receptores, a localização e a educação do público, e a eficiência dos meios de comunicação.

O sucesso da comunicação depende em grande parte da seleção do meio certo, especialmente considerando a cultura do público internacional.

O que acontece durante a fase de decodificação e por que isso pode levar a mal-entendidos?

A decodificação é o processo de conversão onde o receptor transforma a mensagem codificada em uma forma compreensível e atribui significado aos símbolos.

Podem ocorrer mal-entendidos se o receptor decodificar a mensagem de forma diferente da intenção do remetente, muitas vezes devido a limitações de linguagem e inadequação de descrições. A decodificação eficaz requer uma consideração cuidadosa, semelhante à codificação, para garantir um entendimento comum.

Qual é a importância de uma comunicação eficaz nos negócios e na vida pessoal?

A comunicação eficaz é crucial tanto na vida empresarial quanto pessoal, pois pode ser a diferença entre sucesso e fracasso ou lucro e perda. No mundo dos negócios, é essencial para o bom funcionamento das empresas modernas e é um componente crítico da gestão de qualidade Total.

Como o remetente influencia o processo de comunicação?

O remetente inicia a comunicação e é inicialmente responsável pelo sucesso da mensagem. As experiências, atitudes, conhecimentos, habilidades, percepções e cultura do remetente influenciam a mensagem.

O remetente também deve decidir o que transmitir com base no conhecimento e nas suposições do destinatário.

Por que é importante escolher o canal de comunicação apropriado e que fatores influenciam essa escolha?

A escolha do canal de comunicação adequado é vital para a eficácia da compreensão do receptor.

Vários factores, incluindo a urgência da mensagem, a necessidade de feedback imediato, a exigência de documentação, a complexidade do conteúdo e as capacidades de comunicação do receptor influenciam a escolha.

Qual o papel do feedback no processo de comunicação?

O feedback é um componente chave, pois permite ao remetente avaliar a eficácia da mensagem e tomar medidas corretivas caso a mensagem seja mal compreendida.

Indica comunicação significativa barreiras e ajuda a alcançar uma comunicação bem-sucedida e eficaz.

Conclusão

A comunicação eficaz é fundamental tanto na vida pessoal quanto na esfera empresarial, muitas vezes delineando a fronteira entre o sucesso e o fracasso.

O processo de comunicação, pedra angular para alcançar clareza na interação, compreende quatro componentes integrais: codificação, meio de transmissão, decodificação e feedback, sendo o emissor e o receptor como elementos essenciais.

O remetente, que inicia a comunicação, desempenha um papel crucial, pois as suas experiências, atitudes e conhecimentos moldam a mensagem.

A escolha do canal de comunicação é de suma importância, influenciada por fatores como urgência, necessidade de feedback e complexidade do conteúdo. Uma seleção adequada garante a eficácia da mensagem e a compreensão do receptor.

O feedback, elo final, é indispensável, permitindo ao remetente avaliar a eficácia da mensagem e retificar eventuais interpretações erradas, promovendo assim uma comunicação bem-sucedida.

Compreender e implementar este processo é vital para melhorar as habilidades de comunicação dentro de uma organização, levando, em última análise, ao sucesso individual e coletivo.