Livro de caixa pequeno: tipos, diagramas e exemplos

Livro de caixa pequeno: tipos, diagramas e exemplos

Pequenas ou grandes empresas mantêm 2 tipos de Livro de Caixa Pequeno para todas as transações em dinheiro de uma empresa. Dois tipos de livro de caixa mantido por pequenas ou grandes empresas para registro fácil, rápido e preciso de todas as transações em dinheiro.

Depende da natureza, volume e necessidade das transações de uma organização empresarial. As transações em dinheiro podem ser em dinheiro ou cheque.

O que é o livro de caixa pequeno?

O número de pequenas despesas diárias de grandes organizações empresariais, como papel, tinta, transporte, despesas com selos, etc., é tão grande que, se forem registradas no livro caixa, gera perda de tempo do caixa-chefe e torna o livro caixa desnecessariamente volumoso.

Para economizar o tempo valioso do caixa-chefe, permitir-lhe trabalhar confortavelmente e evitar tornar o livro caixa desnecessariamente volumoso, é introduzido um sistema de caixa para pequenas despesas.

As pequenas despesas são registradas no livro caixa em ordem cronológica de datas, em vez de no livro caixa. O funcionário que mantém o livro de caixa é chamado de caixa.

Um caixa pequeno recebe uma quantia fixa de dinheiro do caixa principal com a qual ele cobre pequenas despesas de um determinado período e registra em ordem cronológica de datas no livro de caixa pequeno.

Assim, o livro, onde as pequenas despesas do dia a dia para um determinado período de uma empresa, são registradas em ordem cronológica de datas, é denominado livro de caixa para pequenas despesas.

Tipos de livro de caixa pequeno

O livro de caixa para pequenas despesas é de dois tipos:

  1. Livro de caixa colunar e
  2. Livro de caixa para pequenas despesas.

Livro colunar de caixa pequena e seu processo de preparação

Livro de caixa colunar

O livro de caixa colunar contém muitas colunas de dinheiro para registrar as despesas do dia a dia. Tem dois lados – o lado do débito e o lado do crédito.

Os detalhes das receitas e despesas de caixa são escritos juntos em uma única coluna conhecida como coluna de detalhes e outra coluna é usada para escrever as datas de débito e crédito.

Na coluna de dinheiro a débito, está escrito o valor em dinheiro recebido do caixa principal.

O lado do crédito contém muitas colunas de dinheiro conforme a necessidade de registro de despesas e as despesas são registradas de forma classificada em ordem cronológica de datas.

Para determinar o valor total gasto, a coluna de dinheiro total é usada no lado do crédito para registrar todas as despesas.

O dinheiro gasto na compra de ativos ou no pagamento de dívidas é registrado em colunas separadas, conhecidas como colunas do razão. Posteriormente, são sorteados o total das colunas monetárias e o total de todas as colunas de despesas do lado do crédito.

A diferença entre o valor do recebimento de dinheiro e o valor total dos pagamentos em dinheiro é chamada de saldo. Esse saldo é sempre um saldo devedor.

Portanto, o livro primário em que o dinheiro recebido do caixa principal e o valor das despesas para um determinado período de uma organização são registrados em ordem cronológica de datas em colunas monetárias separadas de ambos os lados, é chamado de livro de caixa colunar.

Livro de caixa pequeno para adiantamentos

Livro de caixa para pequenas despesas

Assim como o livro de caixa colunar, ele também contém muitas colunas de dinheiro no lado do crédito e uma coluna de dinheiro no lado do débito e uma coluna específica e uma coluna de data também são semelhantes às do livro de caixa colunar ou analítico.

Sob este sistema de adiantamento do livro de caixa, o caixa principal fornece antecipadamente uma quantia fixa de dinheiro ao caixa para cobrir as despesas de um determinado período.

No final do período, o caixa submete ao caixa principal uma declaração das despesas por ele incorridas.

Ressalte-se que o valor das despesas nas mãos do pequeno caixa não pode ultrapassar o valor que ele recebe.

O caixa-chefe, após a devida verificação das despesas, paga novamente antecipadamente um valor igual ao valor gasto pelo pequeno caixa para equalizar o fundo prefixado do pequeno caixa.

A manutenção de um livro caixa sob o sistema declarado é chamada de livro de caixa para adiantamentos.

Por exemplo,

em 1º de janeiro de 2003, o caixa principal paga antecipadamente $500 ao caixa pequeno. Em janeiro, o caixa pequeno gastou $400 e submete uma declaração de despesas referente ao valor gasto ao caixa principal.

O caixa-chefe lhe paga novamente $400 para cobrir as despesas de fevereiro.

O caixa inicia seu livro de caixa em 1º de fevereiro com um saldo de caixa de $500.

Desta forma, no início de cada mês, o pequeno caixa terá $500 como fundo de adiantamento para fazer face às despesas do dia a dia.

7 vantagens do livro de caixa para adiantamentos

Minimização do desperdício de tempo sob este adiantamento colunar do livro de caixa para pequenas despesas. As despesas mesquinhas não precisam ser lançadas na conta contábil relevante repetidamente.

No final de um período, os totais de todas as despesas pequenas são transferidos para uma conta contábil relevante. Este processo economiza o valioso tempo do caixa.

  1. Minimização do trabalho.
  2. Controle sobre pequenas despesas.
  3. Verificação da exatidão aritmética das pequenas despesas.
  4. Oportunidade para o pequeno caixa trabalhar com conforto.
  5. Determinação de despesas.
  6. Fundo fixo para adiantamentos.
  7. Prevenção de apropriação indébita.

1. Minimização do trabalho

No sistema de fundos para pequenas despesas, como os totais dos diferentes chefes de as despesas são lançadas em contas contábeis após um determinado período, a carga de trabalho do caixa é em grande parte minimizada.

2. Controle de pequenas despesas

Sob adiantamentos, sistema de livro de caixa para pequenas despesas, o caixa submete uma declaração de despesas ao caixa principal em um intervalo de um determinado período e, a partir de então, recebe dele fundos para despesas adicionais.

O caixa-chefe, antes de financiar, examina novamente as despesas anteriores. Assim, elimina-se a possibilidade de fraude e falsificação e permanece o controle das despesas.

3. Verificação da exatidão aritmética das pequenas despesas

Sob adiantamentos, as pequenas despesas do sistema de livro de caixa são registradas em ordem cronológica de datas. Após um determinado período, o valor das despesas totais é classificado e o valor de cada rubrica de despesas é totalizado separadamente.

O total de despesas registradas nas diversas colunas é igual ao total de despesas das colunas totais, o que comprova que o registro das despesas está aritmeticamente correto.

4. Oportunidade para o caixa trabalhar com conforto

Como o caixa não recolhe dinheiro, ele pode ficar mais atento às despesas realizadas e ao seu devido registro.

5. Determinação de despesas

Neste sistema é possível apurar e conhecer o número de despesas da mesma natureza de cada coluna separadamente para um determinado período.

6. Fundo fixo para adiantamentos

O caixa principal permanece sempre ciente do dinheiro dado ao caixa pequeno neste sistema. O caixa principal não tem nenhum problema em saber o dinheiro exato do caixa, pois uma quantia fixa de dinheiro sempre fica com o caixa.

Nele, o caixa-chefe pode encerrar contas com conforto.

7. Prevenção de apropriação indébita

Sob este sistema, é quase impossível por parte do pequeno caixa apropriar-se indevidamente do fundo porque o caixa principal tem controle total sobre o pequeno caixa.

3 etapas de operação do fundo de caixa pequeno

De acordo com o princípio do pagamento em dinheiro, todos os pagamentos devem ser feitos em cheque. No caso de pagamento de trocos, este princípio básico de pagamento por cheque não é seguido.

Toda organização empresarial deve pagar em dinheiro por várias pequenas despesas do dia-a-dia, como lápis, borracha, papel, tinta, caneta, transporte, telefone, selo postal, selo fiscal, etc.

O pagamento destas despesas por cheque não é praticável.

Além disso, cria complexidades. Se estes pagamentos forem feitos através de cheques, um grande número de cheques será emitido todos os dias para pequenos pagamentos, o que é demorado e dispendioso.

Em alguns casos, o montante da despesa é tão pequeno que a emissão de um cheque é bastante inconveniente e desnecessária.

Assim, para efetuar o pagamento de pequenas despesas, é criado um fundo de caixa como alternativa à emissão de cheques a partir do qual é feito o pagamento em dinheiro. A operação de fundos de caixa é muitas vezes denominada sistema de adiantamentos.

O fundo de caixa operacional contém seus estágios;

  1. Criação de fundos.
  2. Fazer pagamentos com fundos.
  3. Reabastecendo o fundo.

1. Estabelecimento do Fundo

Duas etapas necessárias para estabelecer fundos de caixa são;

  1. uma nomeação de um pequeno caixa que trabalhará como custodiante deste fundo, e
  2. determinar a quantidade necessária de fundos. Normalmente é criado um fundo para cobrir pequenas despesas diárias por um período máximo de quatro semanas.

Para tanto, é entregue ao caixa um cheque no valor de uma determinada quantia em dinheiro pela empresa.

Supondo que a iEduNote Company decida estabelecer um fundo de caixa para pequenas despesas para $500 em 1º de julho. Na mesma data, um cheque é entregue ao caixa.

A entrada do Diário Geral para isso é;

Livro de caixa pequeno: tipos, diagramas e exemplos

O caixa pequeno guarda o cheque e mantém esse dinheiro em uma caixa trancada a sete chaves, denominada caixa de caixa pequeno.

Um fundo de caixa pequeno é criado para uma quantia definida de dinheiro. Se não for necessária qualquer alteração do fundo de caixa estabelecido, o novo lançamento contábil manual não será necessário.

Por exemplo, a empresa iEduNote decidiu aumentar o fundo de caixa para pequenas despesas de $500 para 700. Para esta mudança, o novo lançamento no diário é o mesmo que acima.

2. Efetuar pagamentos com fundos

O caixa é autorizado pela administração a gastar o dinheiro deste fundo de acordo com as regras especificadas da empresa.

Geralmente, a administração fixa o limite máximo de despesas do pequeno caixa de cada vez para uma determinada rubrica de despesas.

Da mesma forma, o pagamento é restrito a partir deste fundo para algumas despesas, tais como o pagamento do empréstimo de curto prazo aos empregados.

O pequeno caixa deve usar um recibo de pagamento impresso contendo um número de série para despesas em dinheiro.

Cada voucher/recibo de caixa pequeno deve ser assinado pelo caixa pequeno e pelo destinatário. O registro do caixa pequeno é mantido com esses recibos/comprovantes. Esses recibos são preservados na caixa para pequenas despesas.

Modelo de recibo de caixa para pequenas despesas;

Livro de caixa pequeno: tipos, diagramas e exemplos

O fundo de caixa é reduzido para cada recibo de caixa mantido na caixa de caixa.

Quando o fundo de caixa está quase esgotado devido ao aumento de muitas receitas de caixa, o fundo é reabastecido com uma quantia igual de dinheiro gasto.

Uma pessoa neutra é contratada para verificar se o caixa faz uso adequado do caixa.

Essa pessoa deve ser um auditor interno. O lançamento contábil manual não é necessário para pagamentos em dinheiro de transações de um fundo de caixa.

Se alguma entrada for aprovada para isso, será tratada como trabalho desnecessário. Em vez disso, no momento da reposição do fundo, todas as despesas são tidas em consideração.

3. Reabastecimento do fundo

Quando um fundo de caixa atinge um limite mínimo, ele é reabastecido com o dinheiro gasto. Nesses casos, o caixa deverá fornecer uma requisição para o novo fundo.

O caixa prepara um demonstrativo de despesas de caixa e o envia junto com todos os recibos de caixa para o departamento de caixa.

O caixa geral, após a devida verificação e verificação das pequenas despesas, envia um cheque no valor gasto para fazer face às pequenas despesas do próximo período.

O caixa geral coloca um carimbo de 'pagamento efetuado' no recibo de pagamento em dinheiro depositado para impedir sua reutilização.