Comunicação Horizontal: Funções, Formas, Importância

Comunicação Horizontal: Funções, Formas, Importância

A comunicação horizontal ocorre entre indivíduos em níveis e status paralelos dentro de uma organização. Tem como objetivo facilitar a coordenação e o relacionamento interno. Este canal de comunicação é o mais utilizado.

O que é comunicação horizontal?

A comunicação horizontal é a troca lateral ou diagonal de mensagens, quer dentro dos limites da unidade de trabalho, envolvendo pares que reportam ao mesmo supervisor, quer através dos limites da unidade de trabalho, envolvendo indivíduos que reportam a diferentes supervisores.

Bateman e Zeithaml (1992, 457) afirmam: “A comunicação que ocorre entre pessoas no mesmo nível hierárquico para compartilhar informações é chamada de comunicação horizontal”.

A comunicação horizontal refere-se à comunicação entre departamentos ou indivíduos do mesmo nível gerencial dentro de uma organização ou entre indivíduos do mesmo nível em organizações diferentes.

William A. Conboy (1976:29) define comunicação horizontal como “trocas entre agências e pessoal no mesmo nível do organograma”.

Comunicação Horizontal é a troca de informações entre indivíduos do mesmo nível hierárquico de uma organização, facilitando a coordenação de atividades, a comunicação departamental e a construção de relacionamentos informais.

5 funções da comunicação horizontal

A comunicação horizontal flui entre indivíduos do mesmo nível dentro de uma organização. Desempenha um papel crucial na promoção da coordenação de tarefas entre vários departamentos e no estabelecimento de relações mútuas entre organizações que operam no mesmo

Gerald M. Goldhaber (1990:121) identificou quatro funções da comunicação horizontal em uma organização, enquanto R. Wayne Pace (1983:56-57) delineou as seguintes áreas de aplicação para a comunicação horizontal. Aqui está uma descrição das funções específicas da comunicação horizontal:

Coordenação de Tarefas

A coordenação envolve o estabelecimento de associações entre tarefas para garantir esforços concertados dentro de uma organização. Os chefes de departamento podem reunir-se regularmente para discutir a contribuição de cada departamento para os objetivos da organização.

A comunicação horizontal utiliza ferramentas como relatórios, monitorização, partilha de informações, tomada de decisões conjuntas, planeamento de apoio mútuo e atribuição de recursos para facilitar a coordenação de tarefas. Ele direciona as tarefas organizacionais para o alcance integrado das metas.

Solução de problemas

as organizações encontram vários problemas durante suas operações. As questões que têm efeitos em toda a organização ou que são de natureza não rotineira exigem frequentemente o envolvimento de gestores funcionais em atividades como recolha de informações, partilha, geração de ideias, avaliação de ideias e seleção das soluções mais eficazes.

Por exemplo, os membros do departamento podem reunir-se para discutir estratégias para lidar com uma ameaça de corte orçamental utilizando técnicas de brainstorming. A comunicação lateral atende a essas necessidades e ajuda as organizações a resolver problemas com sucesso.

Compartilhamento de informações

A comunicação horizontal é empregada dentro de uma organização empresarial para compartilhar informações entre indivíduos da mesma posição e status. Por exemplo, membros de um departamento podem reunir-se com membros de outro departamento para lhes fornecer novos dados.

Facilita a coordenação, a resolução de problemas, a resolução de conflitos e muito mais, de forma cordial e eficaz. Além disso, melhora o relacionamento interpessoal entre os gestores.

Resolução de Conflitos

A comunicação horizontal aproxima os gestores e facilita a troca de opiniões e informações. Quando surgem conflitos dentro de um departamento ou entre departamentos, os membros podem se reunir para discutir o assunto.

Esse processo minimiza diferenças de opinião e leva a decisões unânimes sobre assuntos conflitantes. Também promove o entendimento mútuo e contribui para alcançar os objetivos organizacionais.

Apoio de pares

Um dos objectivos da comunicação horizontal é garantir o apoio dos pares em áreas como a geração de ideias, a mobilização de opiniões, a concepção de planos de acção e outras situações de análise e resolução de problemas. Isso estimula o moral e a criatividade entre os colegas.

8 formas de comunicação horizontal

Várias técnicas são usadas para facilitar a comunicação horizontal dentro das organizações empresariais. Os métodos pertinentes são discutidos abaixo:

Conferência

A conferência é uma técnica de comunicação horizontal que permite a discussão de questões amplas e críticas com o objetivo de solucionar problemas que afetam toda a organização. Normalmente envolve comunicação face a face.

Hoje em dia, as conferências também podem ser realizadas através de sistemas de videoconferência, permitindo que indivíduos em diferentes locais interajam e troquem opiniões ou pontos de vista.

Reunião

são uma forma regular de comunicação horizontal usada para revisar o progresso periódico do trabalho, discutir assuntos críticos, tomar decisões ou aprovar planos. Geralmente são realizados com gerentes funcionais e normalmente envolvem comunicação face a face.

Conversa telefônica

As conversas telefônicas são uma forma popular de comunicação horizontal usada para fornecer ou trocar informações com colegas gestores. Eles são empregados para confirmar assuntos ou resolver problemas, economizando tempo e esforço dos gestores. Além disso, promovem relacionamentos mais fortes entre colegas.

Sistema de intercomunicaçao

O sistema de intercomunicação é uma rede telefônica interna que conecta pessoas dentro de uma rede de comunicação. Facilita a pronta troca de informações entre executivos e agiliza os processos de tomada de decisão.

Reuniões sociais

A comunicação horizontal pode ocorrer através de reuniões sociais de indivíduos com status semelhantes dentro de uma organização ou entre diferentes organizações. Tais encontros promovem relacionamentos interpessoais e interorganizacionais.

Comunicação escrita padrão

As organizações utilizam memorandos e relatórios para trocar mensagens entre gestores, facilitando os processos de tomada de decisão e melhorando a compreensão mútua de questões específicas.

Comitê

Os comitês são normalmente criados para tratar de questões organizacionais específicas, como orçamento, apuração de fatos ou entrevista de novos candidatos a empregos. Eles servem como um sistema de comunicação horizontal amplamente utilizado.

Videira

representa um canal informal de comunicação que não segue linhas estabelecidas ou regras definidas, mas se espalha em várias direções e por toda a organização. Constitui principalmente uma comunicação horizontal, pois normalmente são os funcionários do mesmo nível hierárquico que se comunicam informalmente entre si com facilidade.

8 Importância da Comunicação Horizontal

A comunicação horizontal é extremamente importante para promover o entendimento e a coordenação entre os vários departamentos. Também é fundamental para o processo de inovação na organização.

Estudos de Leslie Brennan (1986) e DG Marquis e S. Myers (1969) apontaram que a comunicação horizontal é um instrumento vital para promover a inovação nas organizações empresariais.

No entanto, a seguir está uma descrição das funções multifacetadas da comunicação horizontal:

Conectando potenciais reconhecedores de oportunidades de inovação

A comunicação horizontal conecta potenciais reconhecedores de oportunidades na organização por meio de diversas técnicas de montagem.

Quando os indivíduos em várias partes da organização estão intimamente ligados através de múltiplos canais de comunicação, é mais provável que estejam conscientes das oportunidades e dos problemas que muitas vezes fornecem a base para a inovação.

Conectando diferentes áreas de conhecimento

A comunicação horizontal facilita a troca de uma variedade de pontos de vista entre vários especialistas na forma de equipes, conferências entre grupos, seminários ou reuniões. Promove o compartilhamento, o desafio ou a mudança de ideias existentes ou características de produtos, servindo como base para a inovação.

Construindo coalizões de indivíduos

A comunicação horizontal auxilia na formação de equipes ou comitês com representantes de diversas áreas funcionais para facilitar o desenvolvimento de mudanças críticas nos padrões de ação existentes ou nas características do produto.

Enfatizando a abrangência dos limites

A comunicação horizontal incentiva as pessoas que trabalham em áreas semelhantes a manter laços estreitos através de associações, conferências e similares, o que é um meio de ultrapassar fronteiras. Esta interface com elementos importantes fora da organização pode ajudar a manter os membros ligados a fontes importantes de informação ambiental.

Facilitando a coordenação de tarefas

A comunicação horizontal é uma ferramenta eficaz para coordenar as atividades dos diversos departamentos por meio de relatórios, memorandos, reuniões, etc.

Mantém os gestores informados sobre o nível atual de realizações dos diversos departamentos funcionais e auxilia na tomada de ações corretivas para alcançar o mesmo progresso entre as tarefas da organização.

Resolvendo conflitos

A comunicação horizontal estabelece vínculos estreitos entre os gestores e ajuda no compartilhamento de informações, ideias, pontos de vista e opiniões. Ajuda a reduzir as diferenças de opinião e a resolver conflitos de forma amigável e pacífica.

Facilitando a resolução de problemas

A comunicação horizontal apoia a resolução conjunta de problemas através da formação de comités sobre determinadas questões. A partilha de informações e a troca de opiniões e interpretações facilitariam a identificação das soluções mais eficazes para os problemas em questão.

Desenvolvendo a mutualidade entre os gestores

A comunicação horizontal oferece espaço para que pessoas de status semelhante se reúnam e discutam assuntos relacionados aos interesses organizacionais. Isto promove um sentimento de mutualidade entre os gestores e, como resultado, promove a harmonia entre os cursos de ação dentro da organização.

5 fatores impeditivos na comunicação horizontal eficaz

Existem vários fatores que criam obstáculos à comunicação horizontal eficaz. Esses fatores frustrantes são discutidos abaixo:

Rivalidade entre indivíduos ou unidades de trabalho:

A rivalidade interpessoal ou a rivalidade entre unidades de trabalho dentro da organização pode levar os funcionários a ocultar informações que podem ser potencialmente prejudiciais para eles próprios ou que poderiam ajudar outras pessoas.

Isto prejudica seriamente a capacidade dos gestores de responder eficazmente à comunicação e torna difícil para outros tomarem decisões informadas.

Especialização de tarefas

A especialização de tarefas pode fazer com que os indivíduos se preocupem principalmente com o trabalho da sua própria unidade e tenham pouco apreço pelas necessidades de trabalho e comunicação dos outros. Esse tipo de mentalidade concentrada entre os especialistas da organização dificulta a comunicação horizontal.

Falta de motivação

A falta de motivação para a comunicação horizontal pode impedir a sua eficácia se não for incentivada ou recompensada no âmbito da estrutura política organizacional.

Linguagem técnica

A utilização de linguagem técnica funciona como uma forte barreira à comunicação horizontal eficaz porque pode não ser compreendida ou pode ser mal compreendida pelo receptor da comunicação.

Estrutura organizacional mecanicista

Estruturas organizacionais mecanicistas podem impedir a comunicação horizontal, tornando-a rígida, unilateral e desanimadora para as pessoas dentro da organização.

4 dicas sobre como reduzir barreiras à comunicação horizontal

Algumas medidas podem ser tomadas para reduzir as barreiras à comunicação horizontal. Schein (1970:102) descreve quatro procedimentos ou diretrizes que provaram ser bem sucedidos em alguns casos:

Ênfase na eficácia organizacional total

Deveria haver uma ênfase relativamente maior na eficácia organizacional total e no papel dos departamentos na contribuição para ela. Os departamentos devem ser avaliados e recompensados com base na sua contribuição para o esforço global e não na sua eficácia individual.

Alta interação e comunicação frequente

Promover alta interação e comunicação frequente entre grupos para trabalhar problemas de coordenação intergrupal e assistência mútua. As recompensas organizacionais devem basear-se parcialmente na assistência que os grupos prestam uns aos outros, o que aumentaria a harmonia intergrupal.

Rotação de membros

Incentive a rotação frequente de membros entre grupos ou departamentos para estimular um alto grau de compreensão mútua e empatia pelos problemas uns dos outros. Esta abordagem pode ajudar a reduzir as barreiras à comunicação horizontal.

Evitar qualquer situação de ganho ou perda:

Os grupos nunca devem ser colocados numa posição em que possam competir por recompensas organizacionais. A ênfase deve estar sempre na partilha de recursos para maximizar a eficácia organizacional, e as recompensas devem ser partilhadas igualmente entre todos os grupos ou departamentos.

Perguntas frequentes comuns sobre comunicação horizontal

Quais são os principais objetivos da Comunicação Horizontal?

Os principais objetivos da comunicação horizontal são facilitar a partilha de informação, permitir a comunicação entre pares, apoiar a tomada de decisões, fomentar a colaboração e promover o feedback entre funcionários do mesmo nível hierárquico ou de diferentes departamentos.

Como a Comunicação Horizontal contribui para acabar com mal-entendidos em uma organização?

A Comunicação Horizontal permite a interação direta entre colaboradores do mesmo nível, reduzindo as chances de mal-entendidos e potencializando o entendimento mútuo e a boa tomada de decisões.

Como a Comunicação Horizontal protege contra a distorção da mensagem?

Como a Comunicação Horizontal ocorre entre funcionários do mesmo nível, as informações chegam diretamente de um funcionário para outro, atuando como uma proteção contra distorções de mensagens.

Como a comunicação horizontal difere da comunicação vertical?

A comunicação horizontal ocorre entre indivíduos ou grupos do mesmo nível hierárquico, com foco na colaboração e no compartilhamento de informações. Em contraste, a comunicação vertical é o fluxo de informações entre diferentes níveis da hierarquia organizacional, normalmente seguindo padrões de cima para baixo ou de baixo para cima.

Como pode uma organização implementar uma estratégia eficiente de Comunicação Horizontal?

A implementação de uma estratégia de comunicação horizontal eficiente envolve avaliação e compreensão das práticas existentes, obtenção de apoio de liderança, definição de objectivos claros, desenvolvimento de directrizes de comunicação e formação, incentivo à abertura e inclusão, utilização sensata da tecnologia, estabelecimento de equipas multifuncionais, monitorização e avaliação do progresso, e promoção

Conclusão

A colaboração eficaz entre indivíduos ou unidades do mesmo nível hierárquico dentro de uma organização é conhecida como comunicação horizontal. Esse tipo de comunicação estimula o trabalho em equipe, quebra barreiras hierárquicas e é fundamental para coordenar tarefas, resolver problemas, compartilhar informações e resolver conflitos. Caracteriza-se pela sua natureza informal e fluxo de informação mais rápido.

Os objetivos da comunicação horizontal são melhorar a colaboração, facilitar o feedback, apoiar a tomada de decisões e cultivar uma cultura organizacional inclusiva. A comunicação horizontal pode ocorrer através da comunicação intradepartamental, da cooperação interdepartamental e do aconselhamento do pessoal aos departamentos de linha.

Apesar dos seus inúmeros benefícios, como a redução de falhas de comunicação, a adaptabilidade e a gestão eficiente de conflitos, também apresenta desafios como o risco de contornar canais hierárquicos e a potencial sobrecarga de informação.

A implementação de uma estratégia de comunicação horizontal eficaz requer avaliação, apoio da liderança, definição clara de objectivos, utilização criteriosa da tecnologia e monitorização e avaliação contínuas. No entanto, uma vez implementado, pode aumentar a produtividade geral e o sucesso de uma organização.