7 ferramentas para gestão e planejamento

7 ferramentas para gestão e planejamento

Uma ferramenta é um mecanismo pelo qual Kelps realiza o propósito de uma técnica. Embora as ferramentas de controle estatístico de processos (CEP) sejam excelentes ferramentas para solução de problemas, há muitas situações em que elas são inadequadas. A Sociedade Japonesa para Desenvolvimento de Técnicas de Controle de Qualidade ofereceu sete ferramentas de gerenciamento e planejamento de qualidade. As sete ferramentas mencionadas abaixo são úteis para a alta e média gestão para o planejamento estratégico,

Diagrama de afinidade

Diagrama de afinidade

Um diagrama de afinidade é um mecanismo que gera várias ideias sobre um problema por uma equipe por meio de decisões de consenso e depois as agrupa logicamente para compreensão e solução de problemas.

Primeiramente, os membros dos grupos podem colocar suas ideias em pedaços de papel separados e, em seguida, a equipe reúne todas as ideias em grupos naturais. Este diagrama é usado para organizar informações verbais em um padrão visual.

Existem seis etapas para gerar um diagrama de afinidade:

Etapa 1. Identifique o problema

Escreva o problema ou questão em um quadro negro ou flipchart.

Etapa 2. Gerar ideias

Use uma técnica de geração de ideias, como brainstorming, para identificar todas as facetas do problema. Use cartões de índice ou notas adesivas para recodificar a ideia.

Etapa 3. Ideias de agrupamento

Agrupe ideias, em cartões ou papel, em grupos relacionados. Pergunte: “Quais outras ideias são semelhantes? E “Esta ideia está de alguma forma ligada a alguma outra?” para ajudar a agrupar as ideias.

Etapa 4. Crie um cartão de cabeçalho

Crie um cartão de afinidade (cartão de cabeçalho) para cada grupo com uma breve declaração descrevendo todo o grupo de ideias.

Etapa 5. Dividir em cluster

Tente agrupar os cartões de afinidade iniciais em grupos ainda mais amplos (clusters). Continue até que a definição de um cluster de afinidade se torne muito ampla para ter qualquer significado.

Etapa 6. Preencha o Diagrama de Afinidades

Disponha todas as ideias e cartões de afinidade em uma única folha de papel ou quadro negro. Desenhe bordas ao redor de cada um dos clusters de afinidade. A estrutura resultante fornecerá informações valiosas sobre o problema.

Causas de erros tipográficos

7 ferramentas para gestão e planejamento

Diagrama de seta

Diagrama de seta

Um diagrama de seta também é conhecido como Diagrama de Rede de Atividades, Técnica de Avaliação e Revisão de Projetos (PERT) ou Método do Caminho Crítico (CPM). Este método estabelece um plano sequenciado e uma ferramenta para monitorar o progresso.

A estrutura gráfica do diagrama de setas é vertical ou horizontal, conectando as atividades ou eventos planejados. Esta é uma ferramenta muito útil quando queremos planejar as atividades de uma tarefa ou projeto conhecido, mas complexo.

Com a ajuda desta ferramenta, podemos elaborar um plano de projeto ideal e também um plano diário não só para a tarefa principal, mas também para outras tarefas afins e monitorizar o seu progresso de forma eficaz.

Usos do diagrama de setas

  • Gerencia um projeto ou tarefa complexa.
  • Gerencia o projeto importante da organização onde as consequências da conclusão tardia são graves.
  • Permite o gerenciamento de um projeto com múltiplas atividades.
  • Auxiliar na explicação do status do projeto para outras pessoas.
  • Ajuda a implementar planos de desenvolvimento de novos produtos e seu acompanhamento.
  • Ajuda a desenvolver planos de melhoria de produtos e atividades de acompanhamento.
  • Desenvolve planos para ensaios experimentais e atividades de acompanhamento.
  • Desenvolver planos diários para aumento da produção e suas atividades de acompanhamento.
  • Ajuda a desenvolver planos para uma mudança de instalação e para monitorar o acompanhamento.
  • Planejar e acompanhar inspeções de CQ e testes de diagnóstico.
  • Planejar e acompanhar conferências de CQ e conferências de círculo de CQ.

Diagrama de Relações (Diagrama de Inter-relacionamento)

Diagrama de árvore

O diagrama de inter-relacionamento mostrou a inter-relação de muitos fatores de uma situação complexa. É uma ferramenta para encontrar soluções para problemas que possuem uma relação causal complexa. Permite que a equipe classifique as relações de causa e efeito entre todos os fatores para que os principais impulsionadores e resultados possam ser usados para resolver o problema.

Etapas do Diagrama de Inter-relacionamento:

Passo 1: Identifique claramente as questões ou problemas, escreva os problemas num cartão e cole-o no centro de um quadro.

Etapa 2: Determine os fatores relacionados ao problema. Estes serão os cabeçalhos de um diagrama de afinidades previamente preenchido. Coloque as cartas contendo esses fatores em um círculo ao redor da carta de emissão.

Etapa 3: Determina a relação de causa e efeito entre qualquer uma das cartas, se existir uma boa relação.

Etapa 4: analise o relacionamento. As cartas que contêm mais flechas tendem a ser as causas principais. As cartas que possuem mais flechas são os efeitos raiz.

Usos do Diagrama de Inter-relações

  • Identifique os principais problemas em uma lista de problemas.
  • Identifique os problemas importantes em uma infinidade.
  • Identifique a causa raiz dos problemas existentes.
  • Identifique os principais fatores necessários para tomar uma decisão baseada em dados.

Diagrama de árvore

7 ferramentas para gestão e planejamento

Um diagrama de árvore também é conhecido como diagrama sistemático. É uma técnica para reduzir objetivos amplos a níveis crescentes de detalhe para atingir o objetivo. Este diagrama auxilia as equipes a explorar todas as opções disponíveis para resolver um problema ou realizar uma tarefa. Tal diagrama não revela apenas e claramente a magnitude do problema.

Etapas envolvidas na geração de um diagrama de árvore:

Etapa 1: Identifica uma declaração de meta clara e orientada para a ação com a qual toda a equipe concorda. Tal afirmação vem basicamente do driver identificado em um diagrama de inter-relacionamento ou dos títulos de um diagrama de afinidades.

Etapa 2: Subdivide a declaração de meta em categorias secundárias principais. Esses ramos devem representar metas, atividades ou eventos que conduzam diretamente ao objetivo principal ou que sejam diretamente necessários para atingir a meta geral.

Etapa 3: divida cada título principal em mais detalhes. Aqui, as tarefas e atividades devem tornar-se cada vez mais específicas. Interrompa a divisão de cada nível quando houver tarefas atribuíveis.

Etapa 4: revise o diagrama quanto à lógica e integridade. Esta etapa garante que cada subtítulo e caminho tenha uma relação direta de causa e efeito com o anterior.

Usos do diagrama de árvore:

  • Ajuda a desenvolver uma sequência de etapas que dependem umas das outras e da solução de um problema.
  • É utilizado quando se sabe que a implementação de uma tarefa será complexa.
  • É usado quando perder uma etapa fundamental na implementação da solução para um problema pode levar a consequências graves.

Diagrama de Matriz

Diagrama de Matriz

A técnica do diagrama matricial ajuda indivíduos ou equipes a identificar, analisar e avaliar sistematicamente o relacionamento entre listas de itens. Esta é uma ferramenta usada para organizar informações que devem ser comparadas em uma variedade de características para fazer uma comparação, seleção ou escolha.

Esta técnica de diagrama de matriz esclarece pontos problemáticos por meio do pensamento multidimensional. Este método identifica os elementos correspondentes envolvidos em uma situação ou evento problema.

Esses elementos são organizados em linhas e colunas em um gráfico que mostra a presença ou ausência de relacionamentos entre pares de elementos coletados.

Etapas do diagrama de matriz:

  1. Etapa 1: Determine os fatores que são importantes para fazer uma seleção correta.
  2. Passo 2: Selecione o tipo de matriz a ser usada. Matrizes em forma de L são usadas para comparação de dois fatores. O formato T para comparações de três fatores que exibem relacionamentos indiretos e diretos, e o formato Y são usados para comparações de três fatores que mostram apenas relacionamentos diretos.
  3. Etapa 3: Selecione os símbolos de relacionamento a serem usados.
  4. Etapa 4: Completa a matriz adequada usando os fatores e símbolos apropriados.
  5. Etapa 5: examine a matriz e tire a conclusão apropriada.

Diagrama de análise de dados matriciais

Diagrama de análise de dados matriciais

O método de análise de matriz também é conhecido como 'Análise de Componentes Principais'. Este método quantifica e organiza os dados do diagrama matricial para que as informações sejam de fácil visualização e possam mostrar indicadores mais gerais que diferenciam e dão clareza a grandes quantidades de informações complexas e entrelaçadas.

Usos da análise de dados matriciais:

  • Este método analisa processos de produção nos quais os fatores estão complexamente interligados.
  • Analisa causas de não conformidades que envolvem grande volume de dados.
  • Apreende o nível de qualidade desejado indicado pelos resultados de uma pesquisa de mercado.
  • Classifica as características sensoriais sistematicamente.

Gráfico do Programa de Decisão de Processo (PDPC)

Gráfico do Programa de Decisão de Processo (PDPC)

O gráfico do programa de decisão do processo é considerado uma ferramenta potente e útil que evita surpresas e identifica possíveis contramedidas. Esta técnica ajuda a mapear todos os eventos ou contingências concebíveis que podem ocorrer na fase de implementação e a encontrar contramedidas viáveis para superá-los.

Gráfico de usos do programa de decisão de processo:

  • Este método pode estabelecer um plano de implementação para management by objectives.
  • Ajuda a estabelecer um plano de implementação para temas de desenvolvimento tecnológico.
  • Ajuda a estabelecer uma política de previsão e resposta antecipada aos principais eventos previstos no sistema.