17 Diretrizes para feedback em comunicação empresarial

Feedback em comunicação empresarial

O feedback é essencial para a gestão eficaz da organização. O feedback melhora a qualidade das decisões e da liderança. Portanto, os gestores devem incentivar os subordinados a dar feedback. Existem algumas diretrizes gerais para um feedback eficaz apresentadas por especialistas em comunicação em diferentes momentos.

O feedback deve ser descritivo em vez de avaliativo

O feedback descritivo ilustra as respostas claramente, dando ao remetente da comunicação uma compreensão justa da reação do destinatário. O feedback avaliativo coloca o receptor numa posição defensiva e compromete o propósito do feedback. Portanto, o feedback descritivo ajudará a tornar comunicação eficaz.

O feedback deve ser específico e não geral.

O feedback específico é mais eficaz porque fornece uma orientação clara ao receptor. Ajuda-os a projetar e executar a ação correta para lidar com a situação. O feedback geral não fornece nenhuma orientação clara ao receptor e é, portanto, enganoso.

O feedback deve ser direcionado ao comportamento.

O feedback deve ser estruturado para permitir que o receptor tome medidas. Deve ajudar o receptor a iniciar um curso de ação para causar uma mudança comportamental na organização.

O feedback deve ser solicitado e não imposto.

Os gestores devem pedir feedback aos seus subordinados. O feedback solicitado é eficaz porque tanto o destinatário quanto o remetente prestam atenção nele. O feedback imposto é muitas vezes ignorado ou negligenciado, tornando-o menos eficaz ou inútil.

O feedback deve ser dado na primeira oportunidade

A eficácia do feedback depende do seu imediatismo. O feedback rápido e imediato torna a comunicação completa e bem-sucedida. O feedback atrasado pode levar à distorção da memória, irrelevância e atitude defensiva.

Além disso, a correção de erros, o esclarecimento de símbolos mal compreendidos ou o fornecimento de explicações adicionais sobre uma mensagem confusa são adiados quando o feedback é adiado. Todas essas situações afetam a eficácia da comunicação.

Portanto, o feedback imediato o tornará eficaz.

O feedback deve ser verificado para garantir uma comunicação clara

O feedback eficaz é verificado reformulando o feedback recebido para ver se corresponde à mensagem enviada. Observa-se que o feedback não é recebido porque quem dá o feedback não recebe feedback sobre a clareza do feedback inicial.

O feedback deve ser dado no tempo presente.

Usar o presente lembra às pessoas que dão e recebem feedback que estão tentando se envolver agora. Deixa claro que a pessoa que dá feedback está aberta a esclarecimentos.

Diga às pessoas que você deseja feedback.

Esta será a primeira ação para descongelar os subordinados da sua atitude defensiva. Você deve estar disposto a lidar com comentários negativos e positivos, e isso deve ser exibido para encorajar subordinados hesitantes a se envolverem em feedback.

Identifique algumas áreas nas quais você deseja feedback.

Um convite geral para dar feedback é extraordinariamente improdutivo, uma vez que os subordinados não têm certeza sobre suas intenções. Portanto, especifique áreas específicas nas quais deseja feedback. Isso reduzirá sua incerteza.

Reserve um tempo para uma sessão agendada regularmente.

Especifique um cronograma para sessões com subordinados para obter feedback ou expressão. Esta é uma expressão forte e concreta da sua vontade de receber feedback.

Use o silêncio para encorajar feedback.

Seu silêncio durante a discussão ou conversa demonstra seu desejo de ouvir seus subordinados com seriedade. Isso também incentivará seus subordinados a falar.

Fique atento às respostas não-verbais.

Fique atento às respostas não-verbais dos subordinados relutantes para detectar seu feedback; se eles parecerem descontentes, você pode perguntar por que parecem assim; você receberá feedback.

Pergunte

Perguntas específicas a uma pessoa específica podem suscitar uma resposta que de outra forma não seria dada. As pessoas que não têm certeza sobre a situação têm maior probabilidade de responder se você indicar claramente na pergunta que espera isso.

Portanto, é importante fazer perguntas para incentivar as pessoas a darem feedback livremente e a mostrarem interesse em receber feedback.

Use declarações que incentivem feedback e esclarecimentos

Reformule a declaração da pessoa que está dando o feedback para encorajá-la a esclarecer o problema, a opinião ou a ideia, em vez de reagir imediatamente à declaração.

Feedback de recompensa

Obviamente, as recompensas encorajarão as pessoas a dar feedback. Assim, os gestores devem apreciar o feedback e agir de acordo com ele, se possível. Isso aumentará ainda mais o feedback.

Incentive a expressão da emoção.

Os gestores devem estar preparados para aceitar a raiva e a insatisfação dos subordinados. Ou seja, os gestores devem permitir a expressão de comportamentos ou questões específicas. Assim, se os subordinados manifestarem insatisfação com as políticas da empresa, peça a sua recomendação.

Quando os subordinados percebem que as queixas legítimas foram resolvidas, o processo de feedback provavelmente melhorará. É provável que sejam mais receptivos ao feedback e também mais propensos a dar feedback.

Aborde as questões interpessoais.

Os gerentes devem estar dispostos a reservar um tempo das considerações sobre tarefas para tratar de questões interpessoais.

Precisam de encorajar mais iniciativa ou cooperação, chamando a atenção para comportamentos específicos de pessoas específicas, partilhando os seus sentimentos, deixando claras suas atitudes e ideias sobre a cultura organizacional, e mostrando pelo exemplo que a expressão de emoção e feedback sobre o comportamento interpessoal é aceitável e importante.