Como escrever uma carta de reclamações e reclamações de forma eficaz?

Como escrever uma carta de reclamações e reclamações de forma eficaz?

Os negócios enfrentam muitos tipos de perigos e perigos. Não importa quão boas sejam as nossas intenções e esforços, certamente haverá ocasiões em que será necessário lidar com uma reclamação ou mesmo fazê-la. As reclamações podem ser necessárias por vários motivos, tais como entrega errada de mercadorias, serviço de má qualidade, qualidade insatisfatória, entrega atrasada, mercadorias danificadas e preços não acordados.

Geralmente, as reclamações são acompanhadas de um pedido de dinheiro pelos danos ou substituição dos bens ou serviços. Às vezes, uma reclamação é feita depois que as reclamações são feitas. Duas letras separadas são usadas. Isto é necessário quando o dano não pode ser determinado diretamente sem avaliação especializada.

Se o imóvel estiver segurado, a avaliação especializada é necessária. Nestas circunstâncias, as reclamações são apresentadas primeiro e as reclamações só são apresentadas após a avaliação dos danos por um perito certificado.

Diretrizes para escrever uma reclamação/carta de reclamação

A perda sempre causa raiva, mas você deve mostrar moderação em sua carta de reclamação. Portanto, os seguintes pontos precisam ser considerados para escrever uma reclamação e/ou carta de reclamação eficaz:

  1. Direção apesar da negatividade: Reclamações e reclamações são más notícias. No entanto, escreva-os em ordem direta por dois motivos: (a) os executivos querem agradar seus clientes, então querem saber sobre isso, e (b) querem fazer ajustes de acordo com seus interesses comerciais. A franqueza dá força à sua afirmação.
  2. Identifique a transação no início da carta.
  3. Comece a reclamação com uma declaração direta do que deu errado
  4. Forneça fatos suficientes para justificar a afirmação.
  5. Tenha cuidado ao usar palavras que não demonstrem raiva ou desconfiança. Faça uma explicação cortês, clara e concisa, em vez de uma declaração abusiva e raivosa.
  6. Lide com a reclamação com tato. Você pode declarar o que deseja que seja feito ou deixar a decisão para o leitor. Pedir uma solução justa e razoável aumentará suas chances de receber um ajuste satisfatório.
  7. Não demore a apresentar a sua reclamação e reclamação, pois isso enfraquecerá a sua posição e o destinatário poderá ter dificuldade em investigar a causa.
  8. Limite a sua reclamação a uma declaração dos factos, seguida de um inquérito, se necessário, ou de uma sugestão de como o assunto pode ser corrigido. Não envolva outros assuntos.

Exemplo de carta de reclamações e reclamações

Amostra – 1: Solicitação de cotação

Soluções BrightTech

123 Parque Tecnológico Drive
Vale do Silício, CA 94025
Telefone: (123) 456-7890
Fax: (123) 456-7891

15 de março de 2023

Sra.
Gerente de Compras
EletroGadget Inc.
Rua dos gadgets, 456
São Francisco, CA 94105

Assunto: Reclamação e reclamação relativa a solicitação de cotação

Prezada Sra. Doe,

Espero que esta carta te encontre bem. Estou escrevendo para expressar minhas preocupações em relação à recente Solicitação de Cotação (RFQ) que recebemos da ElectroGadget Inc. em 10 de março de 2023.

Ao analisar a RFQ, notamos diversas discrepâncias que precisam ser abordadas:

  1. Especificações incompletas: A solicitação de cotação para o laptop Quantum QX-5 não especificou a capacidade de RAM desejada, o tipo de armazenamento ou o sistema operacional preferencial. Essa falta de detalhes torna difícil para nós fornecer uma cotação precisa.
  2. Códigos de produto incompatíveis: O código do produto mencionado para a impressora Photon PX-3 no RFQ corresponde ao modelo Photon PX-2 em nosso catálogo. Precisamos de esclarecimentos sobre o modelo exato em que você está interessado.
  3. Termos de entrega ambíguos: O RFQ menciona a entrega no prazo de 30 dias, mas não especifica se é a partir da data de confirmação do pedido ou a partir da data do recebimento do pagamento.
  4. Ausência de detalhes de contato: Não encontramos nenhum dado de contato do responsável por esta RFQ, dificultando a busca de esclarecimentos ou o fornecimento de atualizações.

Dadas as preocupações acima, solicitamos que você analise e forneça os esclarecimentos necessários com a maior brevidade. Isso nos permitirá fornecer-lhe uma cotação precisa e competitiva.

Valorizamos nosso relacionamento comercial com a ElectroGadget Inc. e pretendemos fornecer o melhor serviço possível. Esperamos receber em breve o RFQ atualizado para que possamos continuar a nossa colaboração sem problemas.

Obrigado por sua compreensão e cooperação.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

João Smith
Diretor Executivo
Soluções BrightTech

Espécime -2: Carta de consulta

SOLUÇÕES TECNOLOGIX

45, Boulevard Silício

São Francisco, CA 94105, Telefone: (415) 123-4567, Fax: (415) 123-4568

20 de junho de 2023

Sra.

Diretor de operações

Indústrias Eletrotécnicas

Los Angeles, CA 90001

Prezada Sra.

Estou entrando em contato para solicitar sua ajuda na avaliação do Sr. Jacob Martinez para a função de líder técnico em nossa filial de São Francisco. Martinez mencionou que esteve associado à ElectroTech Industries de 2015 a 2020. Seu feedback honesto sobre as seguintes dúvidas ajudará muito em nosso processo de tomada de decisão:

  1. Liderança e Gestão de Equipes: Como você avaliaria as qualidades de liderança do Sr. Martinez, especialmente em termos de gerenciamento de uma equipe de 10 a 12 engenheiros? Suas habilidades interpessoais foram eficazes na promoção de um ambiente de equipe positivo?
  2. Adaptabilidade às Mudanças Tecnológicas: Como você sabe, a indústria de tecnologia está em constante evolução. Quão proficiente é o Sr. Martinez na adaptação às novas tecnologias e na implementação delas em projetos?
  3. Lidando com pressão e prazos: Nossa função de líder técnico geralmente exige conciliar vários projetos com prazos apertados. Qual foi o desempenho do Sr. Martinez nessas circunstâncias durante sua gestão na ElectroTech?
  4. Integridade e Responsabilidade Financeira: O Sr. Martinez será responsável pelos orçamentos dos projetos e alguns ativos da empresa. Você pode garantir sua integridade financeira e padrões éticos?

Suas informações serão tratadas com a máxima confidencialidade. Valorizamos genuinamente qualquer informação que você possa fornecer sobre o Sr. Martinez, pois ela influenciará significativamente nossa decisão de contratação.

Garantimos que qualquer assistência que você fornecer será retribuída caso você precise de cooperação semelhante no futuro.

Agradecemos antecipadamente pelo seu tempo e colaboração.

Atenciosamente,

Natalie Brooks

Diretor de Aquisição de Talentos
Soluções Technologix

Espécime 3: Carta de consulta sobre instalações do hotel

SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS GLOBAIS

123 Unidade Digital
San José, CA 95134, Telefone: (408) 123-4567, Fax: (408) 123-4568

15 de junho de 2023

Gerente de Reservas

Resort com vista para o mar

Praia de Santa Mônica
Los Angeles, CA 90401

Prezado Gerente de Reservas,

Ou

Caro senhor/senhora,

Assunto: Consulta sobre instalações e tarifas para conferências

Estamos no processo de organizar uma conferência tecnológica para nossos parceiros e clientes e estamos considerando o OceanView Resort como um local potencial. Solicitamos gentilmente informações detalhadas sobre suas instalações para conferências e tarifas associadas.

Especificamente, gostaríamos de receber respostas para o seguinte:

  1. Disponibilidade: Pretendemos agendar nosso encontro para segunda e terça-feira, 10 a 11 de julho, ou terça e quarta, 11 a 12 de julho de 2023. Você poderia confirmar a disponibilidade de salas de conferência nessas datas?
  2. Instalações:
  • O resort pode acomodar uma sessão de abertura para aproximadamente 150 participantes?
  • Você tem salas de descanso para sessões paralelas, cada uma acomodando de 20 a 30 participantes?
  • O resort pode oferecer um jantar de gala na primeira noite e almoços nos dois dias?
  1. Alojamento: Vocês oferecem tarifas especiais para os participantes? Prevemos que cerca de 150 convidados necessitarão de pernoite.
  2. Refrescos: Que opções vocês oferecem para intervalos para chá e lanches durante os dias da conferência?
  3. Serviços adicionais: Forneça detalhes de qualquer equipamento audiovisual, recursos de Wi-Fi e outros serviços relacionados à tecnologia disponíveis para conferências.

O OceanView Resort é conhecido por seu serviço impecável e instalações de última geração, tornando-o um dos principais candidatos ao nosso evento. Embora ainda estejamos nos estágios iniciais de planejamento, receber essas informações até 25 de junho de 2023 ajudaria muito em nosso processo de tomada de decisão.

Obrigado por sua pronta atenção a este assunto. Aguardamos a sua resposta.

Atenciosamente,

Soluções tecnológicas globais

Alexandra Morgan
Diretor de Eventos e Parcerias

Amostra de resposta para carta de reclamações e reclamações de forma eficaz

Eletrônica BrightTech

Avenida Tecnológica 123
Vale do Silício, CA 94025
Telefone: (123) 456-7890
Fax: (123) 456-7891

15 de março de 2023

Sr.
Diretor de Compras
Inovações Globais Inc.
456 Impulso de Inovação
São Francisco, CA 94105

Prezado Sr.

Assunto: Discrepâncias na entrega e preços de produtos

Estou escrevendo para responder a uma preocupação relacionada à nossa recente transação datada de 1º de março de 2023. Ao analisar os produtos entregues e a fatura associada, identificamos diversas discrepâncias:

  1. Incompatibilidade de produto: Encomendamos o laptop Quantum QX-5, mas recebemos o modelo Quantum QX-4. Este modelo não atende aos nossos requisitos especificados.
  2. Discrepância de preços: A fatura lista a impressora Photon PX-3 em $1.200. No entanto, com base no nosso acordo e na cotação fornecida pela Global Innovations Inc., o preço acordado foi $1.100.
  3. Entrega Atrasada: Os produtos foram prometidos para entrega no prazo de 15 dias após a confirmação do pedido. No entanto, chegaram 20 dias depois, causando interrupções nas nossas operações.

Dadas as questões acima, solicitamos o seguinte:

  • Uma substituição imediata do laptop Quantum QX-4 pelo modelo Quantum QX-5.
  • Uma fatura revisada refletindo o preço correto da impressora Photon PX-3.
  • Uma explicação para o atraso na entrega e garantia de entregas pontuais em transações futuras.

Valorizamos nosso relacionamento comercial com a Global Innovations Inc. e esperamos resolver este assunto amigavelmente. Antecipamos sua pronta atenção a essas preocupações e esperamos uma resolução até 20 de março de 2023.

Obrigado por sua compreensão e cooperação.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

Jane Smith
Diretor de Operações
Eletrônica BrightTech

Carta de reclamação e/ou reclamação para mercadorias danificadas

MODERNA ELETRÔNICA INC.
456 Tech Boulevard, São Francisco, CA 94105

20 de junho de 2023

Gerente de Relacionamento com o Cliente

Inovações FuturTech

123 Innovation Drive, Seattle, WA 98109

Caro senhor/senhora,

Assunto: Mercadorias danificadas da fatura # 98765 datada de 10 de junho de 2023.

Lamentamos informar que nosso recente pedido da FuturTech Innovations chegou em condições insatisfatórias. Após a inspeção, descobrimos que 10 (dez) dos alto-falantes UltraSound estavam completamente quebrados e sem possibilidade de reparo. Além disso, outras 20 (vinte) unidades sofreram danos menores, mas parecem ser reparáveis.

Antes de aceitar a remessa, relatamos os danos à nossa agência de transporte em sua filial local. Eles, no entanto, negaram qualquer responsabilidade, atribuindo os danos à embalagem inadequada de sua parte.

Dadas as circunstâncias, solicitamos o seguinte:

  1. Um ajuste na fatura no valor de $50.000 para mercadorias irreparavelmente danificadas a ser refletido em nosso próximo pedido.
  2. O pronto envio de peças de reposição para as unidades reparáveis, conforme lista anexa. Além disso, solicitamos um ajuste de $2.500 em nosso próximo pedido para cobrir os custos de reparo.
  3. Orientação sobre o curso de ação apropriado para as unidades danificadas. Eles devem ser devolvidos, reciclados ou descartados?

Valorizamos a nossa parceria com a FuturTech Innovations e acreditamos que abordar esta questão rapidamente fortalecerá o nosso relacionamento comercial. Confiamos que serão tomadas medidas para prevenir tais incidentes no futuro.

Obrigado pela sua atenção imediata a este assunto.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

Alexandra Morgan
Diretor de Compras
Eletrônica Moderna Inc.

Amostra: Reclamação e/ou reclamação por mau serviço

15 de setembro de 2023

Serviços TechGuru
123 Pista Digital
Vale do Silício, CA 94025

Caro senhor/senhora,

Ref. Hub doméstico inteligente, número do modelo GH-2023

Escrevo para expressar minha insatisfação com o Smart Home Hub que adquirimos em 1º de setembro de 2023, conforme sua fatura número 4567/23. Apesar de sua recente aquisição, encontramos vários problemas que prejudicaram seu desempenho e usabilidade.

Especificamente, os problemas que identificamos são:

  1. O recurso de reconhecimento de voz muitas vezes não consegue compreender ou executar comandos.
  2. O dispositivo se desconecta frequentemente do Wi-Fi, apesar de outros dispositivos próximos terem conexões estáveis.
  3. Os dispositivos inteligentes vinculados, como luzes e termostatos, apresentam comportamento errático e nem sempre respondem aos comandos do hub.

Dada a reputação dos Serviços TechGuru e o preço premium do produto, tais problemas são inesperados e decepcionantes.

Solicito gentilmente uma inspeção imediata do dispositivo para identificar e corrigir esses problemas. Se o dispositivo for considerado irreparável ou se os problemas persistirem após o reparo, eu apreciaria uma substituição ou um reembolso total.

Para agilizar a resolução, ficaria grato se você pudesse fornecer uma avaliação inicial e possíveis soluções por telefone ou e-mail. Nosso principal objetivo é ter um Smart Home Hub totalmente funcional o mais rápido possível.

Obrigado por sua pronta atenção a este assunto. Confio que a TechGuru Services abordará esta reclamação de forma eficiente e manterá o seu compromisso com a satisfação do cliente.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

Jordan Willians
Especialista em automação residencial
Inovações em casa inteligente