Documentação e Bibliografia: Significado, Métodos, Guia

Documentação e Bibliografia: Significado, Métodos, Guia

Documentação é o ato de fornecer documentos de apoio a um evento específico. Serve como prova com evidência, conferindo autenticidade às informações utilizadas em qualquer forma de comunicação. Ao redigir relatórios, livros, declarações, circulares, etc., baseamo-nos frequentemente em informações provenientes de outras fontes. Como este material não é nosso, talvez seja necessário reconhecê-lo.

Às vezes, esse reconhecimento é uma obrigação legal e o não cumprimento pode resultar em processos de indenização em tribunal. Portanto, documentação é o reconhecimento das fontes de informação incluídas nas comunicações empresariais.

Quando reconhecer

A decisão de reconhecer ou não uma fonte deve basear-se principalmente em dar crédito a quem o merece. Se citarmos as palavras de outra pessoa, devemos dar crédito a esse indivíduo específico.

Se parafrasearmos, ou seja, usarmos as ideias de outra pessoa com nossas próprias palavras, devemos dar crédito, a menos que o material abordado seja considerado conhecimento geral. A documentação é uma prática cortês e às vezes obrigatória. Portanto, sempre que utilizamos informações de uma fonte externa, devemos reconhecê-las e fornecer provas que as apoiem.

Como reconhecer ou métodos de documentação

Existem três métodos de documentação comumente usados nos negócios para reconhecer fontes de informação. Eles são:

  1. Referências autor-data entre parênteses no texto.
  2. Referências de notas de rodapé.
  3. Referências de notas finais.

Contudo, o último método está perdendo popularidade, principalmente porque a vantagem de digitação que oferece foi reduzida pelo advento do equipamento de processamento de texto.

Método Autor-Data entre Parênteses

Nos últimos anos, o método autor-data tornou-se o método de referência mais popular nos negócios. Envolve colocar o sobrenome do autor e o ano de publicação entre parênteses imediatamente após o material citado.

Para um autor:

(Calahan, 1984)

A comunicação horizontal é a troca diagonal de mensagens dentro dos limites da unidade de trabalho, envolvendo pares, ou através dos limites da unidade de trabalho, envolvendo indivíduos que se reportam a diferentes supervisores (Bartol e Martin, 2000).

Referência com números de página específicos:

A referência está vinculada a uma lista de todas as publicações citadas (uma bibliografia) que aparece no final do relatório (ver Bibliografia na seção seguinte). Se forem necessários números de página específicos, eles seguem a data:

(Calahan, 1984, 117-18)

Referência com vários autores até três:

Se vários autores forem citados, os sobrenomes de todos os autores poderão ser listados:

(Smith, Corley e Doran, 1988, 31)

Referência com mais de três autores:

Se houver mais de três autores, listar apenas o sobrenome do primeiro autor e usar o convencional “et al.” ou “e outros” para os outros escritores:

(Clóvis et al., 1981)

(Francisco e outros, 1987)

Referência com autoria organizacional:

Quando nenhum autor individual é listado, como em publicações não assinadas emitidas por uma empresa, agência governamental, sindicato ou entidades similares, o nome do autor é o nome da organização:

(Departamento do Trabalho dos EUA, 2000)

(Ministério das Finanças, Governo da Índia, 2003, 31)

Essas referências estão vinculadas a uma bibliografia que aparece no final do relatório. Para encontrar os detalhes da referência, o leitor recorre à bibliografia e rastreia a referência através da listagem alfabética.

Por exemplo, para a referência “(Khan, 1988)”, o leitor encontra “Khan” na disposição alfabética. Caso apareça mais de uma publicação de Khan, o leitor saberá consultar aquela escrita em 1988.

O Método da Nota de Rodapé

A nota de rodapé é o método tradicional de reconhecimento de fontes. Neste método, as referências são colocadas na parte inferior da página e digitadas com o material do texto usando sobrescritos (algarismos arábicos em relevo). A sequência de numeração dos sobrescritos é consecutiva por página, por capítulo ou por toda a obra. As notas de rodapé são colocadas dentro do layout da página, com espaçamento simples e recuadas ou bloqueadas conforme o texto é digitado.

O formato da nota de rodapé pode variar de uma fonte para outra, mas um procedimento geralmente aceito é apresentado aqui. Permite duas estruturas: uma abreviada utilizada com bibliografia no relatório e outra utilizada quando não há bibliografia presente.

Forma abreviada de referência:

As referências abreviadas contêm apenas as seguintes partes: (1) sobrenome do autor, (2) título do artigo, boletim ou livro e (3) número da página da publicação.

Referência do livro: 1 Mohiuddin, Comunicação Empresarial, p. 2004

Referência periódica: 2 Mohiuddin e Mahmood, “Personnel to Human Resource Management: A Developmental Perspective Analysis”, pp.

O formulário completo de referência:

A forma completa de referência é geralmente a forma preferida de reconhecer a fonte dos materiais. É uma forma descritiva de referência, com pontos separados por vírgula e o verbete finalizado com ponto final. As letras maiúsculas são usadas apenas com nomes próprios e as abreviaturas são aceitáveis se usadas de forma consistente.