Ditado: Significado, Preparação

Ditado: Significado, Preparação

O que é ditado?

Para economizar tempo, o empresário aprende a ditar as comunicações. Ao ditar, ele entrega a parte mais demorada da comunicação, os atos mecânicos de escrever e digitar, para outra pessoa.

Além de economizar tempo, o ditado também resulta frequentemente em um estilo mais eficaz; a comunicação tende a ser mais coloquial, sem a formalidade excessiva que se insinua em tantos textos comerciais. Como a maioria dos atalhos valiosos, o ditado não é tão fácil quanto pode parecer.

A pessoa que consegue sentar-se diante de um estenógrafo ou de uma máquina de ditado e ditar uma comunicação fluente e bem organizada teve que trabalhar muito e muito para desenvolver essa habilidade. As primeiras tentativas de ditado geralmente são prejudicadas por uma aparente paralisia das cordas vocais. A presença de um estenógrafo com um lápis na mão ou de uma máquina com microfone ativo pode ser intimidante.

Mesmo depois de superado o “medo do palco” inicial, as comunicações ditadas ainda tendem a divagar, carecendo de concisão, unidade ou qualquer outra aparência de estilo eficaz. É necessária muita prática. Também é necessária uma compreensão firme dos princípios da comunicação eficaz, princípios aos quais este livro foi dedicado. Com o tempo, depois de muitas tentativas frustrantes, a habilidade de ditar toma forma.

A partir daí, a habilidade colhe dividendos. A capacidade de ditar está se tornando cada vez mais imperativa nos negócios e na indústria. Muitas empresas insistem que seus funcionários ditem suas comunicações; as cargas de trabalho são pesadas demais para permitir lápis e papel.

E a exigência que você dita não diminui de forma alguma a expectativa de que suas comunicações serão fluentes, bem organizadas e eficazes.

O ditado eficaz é um processo de três fases: preparação, ditado real e responsabilidade pós-ditado.

Preparação para Ditado

Você não pode ditar com eficácia a menos que faça algum planejamento.

Certifique-se de ter definido claramente o propósito da comunicação a ser ditada. Se for uma carta ou um memorando, determine com precisão quais reações você deseja do destinatário e mantenha essas reações desejadas em mente.

Com o seu propósito claramente em mente, determine a ordem em que seus fatos e ideias devem ser apresentados. Você pode até escrever um breve esboço para ajudá-lo a ditar cartas e memorandos mais longos. Ao evocar reações, lembre-se dos padrões estratégicos fornecidos neste livro em outro lugar. Ao ditar um relatório, você certamente desejará um esboço para orientá-lo.

Se a sua comunicação for uma resposta a uma que você recebeu, releia a comunicação que você está respondendo. Se você estiver ditando um relatório ou memorando a pedido por escrito de alguém, releia esse pedido. Se a solicitação for oral, lembre-se dos detalhes da forma mais clara possível.

Visualize o leitor pretendido. Uma comunicação é sempre mais eficaz quando escrita tendo em mente o seu público específico.

Se, ao seguir essas etapas, uma frase-chave – a maneira correta de dizer algo – surgir em sua mente, não confie em si mesmo para lembrá-la quando precisar. Anote imediatamente.

Ditado em si

Somente após essas etapas preparatórias você estará pronto para ditar com eficácia. O ditado eficaz é basicamente o resultado de bons hábitos. Então-

Relaxar. Sua prosa não parecerá natural, a menos que você se sinta natural ao ditá-la.

Fale com sua voz natural em uma velocidade razoavelmente constante, um pouco mais lenta que o normal. (A fala média é de cerca de 120 palavras por minuto; diminua para cerca de 90 para ditado.)

Enuncie com clareza, até mesmo ao ponto de soar artificial, quando tiver que distinguir entre palavras que soam muito parecidas - como afeto (diga aah-fect) e efeito (sayee-fect).

Soletre qualquer coisa que possa confundir a pessoa que está fazendo a transcrição - nomes de pessoas, empresas e lugares, por exemplo, e palavras que soem iguais a outras palavras, como grosseiro/curso, através/eu joguei ou citar/site /visão.

Dite todos os sinais de pontuação, exceto os mais óbvios. No final de uma frase, diga ponto final (ou ponto de interrogação ou exclamação). No final de um parágrafo, diga novo parágrafo. Onde você quiser um ponto e vírgula, um travessão ou aspas, diga-o. (Mas confie no estenógrafo para inserir os sinais de pontuação mais óbvios, como vírgulas em uma série ou entre cidade e estado. Você não quer insultar a inteligência de ninguém.)

Quando você se surpreender cometendo um erro, pare para corrigi-lo imediatamente. Do contrário, você provavelmente irá esquecê-lo até vê-lo impresso e terá que perder muito mais tempo revisando-o.

Certifique-se de ditar ao seu estenógrafo todas as instruções sobre anexos, anexos e cópias e quaisquer instruções especiais sobre o formato que não sejam evidentes.

Não hesite em parar para uma leitura (ou reprodução, se estiver usando uma máquina) a qualquer momento durante o ditado, se achar que poderia ter dito algo de forma mais eficaz ou se quiser ouvir o “fluxo” do que já disse ditado.

Uma carta curta pode soar assim quando ditada por um executivo em uma máquina de ditar para uma secretária:

Exemplo de ditado em máquina de ditado
Jean digite a seguinte carta, por favor, com duas cópias, a cópia extra vai para Paul Martin, nosso consultor regional do leste, a carta vai para o senhor Anthony Rowan, é rowAn 501 Fifth Avenue Nova York Nova York 10026 Prezado senhor Rowan É com grande prazer que adicionamos seu nome à lista de patronos cujas contribuições correção Jean faz aqueles patronos generosos cujas contribuições mantiveram vivo o trabalho do nosso período de fundação novo parágrafo Às oito e meia da noite de 4 de outubro não é correto que seja 5 de outubro em que nossa equipe executiva se reunirá. o Centurion Plaza que é a capital Centurion capital P plaza no período de Nova York Eu ficaria satisfeito sem greve satisfeita Jean Eu ficaria satisfeito sem greve satisfeita Jean Eu ficaria encantado em ter você como meu convidado para que possamos discutir vírgula entre outras coisas vírgula nossos planos para o local do parque no período do Texas Um jantar tardio será servido faisão de dois pontos sob um vidro Acredito que o período novo parágrafo Mais uma vez, deixe-me expressar nossos agradecimentos por seu apoio atencioso, vírgula, e nossa esperança de vê-lo no período de Nova York. Atenciosamente, Jean por favor, tire isso o mais rápido possível, eu deveria ter feito isso na semana passada, obrigado, só isso

Depois do ditado

É função da secretária transcrever a comunicação ditada para a forma final, mas é sua responsabilidade garantir que a secretária o faça bem. A comunicação sai com a sua assinatura, não com a da secretária. A impressão que causa no leitor será atribuída a você. A fé que você tem na capacidade de sua secretária determinará, é claro, o quão minuciosamente você verificará o rascunho final, mas você deve sempre fazer as seguintes verificações:

Leia atentamente o rascunho transcrito.

Insista na precisão, limpeza e excelência mecânica. Não hesite em redigitar um rascunho inaceitável, sejam os erros do transcritor ou seus. Defina seus padrões elevados; qualquer boa secretária irá respeitá-lo por isso.

Quando um rascunho final aceitável estiver pronto, assine-o. Sua assinatura significa sua responsabilidade pelo documento.

A carta ditada a Anthony Rowan em Nova York deveria ficar assim na versão final:

Exemplo de após ditado de uma carta
2 de setembro de 19

Sr. Anthony Rowan
501 Quinta Avenida
Nova York, Nova York 10026

Prezado Sr. Rowan:
É com grande prazer que acrescentamos o seu nome à lista de mecenas generosos cujas contribuições têm mantido vivo o trabalho da nossa fundação.

Às 8h30 da noite de 5 de outubro, nossa equipe executiva se reunirá no Centurion Plaza, em Nova York. Eu ficaria muito feliz em ter você como meu convidado para que possamos discutir, entre outras coisas, nossos planos para o parque no Texas. Será servido um jantar tardio:

Mais uma vez, deixe-me expressar nossos agradecimentos por seu apoio atencioso e nossa esperança de vê-lo em Nova York.          

Muito verdadeiramente seu,
Foster Carmichael
Diretor assistente
FC: jw
cópia: Paulo Martin

Algumas coisas que não devemos fazer sobre ditar

O ditado é um processo que envolve dois indivíduos. Ao ditar, tenha consideração pela outra pessoa.

Não perca tempo com seu próprio planejamento deficiente.

Não presuma que a outra pessoa pode ler sua mente ou entenderá todos os detalhes técnicos que você pode estar ditando.

Não se esqueça de elogiar sua secretária pelo trabalho bem executado. O ditado é um processo de economia, que utiliza o talento de dois especialistas que trabalham em equipe. Todas as regras do esforço eficaz da equipe devem estar em vigor para que a equipe tenha sucesso.