Descrição do trabalho: definição, importância, guia de redação da descrição do trabalho

Descrição do trabalho

As descrições de cargos são usadas por vários motivos. Eles são uma ferramenta para recrutamento, determinação de faixas e níveis ou categorias salariais, estabelecimento de cargos, criação de metas e objetivos de trabalho dos funcionários e realização de avaliações de desempenho.

Eles também podem ser usados para planejamento de carreira, criando adaptações razoáveis e atendendo aos requisitos legais para fins de conformidade.

Por causa disso, é imperativo ter descrições de cargos escritas que reflitam com precisão os deveres e responsabilidades atuais do trabalho dos funcionários.

O registro que contém todas as informações relevantes sobre um cargo é chamado de descrição do cargo. É uma declaração escrita do que o titular do cargo faz, como é feito e por que é feito.

Deve retratar com precisão o conteúdo do trabalho, o ambiente e as condições de emprego. Um formato comum para uma descrição de cargo inclui:

  • o título do trabalho,
  • os deveres a serem cumpridos,
  • as principais características do trabalho,
  • a autoridade e as responsabilidades do titular do cargo.

Deve-se ter em mente que o ambiente de trabalho muda devido a mudanças na tecnologia de produção, na demanda do mercado, nas escolhas dos clientes e nas estratégias dos concorrentes.

Portanto, a descrição do trabalho precisa ser revisada e atualizada. Gerentes de RH deve avaliar as mudanças que provavelmente ocorrerão ao longo do tempo.

Definição de descrição de trabalho

A descrição do cargo é uma declaração escrita do que o trabalhador faz, como o faz e quais são as condições de trabalho do cargo.

Ele lista os deveres, responsabilidades, relações de subordinação, condições de trabalho e responsabilidades de supervisão de um cargo – um produto de uma análise de cargo.

“Uma descrição de cargo é uma declaração organizada e factual dos deveres e responsabilidades de um cargo específico.” –Edwin B. Flippo.

“Uma descrição de cargo indica as tarefas, deveres e responsabilidades de um cargo. Identifica o que é feito, por que é feito, onde é feito e, resumidamente, como é feito.” –Decenzo e Robbins.

As seções de uma descrição de trabalho típica incluem;

  • Identificação do Trabalho,
  • Resumo do trabalho,
  • Responsabilidades e deveres,
  • Autoridade do titular,
  • Padrões de desempenho,
  • Condições de trabalho,
  • Especificações de trabalho

Importância da descrição do trabalho

As descrições de cargos geralmente são essenciais para o gerenciamento de pessoas nas organizações. As descrições de cargos são necessárias para o recrutamento, para que gerentes e candidatos possam compreender a função. As descrições de cargos são necessárias para a maioria das pessoas no trabalho.

Uma descrição de cargo define a função e a responsabilidade de uma pessoa.

Sem uma descrição de cargo, geralmente é um desafio para uma pessoa se comprometer adequadamente ou ser responsabilizada por uma função.

Isto é especialmente verdade em grandes organizações. As descrições de cargos melhoram a capacidade de uma organização de gerenciar pessoas e desempenhar funções das seguintes maneiras:

  • Esclarece as expectativas do empregador para o funcionário,
  • Fornece a base para medir o desempenho no trabalho,
  • Fornece uma descrição clara da função dos candidatos a empregos,
  • Fornece uma estrutura e disciplina para a empresa compreender e estruturar todos os cargos e garantir que as atividades, deveres e responsabilidades necessários sejam cobertos por um cargo ou outro,
  • Fornece continuidade dos parâmetros de função, independentemente da interpretação do gerente,
  • Permite que os sistemas de remuneração e classificação sejam estruturados de forma justa e lógica,
  • Impede a interpretação arbitrária do conteúdo e dos limites da função por parte do funcionário, do empregador e do gerente,
  • Fornece ferramenta de referência em questões de disputa entre empregado/empregador,
  • Fornece ferramenta de referência para questões disciplinares,
  • Fornece referências importantes para a formação e áreas de desenvolvimento,
  • Fornece pontos de referência neutros e objetivos (em oposição a subjetivos ou arbitrários) para avaliações, análises de desempenho e aconselhamento,
  • Permite a formulação de requisitos de conjunto de habilidades e comportamento por teste,
  • Permite que a organização estruture e gerencie funções de maneira uniforme, aumentando assim a eficiência e a eficácia do recrutamento, treinamento e desenvolvimento, estrutura organizacional, fluxo de trabalho e atividades, atendimento ao cliente, etc.,
  • Permite que funcionários e gestores tenham uma visão factual (em oposição à instintiva) na progressão na carreira e planejamento de sucessão.

Limitações das descrições de cargos

Descrições prescritivas de cargos podem ser vistas como um obstáculo em determinadas circunstâncias:

  • As descrições de funções podem não ser adequadas para alguns gestores seniores, uma vez que deveriam ter a liberdade de tomar a iniciativa e encontrar novas direções frutíferas;
  • As descrições de funções podem ser demasiado inflexíveis numa organização em rápida mudança, por exemplo, numa área sujeita a rápidas mudanças tecnológicas;
  • Outras alterações no conteúdo do cargo podem fazer com que a descrição do cargo fique desatualizada;
  • O processo de criação de descrições de cargos de uma organização pode não ser o ideal.

Diferença entre descrição de cargo e especificação de cargo

O a descrição e a especificação do trabalho são duas partes integrantes da análise do trabalho. Eles definem um trabalho completamente e orientam tanto o empregador quanto o empregado sobre como proceder recrutamento.

Descrição do trabalhoEspecificação de trabalho
Uma descrição do cargo lista deveres, responsabilidades, relações de subordinação, condições de trabalho e responsabilidades de supervisão.A especificação de trabalho é uma lista de “requisitos humanos” de um trabalho, a educação, habilidades, experiência, personalidade exigidas e assim por diante.
A descrição do trabalho contém o título do trabalho, local do trabalho, resumo do trabalho, natureza e objetivos de um trabalho, tarefas e deveres a serem executados, condições de trabalho, máquinas, ferramentas e equipamentos a serem usados em um trabalho.A especificação do trabalho contém educação, experiência, treinamento, julgamento, iniciativa, esforço físico, habilidades de comunicação, características emocionais e demandas sensoriais incomuns, como visão, olfato e audição.
O principal objetivo da descrição do cargo é coletar dados relacionados ao cargo para anunciar um determinado cargo.O principal objetivo de uma especificação de cargo é analisar se os candidatos são elegíveis para se candidatar a uma determinada vaga ou não.
Ajuda a atrair, direcionar, recrutar e selecionar o candidato certo para o cargo certo.Ajuda a recrutar uma equipe de uma organização para entender que nível de qualificações, qualidades e conjunto de características devem estar presentes em um candidato para torná-lo elegível para a vaga.
Ele esclarece o que os funcionários devem fazer se forem selecionados para aquela vaga específica.A especificação do trabalho fornece informações detalhadas sobre qualquer trabalho, incluindo responsabilidades do trabalho, habilidades técnicas e físicas desejadas, capacidade de conversação e muito mais.
Também esclarece quem reportará a quem.Ajuda a selecionar o candidato mais adequado para um determinado cargo.
A descrição do trabalho trata da execução de funções.Enquanto a especificação do trabalho tem tudo a ver com a educação e qualificação do funcionário antes de seu recrutamento.
As descrições do trabalho são o que se espera fazer e o que está envolvido no trabalho.As especificações do trabalho são o que é necessário para fazer o trabalho.

Descrição do trabalho O que fazer e o que não fazer

Antes de escrever uma descrição de cargo, aqui estão algumas dicas úteis a serem consideradas:

FAZER:

  • Consulte o Guia de Redação de Descrição de Cargo
  • Participe de um workshop de descrição de cargos
  • Use um estilo factual e impessoal ao escrever a descrição do cargo
  • Baseie a descrição do cargo nas necessidades do departamento
  • Escreva uma descrição de trabalho precisa, concisa e completa
  • Use frases completas
  • Mantenha a estrutura das frases o mais simples possível, omitindo palavras desnecessárias que não contribuam com informações pertinentes.
  • Comece cada dever/tarefa com um verbo de ação (veja a lista na página 8).
  • Seja consistente ao usar termos como “pode” e “ocasionalmente”. (Devem ser usados para descrever tarefas realizadas de vez em quando ou tarefas que apenas alguns funcionários realizam.)
  • Consulte os cargos em vez dos titulares, ou seja, “Reporta-se a_______ Gerente” em vez de “Reporta-se a Mary Smith”.
  • Seja preciso. Isto é fundamental para uma precisão avaliação de emprego e análise.
  • Concentre-se em atividades críticas.
  • Use uma sequência lógica na descrição de deveres e responsabilidades (primeiro a responsabilidade principal, seguida pelas funções correspondentes)
  • Ligue para seu analista de remuneração para obter orientação.

NÃO:

  • Use a forma narrativa ao escrever uma descrição de cargo.
  • Baseie o conteúdo da descrição do cargo nas capacidades, habilidades e interesses do titular
  • Escreva a descrição do cargo com base na classificação de cargo desejada.
  • Escreva a descrição do trabalho como um guia passo a passo sobre como fazer o trabalho.
  • Inclua tarefas menores ou ocasionais que não sejam exclusivas de um trabalho específico.

4 etapas para escrever descrições de cargos

As etapas a seguir são necessárias para escrever ou preparar uma descrição de cargo;

1. Comece com uma análise de trabalho

A redação da descrição do cargo normalmente é precedida por uma análise do cargo.

A análise de cargo é um estudo do cargo ou função que ajuda o empregador a identificar e descrever as funções essenciais de um cargo e as competências, conhecimentos, habilidades e habilidades necessárias para cumprir as funções.

2. Identifique funções essenciais em vez de funções marginais

o próximo passo é identificar as funções essenciais do trabalho, o propósito do trabalho e a importância das funções reais do trabalho para atingir esse propósito.

Em avaliando a importância das funções de trabalho, considere, entre outras coisas, a frequência com que uma função é executada, a quantidade de tempo gasto na função e as consequências se a função não for executada.

Ao definir as funções essenciais de um trabalho, é importante distinguir entre métodos e resultados.

Embora funções essenciais precisem ser executadas, muitas vezes elas não precisam ser executadas de uma maneira específica.

3. Cubra as áreas principais

As descrições de cargos descrevem o cargo e não o indivíduo que o ocupa. São narrativas escritas dos principais deveres e responsabilidades de um cargo ou função.

A descrição do cargo também indica os resultados esperados de qualquer pessoa no cargo. Existem muitos formatos usados na preparação de descrições de cargos.

Normalmente, as principais áreas a serem incluídas são:

  • Cargo,
  • Relatórios de posição para (cargo do gerente de linha, localização e gerente funcional),
  • Resumo do objetivo do trabalho (de preferência uma frase),
  • Principais responsabilidades e responsabilidades (ou deveres normalmente de 8 a 15 pontos numerados)
  • Indicadores de Dimensões/Território/Âmbito/Escala (as áreas a que se estendem as responsabilidades e a escala de responsabilidades – pessoal, clientes, território, produtos, equipamentos, instalações, etc.),
  • Horas de trabalho
  • Data e outras referências internas relevantes,

4. Escreva em um estilo simples

As descrições de cargos devem ser escritas em frases breves e claras. Vejamos o exemplo de descrição do cargo;

Amostra de descrição de trabalho

Como escrever uma descrição de trabalho? (Guia completo)

Este guia fornece os princípios básicos para escrever uma descrição de cargo e cobre as seguintes seções da descrição de cargo:

  • Detalhes da posição
  • Deveres do trabalho (“O que você faz”)
  • Padrões de Desempenho (“Como você faz”)
  • Fatores de trabalho

Para instruções mais abrangentes, o Departamento de Remuneração oferece workshops de descrição de cargos para fornecer aos administradores, gerentes, supervisores e funcionários as ferramentas necessárias para escrever descrições de cargos eficazes.

Consulte a página Principal de Remuneração ou FSDP no site de Desenvolvimento Organizacional para obter as datas e horários do próximo Workshop de Descrição de Cargo disponível.

Detalhes da posição

Esta seção Detalhes do cargo contém informações gerais sobre o cargo – a classificação atual ou solicitada, cargo profissional, faixa salarial, status de isenção, nome e número do departamento, número do cargo, porcentagem de esforço, resumo da descrição do cargo, cargos comparáveis, etc.

Título de trabalho

O título provisório de um cargo deve ser baseado na função ou função principal do cargo.

Em vez disso, é importante afastar-se de títulos de cargos vagos e específicos e criar um título provisório que descreva adequadamente o nível de responsabilidade e a função do cargo. Aqui estão alguns exemplos de bons títulos provisórios e aqueles que precisam de alguma melhoria:

Descrição do trabalho: definição, importância, guia de redação da descrição do trabalho

Resumo da descrição do trabalho

O resumo da descrição do trabalho:

  • Contém 1-3 parágrafos
  • Resume os principais pontos da descrição do cargo, incluindo as principais responsabilidades, funções e deveres; requisitos de educação e experiência; e quaisquer outras informações pertinentes (ou seja, requisitos de agendamento, viagens, etc.)
  • É usado em anúncios de emprego.

Posições Comparáveis

Use esta seção para listar quaisquer cargos de departamento com função ou nível de responsabilidade semelhante. É útil para o Analista de Remuneração durante o processo de classificação e ajuda a garantir que as posições sejam classificadas de forma consistente.

Exemplo de detalhes da posição.

Guia de redação de descrição de trabalho

Deveres do trabalho

A seção Deveres do Trabalho é a base da Descrição do Trabalho. Ele transmite a complexidade, o escopo e o nível de responsabilidade de um trabalho.

Devido à importância desta seção, é importante descrever de forma precisa, concisa e completa os deveres e responsabilidades de um trabalho.

Esta seção da Descrição do Cargo é composta por três elementos principais:

Principais responsabilidades

As principais áreas de responsabilidade dentro de um trabalho ou “grupos de trabalho”. Uma descrição de cargo geralmente contém de três a cinco responsabilidades principais.

Declarações de Deveres

Frases que fornecem informações adicionais sobre as tarefas associadas à Key Accountability.

Porcentagem de tempo

Estima a parte do trabalho gasta em uma responsabilidade principal específica.

Métodos de redação de deveres de trabalho

Quando as responsabilidades do trabalho são bem escritas e organizadas, elas podem transmitir com precisão a complexidade, o escopo e a responsabilidade de um trabalho. Para auxiliar na organização e redação das Atribuições do Trabalho, foram desenvolvidos dois métodos de redação:

Método # 1:

  1. Pense no trabalho como suas principais responsabilidades ou principais responsabilidades/funções. Normalmente, um trabalho terá de 3 a 5 responsabilidades principais principais. aqui estão alguns exemplos:
    1. Administração de orçamento
    2. Suporte Executivo
    3. Coordenação de Eventos
  2. Depois de estabelecer as principais responsabilidades, gere funções de trabalho específicas associadas a cada uma. Estas são as tarefas ou deveres individuais que correspondem à Responsabilidade Principal. Por exemplo, as funções específicas de gestão orçamental podem incluir:
    1. Preparar relatórios orçamentários
    2. Analisar despesas
    3. Monitorar níveis
  3. Condense as funções específicas do trabalho em duas a três “Declarações de Deveres” concisas, começando cada declaração com um verbo de ação.

Método # 2:

  1. Faça um brainstorming de uma lista de todas as funções necessárias para realizar o trabalho. Estas são as tarefas individuais concluídas diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Abaixo está um exemplo de lista de tarefas:
    1. Organizar para catering
    2. Compor e digitar correspondência
    3. Coordenar o apoio logístico para reuniões, seminários e eventos departamentais
    4. Determinar e proteger o local do evento
    5. Faça planos de viagem
    6. Monitorar níveis
    7. Preparar relatórios orçamentários
  2. Revise a lista e agrupe as funções com base nas funções e responsabilidades específicas do cargo, também conhecidas como responsabilidades principais.
  3. Estabeleça responsabilidades principais. Para este grupo, as principais responsabilidades podem incluir coordenação de eventos, apoio administrativo e administração orçamentária.
  4. Condense os deveres específicos do trabalho em duas a três “Declarações de Deveres” concisas, começando cada declaração com um verbo de ação (veja a lista na página 8).

Aqui está um exemplo de uma seção de responsabilidade principal bem escrita e organizada em uma descrição de cargo:

Responsabilidade PrincipalCoordenação de Eventos
Declarações de DeveresCoordenar todos os eventos do Dean's Office. Isso inclui garantir o local do evento, agendar apresentadores, coordenar materiais e programas de marketing do evento, manter a lista de confirmação de presença e tomar todas as providências de catering. No evento, supervisione a equipe do evento e cumprimente os convidados.
Porcentagem de tempo15%

Para resumir, aqui estão algumas coisas a serem lembradas ao preencher a seção Deveres do trabalho da descrição do trabalho:

  • A seção Deveres do Trabalho deve conter de 3 a 5 responsabilidades principais.
  • Dê um título a cada seção de responsabilidade principal para resumir a função/papel.
  • Inclua 2 a 3 declarações de deveres concisas para cada responsabilidade principal. As Declarações de Deveres expandem essa área específica de responsabilidade e a função e complexidade do cargo.
  • Comece a Declaração de Deveres com um verbo de ação (veja a página 8 para obter uma lista).
  • Limite a listagem de Declarações de Deveres e Responsabilidades Chave ao que é necessário para realizar o trabalho.
  • Não inclua funções que não são mais desempenhadas ou que possam ser exigidas no futuro.
  • Escreva as funções em termos do que o cargo exige, não com base nas capacidades de qualquer indivíduo.
  • Determine uma porcentagem precisa de tempo que o titular deve dedicar a essa responsabilidade principal específica durante um ano.

Padrões de performance

A seção Padrões de Desempenho:

  • Transmite as expectativas do trabalho.
  • Descreve o conhecimento, as habilidades e as habilidades necessárias para ter sucesso no trabalho.
  • Ele fornece uma base para medir o desempenho.

Esta seção normalmente é preenchida pelo supervisor do departamento, gerente de contratação ou administrador designado.

Uma seção de Padrões de Desempenho está associada a cada Responsabilidade Principal, que fornece informações sobre as expectativas de desempenho daquela área de responsabilidade específica.

Aqui está um exemplo de Padrão de Desempenho para o exemplo de “Coordenação de Eventos” na Seção de Conteúdo do Trabalho:

Responsabilidade PrincipalCoordenação de Eventos
Declarações de Deveres– Coordenar eventos departamentais e programáticos.
– Proteja o local.
– Agendar apresentadores.
– Faça planos de viagem.
– Coordenar a produção de materiais de marketing do programa/evento.
– Manter lista de RSVP.
– Providenciar catering e qualquer equipamento necessário.
– Equipe do evento.
Padrões de performance– As atividades de Coordenação de Eventos deverão ser realizadas com menor supervisão.
– Deve ser capaz de definir prioridades e trabalhar sob pressão.
– Deve ser capaz de realizar múltiplas tarefas, planejando vários eventos simultaneamente.
– A capacidade de trabalhar bem com participantes internos e externos é essencial.
– Conhecimento do Microsoft Office Suite é imprescindível.

Fatores de trabalho

O Fatores de trabalho A seção da descrição do cargo descreve o conhecimento e as habilidades do cargo para funcionar com sucesso.

Os Fatores de Trabalho cobrem diversas áreas do trabalho, por exemplo, o nível de educação/experiência necessária, supervisão recebida e habilidades e habilidades analíticas exigidas para o trabalho.

A atribuição de Fatores de Cargo deve ser concluída pelo supervisor, gerente de contratação ou administrador departamental e deve refletir o nível de responsabilidade geral desse cargo.

Por exemplo, não se espera que um funcionário com classificação de Administrador seja responsável por entrevistar, selecionar e contratar alguém para um cargo de Administrador IV, mas pode ser responsável por entrevistar, selecionar e contratar um trabalhador estudante.

É importante lembrar de incluir apenas informações pertinentes ao cargo e não específico para as habilidades, experiência e educação do titular.

A seguir estão todos os fatores de trabalho listados em uma descrição de trabalho e exemplos de respostas:

Nível mínimo de educação exigidoBacharelado
O nível mínimo de experiência é necessário.

Todas as qualificações listadas devem estar relacionadas ao trabalho.
São preferidos três anos de experiência relevante em administração, marketing e/ou planejamento de eventos.
A quantidade de supervisão recebida pelo funcionário

Qual é a classificação do cargo e o cargo profissional do supervisor?
Como e em que medida o trabalho do funcionário é verificado?
Note-se a distinção entre formação inicial ou especial e supervisão contínua.
O titular se reporta ao Diretor Adjunto.

Após a orientação inicial, o titular receberá orientação geral do diretor assistente, mas espera-se que desempenhe funções e responsabilidades de forma independente.
A habilidade analítica necessária.

Qual a complexidade da padronização das tarefas executadas?
O trabalho exige excelentes habilidades analíticas e de comunicação, pois os relatórios estatísticos e financeiros são essenciais para esta posição.
AMBOS o nível e o volume do orçamento (valor em dólares) da responsabilidade/prestação de contas financeira

A extensão da responsabilidade do funcionário no cálculo e verificação dos números; juntando informação; digitação de requisições ou documentos orçamentários; monitorar ou analisar despesas; preparar relatórios; aprovar compras; planejar e autorizar departamentos ou orçamentos de subvenções, etc.
O titular é responsável pelo gerenciamento dos orçamentos dos eventos.

Isto inclui colaborar no desenvolvimento do orçamento, monitorizar e aprovar despesas orçamentais e analisar relatórios estatísticos e financeiros.

O orçamento para um único evento pode variar de $5.000 – $50.000.
O impacto das ações realizadas por esta posição

Quais são os resultados prováveis de erros inadvertidos ou erros de julgamento, interpretação ou exercício de responsabilidade?
Eventos mal executados podem resultar numa imagem negativa da Escola e da Universidade ou potencialmente perder oportunidades de financiamento.
TANTO a diversidade como a complexidade da supervisão exercida

Liste a classificação profissional e os cargos daqueles diretamente treinados e/ou supervisionados por essa pessoa.
Este cargo não é responsável pela supervisão de quaisquer cargos de pessoal.
O escopo do recursos Humanos impacto desta posição

Explique as funções de supervisão de outros funcionários na contratação, demissão, promoção, avaliação, aumento de salários, etc.
A posição carrega responsabilidade de “liderar”?
Explique como e até que ponto o funcionário verifica o trabalho dos outros.
Ocasionalmente responsável por entrevistar possíveis candidatos e fornecer informações no processo de contratação.
AMBOS o nível e a natureza dos contatos INTERNOS

Quais, se houver, os departamentos universitários fazem o contrato atual.
Por que razão são feitos estes contactos e com que frequência?
O titular tem contato regular com funcionários e professores universitários de nível sênior, como reitores, diretores, administradores seniores, etc.

Além disso, o titular mantém contacto com diversas áreas da Universidade, incluindo Universidade Comunicações de marketing, Avanço Institucional, Escritório de Eventos Especiais, etc.
TANTO o nível como a natureza dos contactos EXTERNOSOs contatos externos incluem outros funcionários de faculdades e universidades e representantes do governo e da indústria.

Descrição do trabalho Verbos de ação

AcomodarComunicarRascunhoInterfaceRecrutar
AlcançarCompilarEditarInterpretarReduzir
AdquirirCompletoEliminarEntrevistaRegular
EndereçoComporAplicarInvestigarRelatório
AjustarCalcularEstabelecerEmitirPesquisar
AdministradorCondutaAvalieElevadorResolver
ConselhoConferirExecutarManterAnálise
distribuirConsolidarExpandirGerenciarAgendar
AnalisarConstruirExplorarMonitorSearch
AplicarConsultarFacilitarMotivarSelecione
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