Processo de planejamento: 8 etapas para criar um plano eficaz

Processo de planejamento: 8 etapas para criar um plano eficaz

A criação de um Plano Eficaz envolve um ciclo abrangente e sistemático de 8 etapas que devem ser mantidas para estabelecer metas eficazes e planos para os funcionários da organização.

Para criar um plano eficaz, você precisa questionar os pontos fortes e fracos da organização e envolve tomando uma decisão sobre as formas e meios desejados para alcançá-los.

Normalmente, os mesmos passos são seguidos pelos gestores em todos os casos de planejamento. Todas essas etapas realizadas em série resultam em um processo de planejamento.

Um processo de planeamento eficaz parece orientado para o futuro, abrangente, sistemático, integrado e negociado. Os planos menores são normalmente mais simples e, portanto, algumas etapas podem ser facilmente executadas.

8 etapas do processo de planejamento eficaz são;

  1. Estar ciente da oportunidade
  2. Definir objetivos ou metas
  3. Considerando as instalações de planejamento
  4. Identificando alternativa
  5. Comparando alternativas à luz dos objetivos almejados
  6. Escolhendo uma alternativa
  7. Formulando planos de apoio
  8. Numerando planos fazendo orçamentos

Estas etapas são descritas abaixo;

Processo de Planejamento - Crie um Plano Eficaz em 8 Etapas

  1. Estar ciente das oportunidades

Etapas do Processo de Planejamento - Estar Ciente das OportunidadesConsciência das oportunidades no ambiente externo e interno na organização é o verdadeiro ponto de partida para o planejamento.

Nesta fase, os gestores tendem a criar uma base a partir da qual desenvolverão os seus planos para o próximo período de planeamento.

Esta fase de sensibilização é considerada por alguns gestores como um precursor do processo de planeamento propriamente dito, em vez de o considerar como uma parte real do processo.

  1. Estabelecendo Objetivos

Etapas do processo de planejamento - estabelecimento de objetivos

Estabelecer objetivos específicos é o segundo passo do planejamento. Isto envolve a determinação de metas ou objetivos para a empresa como um todo e, em seguida, para cada nível e unidade subordinada.

A consciência das oportunidades no contexto dos pontos fortes e fracos ajuda a estabelecer uma meta razoável e a elaborar uma declaração de ação.

O estabelecimento de objetivos envolve a determinação dos mesmos para a empresa como um todo e para cada nível ou unidade subordinada.

Muitas organizações, por exemplo, consistem em divisões, cada uma das quais dividida em departamentos que, por sua vez, podem conter subsistemas adicionais, tais como comités e grupos de trabalho.

Os gestores são, portanto, obrigados a desenvolver uma rede elaborada de planos organizacionais para atingir os objetivos globais da sua organização.

O planejamento abrangente para ser eficaz requer que os gerentes em cada subsistema de sua organização; envolvidos no processo de planejamento.

Os objetivos que nortearão o rumo da organização nos próximos anos devem ser claros, concisos e específicos.

Os objetivos da empresa atuam como uma direção para os planos principais, que, ao refletir esses objetivos, definem o objetivo de cada departamento principal.

Os principais objetivos do departamento, por sua vez, controlam os objetivos do departamento subordinado e assim por diante.

Em outras palavras, os objetivos formam uma hierarquia.

  1. Instalações em desenvolvimento

Etapas do processo de planejamento - instalações de desenvolvimento

O terceiro passo na sequência lógica do planeamento é o estabelecimento das premissas ou pressupostos sobre os quais as declarações de acção são construídas. A igualdade e o sucesso de qualquer plano dependem da igualdade dos pressupostos em que se baseia. Mesmo uma suposição errada pode produzir uma decisão ruim ou irrealista.

Estas suposições referem-se, na verdade, ao ambiente em que o plano será executado. É muito importante que todos os gestores envolvidos no planejamento tendam a concordar com as premissas.

O princípio principal das premissas de planejamento é que quanto mais profundamente os indivíduos encarregados do planejamento compreenderem e concordarem em utilizar premissas de planejamento consistentes, mais coordenado será o planejamento empresarial.

A previsão desempenha um papel importante na promessa. Usando previsões, as organizações tentam responder a várias questões sobre expectativas futuras e declarações de ação.

A previsão pode ser feita com base na experiência e expectativa pessoais ou em pesquisa empírica sistemática.

Os gestores baseiam as suas previsões em ambos os casos em suposições. “Premissas”, de acordo com Dunham e Pierce”, portanto, envolvem prever o que provavelmente acontecerá dentro e fora de uma organização.

As previsões entram na formulação de declarações de ação para orientar a organização no futuro. Existem dois tipos de previsões.

Um tipo envolve prever as consequências de um curso de ação planejado. Este tipo ajuda os gestores a compreender o que uma organização pode esperar alcançar como resultado de um curso de acção planeado.

O segundo tipo de previsão ajuda os gestores a fazer previsões sobre eventos ambientais susceptíveis de afectar o movimento de uma organização no sentido de alcançar os seus objectivos.

Essas previsões são feitas para gerar informações para o desenvolvimento de suas declarações de ação. A premissa é baseada neste segundo tipo de previsão.

  1. Determinando Cursos Alternativos

Etapas do Processo de Planejamento - Determinação de Cursos AlternativosO quarto passo é procurar e descobrir cursos de acção alternativos, especialmente aqueles que não são imediatamente aparentes.

Nesta fase, os gestores decidem como passar da sua posição atual para a posição futura decidida.

Dificilmente existe um plano para o qual não existam alternativas razoáveis. Verifica-se também com frequência que uma alternativa não considerada óbvia revela-se a melhor.

Encontrar uma alternativa normalmente não é o problema. Reduzir o número de alternativas para analisar e descobrir a melhor é o problema.

Há um limite para o número de alternativas que podem ser examinadas minuciosamente, mesmo com técnicas matemáticas e computacionais.

Para isso, um gerente geralmente recorre à pesquisa, experimentação e experiência para identificar e desenvolver vários cursos de ação possíveis.

  1. Avaliando Cursos Alternativos

Etapas do Processo de Planejamento - Avaliação de Cursos AlternativosUma vez identificados cursos de acção alternativos, após procurar cursos alternativos e examinar os seus pontos fortes e fracos, estes devem ser avaliados à luz de quão bem cada um ajudaria a organização a atingir os seus objectivos.

A avaliação de alternativas também inclui a determinação dos custos e dos efeitos esperados de cada uma.

Um curso pode parecer o mais lucrativo, mas pode exigir um grande envolvimento de dinheiro com um retorno lento. Outro curso pode parecer menos lucrativo, mas pode ser menos arriscado.

Ainda assim, outro caminho pode servir melhor aos objetivos de longo prazo da empresa.

A avaliação pode ser difícil devido à incerteza sobre o futuro, a vários factores intangíveis e a premissas imprecisas por detrás dos planos. Diversas técnicas podem ser utilizadas pelos gestores nesta etapa.

É nesta etapa do processo de planejamento que a pesquisa operacional e as técnicas matemáticas e de computação podem ser aplicadas principalmente.

  1. Selecionando um curso

Etapas do processo de planejamento - seleção de um cursoDepois de identificar as alternativas e considerar cuidadosamente os méritos de cada uma, os gestores terão agora de adoptar um plano e seleccionar um curso de acção.

Um plano é adotado neste momento e é, portanto, o verdadeiro ponto de tomada de decisão. Dois ou mais cursos podem parecer aconselháveis ​​em análises e avaliações ocasionais de cursos alternativos.

Os gestores podem decidir seguir vários cursos em vez de um melhor curso.

  1. Formulando Planos Derivativos

Etapas do Processo de Planejamento - Formulação de Planos DerivativosO planejamento não se completa quando se toma uma decisão com a adoção de um plano geral. Portanto, um sétimo passo está envolvido.

Muitas vezes, os gestores ainda precisam de desenvolver um ou mais planos de apoio para reforçar o seu plano básico e explicar os muitos detalhes envolvidos na concretização de um plano principal mais amplo.

Fica claro, portanto, que os planos derivativos são essencialmente necessários para apoiar o plano básico ou geral. Normalmente, existem dois tipos de planos derivados ou de suporte.

A primeira envolve mudanças nos planos de apoio existentes. Estes são planos derivados que têm estado em uso, mas que agora necessitam de modificação para suportar um novo plano.

“O segundo tipo de plano subsidiário envolve a criação de um novo plano de apoio.

Se, por exemplo, uma organização convertesse uma fábrica de uma linha de montagem tradicional para uma que utilizasse um sistema de produção totalmente automatizado e integrado em computador, os gestores necessitariam de um novo plano de apoio para formar os funcionários na utilização do novo equipamento.

Eles precisariam de outro novo plano de apoio para a manutenção do novo equipamento.

  1. Numeração de Planos por Orçamento

Etapas do Processo de Planejamento - Numeração de Planos por OrçamentoQuando as decisões são tomadas e os planos são definidos, o passo final para lhes dar significado é quantificá-los com números, convertendo-os em orçamentos.

Os orçamentos são por vezes designados por programas enumerados e são mais comummente expressos em termos de dinheiro. Mas também podem ser expressos em horas trabalhadas, em unidades vendidas ou em qualquer outra unidade mensurável.

Uma empresa normalmente tem orçamentos globais que representam o total de receitas e despesas, com os consequentes lucros ou excedentes.

Cada departamento da empresa ou organização pode ter seus orçamentos, comumente de despesas e dispêndios de capital, que compõem o orçamento geral.