Controle de caixa significa gerenciar e monitorar políticas de crédito e cobrança, alocação de dinheiro e políticas de desembolso, políticas de contas a pagar e o ciclo de faturamento.
O Controle de Caixa é uma parte importante do negócio, pois é necessário para o gerenciamento adequado do caixa, monitoramento e registro do fluxo de caixa e análise do saldo de caixa.
O dinheiro é o ativo líquido mais importante do negócio. Uma empresa não pode prosperar e sobreviver sem o controle adequado sobre o dinheiro.
Na contabilidade, o dinheiro inclui moedas; moeda; depositou instrumentos negociáveis, como cheques, saques bancários e ordens de pagamento; valores em contas correntes e de poupança e certificados de depósito à vista.
Um certificado de depósito (CD) é um depósito remunerado que pode ser sacado de um banco à vontade (CD à vista) ou em uma data de vencimento fixa (CD por tempo).
O dinheiro inclui apenas CDs à vista que podem ser sacados a qualquer momento sem aviso prévio. O dinheiro não inclui selos postais, notas promissórias, CDs de tempo ou notas a receber.
Uma empresa mantém dois tipos de contas de caixa em seus contabilidade geral – dinheiro e trocos. Mas no balanço, os saldos dessas duas contas são apresentados juntos como caixa.
Já que a maior parte transações de uma empresa são transações em dinheiro, o dinheiro é considerado um ativo líquido importante.
O uso indevido de dinheiro pode acontecer facilmente por roubo ou por descuido.
As etapas do controle de caixa são;
- As transações em dinheiro de uma empresa devem ser contabilizadas adequadamente para saber fluxo de caixa e saldo de caixa.
- A suficiência de caixa deve ser garantida nas datas de vencimento das notas a pagar.
- O dinheiro ocioso deve ser mínimo porque o investimento adicional em dinheiro gera mais receitas.
- As perdas causadas por apropriação indébita e falsificação devem ser controladas e interrompidas.
A necessidade do controle de caixa é muito clara e tem muitos lados. Uma empresa não pode sobreviver sem fluxo de caixa relacionado ao tempo e gerenciamento de caixa adequado.
Nesta fase são discutidos os recebimentos de caixa, o controle e o controle de desembolsos de caixa.
Controle de recebimentos de caixa
Uma empresa pode receber o dinheiro do produto da venda imediatamente após a venda ou em um intervalo de alguns dias ou semanas.
Um funcionário do caixa registra os recebimentos de dinheiro imediatamente e os lança na caixa registradora.
Se os recebimentos de dinheiro das vendas à vista forem registrados na caixa registradora na presença dos clientes, é quase certo que o caixa registrou um valor correto de dinheiro na caixa registradora.
No encerramento do dia, o contador reconcilia o saldo da caixa registradora com o da fita da caixa registradora ou do extrato do computador (para a caixa registradora em questão).
Posteriormente, quando um cheque é recebido para venda, o contador o registra imediatamente nos livros contábeis. Uma empresa recebe dinheiro por meio de cheques de clientes após o término de um determinado período.
Ciclo de recebimentos de caixa da venda de mercadorias de uma empresa é a seguinte:
Embora o sistema de controlo de recebimentos de caixa de todas as empresas não seja semelhante, os seguintes princípios são geralmente seguidos por todos.
- Os recebimentos de caixa são contabilizados logo após a ocorrência. Porque na maioria dos casos o roubo de dinheiro acontece antes do registo do dinheiro. A detecção de apropriação indébita de dinheiro torna-se mais fácil se os recebimentos de dinheiro forem registados atempadamente.
- O dinheiro deve ser depositado no banco logo após o recebimento. A coleta de dinheiro no final do dia pode não ser depositada no banco no mesmo dia devido ao horário bancário. Nesse caso, deverá ser depositado no dia seguinte, durante o horário comercial, para evitar apropriação indébita de dinheiro.
- A pessoa que recebe dinheiro não deve ser autorizada a registar recebimentos de dinheiro no registo contabilístico. Algum outro assistente de contas deve fazer este trabalho.
- O destinatário do dinheiro não deve ser autorizado a desembolsar dinheiro. Este trabalho deve ser feito por outra pessoa. Esta medida de controlo é possível em todas as empresas, excepto nas muito pequenas.
Controle de desembolsos de caixa
Uma empresa deve ter controle adequado sobre os desembolsos de caixa. Uma empresa empresarial liquida a maioria das transações em dinheiro por meio de cheques.
Por esse motivo, o controle interno do pagamento em dinheiro está relacionado aos cheques e à autorização de pagamento em dinheiro. Num sistema de controlo de desembolsos de dinheiro, são seguidos princípios de segregação de responsabilidades profissionais.
Alguns princípios básicos de pagamentos em dinheiro são mencionados abaixo:
- Todos os pagamentos deverão ser feitos em cheque ou dinheiro em espécie. Os pagamentos devem ser aprovados e cada pagamento deve ser registrado. Muitos varejistas pagam em dinheiro pela devolução da mercadoria. Se tal política for seguida, o pagamento em dinheiro deverá ser feito após a obtenção de um comprovante de pagamento para devolução da mercadoria aprovado pelo supervisor.
- Os pagamentos em dinheiro devem ser numerados em série e o poder de emissão de cheques de um funcionário deve ser limitado.
- Todo cheque deve ser assinado por duas pessoas para que ninguém possa sacar dinheiro do banco com sua única assinatura.
- A responsabilidade do trabalho deve ser atribuída de forma que o responsável pelo pagamento da conta não tenha poderes para assinar cheques. Caso contrário, poderá ser efetuado pagamento falso emitindo cheque em favor do círculo de amigos.
- A emissão de cheques deve ser comprovada por documentos aprovados.
- A pessoa habilitada a emitir cheques deve ser instruída a efetuar o pagamento exato à pessoa genuína.
- No pagamento de uma dívida, os documentos pertinentes devem ser carimbados e o cheque emitido deve conter data e assinaturas para evitar a possibilidade de pagamento repetido pela mesma cabeça.
- A responsabilidade do trabalho deve ser atribuída de forma que a pessoa que assina cheques não tenha poderes para cancelar o cheque assinado nem preparar um extrato de reconciliação bancária. Neste sistema, nenhum funcionário pode ocultar o ato de apropriação indébita de dinheiro.
- O extrato bancário mensal deve ser preparado por uma pessoa que não esteja associada de forma alguma ao trabalho de recebimento ou pagamento em dinheiro. Neste processo, erros e deficiências podem ser facilmente detectados.
- Cheques mal elaborados serão cancelados. Os cheques cancelados e considerados nulos devem ser preservados para evitar o uso indevido desses cheques no futuro.
Consideração de controle interno
A maioria das empresas mantém transações em dinheiro por meio de contas bancárias. Uma empresa deposita recibos em dinheiro em um banco, verificando a conta e efetua o pagamento de contas em cheques.
O banco envia um extrato mensal. A empresa verifica as informações e o saldo bancário apresentados nos extratos bancários com os registros contábeis da empresa.
Se for detectada alguma discrepância, ela é reconciliada através da preparação de um extrato de reconciliação bancária.