Comunicação ascendente: vantagens, desvantagens, métodos

Comunicação ascendente: vantagens, desvantagens, métodos

Os gestores nas organizações empresariais precisam de receber continuamente informações dos níveis mais baixos para acompanhar o progresso do trabalho, compreender os níveis de realização das ações planeadas e traçar estratégias em resposta aos desafios. O canal de comunicação responsável por transmitir informações para cima é chamado de comunicação ascendente.

O que é comunicação ascendente?

A comunicação ascendente é o fluxo vertical de comunicação de um nível inferior para um ou mais níveis superiores na organização. A comunicação ascendente viaja dos subordinados para os superiores e sobe na hierarquia organizacional.

Os gerentes superiores exigem informações sobre o desempenho da produção, dados de marketing, métricas financeiras e as opiniões dos funcionários de nível inferior. Os subordinados transmitem essas informações aos gestores de nível superior através de canais de comunicação ascendentes.

A comunicação ascendente segue a hierarquia organizacional, a cadeia de comando e a estrutura.

O que é comunicação ascendente?

5 categorias de informações divulgadas por meio da comunicação ascendente

Planty e Mahcaver (1952) mencionaram as seguintes categorias de informação que geralmente passam pelo canal ascendente de comunicação:

  1. Progresso dos projetos de trabalho atuais.
  2. Problemas graves não resolvidos e situações em que os subordinados precisam da ajuda dos superiores.
  3. Novos desenvolvimentos que surjam ou afetem a unidade de trabalho ou organização
  4. Sugestões de melhorias e inovações.
  5. Atitudes, moral e eficiência dos funcionários.

7 vantagens da comunicação ascendente

A comunicação ascendente é reconhecida como uma ferramenta vital para uma gestão organizacional eficaz e sistemática. As razões de sua importância são descritas abaixo:

Obtendo feedback

A comunicação ascendente permite que os gestores superiores recebam feedback essencial dos subordinados sobre eventos nos níveis organizacionais inferiores. Ajuda a avaliar se as directivas emitidas para reduzir o pessoal foram correctamente compreendidas e implementadas.

Além disso, fornece informações valiosas sobre as percepções dos funcionários sobre a organização e suas políticas.

Desabafando emoções

A comunicação ascendente permite que os funcionários expressem seus problemas, queixas, descontentamentos ou reações aos gerentes de nível superior. Isso permite que os gerentes resolvam os problemas prontamente e encontrem soluções satisfatórias. Mesmo que não sejam fornecidas soluções imediatas, os funcionários podem encontrar alívio expressando as suas preocupações.

Recebendo sugestões construtivas

Os gestores muitas vezes precisam de sugestões dos subordinados para enfrentar vários desafios organizacionais. A resolução colaborativa de problemas costuma ser mais eficaz do que esforços individuais.

Portanto, os gestores se beneficiam ao receber sugestões dos subordinados para resolução de problemas ou identificação das melhores oportunidades para a organização. A comunicação ascendente serve como canal para transmitir tais sugestões aos gestores de nível superior.

Tomando uma decisão

A comunicação ascendente fornece aos gerentes informações sobre o trabalho em andamento, sugestões, opiniões, moral dos funcionários e atitudes. Isto facilita a tomada de decisões informadas e pode ajudar os gestores a chegar a decisões que sejam aceitáveis ​​para os funcionários.

Motivação dos funcionários

A comunicação ascendente permite que os subordinados expressem seus sentimentos aos gestores de nível superior, proporcionando-lhes uma sensação de satisfação. Como resultado, a comunicação ascendente serve como um poderoso motivador para os funcionários.

Melhorando a Harmonia e a Coesão

A comunicação ascendente promove relacionamentos harmoniosos e coesos entre a administração e os funcionários, criando um ambiente organizacional agradável e cordial.

Gerando ideias inovadoras

Os canais de comunicação ascendentes fornecem às organizações ideias inovadoras de subordinados e funcionários da linha de frente relacionadas à melhoria dos métodos de trabalho e ao redesenho de produtos.

Em alguns casos, iniciativas como os Círculos de Controlo de Qualidade (Círculos de CQ) no Japão aproveitaram eficazmente a comunicação ascendente para alcançar avanços na produtividade.

4 desvantagens da comunicação ascendente

A comunicação ascendente está sujeita a diversas limitações que podem representar desafios em certos casos. As desvantagens da comunicação ascendente são discutidas abaixo:

Distorção

A comunicação ascendente é altamente suscetível a distorções. Muitas vezes as pessoas hesitam em transmitir factos ou informações desfavoráveis. Consequentemente, os funcionários de nível inferior podem filtrar ou reter factos desagradáveis, editando a comunicação antes que esta chegue aos gestores de nível superior.

Isto pode fazer com que a gestão superior receba informações incompletas ou imprecisas, levando a tomadas de decisões erradas ou inadequadas e à ineficiência organizacional.

Negligência

Os gestores de nível superior podem por vezes negligenciar ou ignorar a comunicação ascendente, deixando de fornecer qualquer resposta ou reconhecimento ao remetente. Esta falta de feedback pode frustrar os funcionários de nível inferior, desencorajando-os de se envolverem em comunicações ascendentes no futuro.

Bajulação

A comunicação ascendente pode perder a sua eficácia quando inclui lisonjas desnecessárias aos superiores. Funcionários de nível inferior podem se envolver em lisonjas para ganhar o favor de seus chefes. No entanto, isso pode levar os superiores a formar opiniões tendenciosas e a tirar conclusões incorretas sobre indivíduos ou situações. Esse preconceito pode afetar avaliações de desempenho e tomadas de decisão justas.

Medo da ineficiência

Os subordinados podem temer que a comunicação dos seus problemas aos superiores reflicta negativamente na sua própria eficiência e competência. Este medo pode dissuadir os colaboradores de se envolverem numa comunicação ascendente, uma vez que se preocupam com potenciais repercussões na sua carreira e imagem profissional.

5 razões para distorção na comunicação ascendente

A comunicação ascendente pode ficar distorcida por vários motivos:

Falta de confiança nos superiores

Quando os funcionários não confiam nos seus superiores para lidar adequadamente com informações desfavoráveis, eles podem reter tais informações ou apresentá-las de uma forma mais favorável. Essa falta de confiança pode levar a uma comunicação distorcida.

Para resolver isso, os superiores devem demonstrar que o feedback é usado de forma construtiva para melhoria e não para punição.

A influência do chefe na carreira

Os subordinados muitas vezes temem a influência que seu chefe exerce sobre sua progressão na carreira. Este medo pode obrigar os funcionários a distorcer os factos de uma forma que os retrate de forma mais favorável, para garantir a aprovação do seu chefe e salvaguardar as suas perspectivas de carreira.

Interesses pessoais

Alguns funcionários podem distorcer informações para atender aos seus interesses pessoais, buscando benefícios ou vantagens adicionais aos quais não têm direito. Esta distorção deliberada é motivada pelo desejo de cultivar uma imagem mais favorável dentro da organização.

Medo da perda de imagem

Os subordinados podem distorcer os factos na comunicação ascendente para evitar manchar a sua imagem positiva estabelecida dentro da organização. Quando os funcionários construíram uma forte reputação de desempenho e enfrentam uma situação que a ameaça, podem tentar ocultar factos desfavoráveis ​​para preservar temporariamente a sua imagem.

Falta de incentivo dos superiores

Os gerentes desempenham um papel crucial no incentivo à comunicação ascendente regular e sincera. Quando os gestores não fornecem apoio e incentivo adequados, os subordinados podem tornar-se relutantes e menos diligentes na sua comunicação, resultando em última análise na distorção da informação.

8 formas ou métodos de comunicação ascendente

Existem várias formas de comunicação ascendente utilizadas em organizações empresariais, com os métodos mais populares discutidos abaixo:

Reunião individual

Os subordinados têm reuniões presenciais individuais com seus supervisores imediatos ou de nível superior. Esta forma de comunicação ascendente proporciona um ambiente pessoal e confidencial para o compartilhamento de informações íntimas.

Relatório

Os funcionários podem ser obrigados a enviar relatórios detalhando o progresso do trabalho ou quaisquer assuntos relevantes dentro de sua jurisdição.

Memorando

Às vezes, os subordinados são encarregados de preparar folhas de informações concisas resumindo eventos que ocorreram em níveis organizacionais mais baixos. Eles são comumente chamados de memorandos.

Esquema de sugestões

Esta forma de comunicação ascendente incentiva os subordinados a apresentarem sugestões para possíveis melhorias nos métodos operacionais, aumentando, em última análise, a eficiência organizacional.

Procedimento de queixa

O procedimento de reclamação permite que os funcionários expressem suas opiniões, descontentamentos ou insatisfações em relação a quaisquer ações de gestão que afetem seus interesses. Essa forma de comunicação ascendente fornece uma saída para os funcionários expressarem suas preocupações.

Reunião de equipe

As reuniões de equipe proporcionam aos funcionários a oportunidade de trocar opiniões com seus superiores, facilitando a comunicação ascendente dentro da organização.

Abra a porta policia

Sob uma política de portas abertas, os funcionários sentem que as portas dos seus gestores estão sempre abertas para eles. Eles podem entrar no escritório do gerente a qualquer momento, sem hesitação, para discutir quaisquer problemas ou preocupações.

Entrevista de saída

As entrevistas de desligamento servem como uma forma de comunicação ascendente que visa compreender os motivos da decisão de um funcionário de deixar a organização.

5 maneiras de melhorar a comunicação ascendente

A comunicação ascendente desempenha um papel essencial em todas as organizações empresariais. Conforme discutido anteriormente, fornece uma ferramenta vital para planejar e controlar as operações da empresa.

Portanto, é crucial manter uma comunicação ascendente eficaz em todas as organizações empresariais. A seguir estão maneiras de torná-lo eficaz e operacional:

Encorajamento

Os gestores de níveis superiores devem encorajar activamente os funcionários subordinados a comunicar livremente sobre qualquer aspecto do seu desempenho, sentimentos, opiniões ou sugestões.

Eles devem prestar a devida atenção à comunicação ascendente e fornecer feedback regular aos seus subordinados. Isso motivará os subordinados a se comunicarem com entusiasmo.

Construção de confiança

Os gestores de nível superior devem tomar medidas adequadas para construir a confiança nas mentes dos subordinados em relação aos seus superiores.

O tratamento justo, a demonstração de respeito pelas opiniões dos funcionários, a implementação de sugestões válidas, o reconhecimento das suas contribuições, o reconhecimento público das suas realizações e a abstenção de tomar ações negativas contra as opiniões críticas dos subordinados podem motivar os funcionários de nível inferior a envolverem-se numa comunicação ascendente verdadeira e justa.

Programas Especiais

Os gestores de alto nível devem planear e implementar sistemas de comunicação especiais, tais como sistemas de tratamento de reclamações, reuniões regulares, caixas de sugestões, esquemas de recompensa para sugestões construtivas, etc.

Reuniões informais

A organização regular de reuniões informais também cria um ambiente favorável para a comunicação ascendente.

As pessoas se sentem livres e desenvolvem relacionamentos mais próximos com seus superiores, eliminando o medo e as barreiras de distância. É mais provável que os funcionários de nível inferior sejam encorajados a envolver-se em comunicação ascendente sob tais circunstâncias.

Estilo de gestão participativa

A introdução e prática de um estilo de gestão participativo permite que os subordinados participem na tomada de decisões, partilhem informações com os superiores e contribuam com as suas ideias e pensamentos para planear e resolver problemas organizacionais.

Esta abordagem expõe e utiliza as capacidades criativas dos subordinados para o benefício da organização através da comunicação ascendente.

Conclusão

A comunicação ascendente é um processo em que os subordinados compartilham relatórios de desempenho, feedback, preocupações e sugestões com seus superiores. Ajuda a promover um sentimento de pertença entre os colaboradores, permite-lhes participar na tomada de decisões e serve como mecanismo de feedback para os gestores tomarem decisões informadas.

A confiança é crucial para uma comunicação ascendente eficaz, e as organizações usam métodos como caixas de sugestões, pesquisas e interações face a face para incentivá-la.

A comunicação ascendente apoia a melhoria contínua, resolve conflitos e promove a eficiência organizacional.

Qual é o objetivo principal da comunicação ascendente?

O principal objetivo da comunicação ascendente é fornecer feedback aos superiores, informá-los sobre o progresso em direção às metas e transmitir desafios em diversas áreas do funcionamento organizacional.

Que tipos de mensagens são normalmente transmitidas por meio da comunicação ascendente?

A comunicação ascendente normalmente transmite mensagens como relatórios pessoais de desempenho, problemas ou preocupações, relatórios sobre colegas de trabalho, reações às políticas e práticas organizacionais e sugestões sobre tarefas necessárias e como elas podem ser alcançadas.

Por que a comunicação ascendente é importante tanto para gestores quanto para funcionários?

Para os gestores, a comunicação ascendente mantém-nos conscientes dos sentimentos dos colaboradores, facilita a tomada de decisões acertadas e recolhe ideias para melhorias. Para os colaboradores, promove um sentido de dignidade, proporciona uma forma de expressar sentimentos e facilita o envolvimento no processo de tomada de decisão.

Como as organizações podem facilitar a comunicação ascendente?

As organizações podem facilitar a comunicação ascendente implementando estruturas como caixas de sugestões para funcionários, pesquisas com funcionários e incentivando conversas cara a cara entre subordinados e seus superiores.

Por que a comunicação ascendente pode ser particularmente desafiadora em organizações maiores?

Em organizações maiores, as relações tendem a ser mais formalizadas e os gestores têm frequentemente responsabilidades profissionais alargadas, fazendo com que pareçam inacessíveis e levando a dificuldades em alcançar uma comunicação ascendente aberta e honesta.

Como a comunicação ascendente contribui para o sentimento de pertencimento de um funcionário a uma organização?

A comunicação ascendente permite que os funcionários expressem os seus verdadeiros sentimentos, participem nos processos de tomada de decisão e comuniquem a sua receptividade às mensagens, promovendo assim um sentido de dignidade, importância e interesse na organização.

Como a comunicação ascendente ajuda na tomada de decisões sólidas dentro de uma organização?

A comunicação ascendente fornece aos gestores insights sobre os sentimentos dos funcionários sobre seus empregos, colegas de trabalho e a organização, coleta ideias para melhoria e ajuda a organização a compreender as realizações, desafios e atitudes dos funcionários, apoiando assim a tomada de decisões informadas e sólidas.