Relatórios de cartas: significado, características, estrutura, diretriz

Relatórios de cartas: significado, características, estrutura, diretriz

Os relatórios de cartas são uma forma concisa de relatórios. Um relatório de carta é um relatório apresentado em forma de carta (Lesikar e Pettit, 2002:442). É usado principalmente para transmitir informações a pessoas de fora da organização, especialmente quando precisam ser enviadas por correio.

Componentes de relatórios de cartas

Um relatório de carta normalmente inclui os seguintes componentes:

  • Data
  • Endereço interno
  • Saudação
  • Corpo
  • Fechamento gratuito
  • Assinatura
  • Seção de referência

O relatório da carta geralmente apresenta uma linha de assunto, geralmente posicionada uma ou duas linhas abaixo da saudação. Sua extensão pode variar de duas a cinco páginas e pode servir para fins informativos ou analíticos.

Recursos de um relatório de carta

Os relatórios por carta são elaborados para problemas mais curtos que podem ser adequadamente abordados em duas a cinco páginas. Contudo, não existem regras rígidas sobre este ponto, e cartas mais longas, ou seja, 10 ou mais páginas, têm sido utilizadas com sucesso em muitos casos.

Os relatórios de cartas são normalmente escritos em um estilo pessoal, geralmente usando pronomes como eu, você ou nós para um tom mais informal.

Esses relatórios podem ser organizados em ordem direta ou indireta.

A estrutura dos relatórios por carta assemelha-se à dos relatórios mais longos.

Os relatórios de cartas normalmente terminam com uma nota de boa vontade, que deve transmitir um sentimento amigável apropriado para a ocasião.

Diretrizes para escrever um relatório de carta

  1. Comece escrevendo a data do relatório.
  2. Inclua o endereço interno do destinatário.
  3. Use uma saudação apropriada.
  4. Se o relatório da carta seguir a ordem direta, comece com uma linha de assunto. A linha de assunto consiste em palavras descritivas colocadas no topo da carta, geralmente imediatamente após ou antes da saudação. Alternativamente, você pode omitir a palavra “assunto” e os dois pontos e digitar toda a descrição do assunto em letras maiúsculas.
  5. Organize o corpo do relatório da seguinte forma: a) O primeiro parágrafo pode conter elementos como uma simpática saudação e autorização, a data, o nome da pessoa que faz a solicitação, a finalidade ou objetivo, o problema ou questões a serem discutidas, conclusões ou resultados e um layout ou plano. b) Os parágrafos intermediários devem apresentar as informações de forma objetiva, sem apelos emocionais. Incluir todos os fatos relevantes, tanto favoráveis quanto desfavoráveis, de forma neutra. Mencione fontes ou métodos e enfatize descobertas ou resultados. Use títulos, recursos visuais e frases de transição conforme necessário. c) O último parágrafo deverá proporcionar uma conclusão amigável e agradável ao relatório. Se precisar tirar conclusões ou recomendações, faça-o logo antes do último parágrafo. Se for apropriado, ofereça-se para discutir mais o assunto ou sugira uma reunião no escritório do leitor.
  6. Feche o relatório com sua assinatura de maneira cortês.
  7. Inclua referências, se necessário.

Estrutura de um relatório de carta

O Formulário de combinação de texto de carta para relatórios longos e formais inclui três partes principais: partes introdutórias (página de título, carta de autorização, carta de transmissão, reconhecimento, índice, lista de ilustrações e gráficos, resumo executivo ou resumo), o corpo do relatório (Introdução, Descrição, Conclusão, Recomendações) e Partes anexas (Lista de Referências, Bibliografia, Glossário, Apêndice, Índice).

A estrutura de um relatório pode ser organizada de três formas distintas, cada uma servindo a um propósito e contexto específicos:

Formulário de carta

Utilizado para relatórios breves e informais, o formulário da carta compreende vários componentes essenciais, incluindo título, data, endereço, saudação, corpo, encerramento complementar e assinatura.

O corpo é ainda segmentado em Introdução, onde o problema é apresentado; Achados, apresentando os resultados da investigação; e Recomendações, concluindo o corpo com sugestões de cursos de ação. Abaixo está uma representação para ilustrar a estrutura de um relatório em formato de carta.

Exemplo de relatório em formato de carta
Para: [Nome do destinatário]
De: [Nome do remetente]
Data: [Data do Memorando]
Assunto: [Assunto/Tópico do Relatório]

[Texto principal]
O texto principal do memorando fornece um relato detalhado do assunto. Começa com uma introdução, descrevendo o propósito e o contexto do relatório. Segue-se o conteúdo principal, que apresenta as conclusões, dados ou informações relevantes ao tema. O texto está organizado de forma lógica, garantindo clareza e coerência ao leitor.

Conclusão
A conclusão resume os pontos-chave discutidos no texto principal, extraindo inferências e fornecendo uma visão geral concisa dos resultados. Também pode incluir recomendações ou sugestões baseadas nas informações apresentadas.

Anexos (se houver): Documentos, tabelas, gráficos ou qualquer material complementar relacionado ao relatório.

Nota: Este é um exemplo genérico de formulário de memorando. Detalhes específicos, conteúdo e formato podem variar de acordo com os requisitos da organização e a natureza do relatório.

Formulário de Memorando

O Formulário de Memorando é um método simples para apresentação de relatórios, onde as formalidades são mínimas. Começa com a Data, seguida pelo Nome do Destinatário, Nome do Escritor e o Assunto do Relatório. Posteriormente, são apresentados o texto principal e a conclusão.

Uma amostra do formulário de memorando
[Nome da sua empresa/organização]
[Endereço da sua empresa/organização]
[Cidade (*): Estado (*) Código postal]

Data: [Data do Relatório]

Para:
[Nome do destinatário]
[Posição/Título do Destinatário]
[Nome da Empresa/Organização do Destinatário]
[Endereço do destinatário]
[Cidade (*): Estado (*) Código postal]

Prezado [nome do destinatário],

Assunto: [Assunto/Tópico do Relatório]

Introdução:
O objetivo desta carta é abordar [problema ou tópico específico]. No último [período específico], conduzimos uma investigação completa sobre [breve descrição do que foi investigado].

Descobertas:
Nossa investigação revelou os seguintes pontos-chave:
[Encontrando 1]
[Descoberta 2]
[Descoberta 3]
… e assim por diante.

Recomendações:
Com base em nossas descobertas, recomendamos os seguintes cursos de ação:
[Recomendação 1]
[Recomendação 2]
[Recomendação 3]
… e assim por diante.
Acreditamos que a implementação destas recomendações resolverá os problemas identificados e conduzirá a [resultado positivo específico].

Por favor, revise as conclusões e recomendações apresentadas neste relatório. Estamos disponíveis para discutir isso mais detalhadamente e fornecer qualquer informação adicional que você possa precisar.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

Write the names of the academic institutions, the degrees obtained, the year of passing, division or class or grade point average (GPA) earned, and the subject of study.
[Sua posição/cargo]
[Suas informações de contato: e-mail/número de telefone]

Anexos (se houver): Documentos, tabelas, gráficos ou qualquer material complementar relacionado ao relatório.

Nota: Este é um exemplo genérico de um relatório em formato de carta. Detalhes específicos, conteúdo e formato podem variar de acordo com os requisitos da organização e a natureza do relatório.

Formulário de combinação de texto de carta

Para relatórios longos e formais, é utilizado o Formulário de Combinação de Texto de Carta. Este formulário abrangente consiste em três seções principais:

Partes introdutórias

Estes incluem a página de título, carta de autorização, carta de transmissão, agradecimento, índice, lista de ilustrações e gráficos e um resumo executivo ou resumo, fornecendo uma visão geral do relatório.

Corpo do Relatório

O corpo engloba a Introdução, detalhando a autorização, finalidade, escopo, declaração do problema, hipótese, metodologia e definições; Descrição, organização e explicação dos dados coletados com tabelas, gráficos e tabelas; Conclusão, extraindo resultados com base em fatos e dados; e Recomendações, oferecendo opiniões realistas e baseadas em fatos.

Partes Anexadas

Estes compreendem a Lista de Referências, Bibliografia, Glossário, Apêndice com dados adicionais e Índice para facilitar a navegação.

Cada seção do Formulário de Combinação de Texto de Carta serve para transmitir informações detalhadas, facilitar a compreensão e fornecer uma visão abrangente do assunto, tornando-o uma estrutura versátil para relatórios extensos.

Conclusão

Os principais componentes de uma estrutura de relatório de carta incluem título, data, endereço, saudação, corpo, fechamento complementar e assinatura. O corpo do relatório está dividido em introdução, conclusões e recomendações.

Um relatório de carta pode ser organizado de três maneiras: formato de carta, formulário de memorando e formulário de combinação de texto de carta. Cada formulário possui sua estrutura única e é utilizado com base na natureza do relatório.