Carta de Pedido: Significado, Dicas, Amostras

Carta de Pedido: Significado, Dicas, Amostras

As cartas de encomenda são uma forma comum de comunicação em todos os tipos de organizações. As organizações necessitam de vários bens e serviços para apoiar as suas operações, e esses itens muitas vezes precisam ser adquiridos de outras organizações. Para garantir operações tranquilas e ininterruptas, os pedidos devem ser feitos com precisão e em tempo hábil.

Holtz (1996) define uma carta de pedido como “uma carta escrita pelo comprador ao vendedor que contém uma diretriz para fornecer mercadorias”. Thill e Bovee (1999) descrevem-na como “uma carta buscando produtos ou serviços para entrega”.

12 dicas para escrever uma carta de pedido

As cartas de encomenda representam uma das formas mais simples de solicitações diretas. Não requerem linguagem elaborada; em vez disso, apelam à comunicação clara e direta das necessidades. As diretrizes a seguir ajudarão a tornar uma carta de pedido eficaz:

  1. Indique suas necessidades de forma clara e direta. Comece as descrições de seus requisitos com frases como “Por favor, envie” ou “Por favor, envie o seguinte”.
  2. Inclua o número do pedido, pois é essencial para manter registros e facilitar a comunicação entre comprador e vendedor.
  3. Especifique a quantidade do pedido. Indique o número de unidades, conjuntos, pés, jardas, dezenas, onças, libras, toneladas, resmas, etc., que você precisa.
  4. Fornecer identificação do produto. Se disponível, inclua o número de catálogo, que é um atalho para identificar com precisão o item. Se um número de catálogo não estiver disponível, forneça uma descrição detalhada do item, incluindo tamanho, cor, materiais, peso, acabamento, qualidade e estilo.
  5. Mencione o preço do produto. Liste os preços individuais e calcule o total.
  6. Especifique o método de entrega. A menos que você tenha um acordo pré-combinado com o vendedor, indique a forma de envio, como pacote, correio, expresso, frete aéreo ou outro meio. Se necessário, inclua a rota de envio. Se a mercadoria for entregue em um endereço diferente do seu, indique o destino. Indique se as mercadorias precisam ser entregues até uma data específica e designe “entrega urgente” se for necessária remessa rápida.
  7. Descreva a forma de pagamento. A menos que você e o vendedor já tenham concordado com as condições de pagamento, descreva seu método de pagamento preferido. Explique como foi calculado o valor total e, se necessário, indique em qual conta o pagamento deverá ser cobrado.
  8. Use um formato estruturado. Apresente as informações desejadas em formato de coluna, com espaçamento duplo entre os itens, e calcule o preço total no final.
  9. Ofereça descrições detalhadas de produtos incomuns. Se os produtos não forem facilmente identificáveis em um catálogo ou anúncio, ou se não forem convencionais, forneça uma descrição abrangente. Explique a finalidade do produto e suas características únicas. Inclua informações sobre onde o produto será usado. Esses detalhes adicionais ajudarão o destinatário a compreender com precisão as suas necessidades. Se necessário, você pode até incluir desenhos dos itens necessários.
  10. Seja completo e claro. Informações incompletas ou pouco claras exigirão que o destinatário faça esforços adicionais para obter os detalhes faltantes. Isso pode levar a atrasos e mal-entendidos no atendimento do seu pedido.
  11. Encerre sua carta com cortesia e solicite uma ação específica.
  12. Guarde uma cópia da sua carta de pedido. Para garantir que seu pedido seja processado corretamente, guarde uma cópia de sua carta. Se você não receber uma resposta dentro de um prazo razoável, considere escrever ou ligar para verificar o status do seu pedido.

Seguindo essas diretrizes, você pode redigir cartas de pedido eficazes que ajudam a garantir que suas necessidades sejam atendidas com precisão e rapidez.

Modelo de carta de pedido

Smith & Sons Iluminação Solutions Inc.
Avenida da Luz, 35
Lisboa – 1500
Portugal

25 de março de 2005

Fornecimento elétrico Inc.
45, Estrada Silom
Bangkok, Tailândia

Prezados Senhores e Senhoras,

Re: Pedido de Compra nº 810

Espero que esta carta te encontre bem. Estamos escrevendo para confirmar e fazer um pedido das seguintes luminárias sob nosso pedido de compra nº 810:

QuantidadeNº de catálogoDescriçãoValor total (em euros)
8J1912Spots giratórios com 7 polegadas de diâmetro, molduras cromadas a 40€ cada€320
3J2022Lustre estilo roda de carroça de cinco luzes, acabamento em bordo com componentes de latão a € 70 cada€210
4J2218Pendentes globo de 14 polegadas com componentes brancos a 10 € cada€40
Total:€570

Solicitamos a gentileza de despachar estas luminárias via Rea Express, garantindo que cheguem até 12 de abril de 2005. Nosso pagamento será baseado nas condições de crédito estabelecidas em pedidos anteriores, que têm desconto de 2% se pagos em até 10 dias, com o valor líquido a pagar no prazo de 30 dias.

Sua atenção imediata a este pedido é muito apreciada, pois esses acessórios são cruciais para nossos projetos em andamento. Confiamos que a Electrical Supply Inc. continuará a nos fornecer produtos de qualidade e serviços confiáveis.

Inclua uma fatura detalhada com a remessa e processaremos o pagamento adequadamente.

Obrigado pela sua cooperação e esperamos receber essas luminárias em tempo hábil.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

Sir Benjamim Harrison
Gerente (Marketing)
Smith & Sons Iluminação Solutions Inc.