Carta Comercial: Objetivo, Processo, Formato

carta de negócios

As cartas comerciais devem tratar de assuntos comerciais, como compra e venda de bens ou serviços, celebração de contratos de trabalho ou reivindicação de indenização por mercadorias danificadas em trânsito. Portanto, apenas a troca de informações relacionadas a negócios na forma de carta é qualificada como carta comercial.

O que é uma carta?

Uma carta é uma mensagem escrita dirigida a uma pessoa ou organização, geralmente colocada em um envelope e enviada por correio (Oxford Advanced Learner's Dictionary). É a antiga comunicação escrita usada para trocar opiniões entre as pessoas da nossa civilização.

Uma carta é a forma mais pessoal de apresentar ideias individuais a outras pessoas para diversos fins. Gracian disse: “Uma carta é uma conversa deliberada e escrita”. Inicialmente, mensageiros pessoais o carregavam.

Após a introdução do sistema postal, cartões postais e envelopes foram utilizados para enviar mensagens por meio de cartas. No entanto, uma carta é uma mensagem escrita num formato específico dirigida a uma pessoa ou organização enviada através do sistema postal ou de um mensageiro pessoal.

Significado da carta comercial

Uma carta que contém uma mensagem relacionada a qualquer assunto comercial é chamada de carta comercial. Em outras palavras, cartas comerciais envolvem a troca de contratos de informações comerciais, recebimento ou pagamento de bens ou dinheiro, etc., entre duas ou mais empresas ou organizações comerciais. A troca de cartas entre empresários sobre comércio e comércio é conhecida como carta comercial.

11 Objetivos da Carta Comercial

Cada carta tem um propósito, que é a ideia principal que o escritor deseja transmitir. O objetivo do escritor é alcançado por meio da comunicação por carta. É claro que algumas cartas comerciais têm mais de um propósito. Geralmente, uma carta pode ter qualquer um dos seguintes propósitos ou uma combinação deles:

Para informar

As cartas comerciais são escritas para informar um empresário ou organização sobre alguma questão de interesse comercial de outro empresário ou organização. A intenção é estabelecer uma relação comercial entre eles para facilitar a troca de bens ou serviços.

A troca de informações é a base sobre a qual um relacionamento sustentável pode ser construído entre pessoas ou organizações. Assim, o objetivo central das cartas é informar uns aos outros sobre assuntos de interesse comercial.

Para instruir

Dar instruções sobre a forma de ação desejada a outra parte é um objetivo comum das cartas comerciais.

Por meio de cartas, os funcionários são orientados sobre o plano de negócios, estratégia, cursos de ação, etc. Também são utilizadas para dar instruções sobre forma de entrega, embalagem, sistemas de transporte ou outros assuntos relacionados aos fornecedores de bens ou serviços.

Para solicitar

As cartas comerciais têm como objetivo solicitar que pessoas ou organizações sigam um determinado curso de ação que o escritor deseja. As relações comerciais são relações de apoio mútuo e interdependentes.

Portanto, são feitas solicitações para estabelecer relacionamentos entre pares para obter os melhores benefícios deles. As cartas trazem solicitações pessoais à outra parte para afetar uma mudança no comportamento da organização ou da pessoa.

Indagar

Um dos objetivos das cartas comerciais é perguntar sobre os produtos a serem adquiridos, as pessoas a serem nomeadas ou as empresas às quais será concedida uma linha de crédito. Esta consulta fornece informações básicas para tomar decisões de compra e nomeação e avaliar o desempenho de uma empresa.

Remeter

Cartas comerciais são usadas para enviar dinheiro de um lugar para outro. Eles contêm os detalhes da remessa e facilitam a entrega correta.

Pedir

As cartas comerciais têm o propósito de dar ordens aos operadores para que concluam o trabalho no prazo. As cartas são um mecanismo muito popular para transmitir ordens aos subordinados de maneira conveniente.

Para aconselhar

As cartas comerciais trazem os conselhos necessários dos superiores aos trabalhadores e de uma empresa para outra. É necessário aconselhamento para obter a ação desejada da parte oposta. Ele orienta as pessoas a realizar o trabalho de acordo.

Corrigir

Os gerentes exigem comunicação frequente para corrigir pedidos ou instruções. Os trabalhadores também precisam de instruções corretivas das autoridades superiores. Qualquer atraso a este respeito causará interrupções no fluxo de trabalho. As cartas ajudam os gerentes a fornecer ordens corretivas à pessoa ou parte interessada.

Para questionar

Cartas comerciais transmitem perguntas à outra parte sobre assuntos de determinado interesse. Eles visam comunicar questões à outra parte ou pessoa para resolver pontos específicos de desacordo entre eles.

Documentar

Cartas comerciais fornecem documentação da comunicação. O objetivo da carta comercial é garantir a documentação da troca de mensagens para referência futura.

Persuadir

As cartas comerciais têm o propósito de persuadir as pessoas. Uma mensagem é desenvolvida para convencer uma determinada pessoa ou empresa a favor da posição do remetente e é transmitida por meio de cartas.

17 fundamentos de uma boa carta comercial

Uma boa carta comercial também é uma boa ferramenta de comunicação. Os especialistas prescreveram as seguintes qualidades ou fundamentos de uma boa carta comercial:

Estrutura definida

Existe uma estrutura padrão de carta comercial que é reconhecida como formato convencional por empresários em todo o mundo. Uma boa carta comercial deve aderir a essa estrutura, tornando-a atrativa e apresentável (a estrutura é exibida no final).

Concisão

A concisão é uma qualidade inevitável de toda carta comercial. Os executivos não têm tempo para ler uma carta longa. Uma carta comercial deve ser concisa em conteúdo e descrição para sua conveniência.

Relevância

O conteúdo de uma carta comercial deve se concentrar em um assunto e em sua descrição. Incluir qualquer outro assunto seria irrelevante e comprometeria o propósito da carta comercial, tornando-a contraproducente. Assim, uma boa carta comercial deve concentrar-se apenas em assuntos relevantes.

Completude

Uma boa carta comercial deve ser completa em todos os aspectos. O leitor não deve ter dúvidas sobre o assunto da carta. A carta comercial seria considerada incompleta se o leitor tivesse alguma dúvida.

Simplicidade

A simplicidade é uma virtude essencial de uma boa carta comercial, pois a mensagem da carta será facilmente compreendida com o mesmo significado codificado. Simplicidade significa usar palavras simples, frases simples e apresentar coisas complexas de maneira simplificada. Isso tornará a carta comercial um sucesso.

Clareza

O assunto da carta comercial deve ser declarado em termos claros. Isso tornará a carta inequívoca e facilmente compreendida, sem qualquer confusão. Deve-se seguir os princípios da clareza para tornar a carta clara para o leitor.

Linguagem comum

Alguns termos, palavras, estruturas de frases e estilos têm uso comum em um determinado comércio ou negócio. Uma cultura também pode ter esses tipos de palavras. Em uma boa carta comercial, deve-se usar esta linguagem comum para garantir que seja compreendida sem qualquer ambigüidade.

Cortesia

A cortesia torna os relacionamentos interpessoais ou entre empresas agradáveis ​​e favoráveis ​​à continuidade dos negócios. Portanto, uma boa carta comercial deve ser cortês com a outra parte. Deve-se seguir os princípios da cortesia para que a carta comercial seja bem-sucedida.

Neutralidade

Neutralidade é a apresentação imparcial de fatos e números. Esse tipo de apresentação torna a carta comercial mais aceitável para a outra parte, pois não prejudica a atitude de ninguém. Portanto, uma boa carta comercial deve ter neutralidade em sua mensagem.

Cordialidade

A apresentação cordial de uma mensagem em uma carta comercial ajuda a desenvolver a fé e a confiança mútuas. Também promove boas relações humanas entre as partes, o que ajuda a manter relações comerciais de longo prazo. Assim, uma boa carta comercial deve apresentar as ideias codificadas com muita cordialidade.

Correção

Erros afetam o sucesso de uma carta comercial. Eles criam uma má impressão na mente do destinatário sobre a integridade e o comprometimento do remetente. Portanto, uma boa carta comercial não deve conter erros de nenhuma forma e deve estar correta em todos os sentidos.

Não supérfluo

Uma boa carta comercial não deve conter descrições excessivas de um assunto que se pretende transmitir. Todos os exageros são contraproducentes e destrutivos para o propósito da carta. Portanto, uma boa carta comercial não deve ser supérflua.

Com propósito

A mensagem da carta comercial deve orientar o destinatário sobre o propósito da carta para obter a resposta desejada. A descrição deve estar centrada no objetivo da carta. Caso contrário, perderá o seu propósito. Portanto, uma boa carta comercial deve ser objetiva.

Unidade

A unidade torna a carta consistente e atraente. Significa que o tamanho dos parágrafos, a cronologia das descrições, as margens da carta, etc., devem ter semelhanças. Dará um aspecto agradável à carta. Portanto, uma boa carta comercial deve ter todas as qualidades de unidade.

Capture e retenha a atenção

Uma boa carta comercial deve capturar e prender a atenção do leitor até a última parte da carta. O receptor deve lê-lo de uma só vez, sem qualquer interrupção. Favorecerá a correta compreensão da carta.

Crie confiança e seja orientado para a ação

Uma boa carta comercial deve transmitir a mensagem de uma forma que desenvolva um senso de confiança na mente do leitor e o motive a agir imediatamente.

Coerência

Coerência refere-se à ordem lógica de ideias, pensamentos, raciocínios, etc. O conteúdo da carta deve ser organizado em uma ordem lógica.

Os fatos e números devem ser consistentes com o tema. Isso tornará a carta fácil de entender e compreender. Portanto, uma boa carta comercial deve ter coerência na descrição da mensagem.

7 Processo de escrever uma carta

Uma boa carta comercial também é uma ferramenta de comunicação valiosa. Os especialistas identificaram as seguintes qualidades ou fundamentos de uma boa carta comercial:

Finalidade Especificada

Uma carta comercial deve ter um propósito claramente definido. Para atingir este propósito, todo esforço de escrita deve seguir uma abordagem sistemática.

Planejando a carta

Comece cada esforço de redação de cartas com um plano bem elaborado. Determine os objetivos da carta, preveja como o leitor reagirá à sua apresentação e avalie as possíveis reações do leitor. Crie um esboço do conteúdo da carta.

Coletando fatos

Cartas comerciais transmitem mensagens intencionais construídas com fatos e números relevantes. Certifique-se de coletar essas informações de fontes confiáveis ​​e verificar sua precisão.

Analisando e organizando informações

Organize as informações coletadas sistematicamente na carta para servir à mensagem ou ao objetivo da empresa e obter uma resposta positiva do destinatário. Empregue métodos estatísticos, se necessário.

Escrevendo a carta

Lembre-se de que uma carta é uma forma de comunicação escrita, portanto siga os princípios da comunicação eficaz. Escolha uma ordem direta para situações favoráveis ou uma ordem indireta para situações desfavoráveis. Incorpore todas as qualidades ou fundamentos de uma boa carta comercial em sua escrita.

Reescrevendo a carta

Revise seu trabalho, pois uma segunda olhada geralmente leva a melhorias. Busque a opinião de pessoas relevantes e incorpore seus comentários em sua carta. Considere a aparência geral e aborde-a da perspectiva do leitor. Em seguida, faça as revisões necessárias.

Edição e apresentação do documento final

Isso marca o estágio final do processo de redação de cartas. Como a carta logo estará fora de seu controle, verifique cuidadosamente toda a ortografia, palavras, estruturas das frases e a localização dos fatos.

Certifique-se de que todos os detalhes sejam precisos e bem organizados. Quando estiver satisfeito, produza a versão impressa final da carta e envie-a ao destinatário.

9 Importância da Carta Comercial

Uma carta comercial é uma forma de comunicação trocada entre pessoas de negócios e entre empresários e seus clientes ou clientes em potencial. Cada carta comercial tem um propósito central e a ideia principal que o redator pretende transmitir.

Este propósito central pode incluir pontos de apoio relacionados ao objetivo principal. Algumas cartas comerciais têm mais de um propósito. Para atingir qualquer um desses objetivos, as cartas devem captar e reter a atenção, expor o caso de forma clara e concisa, estabelecer confiança e agir prontamente.

Dada a crescente complexidade e concorrência no ambiente empresarial actual, a importância da correspondência aumentou consideravelmente. Também reflete a imagem do negócio.

Portanto, Hagar (1987) afirmou que a carta comercial é a embaixadora dos negócios. Portanto, a carta comercial é importante e essencial para todas as preocupações comerciais. Alguns dos principais aspectos da essencialidade das cartas comerciais são discutidos abaixo:

Estabelecendo harmonia

Cartas comerciais transmitem mensagens amigáveis ​​e informações de benefício mútuo. Eles se concentram na construção de relacionamentos mutuamente benéficos que podem ser alcançados por meio de interações comerciais contínuas. Portanto, as cartas comerciais desempenham um papel vital no estabelecimento de relacionamento entre empresários e empresas.

Conduzindo comércio

As cartas comerciais são meios essenciais de troca de informações entre compradores e vendedores sobre produtos e termos comerciais. Facilitam o desenvolvimento do entendimento mútuo e a formação de contratos entre as partes. Assim, as cartas comerciais ajudam a facilitar o comércio na economia.

Criando demanda

As cartas comerciais servem como veículos eficazes para enviar apelos pessoais a clientes em potencial. A mala direta é atualmente uma ferramenta promocional altamente eficaz.

As cartas circulares também divulgam simultaneamente informações sobre produtos e apelos de vendas para um público de massa. Assim, as cartas comerciais ajudam a criar demanda por produtos no mercado.

Conduzindo comércio

As atividades comerciais são necessárias para eliminar barreiras à condução dos negócios. As cartas comerciais auxiliam as empresas comerciais a estabelecer contato com outras entidades empresariais e a superar obstáculos em suas operações. Assim, as cartas comerciais facilitam a condução eficiente dos

Montagem e distribuição de bens e serviços

Os recursos são obtidos de diversas fontes para a produção e os produtos acabados são distribuídos ao mercado por meio de diversos canais.

Fornecedores e membros do canal são selecionados, nomeados e gerenciados por meio de troca de cartas. Portanto, as cartas comerciais gerenciam todo o processo de montagem e distribuição de bens e serviços de uma empresa.

Resolução de transações e problemas

As cartas comerciais são amplamente utilizadas para liquidar transações que envolvem a troca de bens e serviços entre empresas. São também uma ferramenta eficaz para resolver problemas, facilitando a comunicação entre as partes em litígio.

Estabelecendo boa vontade/reputação

Cartas comerciais são usadas para estabelecer conexões pessoais com indivíduos e podem empregar apelos emocionais de maneira eficaz. Isto contribui para construir boa vontade e melhorar a reputação da organização entre os indivíduos contactados.

Apoio à comunicação/contato oral

A comunicação oral carece de documentação. Para fortalecer a comunicação oral e fornecer seu registro, são utilizadas cartas comerciais subsequentes. Assim, as cartas comerciais apoiam a comunicação oral, tornando-a útil e legalmente reconhecida.

Expandindo o escopo do negócio

O escopo do negócio pode ser ampliado por meio de diversos meios de comunicação, sendo as cartas comerciais um método forte e eficaz entre eles. A diversificação de negócios, a expansão do mercado e a diferenciação de produtos podem ser realizadas de forma eficaz por meio de cartas comerciais.

9 vantagens da carta comercial

As cartas comerciais são o meio de comunicação mais eficaz que estabelece contato pessoal com as pessoas e aumenta o potencial de mercado dos produtos de uma empresa. Eles oferecem diversos benefícios para todas as preocupações comerciais, com algumas vantagens discutidas abaixo:

Presença generalizada

As cartas comerciais são uma forma onipresente de comunicação que pode chegar a todos os cantos do mundo, inclusive nas casas das famílias mais conservadoras e de seus membros. Eles também podem acessar áreas estritamente confidenciais nos escritórios. Essa qualidade confere às cartas uma vantagem sobre todas as outras formas de comunicação.

Documentação

As cartas comerciais, sendo comunicações escritas, fornecem registros de todas as mensagens trocadas entre empresas.

As cartas comerciais servem como documentos legalmente válidos de trocas feitas entre empresas. Eles podem ser apresentados como prova legal em apoio a qualquer acordo comercial em um tribunal e são amplamente aceitos como documentos legais.

Credibilidade estabelecida

As cartas comerciais são documentos universalmente aceitos no mundo dos negócios e não há dúvidas sobre sua credibilidade.

Referência futura

As cartas comerciais, por serem documentos legais escritos, servem de referência para eventos futuros.

Comunicação efetiva

Cartas comerciais podem transmitir mensagens pessoais e emocionais e destacar os benefícios diretos de uma transação específica para a outra parte. Portanto, são a forma de comunicação mais eficaz.

Custo-benefício

As cartas comerciais exigem custos muito baixos em comparação com outros métodos de comunicação, o que as torna a opção de comunicação mais econômica para qualquer empresa.

Segredo

As cartas comerciais são normalmente enviadas em envelopes e endereçadas a indivíduos específicos, o que aumenta a confidencialidade da mensagem de forma mais eficaz do que outros meios de comunicação.

Necessidade reduzida de presença pessoal

As cartas comerciais estabelecem contato e relacionamentos pessoais sem a presença física dos indivíduos envolvidos na comunicação.

4 desvantagens da carta comercial

As cartas comerciais são uma forma de comunicação amplamente utilizada. No entanto, eles apresentam algumas limitações e não podem ser empregados em todas as situações. Essas limitações são discutidas abaixo:

Comunicação não de massa

Cartas comerciais não são tão eficazes quanto outros métodos de comunicação de massa para persuadir um grande público.

Inútil para analfabetos

Indivíduos analfabetos não podem ser contatados por meio de cartas, pois é uma forma de comunicação escrita.

Não é adequado para todos os locais

As cartas comerciais são transmitidas através do sistema postal, pelo que não podem ser utilizadas em áreas sem serviços postais.

Inapropriado para muitas ocasiões

Existem certas situações comerciais em que uma carta comercial pode não ser adequada, como contratação, falar em público, reuniões, investigações ou situações de assinatura, entre outras.

Diferença entre uma carta comercial e uma carta pessoal

Cartas pessoais e cartas comerciais são dois tipos diferentes de cartas orientadas para dois propósitos diferentes. Existem muitas diferenças entre os dois, que são exibidas abaixo:

Área de diferençaCarta de negóciosCarta pessoal
1. ObjetivoCarta comercial é uma comunicação
para atingir o propósito comercial
Carta pessoal é uma comunicação para alcançar, pessoal
2. EstruturaTem uma estrutura particularNão tem nenhuma estrutura específica.
3. PrincípiosSegue um conjunto de orientações
princípios
Não segue nenhum conjunto específico de princípios
4. GabineteCarta comercial pode ter anexo
de documentos.
A carta pessoal não contém anexos de documentos.
5. EstiloPode seguir qualquer um dos dois estilos: estilo direto e indireto.Segue apenas um estilo direto.
6. EscopoSeu escopo é amplo e diversificado.Seu escopo é limitado apenas a assuntos pessoais.
7. EmoçãoÉ emocionalmente neutro.É emocionalmente tendencioso.
8. CopieÉ impresso em múltiplas cópias para preservação em arquivos para referência futura e envio a outras pessoas ou escritórios relevantes.Nenhuma cópia é preparada, exceto a principal.
9. SaudaçãoSegue uma saudação específica para uma situação específica.Não possui nenhum estilo de saudação específico.
10. ConcentraçãoUma carta comercial concentra-se em apenas um assunto.Uma carta pessoal pode concentrar-se em muitos assuntos.

TítuloEndereçoSaudaçãoQuerida SaudaçãoSaudação Formal
Senador (dos Estados Unidos)The Honorable (nome completo), Senado dos Estados Unidos, Washington, DC 20510Senhor ou senhora)Meu caro senador (sobrenome)Senador (sobrenome) ou Sr. (ou Senhora) Senador
Deputado (de um estado ou país)O Honorável (nome completo), o Senado de (Estado), (capital e estado)__ Senhor ou senhora)Prezado Senador (ou Meu querido Senador) (sobrenome)Senador (sobrenome) ou Sr. (ou Senhora) Senador
Irmã (de uma ordem religiosa)Irmã (nome religioso mais iniciais de sua ordem), (endereço, cidade e estado)Minha querida irmãQuerida Irmã (nome religioso)Irmã (nome religioso)
SubtenenteSubtenente (ou Subtenente)Senhor (ou Senhora) ou Prezado Senhor (ou Prezada Senhora)Prezado Sr. (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita) (sobrenome)Senhor (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita) (sobrenome)
PapaSua Santidade o Papa, Cidade do Vaticano, ItáliaSua Santidade:Sua Santidade (ou Santíssimo Padre)
Oficial da marinha(título da categoria), (nome completo), (endereço)Senhor (ou Senhora) ou Prezado Senhor (ou Prezada Senhora)Caro Almirante (ou Comodoro, Capitão, etc.) (sobrenome)Almirante (ou Comodoro, Capitão, etc.) (sobrenome)
Sacerdote (Católico Romano)O Reverendo (nome completo mais iniciais de sua ordem), (endereço, cidade e estado)Reverendo-pai.Querido Pai (sobrenome):Pai (sobrenome) ou Pai
Príncipe (ou Princesa)Sua (Sua) Alteza Real, Príncipe(s) (nome próprio)Que agrade a Vossa Alteza Real:Senhor ou senhora):Sua Alteza Real
RabinoRabino (nome completo mais DD se aplicável)Prezado Senhor ou Prezado Rabino:Caro Rabino (ou Dr.):Rabino (ou Dr.) (sobrenome)
Representante (do Congresso dos Estados Unidos)The Honorable (nome completo), Câmara dos Representantes dos Estados Unidos, Washington, DC 20515Senhor ou senhora):Meu querido Sr. (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita) (sobrenome):Senhor (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita) (sobrenome)
Representante (de uma legislatura estadual)O Honorável (nome completo), Membro da Assembleia (ou outro nome do órgão legislativo), (capital e estado)Senhor ou senhora):Meu querido Sr. (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita) (sobrenome):Senhor (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita) (sobrenome)
Doutor (Ph.D., MD, DD, etc.)(Ph.D., MD, DD, etc.), Dr. (nome completo), (endereço, cidade e estado)P-S'Meu querido Dr (sobrenome) ou Meu Senhor Judeu (ou Minha querida Senhora)Prezado Dr. (sobrenome):Dr. (sobrenome)
Governador (de um estado)O Honorável (ou em alguns estados Sua Excelência) (nome completo), Governador de (Estado), (capital e Estado)Senhor ou senhora):Prezado Governador (sobrenome):Governador (sobrenome) ou Senhor (ou Senhora)
Juiz (incluindo Supremo Tribunal)O Honorável (nome completo), Juiz (nome do tribunal), (cidade e estado)Senhor ou senhora)Prezado Juiz (sobrenome):Juiz (sobrenome)
Rei (ou Rainha)Sua (Ela) Graciosa Majestade, Nome do Rei (Rainha)Que agrade a Vossa Majestade:Inicialmente, Vossa Majestade, depois, Senhor (ou Senhora)
prefeitoSua Excelência, o Prefeito, (cidade e estado)Senhor ou senhora)Meu caro Sr. (ou Senhora) Prefeito: ou Meu caro Prefeito, (sobrenome):Senhor (ou Senhora) Prefeito
Ministro (protestante)O Reverendo (nome completo mais DD se for o caso), (endereço, cidade e estado)Meu caro senhor (ou minha querida senhora): ou senhor (ou senhora):Prezado Sr. (ou Sra. ou Sra. ou Senhorita ou Dr.) (sobrenome)

11 partes de uma carta comercial

Uma carta comercial tem um formato específico com partes específicas. A discussão a seguir contém partes convencionais de uma carta comercial.

  1. Papel timbrado
  2. Título (Data)
  3. Endereço interno
  4. Saudação
  5. Título do assunto
  6. Referência I-iniciais
  7. Corpo da carta
  8. Fechamento gratuito
  9. Assinatura
  10. Identificação de assinatura
  11. Bloco IED
  12. I-iniciais
  13. Gabinete eletrônico
  14. Lista de distribuição D

Papel timbrado

O papel timbrado contém informações relacionadas ao nome e endereço da organização em nome da qual a carta foi escrita ou da pessoa que a escreveu. Ele fornece o nome, número de telefone, número de fax, endereço de e-mail, número de telex e monograma da empresa.

[Logotipo da sua empresa] (se aplicável)
Some feel that you, as an applicant, should list the names of three or four qualified referees, including their titles and addresses, who will be willing and able to speak on your behalf of your character and your job potential.
[Endereço da companhia]
[Cidade (*): Estado (*) Código postal]
[Número de telefone]
[Número de fax]
[Endereço de email]
[URL do site] (se aplicável)

Cabeçalho

O título refere-se à data de redação da carta. A data deve ser sempre indicada por extenso, sendo fundamental colocá-la em todas as cartas. Ele permite referência rápida no futuro, auxilia na ação imediata e facilita o arquivamento ordenado. A data inclui o dia, mês e ano. Está escrito abaixo do endereço ou do papel timbrado, deixando espaço para uma melhor aparência.

A data é digitada começando próximo à margem esquerda ou terminando próximo à margem direita, dependendo do estilo escolhido. No Reino Unido, é habitual apresentar a data na ordem dia/mês/ano, sem usar vírgulas.

Cabeçalho:
Write the names of the academic institutions, the degrees obtained, the year of passing, division or class or grade point average (GPA) earned, and the subject of study.
However, civil rights laws prohibit employers from discriminating on the basis of gender, race, religion, national origin, physical or mental disability, color, age, etc., in developed countries. Therefore, exclude any items that could encourage discrimination while you are applying to those countries only.
Some feel that you, as an applicant, should list the names of three or four qualified referees, including their titles and addresses, who will be willing and able to speak on your behalf of your character and your job potential.
[Endereço da companhia]
[Cidade (*): Estado (*) Código postal]
[Data]

Neste exemplo, você substituiria “[Seu nome]” pelo seu nome real, “[Seu cargo]” pelo cargo, “[Nome da sua empresa] pelo nome da sua empresa, [Endereço da empresa]” pelo nome da sua empresa. endereço, “[Cidade, CEP do Estado]” com a localização da sua empresa e “[Data]” com a data atual em que a carta foi escrita. O título fornece informações essenciais sobre o remetente e a data da carta.

Endereço interno

O nome e endereço do destinatário devem ser digitados em linhas separadas, como apareceriam em um envelope. Isso cria um registro na cópia, servindo para identificar a carta para fins de arquivamento. Também auxilia o funcionário externo a abordar a capa com as mesmas informações.

O endereço interno deve ser escrito abaixo da data, começando na margem esquerda, e pode ser recuado ou em bloco. Deve-se ter cuidado para se dirigir ao destinatário exatamente como ele assina suas cartas.

Sr.
Corporação ABC
Rua Principal 123
Suíte 456
Nova York, NY 10001

Título do assunto

O título do assunto é uma menção de uma linha ao tema principal da carta. É inevitável no caso de comunicação prolongada. Pode ser escrito após o endereço interno ou logo após a saudação junto com o alinhamento à esquerda ou no meio da carta. Escreva “Assunto” ou “Sub:”.

Assunto: Proposta de Estratégia de Marketing

Neste exemplo, “Proposta de Estratégia de Marketing” é o título do assunto, que fornece uma indicação clara do tema ou tema principal da carta.

Referência

A referência é a identificação da origem da carta. Contém o código abreviado do nome do departamento ou seção que está escrevendo a carta, o nome do arquivo específico, um número e o código do assunto. O objetivo da referência é permitir a vinculação das respostas com a correspondência anterior e também enviar as respostas a essas cartas ao funcionário ou departamento competente. Ajuda com referências futuras rápidas e fáceis e também na localização do documento. Por conseguinte, solicita-se aos inquiridos que mencionem a referência nas suas futuras correspondências ou respostas.

A referência é escrita logo após o título do assunto ou no corpo da carta após a saudação, junto com o título do assunto. Pode ser escrito com alinhamento à esquerda ou após um espaço do alinhamento à esquerda.

Referência: HR/2023/123
Arquivo: Benefícios a Empregados
Assunto: Solicitação de aprovação de licença de férias

Neste exemplo, “HR/2023/123” é a referência, que inclui um código abreviado para o departamento de Recursos Humanos, um ano (2023) e um identificador único (123) para o documento específico. Essa referência ajuda a rastrear e localizar o documento nos registros do departamento de RH.

Saudação

A saudação é a saudação complementar com que o escritor abre a carta. É o equivalente escrito do “Olá” coloquial.

Deve ser escrito abaixo do endereço interno, cabeçalho do assunto ou referência, deixando algum espaço, e deve começar alinhado com a margem esquerda ou ao longo da margem esquerda. Dependendo do estilo adotado, pode ou não terminar com vírgula.

“Prezado Senhor” ou “Prezada Senhora” para um homem ou mulher singular, e “Prezados Senhores” ou “Prezadas Mesdames” para se dirigir a duas ou mais pessoas, ou seja, uma empresa ou associação.

Caro Sr. Smith,

Neste exemplo, “Prezado Sr. Smith” é a saudação, usada para se dirigir ao destinatário da carta.

Corpo da carta

O corpo da carta é a descrição do assunto a ser comunicado ao destinatário da carta. O corpo contém (a) o assunto e a referência, (b) a parte inicial, (c) a parte principal e (d) a parte final da carta.

A parte inicial expressa saudação, agradecimento, reconhecimento ou referência à ação da correspondência anterior. Deve ser atraente e interessante para fazer o leitor ler toda a carta com curiosidade e esperança.

A seção principal da carta contém uma declaração clara do assunto. Deve ser breve e direto ao ponto, escrito em palavras e frases inequívocas, sinceras, simples e corretas. Os pensamentos devem ser completos e concretos.

A parte final da carta deve ser gentil, mas firme, amigável, mas contundente. Deve utilizar o endereço “você” e conter uma afirmação importante que provoque o leitor a agir.

Fechamento Gratuito

É costume terminar a carta de maneira educada, usando um fechamento elogioso. Os dois fechamentos mais comuns são “Atenciosamente” (usado apenas com Prezado Senhor/Senhor/Senhor ou Senhora) e “Atenciosamente” (usado com saudações personalizadas).

Outros estilos de fechamentos complementares são mostrados abaixo:

  • Sinceramente
  • Atenciosamente
  • Muito verdadeiramente seu
  • Sinceramente
  • Respeitosamente
  • Atenciosamente
  • Respeitosamente seu
  • Com calorosas saudações
  • Cordialmente
  • Muitas felicidades
  • Atenciosamente
  • Com os melhores votos

Exemplos:

  • Prezado Senhor – Atenciosamente
  • Prezados Senhores – Atenciosamente
  • Prezada senhora – Atenciosamente
  • Prezado senhor ou senhora – Atenciosamente
  • Prezado Sr. Leighton – Atenciosamente
  • Prezada Sra. Jackson – Atenciosamente
  • Querida Melanie – Atenciosamente
  • Caro John – Atenciosamente

Assinatura

Uma assinatura denota a confirmação do redator de que a carta lhe pertence e de que ele é responsável pelo assunto expresso na carta. É o consentimento do escritor ao assunto da carta e é uma necessidade prática.

Uma assinatura é manuscrita e contém um símbolo que representa o escritor. Deve ser legível e claro o suficiente para ser facilmente lido. A assinatura é colocada após o fechamento complementar, seja do lado esquerdo ou do lado direito, dependendo do estilo da carta.

Identificação de Assinatura

A assinatura do redator deve ser identificada com um selo oficial contendo o nome, designação, departamento/divisão/seção e organização. Na ausência de selo, todas essas informações deverão ser digitadas. Ele fornece uma identidade clara do autor da carta ao destinatário.

Bloco ED

Este bloco contém o “I” para a inicial do escritor ou comparador, do datilógrafo ou da pessoa encarregada de realizar tarefas associadas relacionadas à carta.

A carta pode ser anexada a alguns documentos, distribuída ou distribuída entre outras pessoas, departamentos ou organizações, ou uma cópia pode ser mantida em arquivo relevante. A pessoa que executa essas tarefas colocará sua inicial neste local.

“E” refere-se ao gabinete. Os nomes dos documentos anexados deverão ser escritos no final da carta. Isso informa ao leitor quais documentos acompanham a carta. Serve também como registro de que os documentos pertinentes estão devidamente anexados caso falte algum documento ao destinatário durante o manuseio da carta.

“D” refere-se à lista de distribuição. Se a carta for distribuída a diferentes pessoas, departamentos ou organizações, este é o local para escrever seus nomes.

2 formatos ou estilos de carta comercial

Existem dois estilos ou formatos populares de escrita de cartas comerciais: um é o estilo britânico e outro é o estilo americano.

Estilo Britânico de Formato ou Estilo de Carta Comercial

Seu nome
Seu endereço
Cidade, Código Postal
Data

Nome do destinatário
Posição do destinatário
nome da empresa
Endereço da companhia
Cidade, Código Postal

Prezado Sr./Sra. Sobrenome do destinatário,

[Corpo da carta]

Com os melhores cumprimentos,

[Sua assinatura]

Seu nome digitado (se aplicável)

Neste formato:

  1. Suas informações de contato são colocadas no canto superior esquerdo.
  2. A data está escrita abaixo de suas informações de contato.
  3. As informações de contato do destinatário são colocadas abaixo da data, alinhadas à esquerda.
  4. A saudação, como “Prezado Sr./Sra. Sobrenome do destinatário”, segue.
  5. O corpo da carta é escrito após a saudação.
  6. O fechamento complementar, como “Atenciosamente”, está alinhado à esquerda.
  7. Você assina seu nome no espaço entre o fechamento e o nome digitado.
  8. Seu nome digitado, se necessário, será colocado abaixo de sua assinatura.

Lembre-se de que a formatação no estilo britânico geralmente usa “Atenciosamente” quando você não sabe o nome do destinatário e “Atenciosamente” quando você sabe.

Estilo americano de formato ou estilo de carta comercial

O estilo americano, as várias partes de uma carta e suas posições são mostradas em um modelo de carta abaixo. Todas as partes começam a partir da margem esquerda.

Seu nome
Seu título (se aplicável)
Nome da sua empresa (se aplicável)
Seu endereço
Cidade (*): Estado (*) Código postal
Endereço de e-mail (opcional)
Número de telefone (opcional)
Data

Nome do destinatário
Título do destinatário
nome da empresa
Endereço da companhia
Cidade (*): Estado (*) Código postal

Prezado Sr./Sra. Sobrenome do destinatário,

[Corpo da carta]

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.

[Sua assinatura]

Seu nome digitado (se aplicável)
Seu título (se aplicável)
Gabinete (se aplicável)

Neste formato:

  1. Suas informações de contato são colocadas no canto superior esquerdo. Você pode incluir seu cargo, nome da empresa, endereço de e-mail e número de telefone, se relevante.
  2. A data está escrita abaixo de suas informações de contato.
  3. As informações de contato do destinatário são colocadas abaixo da data, alinhadas à esquerda.
  4. A saudação, como “Prezado Sr./Sra. Sobrenome do destinatário”, segue.
  5. O corpo da carta é escrito após a saudação.
  6. O fechamento complementar, como “Atenciosamente”, está alinhado à esquerda.
  7. Você assina seu nome no espaço entre o fechamento e o nome digitado.
  8. Seu nome digitado e cargo, se aplicável, são colocados abaixo de sua assinatura.
  9. Se você anexou documentos adicionais à carta, pode mencionar “Anexo” ou “Anexos” na parte inferior para indicar isso.

Este formato de estilo americano é comumente usado para correspondência comercial nos Estados Unidos.

4 perguntas frequentes sobre carta comercial

Quais são os fundamentos de uma boa carta comercial?

Uma boa carta comercial deve ter estrutura definida, concisão, relevância, integridade, simplicidade, clareza, linguagem comum, cortesia, neutralidade, cordialidade, correção, não supérfluo, propósito, unidade, capacidade de captar e reter a atenção, construção de confiança, natureza orientada para a ação e coerência.

Qual é a diferença entre uma carta comercial e uma carta pessoal?

Uma Carta Comercial é estruturada, segue princípios norteadores, pode ter anexos, pode seguir estilos diretos ou indiretos, tem amplo escopo e é emocionalmente neutra.

Em contraste, uma Carta Pessoal não tem uma estrutura específica ou princípios definidos, normalmente não tem anexos, segue apenas um estilo direto, tem um escopo limitado e é emocionalmente tendenciosa.

Como uma Carta Comercial contribui para a condução do comércio e do comércio?

As Cartas Comerciais facilitam a troca de informações entre compradores e vendedores sobre produtos e condições comerciais, auxiliam na formação de contratos e são essenciais para superar obstáculos nas operações, auxiliando na condução eficiente do comércio.

Por que a neutralidade é importante em uma carta comercial?

Neutralidade em uma carta comercial refere-se à apresentação imparcial de fatos e números. Torna a carta mais aceitável para a outra parte, pois não prejudica a atitude de ninguém, contribuindo assim para o sucesso da comunicação.

Conclusão

Uma carta comercial é um documento formal trocado entre empresas ou organizações para diversos fins comerciais, como informar, instruir e solicitar. Segue uma estrutura e princípios definidos, garantindo concisão, clareza, cortesia e correção.

A carta pode incluir várias partes, incluindo papel timbrado, endereço interno, saudação, corpo e assinatura. O processo de escrever tal carta envolve especificar o propósito, planejar, coletar fatos, analisar informações e revisar.

As Cartas Comerciais oferecem vantagens como validade jurídica, economia e comunicação eficaz, mas também apresentam limitações como inacessibilidade para analfabetos e inadequação para todos os locais. Elas diferem das cartas pessoais em estrutura, estilo, escopo e tom emocional.

Cartas comerciais formais usam formas específicas de endereço e saudação, dependendo do cargo do destinatário.

A neutralidade em uma carta comercial é crucial, pois apresenta os fatos de forma imparcial, tornando a carta mais aceitável. Estas cartas desempenham um papel vital no comércio e no comércio, facilitando a troca de informações, formando contratos e superando obstáculos operacionais.