Carta de Ajuste: Significado, Estrutura, Amostra

Carta de Ajuste: Significado, Estrutura, Amostra

O prestador de serviços ou fornecedor dos bens contra o qual é apresentada uma reclamação ou reclamação escreve cartas de ajuste. A maioria dos fornecedores deseja saber se os clientes têm motivos para reclamar. Também oferece uma oportunidade de investigar, explicar e corrigir a situação.

Desta forma, as boas relações e a boa vontade são preservadas. Receber tais reclamações também pode sugerir formas de melhorar os produtos ou serviços do fornecedor.

As cartas de ajuste podem ser positivas quando concedem um ajuste ou aceitam a reivindicação ou negativas quando não aceitam o ajuste ou rejeitam a reivindicação. A discussão a seguir ajudará a lidar com ambas as situações de forma eficaz.

Grande ajuste ou concessão de uma reivindicação

É um boletim informativo positivo. Portanto, siga uma abordagem de ordem direta, como em outras apresentações de boas notícias. Observe as seguintes diretrizes:

  • Necessidade de superar uma impressão negativa: A experiência desagradável do comprador pode focar em duas direções – na empresa e no produto ou serviço. Portanto, elimine a má impressão dando uma descrição favorável da qualidade do serviço e autenticidade da organização.
  • Apresente diretamente a decisão: Apresente a resposta diretamente. Escolha palavras para um efeito preventivo.
  • Evite a negatividade: Ou seja, evite referências negativas ao problema. Então,
    • Evite palavras que façam o leitor se lembrar da situação ruim que você está corrigindo.
    • Seu objetivo é mudar as imagens mentais do leitor.
    • Enfatize a correção do erro, não o erro em si.
  • Recuperar a confiança perdida do cliente: Apresente informações sobre a correção da forma mais convincente e positiva possível.
  • Mostre felicidade no final: Termine a carta com um comentário agradável e positivo. Adapte o fechamento ao caso específico. Evite referências negativas e não peça desculpas, pois isso lembrará os clientes da perda e os deixará infelizes.

Amostra de carta de concessão de reivindicação

Amostra de carta de concessão de reivindicação
Modelo de carta de concessão de reivindicação
[Data]

[Nome do Destinatário]
[Posição do destinatário]
[Nome da empresa destinatária]
[Endereço do destinatário]
Prezado [nome do destinatário],

Obrigado pela sua carta datada de [Data da carta recebida] sobre [problema ou dano específico]. Revisamos os detalhes e reconhecemos a validade de sua reivindicação. Faremos os ajustes necessários no próximo envio.

Após um exame minucioso dos documentos fornecidos, estamos convencidos de que a sua reclamação é genuína e justificada. É compromisso da [Nome da sua empresa] abordar e retificar prontamente quaisquer preocupações válidas, pois a satisfação de nossos clientes é de extrema importância para nós.

Temos orgulho de nosso meticuloso processo de embalagem. Cada pacote passa por uma rigorosa verificação de qualidade por nossos supervisores experientes antes do envio. Além disso, estamos em processo de introdução de máquinas de embalagem avançadas para aumentar a segurança dos nossos produtos. Estamos confiantes de que estas medidas irão melhorar a experiência dos nossos valiosos clientes.

Agradecemos a oportunidade de reafirmar nossa dedicação em atendê-lo. Estamos comprometidos em fornecer produtos e serviços de qualidade no futuro e esperamos um relacionamento comercial contínuo.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.
Write the names of the academic institutions, the degrees obtained, the year of passing, division or class or grade point average (GPA) earned, and the subject of study.
[Sua posição]
Some feel that you, as an applicant, should list the names of three or four qualified referees, including their titles and addresses, who will be willing and able to speak on your behalf of your character and your job potential.
[Endereço da sua empresa]

Carta de recusa de ajuste

As cartas recusando o ajuste das reivindicações são cartas de más notícias. Os leitores podem ficar chateados. Felizmente, a maioria das reclamações são legítimas e a maioria das empresas se esforça para fazer o que pode para corrigir qualquer dano ou erro que tenham causado. Mas às vezes as reivindicações não são bem fundamentadas.

  1. Eles podem ser baseados em informações erradas.
  2. Eles podem até se aproximar da fraude. Nessas ocasiões, é provável que a empresa diga não aos clientes. Portanto, diga não de forma clara e diplomática nesses casos. Requer o máximo esforço em estratégia e habilidades de redação. Quando chegar a hora de redigir essas más notícias, você deve abordar dois
    perguntas básicas:
    • A primeira é: qual tom contribuirá melhor para que a massagem seja eficaz?
    • A segunda questão é: que disposição da ideia principal e dos dados de apoio causará mais completamente a decepção do público?

Você pode estar lidando com alguém que está chateado com a situação e faz a reclamação. Alguém cujos filtros mentais contêm conhecimento incompleto e julgamentos tendenciosos sobre o caso.

É claro que alguns sabem que as suas afirmações são opiniões fracas e talvez tendenciosas sobre o assunto. Todos provavelmente resistirão a qualquer esforço para justificar a recusa.

Estabeleça um buffer.

O primeiro passo é deixar o público com um clima de aceitação, fazendo uma declaração mental e não controversa, intimamente relacionada ao objetivo da mensagem.

Construir o público no início só torna a decepção subsequente ainda mais dolorosa. De alguma forma, você superará a reação negativa do leitor à sua mensagem. Aqui você deve dizer não e manter a boa vontade.

Portanto, é preciso ter cuidado ao desenvolver a estratégia básica para estabelecer com sucesso um buffer. Observe o seguinte:

  1. A sua recusa deve basear-se em motivos legítimos.
  2. Você deve apresentar fatos e fazer o leitor acreditar neles.
  3. Você deve ser confiável e ético.
  4. Identifique todos os fatos do caso da maneira mais completa e clara possível. De
    é claro que eles deveriam apoiar sua recusa.
  5. Use um tópico de acordo mútuo ou um tópico mental para começar, mas continue
    o assunto das cartas.
  6. Indique a sua plena compreensão da natureza das reclamações.
  7. Evite todas as áreas de desacordo.
  8. Evite qualquer indício de sua decisão final.
  9. Coloque-se no lugar dos leitores e procure saber seus pontos de vista,
    raciocínio onde quer que possa ser logicamente suportado.
  10. Evite dizer não agora. Use um tom de sabe-tudo. Não se desculpe.
  11. Mantenha o buffer breve e direto ao ponto.
  12. Revise o caso novamente.
  13. Mantenha um tom confiante, positivo e de apoio.

Configurar motivos

As razões seguirão o buffer de forma neutra. Apresente razões para mostrar que sua decisão é justificável e justa. Cubra primeiro os pontos mais positivos e depois passe para os menos positivos. Forneça detalhes suficientes para que o público entenda seus motivos. Mas seja conciso; uma explicação longa e sólida pode deixar o público impaciente.

O que fazer:

  1. Forneça um relato preciso e factual da transação.
  2. Ofereça detalhes suficientes para mostrar a lógica de sua posição.
  3. Enfatize a maneira como o produto foi manuseado, e não a negligência do leitor.
  4. Formule a explicação para que o leitor possa antecipar a recusa.
  5. Evite confiar em políticas explicadas.
  6. Evite acusar ou pregar.
  7. Não culpe ou repreenda o leitor.
  8. Não faça o leitor parecer estúpido.
  9. Reconheça a reivindicação incidentalmente ou na linha de assunto.
  10. Expresse preocupações com o bem-estar do leitor
  11. Mostre respeito pela intenção honesta.
  12. Torne a explicação verossímil, factual e ética.
  13. Seja persuasivo
  14. Escreva de forma positiva e honesta.
  15. Insira uma breve nota de revenda após a explicação.

Apresente as más notícias

Notícias. Agora você apresenta a recusa diretamente. Então, considere os seguintes pontos:

  1. Deixe a recusa clara com palavras diplomáticas.
  2. Evite qualquer indício de que sua decisão não é definitiva.
  3. Evite palavras como rejeitar e reivindicar.
  4. A recusa deve decorrer logicamente da explicação.
  5. Faça uma contraproposta para uma declaração de compromisso ou ajuste prático em tom de boa vontade. Se desejável, um espírito de cooperação honesta seria estendido sem que isso soasse como uma penalidade.
  6. Inclua uma nota de revenda para a empresa ou firma.
  7. Enfatize o desejo de um bom relacionamento no futuro.
  8. Faça uma oferta para substituir o produto ou forneça uma peça de reposição pelo preço normal.

Positivo, amigável e prestativo próximo.

  1. Elimine qualquer referência à sua recusa.
  2. Evite qualquer pedido de desculpas.
  3. Elimine palavras que sugiram incerteza.
  4. Consulte os materiais de vendas anexos
  5. Faça qualquer sugestão de ação a ser cumprida.
  6. Termine com um comentário amigável e fora do assunto. Conte sobre o novo produto, imagem favorável da empresa

Exemplo de carta de recusa de ajuste

Modelo de carta de recusa de ajuste
[Data]

[Nome do Destinatário]
[Posição do destinatário]
[Nome da empresa destinatária]
[Endereço do destinatário]

Prezado [Sobrenome do Destinatário],
Obrigado por entrar em contato e compartilhar suas preocupações em relação à remessa recente que você recebeu. Lamentamos profundamente o inconveniente que você sentiu ao receber a mercadoria danificada. Valorizamos o feedback dos nossos clientes e apreciamos a oportunidade de abordar este assunto.

[Nome da sua empresa] está no [setor específico] há mais de [número de anos, por exemplo, “cinco décadas”]. Ao longo de nossa jornada, nos esforçamos consistentemente para manter uma reputação de excelência, qualidade e integridade. Nosso abrangente sistema de controle de qualidade garante que cada produto seja embalado com o máximo cuidado, utilizando dispositivos mecânicos de última geração para garantir precisão e proteção.

Com base nas informações fornecidas, verifica-se que a embalagem foi comprometida, resultando em danos a algumas mercadorias. No entanto, é importante observar que a remessa foi inspecionada pelo seu representante e aceita pela autoridade transportadora em seu estado entregue. Isto sugere que o dano ocorreu após o envio, provavelmente devido ao manuseio incorreto durante o transporte. Por mais que tenhamos empatia com a situação, não podemos assumir responsabilidade por danos que ocorreram fora do nosso controle.

Numa nota mais positiva, temos o prazer de informar que lançámos uma nova gama de [produtos ou equipamentos específicos, por exemplo, “equipamentos avançados de telecomunicações”]. Por favor, encontre o catálogo anexo para sua referência. Acreditamos que essas inovações beneficiarão enormemente nossos estimados clientes como você.

Valorizamos nosso relacionamento comercial e esperamos continuar servindo você no futuro.

Gimmicky : Les mots structure, décoration ou matériel utilisés dans le CV s'écartent tellement de l'habituel qu'ils rendent le CV inefficace.
Write the names of the academic institutions, the degrees obtained, the year of passing, division or class or grade point average (GPA) earned, and the subject of study.
[Sua posição]
Some feel that you, as an applicant, should list the names of three or four qualified referees, including their titles and addresses, who will be willing and able to speak on your behalf of your character and your job potential.
[Endereço da sua empresa]

Anexo: Catálogo de novos produtos.