Système de contrôle interne : définition, composants, fonctionnalités

Système de contrôle interneLe système de contrôle interne comprend un ensemble de règles, de politiques et de procédures qu'une organisation met en œuvre pour fournir une orientation, accroître l'efficacité et renforcer le respect des politiques.

Ceux-ci sont importants pour atteindre l’objectif commercial. 5 composantes d’un système de contrôle interne sont liées à l’organisation.

Qu’est-ce que le système de contrôle interne ?

La structure de contrôle interne d'une entreprise comprend les politiques et procédures établies pour fournir une assurance raisonnable que les objectifs spécifiques de l'entité seront atteints.

Dans les petites entreprises, en général, le propriétaire-dirigeant contrôle l’ensemble des activités de son entreprise par sa supervision personnelle et sa participation directe.

Par exemple;

Le propriétaire achète généralement le matériel commercial requis et d’autres propriétés.

Il nomme lui-même les salariés, conclut le contrat avec eux par discussion et surveille constamment leurs activités.

Il signe les chèques de paiement sur différentes têtes.

Puisqu’il signe tous les chèques, il peut facilement comprendre pour quels produits, actifs et services il signe.

Mais avec l’expansion des activités, la nomination d’employés et de dirigeants supplémentaires est nécessaire, et le champ d’activité s’élargit également.

Dans de telles conditions, il devient quasiment impossible pour le dirigeant d'exercer seul toutes les activités de l'entreprise pour lesquelles il doit déléguer des pouvoirs. Son contrôle global a donc tendance à diminuer.

Dans de telles circonstances, le la mise en place du contrôle interne devient indispensable.

Le système de contrôle interne diffère d’une organisation commerciale à l’autre selon la nature et la taille de l’entreprise.

Pour atteindre l'objectif d'une entreprise, la bonne exécution des activités commerciales à la lumière des lois en vigueur et des conditions socio-économiques du pays est appelée système ou structure de contrôle interne.

Le système de contrôle interne est mis en place pour éviter les erreurs et les fraudes et pour un contrôle systématique des activités commerciales.

Institut américain des comptables publics certifiés (AlCPA) dit : le plan d'organisation et l'ensemble des méthodes et mesures coordonnées adoptées au sein d'une entreprise sauvegardent son patrimoine, vérifient l'exactitude et la fiabilité de ses données comptables, favorisent l'efficacité opérationnelle et favorisent le respect de politiques de gestion préservées.

Les trois éléments du système de contrôle interne sont :

  1. Contrôle de l'environnement : L'attitude, la vigilance et le zèle au travail des administrateurs, des gestionnaires et des actionnaires se reflètent dans le contrôle environnemental.
  2. Système de comptabilité: Le système comptable désigne certaines procédures et enregistrements avec lesquels sont effectués l'identification des transactions commerciales, la classification, le résumé, la préparation des déclarations et l'analyse pour la présentation en temps opportun d'informations correctes.
  3. Procédure de contrôle : Les politiques et procédures supplémentaires adoptées par l'autorité commerciale pour garantir la réalisation de l'objectif spécifique d'une organisation commerciale sont les procédures de contrôle.

Ces procédures de contrôle sont :

  • Délégation de pouvoir appropriée,
  • Séparation des responsabilités,
  • Préparation et utilisation des documents,
  • Adoption de mesures de sécurité adéquates pour protéger les propriétés, et
  • Contrôle indépendant sur l'exécution des activités.

Un système de contrôle interne empêche non seulement la falsification frauduleuse, mais remplit également d’autres objectifs :

  1. L'organisation commerciale met en œuvre ses politiques dans le respect des lois en vigueur dans le pays.
  2. Les employés et les agents s'acquittent des responsabilités qui leur sont assignées pour accroître l'efficacité dans l'exécution du travail.
  3. Les états financiers fournissent des informations correctes et fiables pour maintenir une comptabilité appropriée.

À la lumière de ce qui précède, on peut affirmer brièvement que les politiques et plans globaux adoptés par la direction pour la bonne exécution des activités commerciales sont appelés système de contrôle interne.

5 composantes du système de contrôle interne

  1. Contrôler l'environnement

    L'environnement de contrôle constitue la base des autres éléments de toutes les autres composantes du système de contrôle interne. Valeurs morales, les compétences managériales, l'honnêteté des employés, la direction managériale, etc., sont inclus dans l'environnement de contrôle.

  2. L'évaluation des risques

    Après avoir défini l'objectif de l'entreprise, externe et interne les risques doivent être évalués. La direction détermine les moyens de contrôle des risques après avoir examiné les risques liés à chaque objectif.

  3. Les activités de contrôle

    La direction établit un système de contrôle des activités pour prévenir les risques associés à chaque objectif. Ces activités de contrôle comprennent toutes les mesures qui doivent être suivies par les employés.

  4. Information et communication

    Les informations pertinentes pour la prise de décision doivent être collectées et communiquées en temps opportun. Les événements qui génèrent des données peuvent provenir de sources internes ou externes.

    La communication est très importante pour atteindre les objectifs de gestion. Les employés doivent comprendre ce que l'on attend d'eux et comment leurs responsabilités sont liées aux activités des autres. La communication des propriétaires avec les fournisseurs extérieurs est également très importante.

  5. Surveillance

    Lorsque le système de contrôle interne est en pratique, l'organisation surveille son efficacité pour apporter les changements nécessaires en cas de problème grave.

Responsabilité du système de contrôle interne

Il est de la responsabilité générale de tous les employés, dirigeants et dirigeants d'une entreprise de suivre le système de contrôle interne.

Les trois parties mentionnées ci-dessous ont des rôles précis pour rendre le système de contrôle interne efficace :

  1. Gestion

    La mise en place et le maintien d'une structure de contrôle interne efficace dépendent principalement de la direction. Par le leadership et l'exemple ou les réunions, la direction fait preuve d'un comportement éthique et d'une intégrité de caractère au sein de l'entreprise.

  2. Conseil d'administration

    Le conseil d'administration possédant de solides connaissances pratiques donne des directives à la direction afin que les dirigeants malhonnêtes ne puissent ignorer certaines procédures de contrôle. Le conseil d'administration met fin à ce genre d'activité déloyale. Parfois, un conseil d'administration efficace ayant accès au système d'audit interne peut découvrir des fraudes et des faux.

  3. Auditeurs

    Le les auditeurs évaluent l'efficacité de la structure de contrôle interne d'une organisation commerciale et déterminer si les politiques et activités commerciales sont correctement suivies. Le réseau de communication contribue à l'exécution d'une structure de contrôle interne efficace. Et tous les dirigeants et employés font partie de ce réseau de communication.

3 Objectifs du système de contrôle interne

Le système de contrôle interne comprend un ensemble de règles, de politiques et de procédures qu'une organisation met en œuvre pour fournir une orientation, accroître l'efficacité et renforcer le respect des politiques.

Les 3 objectifs du contrôle interne sont :

  1. les rapports financiers sont fiables,
  2. des opérations efficaces et efficientes, et
  3. les activités sont conformes aux lois et réglementations applicables.

Caractéristiques d'un système de contrôle interne approprié

Un système de contrôle interne efficace comprend la planification organisationnelle d'une entreprise et adopte tous les systèmes et processus de travail pour atteindre les objectifs suivants :

  1. Protéger les actifs de l'entreprise contre le vol et le gaspillage.
  2. Assurer le respect des politiques commerciales et de la loi du pays.
  3. Évaluer les fonctions de chaque employé et dirigeant pour accroître l'efficacité des opérations.
  4. Garantir des données opérationnelles et des états financiers véridiques et fiables.

Il ne faut pas oublier qu'une organisation commerciale, qu'elle soit petite ou grande, peut bénéficier des avantages de l'adoption d'un système de contrôle interne.

La prévention des vols-pillages et du gaspillage d'actifs fait partie du système de contrôle interne.

Protection des actifs

Une organisation commerciale protège ses actifs des manières suivantes :

  1. Séparation des tâches des salariés

    La séparation des tâches des employés signifie que chaque employé se voit confier des tâches spécifiques. Le responsable du patrimoine n'est pas autorisé à tenir une comptabilité du patrimoine.

    Une autre personne tient la comptabilité de ces actifs. Étant donné que différents employés effectuent la même nature de transactions, le travail de chacun est automatiquement vérifié. La séparation des tâches des employés d'une organisation réduit les risques de vol d'actifs et, en cas de vol, la détection devient plus facile.

    Par exemple, il n'est pas possible pour un employé qui reçoit de l'argent de voler de l'argent liquide là où les encaissements sont comptabilisés.

  2. Attribuer des tâches spécifiques à chaque employé

    L'employé affecté à une tâche spécifique est tenu responsable des activités qui lui sont assignées. En cas de problème, le gestionnaire peut immédiatement identifier la personne concernée et la tenir responsable.

    Les documents perdus peuvent être facilement détectés si la tâche de tenue des registres est confiée à un employé particulier, et il devient possible de connaître le processus d'enregistrement des transactions.

    Un employé affecté à un travail particulier peut facilement fournir les informations nécessaires concernant ce travail. De plus, un employé se sent fier lorsqu'on lui confie un travail particulier et essaie de le terminer en utilisant le meilleur de ses compétences.

  3. Affectations de travail en rotation des employés

    Certaines organisations effectuent une rotation des affectations de travail des employés à intervalles réguliers pour éviter toute fraude par les employés concernés.

    En vertu de cette politique, l'employé concerné peut facilement comprendre que lors du placement de quelqu'un d'autre à sa place, sa malhonnêteté sera détectée si cela est fait. Cela garantit l’honnêteté d’un employé.

  4. Utiliser des appareils mécaniques

    Les entreprises adoptent divers dispositifs mécaniques pour éviter le vol, la destruction et le gaspillage d'actifs. Dans le cadre du système mécanique, les caisses enregistreuses, les protège-chèques, les pointeuses, les compteurs mécaniques, etc. sont utilisés comme méthodes de contrôle.

    Comme une caisse enregistreuse contient une bande de verrouillage, chaque vente au comptant est enregistrée ici.

    Le montant du chèque est inscrit sur le protège-chèque pour éviter toute altération. Les arrivées et les départs des salariés sont correctement enregistrés à l'aide d'un horodateur.

Conformité aux politiques de l'organisation et aux lois du pays

Le contrôle interne ne devient efficace que lorsque le respect des politiques organisationnelles et des lois du pays est assuré.

Pour rendre un système de contrôle interne efficace et garanti, des employés efficaces et dignes de confiance doivent être nommés.

Le démarrage efficace du système de contrôle interne dépend du temps et du travail consacrés au recrutement des salariés.

Il devrait y avoir un programme de formation pour les employés nouvellement nommés et les politiques des entreprises doivent leur être communiquées correctement.

Par exemple,

Tout décaissement en espèces doit faire l'objet d'un accord préalable de l'autorité supérieure.

Les spécifications de travail écrites quotidiennement rendent les employés responsables des manquements. « Les tâches des employés et l'exécution des politiques doivent leur être bien définies au cours de la période de formation primaire.

Dans le cas d'une société par actions, le système de contrôle interne doit être élaboré conformément à la législation du pays.

Évaluation des performances

Le système de contrôle approprié doit comporter des dispositions pour la supervision et l'évaluation des tâches assignées aux employés. L’absence d’un système d’évaluation et de supervision entrave dans une large mesure les objectifs d’une organisation commerciale.

De nombreuses organisations commerciales engagent des auditeurs internes pour évaluer et superviser le travail des employés.

Le fonctions des auditeurs internes sont d'évaluer et de superviser l'étendue des politiques et des méthodes de l'organisation suivies par les employés.

gestión de riesgos

Une organisation commerciale doit tenir à jour un dossier comptable complet et correct.

Pour assurer une bonne tenue des comptes, un personnel efficace et honnête doit être nommé et formé.

La performance des employés est évaluée à intervalles réguliers. Par les superviseurs pour s'assurer que les employés suivent les politiques de l'entreprise.

Une comptabilité inexacte ou incomplète incite les employés malhonnêtes à voler car ils peuvent facilement atténuer l'acte de vol.

Les transactions comptabilisées constituent la preuve documentaire de l'activité.

Ces preuves documentaires font partie intégrante des systèmes de contrôle interne.

Ces documents doivent être classés en série pour un contrôle pratique. Étant donné que ces documents primaires constituent la preuve documentaire des transactions d'une entreprise, leur validité doit être vérifiée de temps à autre.

Par exemple,

Les documents utilisés pour enregistrer les transactions comptables sont examinés à des fins de réaudit de l'inventaire des marchandises d'une organisation commerciale.

Lors de la tenue de la comptabilité des transactions, le comptable doit conserver les quatre documents suivants :

  1. Demande d'achat: La commande passée par les agents du service concerné au service des achats pour l'achat d'une certaine quantité de marchandises est appelée demande d'achat.
  2. Bon de commande: Avant l'achat, l'acheteur adresse une commande écrite au vendeur lui demandant d'envoyer des marchandises particulières. Cette commande écrite est appelée bon de commande.
  3. Facture/Chalan : Le vendeur envoie à l'acheteur une facture avec les marchandises vendues dans laquelle sont mentionnés les descriptions, la quantité et les tarifs des marchandises.
  4. Rapport de réception : Il s'agit d'un document d'achat préparé par un responsable du service des achats. Il est considéré comme une preuve documentaire des marchandises reçues.

Le flux des preuves documentaires des transactions commerciales et des marchandises est illustré ci-dessous par un diagramme :

Pas:

  1. Le service des demandes envoie une demande d'achat au service des achats.
  2. Le service des achats adresse un bon de commande au fournisseur, avec copie aux services de réception et de comptabilité.
  3. Le fournisseur envoie les marchandises au service de réception, où les marchandises reçues sont vérifiées par rapport au bon de commande et envoient une facture au service comptable.
  4. Le service réceptionnaire envoie les marchandises au service demandeur et envoie un rapport de réception au service comptable.
  5. Le service comptable vérifie la réception des rapports par rapport au bon de commande et à la facture et envoie un chèque de paiement de la facture au fournisseur.

Le prix des biens achetés est payé sur la base de ces quatre documents et ceux-ci sont comparés aux documents comptables.

Une entreprise ne parvient pas à payer une facture légitime sans ces documents, ou elle peut devoir payer la facture fictive ou plusieurs factures.

Une entreprise complète efficacement son système de contrôle interne en comparant les sources et les documents avec les enregistrements comptables de ces transactions.

Malheureusement, une entreprise soucieuse d’adopter son système de contrôle interne ne peut pas éviter complètement le vol.

Un employé malhonnête essaie toujours de détourner les systèmes de contrôle efficaces existants, comme dans une entreprise commerciale.

Par conséquent, une entreprise commerciale doit souscrire une assurance responsabilité civile sur ses actifs. Dans le cadre de ce système, la perte d'actifs non monétaires est remboursée.

En plus,

Une entreprise commerciale peut conclure des cautions de fidélité entre les employés qui manipulent des espèces et d'autres instruments négociables. Dans le cadre de ce système, une entreprise obtiendra un remboursement en cas de perte ou de vol.

Dans le cadre de ces deux systèmes, à savoir l'assurance responsabilité civile sur les actifs et les cautions de fidélité sur les employés, une entreprise peut récupérer au moins une partie de toute perte causée par un vol, un détournement, etc.