9 principes d'un système de contrôle efficace

9 principes d'un système de contrôle efficace

Les managers sont responsables du contrôle de l'organisation, et un manager doit améliorer l'efficacité du système de contrôle de l'organisation, car il peut faire beaucoup pour améliorer l'efficacité de ses systèmes de contrôle.

Le contrôle est la dernière étape de la gestion, où le fonctionnement du plan mis en œuvre est évalué et des mesures évasives sont prises.

Pour concevoir une solution efficace système de contrôle sans erreur pour l'organisation, ces 9 principes doivent être suivis. Ce sont plus que de simples principes.

Ce sont des lignes directrices permettant aux gestionnaires de concevoir un système de contrôle qui fonctionne.

Faire correspondre les commandes aux plans et à la position

Les techniques de contrôle doivent refléter les plans qu’elles sont censées suivre. Les gestionnaires ont besoin d'informations qui leur permettront de savoir comment progressent les plans dont ils sont responsables.

Les contrôles doivent également être adaptés aux postes, c'est-à-dire qu'ils peuvent différer d'un poste à l'autre.

Certaines techniques de contrôle, telles que celles impliquant des heures et des coûts standard, des budgets et divers ratios financiers, ont des applications générales dans diverses situations.

Cependant, aucune de ces techniques n’est totalement applicable dans une situation donnée. Les gestionnaires doivent donc être conscients des facteurs critiques de leurs plans nécessitant un contrôle, et ils doivent utiliser des techniques et des informations qui leur conviennent.

Les contrôles doivent également refléter la place dans l'organisation où réside la responsabilité de l'action, permettant ainsi aux managers de corriger les écarts par rapport aux plans.

Assurer la flexibilité du contrôle

La flexibilité est une autre caractéristique essentielle d’un système de contrôle efficace. Cela signifie que le système de contrôle lui-même doit être suffisamment flexible pour s'adapter au changement.

En d’autres termes, les contrôles doivent rester opérationnels face à des changements de plans, à des circonstances imprévues ou à des échecs purs et simples.

L’illustration peut être celle d’une organisation dont les diverses gammes de produits nécessitent 101 matières premières différentes. Le système de contrôle des stocks de l'entreprise doit être capable de gérer et de surveiller les niveaux actuels de stock pour les 101 matériaux.

Lorsqu'un changement dans la gamme de produits modifie le nombre de matières premières nécessaires ou lorsque les quantités requises de l'un des matériaux existants changent, le système de contrôle doit être en mesure de s'adapter aux exigences révisées.

Cependant, les seniors et probablement d'autres étudiants ayant certains problèmes devront peut-être simplement suivre le cours, et ils seront hébergés dans son système informatisé et flexible d'inscription à l'admission.

Assurer l'exactitude

Les systèmes de contrôle doivent également être des décisions de gestion précises basées sur des informations inexactes qui peuvent s'avérer coûteuses et nuisibles.

Si, par exemple, les estimations de ventes sont artificiellement élevées, un responsable peut soit réduire la publicité en supposant qu'elle n'est plus nécessaire, soit augmenter la publicité pour améliorer la vente.

Dans les deux cas, l’action peut ne pas être appropriée.

De même, un dirigeant, ignorant les coûts de production cachés, peut proposer un prix de vente bien inférieur à ce qui est souhaitable. La précision des systèmes de contrôle contribue grandement à prévenir de tels résultats dommageables.

Rechercher l’objectivité des contrôles

Dans la mesure du possible, les informations fournies par le système de contrôle doivent être objectives.

Si, en revanche, les contrôles sont subjectifs, la personnalité d'un manager ou d'un dirigeant peut influencer les jugements de performance et les rendre moins précis.

Ainsi, le système de contrôle devrait idéalement fournir des informations objectives au gestionnaire pour évaluation et action.

Parvenir à l’économie des contrôles

Un facteur limitant du contrôle : les systèmes sont leur coût.

Pour être efficaces, les contrôles doivent donc valoir leur coût.

Même si cela semble simple, c’est très difficile à réaliser. S'il est adapté à la tâche et à la taille de l'entreprise, le contrôle sera probablement économique.

Pour être précis, techniques et approches de contrôle peuvent être qualifiés d’efficaces lorsqu’ils mettent en lumière des écarts réels ou potentiels par rapport aux plans avec un coût minimum.

Adaptation du contrôle à chaque manager

Les systèmes et informations de contrôle sont bien entendu destinés à aider chaque gestionnaire à exercer sa fonction de contrôle.

S’ils ne sont pas d’un type qu’un manager peut ou veut comprendre, ils ne seront pas utiles.

Ce que les managers ne peuvent pas comprendre, ils ne seront pas utiles ; Ce que les managers ne peuvent pas comprendre, ils n’auront pas confiance ; et ce à quoi ils n’ont pas confiance, ils ne l’utiliseront pas.

Signaler les exceptions

L’un des meilleurs moyens de rendre le contrôle efficace est de veiller à ce qu’il soit conçu pour identifier les exceptions.

Les contrôles qui se concentrent sur les exceptions par rapport aux performances planifiées permettent aux managers de bénéficier du principe d'exception séculaire et de détecter les domaines qui nécessitent leur attention.

Adapter le système de contrôle à la culture organisationnelle

Un système de contrôle efficace doit s'adapter à la culture organisationnelle.

Par exemple;

Si les employés ont été gérés sans leur permettre de participer à la prise de décision, l'introduction soudaine d'un système de contrôle permissif ne réussira guère.

D’un autre côté, dans une organisation où les gens ont été autorisés à participer et à jouir de la liberté, le système de contrôle strict peut ne pas produire de résultats positifs.

Assurer les actions correctives grâce au contrôle

Un système de contrôle efficace révélera où se produisent les pannes et qui est/sont responsables de ces pannes et garantira que des mesures correctives sont prises.

Le contrôle n'est justifié que si une autorité compétente corrige les écarts par rapport aux plans.

Prendre les mesures correctives appropriées nécessite une autorité suffisante pour accomplir cette tâche.

Conclusion

Un système de contrôle efficace est important pour qu’une organisation fonctionne correctement et atteigne ses objectifs. Tout bon système de contrôle respectera ces 9 principes.

Si une partie est ignorée ; alors contrôler les ressources de l'organisation sera très difficile pour les managers.