Système de comptabilité mécanisé [Guide complet]

Système de comptabilité mécanisé [Guide complet]

Qu’est-ce que la « comptabilité mécanisée » ?

D'une manière générale, il s'agit de tout moyen, autre que strictement manuel, par lequel les systèmes de tenue de registres sont tenus à jour.

Les systèmes mécaniques possèdent incontestablement de nombreuses supériorités sur les systèmes manuels, notamment dans leur capacité à :

  • Appliquer un enregistrement précis des transactions.
  • Effectuez diverses opérations simultanément, telles que l'addition, la soustraction, le calcul des soldes et l'accumulation des totaux de contrôle.
  • Publiez des transactions sur deux ou plusieurs enregistrements associés en même temps.
  • Fournir une preuve mécanique de l’exactitude en tant que sous-produit des opérations de traitement.
  • Supprimer les opérations.
  • Enregistrez un grand nombre de transactions courantes plus rapidement, plus précisément, plus lisiblement et de manière plus économique.

Les comptes à plume et à encre tenus dans l'organisation de l'entreprise – grands ou petits, sont appelés un système de comptabilité manuel.

La plupart des préoccupations commerciales utilisent l'ajout d'une machine, d'une calculatrice de bureau, d'un multicopieur, etc.

Pour traiter les données comptables afin d'économiser du temps et du travail. De même, de nombreuses organisations commerciales utilisent la comptabilité électronique pour tenir les comptes.

Une électronique Tenue de livre compte La machine contient un clavier comme une machine à écrire et le tableau est une calculatrice à dix touches.

Il possède des « touches de fonctions » qui donnent des instructions concernant le fonctionnement de la machine, le calcul, la préparation des tableaux et l'impression des données conservées, etc.

La machine de comptabilité effectue le travail de comptabilité pour les ventes, les encaissements, les achats, les paiements en espèces, la paie et d'autres transactions. Et il effectue également le comptabilisation des transactions dans le grand livre.

Mais nous ne tenterons pas ici de décrire en détail le fonctionnement de la comptabilité de la machine. Cependant, lorsque nous utilisons cette machine pour une vente à crédit par exemple, la page courante du journal des ventes est placée avec la machine.

Ensuite, pour chaque vente à crédit, l'opérateur de la machine insère le compte du client et le relevé de fin de mois dans la machine et appuie sur les touches appropriées pour saisir les informations sur la vente.

La machine effectue l'écriture dans le journal des ventes sur les comptes des clients ; met à jour le solde des comptes, inscrit la vente sur le relevé de fin de mois de l'acheteur et met à jour le relevé.

Simultanément, la machine détermine le total de fin de mois du journal des ventes, des comptes débiteurs et des ventes à crédit avec les totaux.

De plus, il effectue tout cela en une seule opération à partir d’une seule entrée dans la machine des données appropriées. Et la machine est tout aussi efficace pour effectuer d’autres transactions.

La machine de comptabilité peut traiter rapidement les données comptables.

Cette machine réduit les erreurs de transaction en imprimant les mêmes informations sur plusieurs enregistrements différents en une seule opération.

Cependant, la vitesse et le volume de travail que la machine peut effectuer efficacement sont limités. En conséquence, de nombreuses organisations commerciales se sont lancées dans le traitement informatisé des données comptables.

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Traitement informatisé des données

Sans intervention humaine, une machine plus puissante, plus performante et plus complexe que la machine de comptabilité est utilisée pour le traitement des données dans un ordinateur.

Les fonctions d'un ordinateur sont les suivantes :

  • Saisir et stocker des données.
  • Calcul arithmétique des données.
  • Comparer les unités de données pour trouver des données plus petites ou plus grandes.
  • Stockage et réorganisation des données.
  • Impression de relevés à partir de données stockées sur l'ordinateur.

Les ordinateurs varient en taille et en vitesse avec lesquels ils traitent les données. Les données sont conservées sur une bande magnétique ou un disque magnétique.

Pour saisir les données dans l'ordinateur, nous utilisons un terminal où se trouve un clavier qui ressemble à un clavier de machine à écrire, et il y a aussi un moniteur comme un écran de télévision. En outre, les données peuvent également être saisies avec des règles préalablement préparées de bande magnétique, de disque magnétique. et d'autres manières.

Par exemple,

un autre moyen d'entrée utilise une lumière laser qui lit un code-barres.

Programme

Un programme informatique est un langage ou une instruction d’un ordinateur qui est inséré précédemment dans l’ordinateur.

Par exemple, COBOL, Basic, RPG et FORTRAN sont les langages les plus utilisés.

Les instructions spécifiant chaque opération qu'un ordinateur doit effectuer sont entrées dans l'ordinateur avant le traitement des données.

Un programme peut contenir seulement quelques ou plusieurs milliers d'instructions détaillées.

Par exemple, la liste suivante montre les étapes qui doivent être programmées pour qu'un ordinateur traite les commandes de marchandises des clients.

Pour la première commande d'un client pour l'achat de marchandises, la quantité commandée pour l'achat est comparée à la quantité disponible dans le magasin, comme indiqué par les données d'inventaire stockées dans l'ordinateur.

Si la quantité commandée n'est pas disponible ;

  • Une commande en souffrance est préparée pour informer le client que des stocks suffisants ne sont pas disponibles mais sera expédiée dès qu'un nouvel approvisionnement sera disponible.
  • Le prochain article de la commande du client est pris en compte.
  • Si le stock disponible est supérieur aux quantités commandées.
  • Le montant commandé est déduit du stock.
  • Les instructions nécessaires sont données pour l'expédition des marchandises.
  • Après la livraison des marchandises commandées, le stock restant est comparé à un point de commande supplémentaire pour l'article.

Si la quantité restante est supérieure au point de commande ;

  • L'article suivant sur la commande du client est pris en compte.

Si la quantité restante est inférieure au point de commande ;

  • Le montant à acheter est calculé et les documents d'achat sont préparés.
  • L'article suivant sur la commande du client est pris en compte.

En outre, un programme de traitement des commandes des clients comporterait des instructions pour préparer les factures, enregistrer les ventes et mettre à jour les comptes des clients.

Conception du programme

L'ordinateur peut trouver le plus grand nombre à l'aide de son programme défini comparant deux nombres.

Cette capacité aide l'ordinateur à traiter les données d'une manière ou d'une autre en fonction du résultat de la comparaison.

Il est à noter que cette capacité de comparaison de chiffres est essentielle pour que l'ordinateur puisse suivre des instructions telles que celles de traitement des commandes des clients.

Le programmeur doit d’abord concevoir un programme pour aider l’ordinateur à traiter correctement les données.

Lors de la conception du programme, le programmeur détermine à l'avance les ensembles alternatifs de calculs ou d'étapes de traitement à effectuer.

Le programmeur conçoit ensuite la comparaison appropriée qui identifie les circonstances dans lesquelles chaque ensemble particulier d'étapes de traitement est effectué.

Enfin, le programmeur écrit des instructions spécifiques indiquant à l'ordinateur comment traiter les données.

Un ordinateur peut suivre le labyrinthe de décisions et d'instructions alternatives du programme avec rapidité et précision.

Cependant, si l'ordinateur fait face à une exception non prévue dans le programme, il devient impuissant, soit il donne une mauvaise information, soit il s'arrête.

La capacité de stocker un programme et des données et de trier les bonnes décisions et les alternatives distingue un ordinateur d'une machine de comptabilité électronique.

Il existe des machines à tenir des livres électroniques qui peuvent effectuer des additions, des déductions, des multiplications ou des divisions à la vitesse de l'ordinateur.

Mais leurs taux de fonctionnement sont relativement lents, car ils dépendent d'une personne qui appuie sur leurs touches de fonction pour leur dire quoi faire.

Opération

L'ordinateur fonctionne dans l'un des deux modes : traitement par lots ou traitement en ligne. En mode batch, le programme et les données sont saisis dans l'ordinateur et traités.

Après cela, ceux-ci sont supprimés de l’ordinateur avant qu’un autre lot ne soit lancé. Ensuite, le programme pour un nouveau travail et les nouvelles données définies sont saisis et le travail est traité.

Le traitement par lots peut entraîner le traitement quotidien des commandes des clients, la préparation de la paie hebdomadaire, la préparation des états financiers mensuels et le traitement d'autres travaux sur une base périodique.

Le traitement par lots est utilisé lorsqu'un traitement immédiat ou une réponse informatique immédiate n'est pas requis. Le traitement des données en mode batch est moins coûteux que le mode ligne.

Lors du traitement en ligne, le programme est installé sur l'ordinateur avec les données requises.

Lorsque de nouvelles données sont saisies, celles-ci sont instantanément traitées par l'ordinateur.

Par exemple, dans certains grands magasins, les caisses enregistreuses sont connectées directement à l'ordinateur du magasin. En plus des ventes au comptant, les registres sont utilisés comme suit pour enregistrer les ventes payantes.

Une fois que le client a sélectionné la marchandise à acheter, le vendeur utilise la carte de crédit en plastique du client pour imprimer le nom du client sur un ticket de vente vierge.

Le ticket de vente est ensuite déposé dans l'imprimante de formulaires de la caisse, et la vente est enregistrée. Le registre imprime toutes les informations pertinentes sur le ticket de vente et le totalise.

Pour finaliser la vente, les contrôles au sein du registre exigent que le vendeur appuie sur les clés de registre appropriées pour enregistrer le numéro de compte du client et pour comptabiliser les ventes sur le compte du client.

Le vendeur ne comptabilise pas le compte. Au contraire, les données saisies avec la touche des caisses enregistreuses amènent l'ordinateur du magasin à mettre à jour les comptes du client. L'ordinateur produit également le relevé de fin de mois du client.

Les opérations en ligne sont suivies dans les supermarchés, les banques, les compagnies aériennes mais aussi dans certaines grandes usines.

Les opérations en ligne réduisent le travail humain, créent des enregistrements plus précis et fournissent à la direction des rapports de meilleure qualité et plus à jour.

De plus, lorsqu’il y a suffisamment de transactions, ils effectuent le travail à moindre coût par transaction.

Gain de temps

Les gens ont pu gagner du temps grâce à un ordinateur. Des travaux multiples peuvent être effectués simultanément via un ordinateur avec un résultat rapide.

Le client saisissant des informations à l’aide du périphérique d’entrée-sortie peut obtenir des résultats en quelques secondes.

En outre, en utilisant le système Internet par modem, une personne peut se renseigner sur n'importe quelle question ou information n'importe où dans le monde en payant une somme symbolique si nécessaire.

À l'heure actuelle, les médecins bénéficient également de l'utilisation du système informatique.

Micro-ordinateur

Un micro-ordinateur est un modem et une forme développée d'ordinateur. Ces types d’ordinateurs sont bon marché et largement utilisés.

Les petites entreprises ou les particuliers bénéficient de l'utilisation de ce type d'ordinateurs dans leur travail quotidien. Le système informatique moderne a presque éradiqué le système traditionnel d'enregistrement des comptes à la plume et à l'encre.

En conclusion de la discussion, on peut dire que l'enregistrement des transactions quotidiennes des entreprises peut être effectué soit par ordinateur, soit par un système manuel utilisant un stylo et de l'encre.

Mais la méthode à suivre dépend de la situation de l’entreprise. Le grand livre général reflète les progrès ou les degrés d’une préoccupation commerciale.

Mais les étudiants doivent garder à l'esprit que la préparation d'un journal général ou d'un journal spécial, quel qu'il soit, et la méthode à suivre dépendent du système comptable efficace d'une organisation.