Réunion : sens, objectifs, stratégies

Réunion : sens, objectifs, stratégies

On dit souvent que les affaires se déroulent en groupe. En effet, les processus décisionnels de l’organisation sont fortement centrés sur les groupes. Nous savons tous que la gestion est un effort concerté. La communication et la coordination des tâches des différents départements sont réalisées grâce à différentes techniques, et les réunions sont l'un des outils de communication et de coordination les plus utilisés et les plus efficaces.

Signification de la réunion

Ainsi, une réunion est un discours positif entre deux ou plusieurs personnes pour partager et échanger des opinions, des idées, des plans, des budgets et des réflexions. Murphy, Hildebrandt et Thomas ont déclaré : « Une réunion est un rassemblement de deux personnes ou plus au cours duquel un discours ciblé a lieu.

Le but varie en fonction du temps et du problème. Cependant, il s'agit d'un rassemblement délibéré de personnes pour communiquer ou partager des idées et des points de vue, résoudre des problèmes ou donner des directives aux membres de l'organisation.

Par conséquent, une réunion est un outil/une technique de communication utile organisé entre ou parmi des personnes pour discuter de questions d'intérêt pour l'organisation et pour décider des plans d'action pour atteindre les objectifs de l'organisation.

7 Objectifs des réunions

Les réunions sont une technique de communication très utile pour traiter diverses questions qui posent problème à la direction. Les objectifs suivants sont atteints grâce à la tenue de réunions :

Transmettre la vision organisationnelle, la mission et les plans opérationnels

Des réunions sont organisées pour transmettre de manière convaincante la vision, la mission ou les plans opérationnels de l'organisation aux chefs de département/unité afin qu'ils puissent les mettre en œuvre avec zèle et enthousiasme.

Examen des progrès

Des réunions sont organisées pour examiner les progrès de divers programmes, projets, plans organisationnels ou travaux départementaux afin d'évaluer leur efficacité et de déterminer des actions pour améliorer tout revers.

Informer les progrès

Des réunions sont tenues avec diverses parties prenantes telles que des actionnaires, des partenaires et des financiers, pour les informer de l'avancement des travaux et des réalisations, répondant ainsi à leurs préoccupations en matière d'investissements.

Résoudre les problèmes

Les réunions fréquentes dans les organisations commerciales visent à parvenir à un plan d'action convenu, productif et constructif pour résoudre les problèmes qui constituent une menace pour la prospérité et le progrès de l'organisation.

Bâtir la solidarité

Les rencontres entre les membres de l’organisation contribuent à renforcer la solidarité. Ces réunions peuvent être formelles ou informelles, mais un dialogue interpersonnel étroit et des contacts entre les personnes renforcent les liens sociaux et la dépendance mutuelle. Cela conduit à une plus grande cohésion et unité du groupe.

Annoncer des changements

Des réunions sont convoquées pour annoncer de nouveaux énoncés de mission, programmes, plans d'expansion ou politiques liés à la rémunération, à la protection, à la sécurité, à la discipline, etc., qui peuvent entraîner un changement dans les pratiques organisationnelles existantes. Les gens résistent souvent au changement, c’est pourquoi une réunion expliquant le but, le contexte, les avantages et les mesures visant à atténuer les conséquences négatives peut rendre le programme plus acceptable et plus efficace.

Célébrer le succès

Des réunions sont organisées pour célébrer les réussites de l'organisation et partager la fierté avec tous les membres de l'organisation. Cela améliore la loyauté organisationnelle et l’engagement envers le travail.

6 stratégies de réunion efficaces

6 stratégies de réunion efficaces

De bonnes réunions sont essentielles pour prise de décision collective, planification et le suivi, la responsabilité, la démocratie et d'autres pratiques qui vous aideront à bâtir une bonne organisation.

Les réunions sont vitales pour le travail de toute organisation. Si les réunions sont utilisées correctement, elles peuvent aider une organisation à être efficace. Cependant, comme tous les outils d’organisation, les réunions peuvent être mal utilisées et finir par ne pas servir l’objectif pour lequel elles sont censées être.

Parfois, nous avons l’impression d’assister à trop de longues réunions, où l’on discute encore et encore de la même chose sans avoir l’air d’avancer. Les réunions peuvent devenir des lieux où se jouent des conflits.

Certaines personnes peuvent également voir assister les réunions comme travail pour l'organisation au lieu de le considérer comme un outil permettant d’accomplir son travail. Nous devrions essayer de faire en sorte que nos réunions obtiennent une participation et un engagement démocratiques et constructifs de la part de nos membres.

6 conseils éprouvés pour des réunions de travail efficaces

Ne vous rencontrez pas

Évitez une réunion si les mêmes informations pourraient être couvertes dans un note, e-mail ou bref rapport. Pour rendre les réunions plus efficaces, il est essentiel de faire la différence entre la nécessité d'une diffusion unidirectionnelle de l'information et la nécessité d'un partage bidirectionnel de l'information.

Pour diffuser l'information, vous pouvez utiliser divers autres médias de communication, comme l'envoi d'un e-mail ou la publication des informations sur l'intranet de votre entreprise. Si vous voulez être certain d'avoir transmis le bon message, vous pouvez simplement planifier une réunion pour répondre aux questions sur les informations que vous avez envoyées.

En n'oubliant pas de vous demander,

« Une réunion est-elle la meilleure façon de gérer cela ? »

Vous réduirez le temps perdu en réunion et redonnerez à votre groupe la conviction que les réunions auxquelles il participe sont nécessaires.

Fixer les objectifs de la réunion

Fixez des objectifs pour la réunion !

Avant de planifier l'ordre du jour de la réunion, écrivez une ou plusieurs phrases pour compléter la phrase :

« À la fin de la réunion, je veux que le groupe… »

Selon l'objet de votre réunion, la fin de votre phrase peut inclure des expressions telles que :

  • être en mesure de lister les trois principales fonctionnalités de notre nouveau produit,
  • avons généré trois idées pour augmenter nos ventes,
  • comprendre la façon dont nous faisons affaire avec les clients,
  • repartir avec un plan d'action,
  • décider d'un nouveau fournisseur de widgets,
  • résoudre le problème de conception.

L'un des avantages de la définition d'objectifs pour la réunion est de vous aider à planifier la réunion. Plus les objectifs de votre réunion sont concrets, plus votre ordre du jour sera ciblé.

Un deuxième avantage important d’avoir des objectifs spécifiques pour chaque réunion est que vous disposez d’une mesure concrète par rapport à laquelle vous pouvez évaluer cette réunion.

  • Avez-vous réussi à atteindre les objectifs ?
  • Pourquoi ou pourquoi pas?
  • Une autre réunion est-elle nécessaire ?

Fixer des objectifs de réunion vous permet d’améliorer continuellement votre processus de réunion efficace.

Fournir un ordre du jour à l'avance

Fournissez à tous les participants un ordre du jour avant le début de la réunion.

Votre ordre du jour doit inclure une brève description des objectifs de la réunion, une liste des sujets à aborder et une liste indiquant qui abordera chaque sujet et pendant combien de temps.

Lorsque vous envoyez l'ordre du jour, vous devez inclure l'heure, la date et le lieu de la réunion, ainsi que toutes les informations générales dont les participants auront besoin pour tenir une discussion éclairée sur le sujet de la réunion.

Quelle est la chose la plus importante que vous devriez faire avec votre agenda ? Suivez-le de près !

Attribuer la préparation de la réunion

Donnez à tous les participants quelque chose à préparer pour la réunion, et cette réunion prendra une nouvelle signification pour chaque membre du groupe.

Demandez au groupe de lire les informations générales nécessaires pour réunions de résolution de problèmes se mettre au travail lors de la réunion.

Demandez à chaque membre du groupe de réfléchir à une solution possible au problème pour amener tout le monde à réfléchir au sujet de la réunion.

Par exemple; Pour démarrer une réunion commerciale sur une note positive, demandez à tous les participants de rappeler leur plus grande réussite depuis la dernière réunion et demandez à une personne de partager sa réussite avec le groupe. Pour des réunions moins formelles ou des séances de brainstorming, posez une question triviale liée au sujet de la réunion et donnez la bonne réponse dans les premières minutes de la réunion.

Ces conseils sont des moyens infaillibles pour réchauffer le groupe et attirer l'attention des participants sur les objectifs de la réunion.

Attribuer des éléments d'action

Ne terminez aucune discussion lors de la réunion sans décider comment y donner suite. Écoutez les commentaires clés qui signalent des actions potentielles et ne les laissez pas passer sans les aborder lors de votre réunion. Des déclarations telles que Nous devrions vraiment travailler.

C'est un sujet pour une autre réunion. Ou je me demande si nous pourrions.

Existe-t-il des exemples de commentaires qui devraient déclencher des actions pour accomplir une tâche, tenir une autre réunion ou approfondir une idée particulière ?

L'attribution des tâches et des projets au fur et à mesure qu'ils surviennent au cours de la réunion signifie que votre suivi sera complet. Aborder de cette manière les déclarations hors sujet au cours de la réunion vous permet également de maintenir la réunion sur la bonne voie.

En répondant immédiatement à ces déclarations en suggérant de proposer une action pour examiner le problème en dehors de la réunion en cours, vous montrez aux participants à la réunion que vous appréciez leur contribution ainsi que leur temps.

Examinez votre processus de réunion

Attribuez les dernières minutes de chaque réunion à la fois pour examiner les questions suivantes :

  • Qu’est-ce qui a bien fonctionné lors de cette réunion ?
  • Que pouvons-nous faire pour améliorer notre prochaine réunion ?

Chaque participant doit fournir brièvement une réponse sous forme de points à ces questions.

Les réponses à la deuxième question doivent être formulées sous la forme de l’action suggérée.

Par exemple, si la réponse d'un participant est énoncée comme étant trop verbeuse, demandez aux participants de reformuler le commentaire sous forme d'action. La déclaration selon laquelle nous devrions être plus précis lorsque nous exprimons nos opinions est une suggestion plus constructive.

Souviens-toi; ne quittez pas la réunion sans évaluer ce qui s'est passé et sans avoir élaboré un plan pour améliorer la prochaine réunion !

9 Rôles fonctionnels joués par les membres lors des réunions

Sattler et Miller (1966) ont identifié neuf rôles d'un participant efficace à une réunion, qui sont discutés ci-dessous :

Organisateur

Un membre joue le rôle d'un organisateur lorsqu'il propose des suggestions de procédure pour remettre la discussion sur les rails si elle commence à dévier. Ce membre peut guider le groupe vers les questions centrales.

Clarificateur

Un membre peut agir en tant que clarificateur lorsque les problèmes deviennent flous. Un clarificateur signale des malentendus et tente de clarifier des expressions peu claires ou des idées vagues.

Questionneur

De nombreuses questions peuvent surgir et nécessitent des éclaircissements. Les participants doivent chercher à combler les lacunes de connaissances pour eux-mêmes et pour les autres. Il est essentiel de faire la différence entre les questions vitales et sans importance, mais en cas de doute, n'hésitez pas à poser vos questions.

Contributeur factuel

Un membre peut apporter une contribution précieuse en ajoutant des informations substantielles à la discussion. Présenter des informations factuelles de manière positive et polie augmente leur acceptabilité. Les participants qui apportent des données valides et crédibles à une réunion sont extrêmement précieux.

Énergisant

Ce rôle implique de trouver des moyens de garder les participants intéressés et motivés, surtout lorsque l'énergie de la réunion est faible. Les réunions peuvent parfois devenir sombres ou frustrantes, et un dynamiseur injecte de l'enthousiasme parmi les membres, apportant la lumière au bout du tunnel.

Créateur d'idées

Les réunions bénéficient des divers points de vue de leurs membres. Ceux qui apportent des idées nouvelles, différentes ou même inhabituelles sont des participants précieux. Ils offrent la possibilité de générer les meilleures idées pour résoudre les problèmes.

Testeur critique

Chaque réunion a besoin de quelqu'un prêt à contester avec tact la validité et le caractère raisonnable des contributions.

Par conséquent, vous ne devriez pas hésiter à contester les conclusions non étayées, les sources obsolètes, les informations biaisées, les faits incomplets, les relations de cause à effet peu claires, les références ou sources vagues et autres éléments illogiques qui pourraient influencer négativement la discussion.

Concentrez-vous sur la critique de l'idée, du contenu, des preuves et du raisonnement plutôt que sur la personne qui les présente.

Conciliateur

Ce rôle consiste à sortir des impasses dans des situations de désaccord grave entre les parties qui peuvent bloquer le déroulement de la réunion. Lorsque les deux parties refusent de céder et risquent de perdre la face, un membre peut tenter de trouver un terrain d’entente et de rechercher un compromis.

Aide des autres

Un membre doit s’efforcer d’aider ceux qui se sentent inadéquats ou hésitent à s’exprimer lors de la réunion plutôt que de les embarrasser. Encouragez leur contribution avec tact et coopération.

13 Responsabilité des participants lors d'une réunion

Vous pouvez être un participant plutôt qu'un leader lors d'une réunion, mais vous devez contribuer de manière positive plutôt que de simplement remplir le quorum. Votre contribution dépend du rôle qui vous est attribué.

Les experts en communication proposent diverses suggestions pour participer aux réunions. Pour votre commodité, nous avons résumé les lignes directrices suivantes pour un participant efficace :

Prenez la préparation

Étudiez attentivement l’ordre du jour. Identifiez les éléments qui vous intéressent et informez-vous en détail sur ces sujets pour apporter une contribution significative. Lisez au préalable toute information diffusée. Préparez des supports écrits ou visuels pour valoriser votre contribution. Notez tous les points que vous souhaitez faire valoir et mettez en pratique votre

Suivez l'ordre du jour

Respectez l’ordre du jour s’il est prédéfini. Évitez d'introduire de nouveaux éléments ou de commenter de tels éléments si d'autres en parlent. En l’absence d’ordre du jour, restez dans les objectifs de l’assemblée générale.

Fais de ton mieux

Utilisez vos connaissances, votre sensibilité et vos compétences analytiques pour apporter des idées, des suggestions, proposer des solutions ou présenter celles qui existent d'une manière nouvelle. Donnez le meilleur de vous-même à la réunion et ne vous retenez pas, en veillant à ce que votre participation soit significative.

Se comporter de manière rationnelle

Gardez l'esprit ouvert, écoutez les preuves et les arguments, et retenez vos décisions personnelles jusqu'à ce que les preuves et les arguments aient été présentés. Un comportement rationnel donne la priorité aux intérêts du groupe plutôt qu'aux intérêts personnels, nécessite une réflexion critique et exige le courage de mettre de côté l'animosité personnelle.

Jouer franc jeu

Les réunions sont des activités coopératives et non des événements compétitifs où vous défendez votre point de vue. Évitez de vous engager dans des débats au sein d’une réunion. Présentez vos idées, vos preuves ou sollicitez l’avis des autres. Offrir et recevoir des opportunités pour les autres de s'exprimer et assurer le bon déroulement de la réunion.

Ne parle pas trop

Parlez uniquement lorsque vous avez quelque chose à dire, mais évitez de perdre trop de temps. Respectez le droit de parole des autres et rappelez-vous que le temps est une ressource précieuse.

Coopérer

Les réunions nécessitent la coopération de tous les membres. Respectez les efforts du leader pour faciliter les progrès et aider les autres participants de manière pratique.

Contrôlez vos impulsions négatives

Évitez de vous mettre en colère ou de vous impliquer dans des conflits inutiles et préjudiciables. Supprimez les impulsions négatives pendant la réunion.

Soyez conciliant et accommodant

Le dynamisme est crucial pour une réunion. Une forte opposition conduit souvent à la colère. Évitez de vous opposer avec véhémence à la pensée actuelle et évitez de paraître dogmatique. Cherchez à comprendre les points de vue des autres, acceptez gracieusement s’ils sont corrects et améliorez votre prestige.

Évitez de donner des leçons, de condescendance et de condamner

Évitez de donner des leçons ou de prendre les autres avec condescendance, car cela peut créer un sentiment d'ignorance. Évitez toute forme de condamnation qui pourrait conduire au ressentiment.

Écoutez et participez

Écoutez attentivement ce que les autres membres disent et ce qu'ils ne disent pas. Posez des questions, gardez l'esprit ouvert et exprimez vos pensées et vos sentiments concernant leurs idées. Participez activement à la discussion.

Prendre des notes

Prenez note de ce que disent les autres pour éviter d’oublier les points clés. Analyser les informations et fournir des idées constructives liées à l'ordre du jour ou à l'objectif de la réunion.

Soyez courtois

La courtoisie est un trait précieux. Comportez-vous avec douceur, parlez poliment et respectez les autres et leurs points de vue.

22 étapes pour mener des réunions

Les réunions peuvent être formelles ou informelles. Les réunions formelles nécessitent le respect de règles et de procédures établies, généralement appelées procédure parlementaire (Lesikar et Flatley, 2005 : 415). Vous devriez étudier des livres traitant de la procédure parlementaire avant de tenir une réunion formelle. Lors de réunions moins formelles, ces règles peuvent être adaptées en fonction de la situation.

Cependant, vous devez mettre en pratique les techniques suivantes pour mener à bien une réunion :

Déterminer le but

Définissez clairement l’objectif central de la réunion. Cela aidera à déterminer si la convocation d’une réunion est nécessaire. En général, les réunions servent soit à recueillir des informations, soit à prendre des décisions, et de nombreuses réunions peuvent avoir les deux objectifs (Thill et Bovee, 1999 : 435).

Sélectionnez les participants

Invitez uniquement ceux dont la présence est essentielle et le nombre de participants doit correspondre à l'objectif de la réunion. Pour des réunions d'information avec un seul orateur, un groupe plus important peut convenir, mais pour la résolution de problèmes, limitez le nombre à 6 à 12 personnes (Waddell et Thomas, 1993 : 40-44). Assurez-vous que seules les personnes directement impliquées dans le sujet de la réunion sont invitées.

Définir la date, l'heure et le lieu de la réunion

Précisez l'heure et la date exactes de la réunion, en évitant de la programmer les jours fériés habituels pour les réunions formelles. Soyez précis sur l'emplacement, en vous assurant qu'il dispose d'un espace et d'installations adéquats.

Sélectionnez l'ordre du jour et distribuez-le

Un ordre du jour décrit ce qui sera abordé lors de la réunion (Murphy, Hidebranot et Thomas, 2001 : 483). Il répertorie les sujets de discussion. Distribuez l’ordre du jour aux participants plusieurs jours avant la réunion pour leur permettre de bien se préparer.

Préparer l'emplacement

Aménagez le lieu de la réunion pour répondre aux exigences de la réunion, y compris la disposition des sièges, l'équipement technique (microphones, vidéo, etc.), les tables, une plate-forme (si nécessaire), la température ambiante, l'éclairage, la ventilation, l'acoustique et les rafraîchissements. Faites attention à ces détails car ils peuvent avoir un impact significatif sur le succès de la réunion.

Commencer à l'heure

Commencez la réunion à l’heure. Évitez d’attendre les membres en retard. Concentrez-vous sur ceux qui sont présents et non sur ceux qui sont absents, car commencer à l’heure augmente les chances de terminer à l’heure.

Commencez par une déclaration d’ouverture

Le président doit commencer par une déclaration d’ouverture neutre et impartiale pour donner un ton positif à la réunion. Les remarques liminaires doivent être concises et ne durer pas plus d’une minute ou deux.

Suivre le plan/agenda

Respecter le plan de réunion et l'ordre du jour point par point. Même si les discussions peuvent parfois dévier du cours ou que de nouveaux sujets peuvent surgir, vous pouvez les aborder à la fin ou lors de réunions ultérieures.

Gardez la discussion sur la bonne voie

En tant que leader, il est de votre responsabilité de rester concentré pendant les discussions. Si la conversation s’éloigne du sujet, ramenez-la en arrière. Utilisez votre jugement pour garantir que les discussions restent productives, en évitant les redondances, les détails excessifs et les commentaires non pertinents.

Contrôlez ceux qui parlent trop

Gérer des individus qui ont tendance à dominer les discussions peut s’avérer difficile. Même si les principes démocratiques devraient permettre à chacun de s'exprimer, vous devez contrôler avec tact ceux qui monopolisent la conversation, en vous assurant qu'ils contribuent de manière significative dans les limites de l'étiquette des affaires.

Inciter les non-participants à parler

Cuerpo

Restez impartial

Restez impartial et évitez de révéler des préjugés personnels, en particulier lorsque des conflits surviennent en raison de différences d'opinion et de personnalité. Maintenez une position neutre et logique dans vos jugements, opinions et commentaires.

Contrôlez la réunion

Assurez-vous qu’une seule personne parle à la fois. Évitez les discussions privées en petits groupes qui pourraient causer du bruit et maintenez un contrôle ferme sur les débats pour garantir que chaque orateur est entendu par toutes les personnes présentes.

Temps de contrôle

Déterminez à l’avance le temps requis pour chaque point de l’ordre du jour. Assurez-vous que les discussions sur chaque point se terminent dans le temps imparti. Annoncez les objectifs de temps au début de la réunion et rappelez aux membres l’état du temps pendant la réunion.

Gérer les points de vue opposés avec tact

Reconnaissez que des points de vue opposés sont essentiels pour des solutions créatives. N'essayez pas de supprimer les points de vue contradictoires ; présentez plutôt ces idées clairement pour permettre aux membres de comprendre et de tirer des conclusions.

Interpréter les données pour l'évaluation de la solution

Encouragez l’examen des avantages et des inconvénients des différentes options avant la réunion. Interpréter les données pour faciliter la recherche de la solution optimale mais éviter d'imposer une solution à la réunion.

Résumez fréquemment

Fournir des résumés périodiques des progrès et des conclusions. Si une décision de groupe est requise, le vote du groupe servira de conclusion, indiquant les points nécessitant une attention particulière. Gardez ces résumés concis pour éviter de perturber le déroulement de la réunion.

Souligner les décisions prises

Énoncez clairement les décisions prises lors de la réunion, en soulignant le niveau de réalisation et les éventuelles actions de suivi nécessaires. Cela apporte de la clarté et garantit que tout le monde est conscient des résultats.

Soulignez les différences

Énoncez explicitement les désaccords, en indiquant s’ils concernent des questions majeures ou mineures. Ces désaccords pourront être abordés lors de réunions futures, garantissant ainsi la transparence entre tous les membres.

Énoncez clairement le plan d’action

Décrire précisément les actions à entreprendre pour mettre en œuvre les décisions et rechercher l'accord des membres. Généralement, une confirmation écrite des résolutions et des actions est requise avant d'exécuter les décisions.

Clôturer la réunion à temps

Exprimez votre gratitude aux membres pour leur présence et leurs contributions. Solliciter leur coopération future et clôturer officiellement la réunion.

Préparer le procès-verbal et le distribuer

Une dernière responsabilité consiste à préparer les procès-verbaux des réunions et à les distribuer aux membres. Ces procès-verbaux doivent inclure :

  1. le nom de l'organisation, du département ou du groupe,
  2. la date, l'heure et le lieu de la réunion,
  3. les noms des participants, y compris le président de la réunion,
  4. une description des décisions prises, et
  5. la signature de la personne qui a dressé le procès-verbal.

Ordre du jour des réunions

Un ordre du jour est une déclaration écrite qui décrit les points qui seront discutés lors d'une prochaine réunion. Il est inclus dans l'avis de convocation. Des exemples de convocation et d’ordre du jour sont donnés ci-dessous :

Caractéristiques/caractéristiques de l'ordre du jour :

  • Il est distribué à l'avance dans le cadre de l'avis de convocation pour aider les membres à se préparer pour la réunion.
  • Les points à l'ordre du jour ont un ordre défini et aident le président à mener la réunion sans problème.
  • L'ordre du jour garantit que seules les questions pertinentes à la réunion particulière sont discutées.
  • Cela aide les participants à discuter de toutes les questions importantes.
  • La préparation des minutes devient facile.

Procès-verbal de la réunion

Les procès-verbaux comprennent les délibérations d'une réunion. Il est très important de tenir un registre approprié des affaires traitées lors des réunions. Si le procès-verbal est approuvé et signé, il devient un document pour une utilisation future. Il est obligatoire de tenir un procès-verbal des débats de chaque assemblée, qu'elle soit des actionnaires, des administrateurs ou des créanciers des sociétés.

Types de minutes : Les minutes sont de deux types :

Le procès-verbal doit être complet mais précis. Ils sont prêts à enregistrer,

de manière concise et précise, le travail essentiel effectué lors d'une réunion. Le procès-verbal montre ce qui a été formellement résolu ou décidé et non ce qui a simplement été discuté.

Deux types de procès-verbaux sont : Procès-verbaux de narration et procès-verbaux de résolutions

Minutes de narration

De tels procès-verbaux ressemblent quelque peu à un rapport. Ici, outre les résolutions adoptées, un bref compte rendu des discussions tenues et les noms des intervenants sont mentionnés.

Procès-verbaux des résolutions

Dans ce procès-verbal, seules les résolutions adoptées lors de la réunion sont enregistrées et aucune référence à une discussion précédant les résolutions n'est faite.

Caractéristiques du procès-verbal

  1. Le procès-verbal de chaque réunion doit comporter un en-tête indiquant la nature de la réunion : Conseil d'Administration, Assemblée Générale Annuelle, Assemblée Extraordinaire, etc.
  2. Le procès-verbal doit contenir les noms et désignations de toutes les personnes présentes à la réunion.
  3. La date, l'heure et le lieu de la réunion doivent être mentionnés.
  4. Dans le cas des assemblées générales de la société ainsi que des réunions du conseil d'administration, il est d'usage de mentionner le numéro de la réunion.
  5. Chaque point du procès-verbal est numéroté et reçoit un bref titre.
  6. Les chiffres, dates, etc. doivent être clairement mentionnés.
  7. doit prendre des notes au fur et à mesure de la réunion et le travail de rédaction du procès-verbal doit être entrepris le plus rapidement possible après la conclusion de la réunion.
  8. Si une résolution spéciale est adoptée, ce fait doit être inscrit au procès-verbal.
  9. le brouillon du procès-verbal doit être présenté au président afin qu'il ne reste aucune erreur.
  10. Dans tous les cas, les procès-verbaux doivent être rédigés dans un langage simple, aussi précis que possible.

Distinction entre ordre du jour et procès-verbal des réunions

La différence entre l'ordre du jour et le procès-verbal peut être discutée comme suit :

Points de DifférenceOrdre du jourMinutes
1. SignificationLes points à discuter dans un
La réunion comprend l'ordre du jour.
Compte rendu écrit du
résolutions/décisions d'un
la réunion est un procès-verbal.
2. ObjetIl indique les sujets à traiter
discuté à l’avenir.
Il indique les mouvements
et les décisions du
réunion.
3. Objectif .Il est préparé en vue de
donner aux membres un
idée avancée sur les articles
à discuter en réunion.
Les procès-verbaux aident le
الخطوة 1: حدد أو اختر الموضوع
résolution de la réunion
الخطوة الثانية: تحديد الغرض من الخطاب
الخطوة 3: تقييم/تحليل الجمهورالخطوة 4: حدد الأفكار الرئيسية للرسالة
réunion.
الخطوة 5: البحث في الموضوع
الخطوة 6: تنظيم البيانات وكتابة المسودة
الخطوة السابعة: تحديد طريقة العرض
الخطوة 8: إنشاء المساعدات البصريةالخطوة 9: تدريب الحديث
الخطوة 10: النظر في الجوانب الشخصية
الخطوة 11: قم بإلقاء أو تقديم خطابك
les membres du
réunion ultérieure.
يتطلب إلقاء خطاب مؤثر اتباع نهج منظم يضمن الوضوح والمشاركة والتأثير. ابدأ باختيار موضوع يتوافق مع معرفتك وتوقعات الجمهور والمناسبة.بعد ذلك، حدد الغرض من خطابك، سواء لإعلام المستمعين أو إقناعهم أو الترفيه عنهم.
قم بإعطاء الأولوية لفهم التركيبة السكانية لجمهورك وخلفيته وتوقعاته لتخصيص المحتوى الخاص بك وتقديمه وفقًا لتفضيلاتهم. حدد الأفكار الأساسية التي ستوصل رسالتك إلى المنزل وابحث في موضوعك بدقة للتأكد من الدقة والعمق الواقعيين.
Il est conservé au procès-verbal
livre.

Motion lors des réunions d’entreprise

Une motion peut être appelée une proposition qui est formellement présentée avant une réunion pour examen. Il peut également être considéré comme une proposition ou une proposition soumise à tout amendement formellement soumis pour examen par la réunion. Une motion doit être dûment soumise à l'assemblée et doit être appuyée par au moins un membre.

يتمحور كل عرض تقديمي حول موضوع معين. في عملية إلقاء الخطابات الرسمية، عليك أن تختار موضوعًا لعرضك التقديمي.
قد يتم تعيين موضوع لك، عادةً ما يكون موضوعًا ضمن مجال تخصصك، أو قد يكون لديك الحرية في اختيار موضوعك.

  1. إذا كان يجب عليك تحديد الموضوع، ففكر في ثلاثة عوامل كإرشادات؛
  2. علمك،
  3. جمهورك، و
  4. مناسبة الخطاب.
  5. L'objet de la motion doit être clair.
  6. لذلك، يجب عليك اختيار موضوع يثير اهتمامك حقًا، ومناسب لجمهورك، ويكون لك سلطة عليه.

Conditions préalables à une réunion valide :
يجب أن تكون رسالة كل اتصال مصممة خصيصًا للجمهور. لذلك، من المهم جمع المعلومات حول الجمهور لإعداد خطابك وتقديمه بشكل فعال.

  1. But licite : les objectifs de la réunion doivent être licites. Si l'assemblée est convoquée pour traiter d'une question illégale, elle sera invalide.
  2. يمكنك الحصول على معلومات الجمهور من الشخص الذي طلب منك التحدث ومن الأعضاء الآخرين في المجموعة. إذا كان جميع أفراد الجمهور يشتركون في نفس المهنة، فيمكنك استخدام المزيد من التعبيرات الفنية والرسوم التوضيحية.
  3. حدد الأفكار الأساسية أو الموضوع الرئيسي لخطابك. قد تكون قائمتك الأولية للأفكار الأساسية غير منظمة أو عشوائية.
  4. قم بتقييم كل موضوع بعناية وحدد تلك الأفكار العملية والتي تساهم في موضوع موحد. يبدأ بعض المتحدثين بتدوين كلمات مفردة أو جمل غير مكتملة على الصفحة، ثم يندفعون إلى المنصة ويحاولون تنظيمها على الفور.
  5. تجنب هذا النهج. لا تفترض أن هيكلك الأولي سيكون هو الإصدار النهائي. بدلًا من ذلك، اعمل على تحسين أفكارك الأساسية واختيار النسخة الأكثر ملاءمة لخطابك.
  6. من الواضح أنك لن تمتلك كل المعلومات المتعلقة بموضوعك المركزي. لذلك، عليك أن تجمع الحقائق والبيانات والمعلومات التي ستشكل أساس خطابك.
  7. في بعض الحالات، يتضمن ذلك التنقيب في تجاربك الخاصة لدعم الأمثلة أو تطوير الأفكار. في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى إجراء بحث أولي في مكتبة أو داخل ملفات الشركة.
  8. بالنسبة لموضوعات معينة، قد يكون من الضروري استشارة الزملاء أو الأفراد من المنظمات الأخرى. باختصار، افعل كل ما هو مطلوب لجمع المعلومات التي ستكون بمثابة الأساس لعرضك التقديمي.

3 types de motions lors des réunions

الآن، قم بتنظيم خطابك باستخدام مخطط أولي. قم بإنشاء مسودة تقريبية ثم قم بمراجعتها لإنتاج نسخة نهائية للتسليم. قم بترتيبها في البنية النموذجية للمقدمة والجسم والخاتمة أو الملخص، متبعًا ترتيبًا غير مباشر.

  1. تسعى المقدمة إلى جذب الانتباه، وتتضمن هدفًا أو غرضًا، وتحدد اتجاه الخطاب. الكلمات الأولى التي يتم التحدث بها عادةً هي التحية. تحيتك، بالطبع، يجب أن تناسب الجمهور. "السيدات والسادة" مناسب لجمهور مختلط. "السادة" يناسب جمهورًا من الذكور فقط. يناسب "زملائي—" جمهورًا من أعضاء مؤسسيين محددين. يقوم بعض المتحدثين بإلغاء التحية والبدء بالخطاب، خاصة في العروض التقديمية غير الرسمية والتقنية.
  2. هناك ثلاثة عناصر متضمنة هنا - الشرفة والهدف والتخطيط (PAL):
  3. رواق .. شرفة بيت ارضي

Qu'est-ce que le quorum dans les réunions d'entreprise

هي ملاحظاتك الافتتاحية. إنه بيانك المطهر، وديباجتك، ومقدمتك، وتحيتك. يجب أن تكون مثيرة للاهتمام وتعد الجمهور لتلقي الرسالة. يمكنك جذب الانتباه من خلال البدء بما يلي:

قصة ذات اهتمام إنساني، لأن رواية القصص تتمتع بجاذبية قوية. مثال: منذ ما يقرب من 50 عامًا، أصبح الرجل الذي بدأ حياته المهنية كعامل، الآن مالكًا لإمبراطورية عملاقة. لقد أصبح ذلك ممكنًا بفضل إرادته القوية وفكرة الابتكار.

Types de résolution en réunion

الفكاهة، وهي تقنية تستخدم على نطاق واسع. إنه يعمل بشكل أفضل وأكثر أمانًا عندما يكون مرتبطًا بشكل وثيق بموضوع العرض التقديمي الخاص بك. مثال: ماذا سأقول لك، لقد تم إخبارها جميعًا بالفعل من قبل المتحدثين الآخرين أو سلتي فارغة لأن جميع الأفكار التي كنت أنوي إخبارها قد تم إخبارها بالفعل.

  1. عبارة مذهلة - تعرض حقائق وأفكارًا توقظ العقل. مثال: في العام الماضي، هنا في مدينتنا، سرق أفراد العصابات 120 سيارة أجرة! ومعظمكم لم يفعل شيئًا حيال ذلك.
  2. Résolution spéciale.
  3. الاقتباسات – نقلاً عن شخص يعرفه الجمهور ويعتبره ذا مصداقية. مثال: ""الائتمان حقنا"" قال الدكتور محمد يونس.

Résolution ordinaire : Si une motion est adoptée à la majorité simple des membres présents à une réunion, elle est appelée résolution ordinaire.

هدف

الهدف هو الغرض من خطابك. لماذا تعطي حديثك؟ اذكر موضوع خطابك بشكل واضح وكامل. بعد افتتاحية كسب الفائدة، من المناسب ذكر موضوع خطابك. يمكنك اتباع طريقة غير مباشرة أيضًا. يمكنك بناء قضيتك قبل الكشف عن أهدافك. من المستحسن أن يكون هدفك هو إقناع الجمهور بقبول وجهة نظر جديدة.

  • تَخطِيط
  • التخطيط هو جدول أعمالك. أخبر الجمهور بأجزائك الرئيسية؛ امنحهم فهمًا دقيقًا للنقاط الرئيسية التي ستغطيها. إنها خارطة الطريق لما سيأتي.
  • الجسد هو قلب حديثك. هنا، يمكنك شرح ودعم الغرض الرئيسي من العرض التقديمي الخاص بك. تقوم بتنظيم معظم الخطب حسب العوامل، حيث يتم بناء العرض التقديمي الخاص بك حول القضايا والأسئلة التي تشكل موضوعات فرعية للموضوع.

يجب عليك التأكيد على الانتقالات بين الأقسام لأن المستمع قد يفتقدها إذا لم يتم التأكيد عليها بشكل كافٍ. التحدث له قيود زمنية، وبالتالي يتطلب منك قصر الحديث على نقطتين أو ثلاث نقاط رئيسية.

ملخص أو استنتاج

يذكّر الملخص الجمهور بالأفكار الرئيسية للمحاضرة. تتضمن النهاية ثلاثة عناصر؛

  • إعادة صياغة للموضوع،
  • ملخص للنقاط الرئيسية التي تم تطويرها في العرض التقديمي،
  • بيان الاستنتاج. ينبغي أن يكون إغلاق الذروة.

Voter aux réunions

اعرض الرسالة الختامية بلغة قوية - بكلمات تجذب الانتباه وسيتم تذكرها. يمكنك تقديم عرض أسعار مناسب واستخدام الفكاهة والدعوة إلى اتخاذ إجراء.

بعد تنظيم الخطاب في المسودة النهائية، عليك أن تقرر طريقة عرضه. يمكنك تقديمه بأي من الطرق الأربع التالية التي تناسب الموقف بشكل أفضل:

العرض الارتجالي إنها طريقة العرض الأكثر شعبية وفعالية. أنها تنطوي على التحدث من الملاحظات المكتوبة. باستخدام هذه الطريقة، عليك أولاً إعداد خطابك بشكل كامل، وإنشاء مخطط تفصيلي، وإعداد الملاحظات، وتقديم الخطاب منها. لا تحفظ ولكن تدرب للتأكد من أن جميع الأجزاء في ذهنك بوضوح.

  • الحفظ
  • هذه هي الطريقة الأكثر صعوبة. يتم حفظ الخطاب بأكمله وإلقاءه بدقة. من الأفضل حفظ المقاطع الرئيسية واستخدام الملاحظات لمساعدتك خلال الخطاب.
  • قراءة
  • يتضمن ذلك التحدث من خلال نص حرفي أو أوراق محاضرات مكتوبة. يميل معظمنا إلى القراءة بصوت عالٍ بنبرة رتيبة مملة.
  • كما أننا نفتقد علامات الترقيم، ونتعثر في الكلمات، ونفقد مكاننا، وما إلى ذلك. يمكنك التغلب على هذه المشاكل من خلال التدرب على الكلام. سيكون من الحكمة عدم قراءة الخطب حتى تتقن طريقة العرض هذه.
  • خطاب مرتجل

الخطاب المرتجل هو خطاب وليد اللحظة، يُلقى عندما لا تعلم أنه سيتم استدعاؤك للتحدث.

  1. Scrutin secret : Il s'agit de la méthode la plus acceptable selon laquelle des bulletins de vote sont remis aux membres présents et il leur est demandé de voter dans l'urne prévue à cet effet. Le décompte des bulletins de vote pour ou contre la motion révèle le résultat.
  2. تعلم كيف تتوقع متى قد يتم استدعاؤك.
  3. البقاء على اطلاع على التطورات الأخيرة.
  4. احتفظ بمخزون جاهز من الحكايات والملاحظات الذكية والحقائق المثيرة للإعجاب في ذهنك.
  5. يمكن أن تساعد الوسائل البصرية في التغلب على القيود المفروضة على الكلمات المنطوقة. قد لا تتاح للمستمع الذي فاتته الرسالة الصوتية فرصة سماعها مرة أخرى. توفر الوسائل المرئية مثل المخططات والرسوم البيانية والصور والنماذج والرسوم البيانية والخرائط وما شابه الفرصة لتوصيل رسالتك.
  6. يستخدم المتحدثون الوسائل البصرية لتوضيح المعلومات للجمهور أو تعزيز تأثير المعلومات (Well, 1985:557). تساعد الوسائل البصرية في القضاء على الارتباك المحتمل في الكلام، وتبسيط المعلومات المعقدة، وتحسين التماسك، وإضافة الاهتمام.

Mandataire en réunion

يجب عليك تحديد العناصر المرئية الخاصة بك بناءً على قدرتها على توصيل المحتوى بشكل أساسي.

قد يتأثر اختيارك أيضًا بحجم الجمهور والشكليات، وتكلفة إعداد الوسائط واستخدامها، وسهولة الإعداد ووقته. يجب عليك تقييم نقاط القوة والضعف المقارنة لكل نوع من أنواع المساعدات البصرية ومعرفة كيفية استخدام كل نوع بفعالية.

على سبيل المثال، تتطلب معظم المعلومات الإحصائية أن يكون الرسم البياني أو الجدول واضحًا تمامًا، بينما من الأفضل نقل المعلومات المكانية من خلال رسم تخطيطي أو خريطة.

  • إرشادات للحصول على صور فعالة
  • عادةً ما تنقل الصور المرئية الأجزاء الرئيسية من الرسالة. لاستخدامها بشكل فعال، ضع في اعتبارك الإرشادات التالية:
  • تأكد من أن كل فرد في الجمهور يمكنه رؤية العناصر المرئية بوضوح.
  • اشرح الصورة إذا كان هناك أي احتمال لسوء الفهم.
  • دمج العناصر المرئية في خطة العرض التقديمي الخاص بك.
  • أكد على العناصر المرئية من خلال الإشارة إليها جسديًا ولفظيًا.

Conclusion

Les réunions sont des rassemblements de personnes axés sur un objectif pour communiquer des idées entre et parmi les individus.

Des réunions de partage d'informations ont lieu dans les familles, les groupes d'apprentissage, les groupes de travail, les églises, les entreprises et les organismes de service. Ces réunions ont lieu régulièrement et se caractérisent par un ordre du jour prévisible et des traditions procédurales claires.

Les réunions de partage d'informations permettent aux membres de rester informés de ce qui se passe dans leur organisation, de donner leur avis sur les événements, d'offrir et de recevoir de l'aide, de clarifier les objectifs à court et à long terme et de renforcer les relations de travail entre eux.

Les réunions de résolution de problèmes ont lieu de manière ponctuelle et au sein de groupes permanents. Les réunions de résolution de problèmes se concentrent sur une seule préoccupation et suivent généralement un ordre du jour vague. Ces réunions sont très courantes lorsque les gens ont le sentiment de partager un problème à résoudre. Ce rassemblement pour résoudre un problème est connu sous le nom de réunion de résolution de problèmes.

Les réunions pour événements spéciaux sont moins fréquentes. Un exemple de ce type de réunion est la conférence annuelle d’une association professionnelle. Lors de ces réunions, des événements spéciaux sont présentés aux membres ainsi que les contraintes et points de considération pertinents.

Les membres discutent et échangent des opinions entre eux, arrivant à des options convenues après avoir délibéré sur les étapes futures. Les réunions d'événements spéciaux nécessitent certaines compétences en matière d'organisation et de communication qui ne sont pas exigées par les autres types de réunions.