Processus de communication : 10 étapes et composants

Processus de communication : 10 étapes et composants

Un processus est un ensemble d’activités interdépendantes et séquentiellement liées qui constituent une œuvre globale. Il s'agit d'une séquence chronologique d'actions nécessaires pour terminer un travail ou un travail.

L'expert en communication Berio (1960) observe que le concept de processus considère les événements et les relations comme dynamiques, continus, en constante évolution et continus.

Cela signifie également qu’il n’y a pas de début, de fin ou de séquence fixe d’événements. Ce n’est pas statique. Ça bouge. Les ingrédients d’un processus interagissent ; chacun affecte tous les autres. La communication d'entreprise est un processus de compréhension et de partage de sens.

Il s’agit d’un processus parce qu’il s’agit d’une activité, d’un échange ou d’un ensemble de comportements qui se produisent séquentiellement dans un cycle dynamique pour arriver à une signification mutuellement comprise d’un message.

Processus de communication en 10 étapes

Les éléments d'activité effectués pour mener à bien un processus de communication d'entreprise sont présentés dans le diagramme suivant et discutés ci-dessous :

Contexte

Communication ou La communication d'entreprise se déroule dans un contexte. Un contexte est un ensemble de circonstances ou de situations dans lesquelles la communication a lieu et qui influencent la communication. Il s’agit d’un vaste domaine qui inclut le pays, la culture, l’organisation ainsi que les stimuli externes et internes.

Nous savons que chaque pays, chaque culture et chaque organisation possède ses propres conventions en matière de traitement et de communication de l'information. Cet aspect du contexte est le terrain de jeu sur lequel vous devez planifier, concevoir et communiquer votre message.

Le stimulus externe est un autre aspect du contexte qui vous incite à envoyer un message. La source de cette invite peut être une lettre, un mémo, une note, un courrier électronique, un fax, un télex, un appel téléphonique, une réunion ou même une conversation informelle.

Un autre aspect du contexte concerne les stimuli internes. Ces stimuli ont une influence complexe sur la façon dont vous traduisez les idées en message.

Votre propre vision du monde, vos attitudes, vos options, vos émotions, vos expériences passées, vos goûts et vos aversions, votre éducation, votre statut professionnel et votre confiance dans vos compétences en communication influencent tous la façon dont vous communiquez vos idées.

De plus, votre capacité à analyser la culture, le point de vue, les besoins, les compétences, le statut, les capacités mentales, l'expérience et les attentes de votre destinataire constitue également un élément important du contexte qui assurera le succès de votre communication. Vous devez considérer tous ces éléments de contexte afin de communiquer un message efficacement.

Expéditeur/Communicateur

L'expéditeur est l'initiateur du message. La communication commence avec un expéditeur qui a une idée ou envisage de la communiquer à une autre partie. L'expéditeur peut être une personne ou une organisation. Ainsi, les gens sont la partie qui initie un message en réponse à un élément du contexte.

Le stimulus contextuel déclenche un besoin ou un désir chez l'expéditeur de communiquer ou de tenter d'atteindre une signification commune avec un individu ou un groupe.

Codage

L'encodage est le processus de traduction du sens voulu en mots et en gestes (Bartol et Martin, 1994 : 444). Kotler et Armstrong (2001 : 511) estiment que l’encodage est le processus de mise des pensées sous forme symbolique.

Pearson et Nelson (1997 : 11) ont déclaré : « L’encodage est l’acte de mettre une idée ou une pensée dans un code ». Un code est un arrangement systématique ou un ensemble complet de symboles, de lettres ou de mots ayant des significations arbitraires et utilisés à des fins de communication.

Les idées ou pensées sont codées avant que l’échange de messages n’ait lieu. L'expéditeur choisira les codes appropriés, c'est-à-dire les mots ou les symboles qui exprimeront au mieux ses idées et ses pensées.

Le choix des mots et des gestes dépendra de facteurs tels que les compétences d'encodage de l'expéditeur, les évaluations de la capacité du destinataire prévu à comprendre divers symboles, les jugements concernant la pertinence de certains symboles, l'expérience passée dans des situations similaires, le statut professionnel, l'éducation et l'état émotionnel. au moment de la tentative de communication.

Une évaluation minutieuse de ces facteurs rendra la sélection des codes appropriée à une situation de communication particulière et la rendra la plus efficace.

Message

L’ensemble de symboles transmis par l’expéditeur est appelé message. Bartol et Martin (1994 : 445) ont déclaré : « Le résultat du processus de codage est un message composé de symboles verbaux et non verbaux qui ont été développés pour transmettre un sens au récepteur. » C'est le contenu de l'interaction.

Le message comprend les symboles, c'est-à-dire les mots et les expressions que nous utilisons pour communiquer nos idées. Cela comprend également les expressions faciales, les mouvements corporels, les gestes, le toucher, le ton de la voix et d'autres codes non verbaux.

Ainsi, Pearson et Nelson (1997 : 10) disent que le message est la forme verbale et non verbale de l’idée, de la pensée ou du sentiment qu’une personne (l’expéditeur) souhaite communiquer à une autre personne ou à un groupe de personnes (les récepteurs).

Il doit être organisé de manière systématique et significative afin qu'il puisse traduire pleinement les intentions de l'expéditeur. Le message peut être relativement bref, facile à comprendre ou long et complexe. Cela peut être intentionnel ou accidentel.

Les messages commerciaux sont des messages intentionnels et délibérés destinés à atteindre un objectif commercial.

Média/chaîne

Le support est la méthode utilisée pour transmettre le message au destinataire prévu. Kotler et Armstrong (2001 : 519) considèrent que les médias sont le canal de communication par lequel le message passe de l'expéditeur au destinataire.

Pearson et Nelson (1997 : 10) ont déclaré que le canal fournit le mode par lequel un message passe de la source au destinataire du message.

Les ondes lumineuses et sonores sont des canaux de communication majeurs. Il peut s'agir de médias oraux, écrits ou non verbaux. Les exemples incluent les mots écrits dans des mémos, les mots prononcés au téléphone, les graphiques sur une diapositive et les gestes dans des situations en face à face.

Les facteurs à prendre en compte lors de la sélection du média le plus approprié pour un message particulier sont l'objectif et l'importance du message, le coût du média, l'heure de transmission, le nombre de récepteurs, l'emplacement du public, la quantité d'informations, l'éducation du récepteur. , la proximité du récepteur et l'efficacité du média.

Si le message s'adresse à un public international, vous devez tenir compte de la culture du destinataire potentiel. Le succès de la communication dépend en grande partie de la sélection du bon support pour transmettre le message au destinataire cible.

Décodage

Le destinataire, après avoir reçu le message, le transforme selon sa manière d'interprétation. Ce processus de conversion est appelé décodage.

Le décodage est le processus de conversion du message codé en un message compréhensible par le récepteur. Bartol et Martin (1994 : 446) ont déclaré : « Le décodage est le processus de traduction des symboles en message interprété. »

Nous savons que les symboles n'ont aucune signification. Nous lui attribuons un sens. Le décodage est le processus par lequel le récepteur attribue une signification aux symboles codés par l'expéditeur.

La communication est efficace lorsque l'expéditeur et le destinataire attribuent tous deux la même signification aux symboles codés dans le message et parviennent à une signification commune.

Cependant, le processus de décodage peut entraîner des malentendus si le destinataire ne décode pas le message comme l’avait prévu l’expéditeur. Des malentendus surviennent souvent en raison des limites de notre langage et de l'insuffisance de nos descriptions.

Ainsi, un décodage efficace nécessite la même considération que dans le cas du codage.

Destinataire/communicant

La partie qui reçoit le message envoyé par une autre partie est le destinataire. Si un destinataire ne reçoit aucun message, il n'y a pas de communication.

Le destinataire est donc la personne ou l’organisation avec laquelle le message est échangé. Il peut y avoir un seul destinataire du message, comme dans une conversation entre deux individus, ou plusieurs destinataires, comme dans le cas d'un rapport envoyé à différents membres de l'organisation.

Il peut y en avoir plusieurs dans le cas d'une réunion publique, d'une réunion d'organisation, d'un séminaire ou d'un symposium. Des destinataires involontaires peuvent également apparaître s'ils entendent une conversation privée ou lisent le courrier d'une autre personne. Tous seraient le destinataire de votre communication.

Réponse

Les réactions du destinataire, après avoir été exposé au message, sont appelées réponses. Un message peut créer de nombreux types de réponses pour le destinataire en fonction du contexte et de la nature du message.

C'est un état mental inspiré par le message. La colère, l'apathie, le chagrin, l'agitation, la consternation, le bonheur, le plaisir, etc. peuvent être suscités dans l'esprit du destinataire en réaction au contenu du message. Les réponses peuvent être saines ou fausses, logiques ou illogiques, légales ou illégales, raisonnables ou déraisonnables, mais ce sont des réactions mentales au message.

Bruit

Le bruit est une interruption du processus de communication qui déforme le sens du message. Il s'agit d'une statique ou d'une distorsion imprévue pendant le processus de communication due au fait que le destinataire reçoit un message différent de celui envoyé par l'expéditeur.

Bartol et Martin (1994 : 446) ont déclaré : « Le bruit est tout facteur dans le processus de communication qui interfère avec l'échange de messages et la réalisation d'un sens commun. »

Pearson et Nelson (1997 : 11) observent : « Le bruit est toute interférence dans les processus d’encodage et de décodage qui réduit la clarté d’un message. »

Il peut s'agir de bruits physiques, tels que des sons forts ; des vues distrayantes, comme un peu de nourriture sur le visage de quelqu'un ; comportement inhabituel, comme une personne se tenant trop près ; statique sur les lignes téléphoniques sous forme de message transmis ; ou fatigue de la part du récepteur pendant qu'il décode.

Le bruit peut être mental, psychologique ou sémantique, comme les rêveries concernant un être cher, l'inquiétude concernant les factures, les douleurs causées par une dent ou l'incertitude quant à la signification des paroles de l'autre personne.

Ces situations peuvent provoquer une interruption à n’importe quelle étape du flux de communication et provoquer une distorsion du sens ou dissuader la compréhension du sens commun du message.

Le bruit perturbera la communication. Par conséquent, toutes les mesures possibles doivent être prises pour éviter l'apparition de tout bruit afin de rendre la communication d'entreprise efficace.

Retour

La partie de la réponse du destinataire communiquée à l'expéditeur constitue un retour d'information. Le destinataire du message ne communiquerait pas toutes ses réponses. Il/elle communiquerait uniquement les parties de la réponse socialement et organisationnellement souhaitables qui faciliteraient la réalisation de son objectif.

Pearson et Nelson ont déclaré : « Le feedback est la réponse verbale et non verbale du destinataire au message de la source. » C'est la réponse fondamentale du récepteur aux messages interprétés (Bartol et Martin). Ainsi, la réponse du destinataire/communicateur au message renvoyé à l'expéditeur/au communicateur est une rétroaction.

Cette rétroaction implique d'inverser le processus de communication afin que le destinataire devienne l'expéditeur et que l'expéditeur devienne le destinataire.

Les commentaires fournissent des informations préliminaires sur le succès du processus de communication. Sans feedback, les managers ont du mal à évaluer l’efficacité de leur communication.

FAQ

Quel est le processus de communication d’entreprise ?

Un processus est un ensemble d’activités interdépendantes et liées séquentiellement, dynamiques, continues et continues sans séquence fixe d’événements.

La communication d'entreprise est décrite comme un processus impliquant une série d'activités et de comportements qui se succèdent pour parvenir à une signification mutuellement comprise d'un message.

Quel rôle joue le contexte dans la communication d’entreprise et quels sont ses différents aspects ?

Le contexte est crucial dans la communication d’entreprise car c’est l’ensemble des circonstances ou des situations qui influencent la communication. Il comprend le pays, la culture, l'organisation et les stimuli externes et internes, chacun ayant ses conventions de traitement et de communication de l'information.

Les stimuli internes de l’expéditeur et la compréhension des caractéristiques du destinataire sont des aspects importants du contexte pour une communication efficace.

Comment le concept de processus considère-t-il les événements et les relations ?

Le concept de processus considère les événements et les relations comme dynamiques, continus, en constante évolution et continus, ce qui indique qu'un processus n'a pas de début, de fin ou de séquence fixe d'événements.

Quelle est l’importance du codage dans la communication et quels facteurs l’influencent ?

L'encodage est vital car il implique de traduire le sens voulu en mots et en gestes, de transformer les pensées en un forme transmissible.

L'efficacité du codage dépend de facteurs tels que les compétences de l'expéditeur, l'évaluation de la compréhension du destinataire, la pertinence des symboles, les expériences passées, la situation professionnelle, l'éducation et l'état émotionnel.

Qu’est-ce que le bruit dans le processus de communication et quels types de bruit peuvent survenir ?

Le bruit est toute interruption ou distorsion pendant le processus de communication qui modifie le message reçu par le récepteur. Cela peut être physique, comme des sons forts ou statiques sur les lignes téléphoniques, ou mental, psychologique ou sémantique, comme des rêveries, des inquiétudes ou des incertitudes sur le sens des mots.

Le bruit peut perturber la communication, il est donc essentiel de prévenir son apparition pour une communication efficace.

Qu’est-ce que le feedback dans la communication d’entreprise et pourquoi est-il important ?

Le feedback est la partie de la réponse du destinataire communiquée à l'expéditeur, fournissant des informations préliminaires sur le succès du processus de communication. Il s’agit d’inverser les rôles de communication, de transformer le destinataire en expéditeur et vice versa.

Le feedback est essentiel car il aide les managers à évaluer l’efficacité de leur communication, garantissant ainsi que le message est compris comme prévu.

Quel est le rôle de l’expéditeur/communicateur dans le processus de communication et qu’est-ce qui déclenche le besoin de communiquer ?

L'expéditeur/communicateur est l'initiateur du message, et la communication commence lorsque l'expéditeur a une idée ou pense communiquer à une autre partie. Le stimulus contextuel, qui peut être un élément du contexte, déclenche chez l'émetteur un besoin ou un désir de communiquer pour parvenir à une signification commune avec un individu ou un groupe.

Qu’est-ce qu’un message et quelles formes peut-il prendre ?

Un message est un ensemble de symboles que l'expéditeur transmet, notamment des mots, des phrases et des codes non verbaux tels que des expressions faciales et des gestes.

C'est le contenu de l'interaction et peut être organisé de manière systématique et significative pour transmettre les intentions de l'expéditeur. Les messages peuvent être brefs ou complexes, intentionnels ou accidentels, les messages commerciaux étant intentionnels et destinés à atteindre un objectif commercial.

Comment le support ou le canal est-il sélectionné pour transmettre un message, et pourquoi cette sélection est-elle importante ?

Le choix du média ou du canal dépend de divers facteurs, notamment de l'objectif et de l'importance du message, du coût, de l'heure de transmission, du nombre de récepteurs, de l'emplacement et de l'éducation du public, ainsi que de l'efficacité des médias.

Le succès de la communication dépend en grande partie du choix du bon média, notamment en tenant compte de la culture du public international.

Que se passe-t-il pendant la phase de décodage et pourquoi cela peut-il conduire à des malentendus ?

Le décodage est le processus de conversion par lequel le récepteur transforme le message codé en une forme compréhensible et attribue une signification aux symboles.

Des malentendus peuvent survenir si le destinataire décode le message différemment de l'intention de l'expéditeur, souvent en raison de limitations linguistiques et de descriptions inadéquates. Un décodage efficace nécessite un examen attentif, tout comme le codage, pour garantir une compréhension commune.

Quelle est l’importance d’une communication efficace dans la vie professionnelle et personnelle ?

Une communication efficace est cruciale, tant dans la vie professionnelle que personnelle, car elle peut faire la différence entre le succès et l’échec ou entre le profit et la perte. Dans le monde des affaires, il est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise moderne et constitue un élément essentiel du gestion de la qualité totale.

Comment l’expéditeur influence-t-il le processus de communication ?

L'expéditeur initie la communication et est initialement responsable du succès du message. Les expériences, attitudes, connaissances, compétences, perceptions et culture de l'expéditeur influencent le message.

L'expéditeur doit également décider quoi transmettre en fonction des connaissances et des hypothèses du destinataire.

Pourquoi est-il important de choisir le canal de communication approprié et quels facteurs influencent ce choix ?

Le choix du canal de communication approprié est vital pour l’efficacité de la compréhension du destinataire.

Plusieurs facteurs, notamment l'urgence du message, la nécessité d'une rétroaction immédiate, l'exigence de documentation, la complexité du contenu et les compétences en communication du destinataire influencent le choix.

Quel rôle joue le feedback dans le processus de communication ?

Les commentaires sont un élément clé car ils permettent à l'expéditeur d'évaluer l'efficacité du message et de prendre des mesures correctives si le message est mal compris.

Cela indique une communication importante obstacles et aide à parvenir à une communication réussie et efficace.

Conclusion

Une communication efficace est essentielle à la fois dans la vie personnelle et dans le domaine des affaires, délimitant souvent la frontière entre le succès et l'échec.

Le processus de communication, pierre angulaire de la clarté des interactions, comprend quatre éléments essentiels : le codage, le moyen de transmission, le décodage et le retour, l'expéditeur et le destinataire étant les éléments essentiels.

L'expéditeur, qui initie la communication, joue un rôle crucial, car ses expériences, ses attitudes et ses connaissances façonnent le message.

Le choix du canal de communication est d'une importance primordiale, influencé par des facteurs tels que l'urgence, le besoin de retour d'information et la complexité du contenu. Une sélection pertinente garantit l'efficacité du message et la compréhension du destinataire.

Le feedback, dernier maillon, est indispensable, permettant à l'expéditeur de mesurer l'efficacité du message et de rectifier d'éventuelles interprétations erronées, favorisant ainsi une communication réussie.

Comprendre et mettre en œuvre ce processus est essentiel pour améliorer les compétences de communication au sein d’une organisation, conduisant finalement au succès individuel et collectif.