10 principes de communication d'entreprise

10 principes de communication d'entreprise

Les principes sont des lignes directrices testées pour un plan d’action. Il s’agit d’hypothèses ou de généralisations testées qui semblent exactes et vraies pour une situation particulière. Les principes ont de la valeur pour prédire ce qui se passera dans des circonstances similaires.

Les principes de la communication d'entreprise sont des lignes directrices empiriques permettant de parvenir à une communication réussie et efficace. Ce sont des vérités fondamentales qui aident les dirigeants d’entreprise à prédire avec précision les conséquences d’une action particulière sur la communication d’entreprise.

Ces principes fournissent des lignes directrices pour le choix du contenu et du style de présentation, adaptés à l'objectif et au destinataire de votre message. Pour composer des messages écrits ou oraux, vous devez appliquer certains principes communs de communication d’entreprise.

Murphy, Hildebranot et Thomas (2001 : 32) soulignent les principes des Sept C. Ce sont l’exhaustivité, la concision, la considération, le caractère concret, la clarté, la courtoisie et l’exactitude.

D’autres experts ont souligné, outre les sept ci-dessus, un autre ensemble de principes. Nous discutons ci-dessous de ces principes largement acceptés :

Principe d'objectivité

Chaque action d’un être humain est dirigée vers un objectif. UN le but ou l'objectif est la destination que l'on s'apprête à atteindre. La communication d'entreprise est une action délibérée d'un être humain visant à obtenir une signification mutuellement comprise d'un message contenant un contenu commercial afin d'obtenir un gain économique.

Par conséquent, la communication d’entreprise doit être réalisée de manière à ce qu’elle réponde aux objectifs de la communication et de l’organisation de l’entreprise. Il ne doit y avoir aucun point d’écart par rapport à la détermination objective de l’organisation lors du codage du message.

Les mots, phrases, informations, logiques, raisons, etc., quels qu'ils soient, sont écrits dans la communication ; tous doivent conduire à l'atteinte des objectifs de la communication, c'est-à-dire des objectifs de l'organisation.

Principe d'exhaustivité

La communication d’entreprise doit être complète dans tous les sens. Un message commercial serait complet lorsqu'il contient tous les faits dont le lecteur ou l'auditeur a besoin pour l'action que vous désirez.

Il sera complet lorsque le destinataire n’aura pas de questions à poser à l’expéditeur sur le contenu du message pour agir en conséquence. Les acteurs de la communication d’entreprise diffèrent par leurs filtres mentaux, leurs antécédents, leurs points de vue, leurs besoins, leurs expériences, leurs attitudes, leurs statuts et leurs émotions.

Ainsi, l'expéditeur doit évaluer le message à travers les yeux du destinataire pour être sûr qu'il a inclus toutes les informations pertinentes dans son message. L'exhaustivité offre de nombreux avantages. Ils sont:

  1. Les messages complets sont plus susceptibles d'apporter les résultats souhaités sans nécessiter de messages supplémentaires.
  2. Ils peuvent faire un meilleur travail de renforcement de la bonne volonté.
  3. Des messages complets peuvent aider à éviter des poursuites coûteuses qui pourraient survenir si des informations importantes sont manquantes.
  4. Les communications qui semblent sans conséquence peuvent s’avérer étonnamment importantes si les informations qu’elles contiennent sont complètes et efficaces.

Pour compléter le message, nous devons garder à l’esprit les directives suivantes :

  • Fournissez toutes les informations nécessaires, répondez à toutes les questions posées et donnez quelque chose en plus lorsque cela est souhaitable. Il serait préférable d'aborder tous ces facteurs du point de vue du lecteur et de fournir des faits en conséquence.
  • Lorsque nous lançons un message, nous devons vérifier que nous avons fourni toutes les informations dont le lecteur a besoin pour une compréhension approfondie et précise. Une façon de compléter le message en termes d'information est de répondre aux cinq questions : Qui, Quoi, Quand, Où et Pourquoi, et à un (1) « H », tel que Comment. La méthode des cinq questions est particulièrement utile lorsque nous rédigeons des demandes, des annonces ou d'autres messages d'information. D'autres situations peuvent également être facilitées par la même méthode.
  • Essayez de répondre à toutes les questions énoncées et implicites afin de compléter un message. Le destinataire de la communication réagira négativement si les messages sont incomplets.
  • Le client peut penser que la personne interrogée est négligente ou tente délibérément de dissimuler un point faible. En général, « les omissions jettent les soupçons ». Par conséquent, toutes les questions, favorables ou défavorables, doivent recevoir une réponse avec tact et honnêteté.
  • Il est préférable de faire preuve de bon jugement en proposant du matériel supplémentaire si le message de l'expéditeur est incomplet. Des informations supplémentaires peuvent également contribuer à créer une image favorable et une confiance dans l’organisation. Cela peut conduire à une croissance future des affaires et à une relation forte, conviviale et interdépendante.

Principe de concision

La concision est une condition préalable à une communication commerciale efficace. Un message concis permet d'économiser du temps et de l'argent à la fois pour l'expéditeur et le destinataire.

Les dirigeants d’entreprise n’ont pas beaucoup de temps pour lire un long message ; ce sont des individus occupés.

Par conséquent, un message concis mais complet doit être développé pour la communication d’entreprise. Un message concis est complet sans être verbeux.

Une communication est considérée comme concise si elle est écrite avec le moins de mots possible sans sacrifier les autres principes. La concision contribue à mettre l'accent ; en éliminant les mots inutiles, il met en évidence les idées importantes.

Les messages concis sont intrinsèquement plus intéressants pour le destinataire car ils suivent une vision « vous », ce qui rend la communication plus conviviale.

Des messages concis témoignent du respect envers les destinataires en n’encombrant pas leur vie professionnelle d’informations inutiles.

La concision peut être obtenue en suivant les directives suivantes :

Éliminez les expressions verbeuses

Pour réduire la verbosité dans la communication, vous pouvez suivre les suggestions ci-dessous :

Utilisez des substituts d'un seul mot

Utilisez des substituts de mots uniques au lieu de phrases autant que possible sans changer le sens de la phrase. Par exemple:

  • Wordy : En ce moment. Concis : Maintenant.
  • Wordy : Parce que. Concis : Parce que.

Omettez les expressions banales et inutiles.

« Banal » fait référence à une opinion ou à une expression trop souvent utilisée et qui devient terne ou manque d'originalité. Omettez ces expressions pour rendre le message plus attrayant.

  • Wordy : Permettez-moi de dire à quel point votre réponse est utile. Concis : votre dernière réponse a été utile.

Remplacez les déclarations conventionnelles verbeuses par une version concise.

  • Wordy : Veuillez trouver ci-joint la liste que vous avez demandée. Concis : La liste demandée est jointe.

Évitez d’abuser des phrases creuses.

  • Wordy : Il y a cinq règles à respecter. Concis : cinq règles doivent être respectées.

Évitez d’abuser des verbes camouflés.

Les verbes camouflés peuvent être évités en :

  • Écrire concrètement.
  • Privilégier la voix active.
  • Faire des sujets de la plupart des phrases des personnes ou des choses.
  • Écrire des phrases dans un ordre normal.
Verbe camoufléForme verbale claire
La nouvelle politique impliquait le
standardisation des procédures.
La nouvelle politique standardisée
les procédures.
Nous devons provoquer un
réconciliation des différences.
Nous devons concilier nos
différences.
L'application du mélange a été
réalisé.
Ils ont appliqué le mélange.
Le contrôle de l'eau n'était pas
possible.
Ils ne pouvaient pas contrôler le
eau.                 

Choisissez des mots courts plutôt que des mots longs.

Les mots courts communiquent efficacement. Il existe quelques exceptions, mais en général, les mots courts rendent la communication efficace.

Mots longs : Au cours de l'année précédente, l'entreprise a connu un déficit financier.
Concis : l'année dernière, l'entreprise a perdu de l'argent.

Mots longs : Ils ont accédé à la proposition de mettre fin à l'activité.
Concis : ils ont convenu de mettre fin à l’entreprise.

Omettez les clauses « lequel » et « cela » autant que possible.

Wordy : Les papiers approuvés présentent les documents de l'achat.
Concis : les documents ci-joints documentent l'achat.

Wordy : M. Karim a acheté une table qui est de type secrétariat.
Concis : M. Karim a acheté une table de secrétariat.

Insistez sur les phrases courtes.

Les phrases longues sont difficiles à lire. Nous savons que notre esprit a des limites ; ils sont limités dans leur capacité à gérer des informations complexes et un trop grand nombre de relations et d’informations.

Par conséquent, faites des phrases courtes pour une meilleure lisibilité. Les phrases courtes contiennent généralement entre 16 et 18 mots. Écrire des phrases simples et courtes implique deux techniques de base :

La première est la technique de limitation du contenu des phrases.

La seconde est la technique qui consiste à exprimer ses pensées avec moins de mots, c'est-à-dire à économiser sur les mots utilisés.

Première technique : limiter le contenu de la phrase

Les phrases longues sont difficiles à comprendre et les versions courtes sont plus faciles à comprendre. Ils s’intègrent mieux dans l’esprit et mettent davantage l’accent sur le contenu et l’organisation du sujet.

Prenons un exemple :

  • Phrase longue : Ce mémorandum est distribué avec les cartes de classe du premier semestre, qui doivent servir de contrôle final de l'exactitude de l'inscription des étudiants et doivent être utilisées plus tard comme cartes de notes de mi-semestre, qui doivent être soumis avant le 20 novembre.
  • Phrases courtes : Ce mémorandum est distribué avec les fiches de cours du premier semestre. Ces cartes serviront désormais de contrôle final de l’inscription des étudiants. Plus tard, ils seront utilisés pour les notes de mi-semestre, qui doivent être rendues avant le 20 novembre.

Deuxième technique : économiser les mots

Cette technique raccourcit les phrases en utilisant les mots de manière économique. Apprendre à utiliser les mots de manière économique est une question d’effort continu. Vous devez continuellement être conscient de la nécessité d’une économie de mots.

Vous devriez faire attention. Explorez et évaluez les nombreuses façons d’exprimer chaque pensée. La possibilité d'une économie de mots dépend du sujet dans chaque cas. Les méthodes courantes sont :

Évitez les phrases encombrants. Remplacer une expression plus courte.

Phrase encombrantRemplaçant
Le long des lignes de
Au moment présent
Dans le but de
Pour la raison que
Conformément à
En attendant
Dans le futur proche
Dans le quartier de
Dans très peu de cas
Compte tenu du fait que
Sur la base de
À l'occasion de
En ce qui concerne, en référence à
En vue de
comme
maintenant
pour
parce que, depuis
par
entre-temps
bientôt
about, around
seldom
since, because
par
sur
about
à
Long wayShort & improved way
In the event that payment is not made by January, operations will cease.
In spite of the fact that they received help, they failed to exceed the quota. The invoice was in the amount of . Tk.50,000
If payment is not made by January, operations will cease.
Even though they received help, they failed to exceed the quota. The invoice was for Tk.50,000.

Eliminate surplus words that add no meaning.

Sentence contains Surplus wordsSurplus words eliminated sentences
He ordered desks that are of the executive type.

In addition to these defects, numerous other defects mar the operating procedure.

The machines that were damaged by the fire were repaired.

I am prepared to report to the effect that sales increased.
He ordered executive-type desks.
Numerous other defects mar the operating procedure.

The machines damaged by the fire were repaired.

I am prepared to report that sales increased.

Avoid roundabout ways of saying things.

Utilisez directement et au point. Ne couvrez pas le même terrain de manière détournée. Les voies directes sont généralement meilleures et vous devriez les utiliser.

Roundabout SentencesDirect & to the point sentences
On constate que le budget du département diminue chaque année.The department budget decreases each year.
The president is of the opinion that the tax was paid.The president believes the tax was paid.
It is essential that the income be used to retire the debt.The income must be used to retire the debt.
Le comité suppose que les preuves ont été recueillies.The committee assumes that the evidence has been gathered.
Les superviseurs doivent prendre les mesures appropriées pour déterminer si les fiches de pointage sont inspectées.The supervisors should determine whether the time cards are being Inspected.
He criticized everyone he came in contact with.He criticized everyone he met.

Avoid unnecessary repetition of words or thoughts except in Justified situations.

Répétez uniquement pour l’effet et l’emphase. Ne répétez pas inutilement.

Useless RepetitionRepetition Eliminated
The assignment of training the ineffective worker is an assignment we must carry out.Training the ineffective worker is an assignment we must carry out.
Modem, up-to-date equipment will
be used.
Modem equipment. Will be used.
In the office they found supplies there that had never been issued.In the office they found supplies that had never been issued.
In my opinion I think the plan is sound.I think the plan is sound.
The important essentials must not be neglected.The essentials must not be neglected.
The consensus of opinion is that the tax is unfair.The consensus is that the tax is unfair.
As a matter of interest, I am interested in learning your procedure.I am interested in learning your procedure.
We should plan in advance for the future.We should plan.

Eliminate unnecessary prepositional phrases.

Wordy: The issue of most relevance is teamwork.
Concise: The most relevant issue is teamwork

Limit the use of the passive voice.

Wordy: The total balance due will be found on page 2 of this report.
Concise: The balance due is on page 2 of this report.

Include only relevant materials.

The effective concise message should include only relevant materials and statements. Observe the following suggestions:

  1. Stick to the purpose of the message.
  2. Delete irrelevant words and rambling sentences.
  3. Omit information obvious to the receiver.
  4. Avoid long introduction, unnecessary explanations, excessive
    adjectives and prepositions, pompous words, gushy politeness.
  5. Get to the important point tactfully and concisely.

Wordy: We hereby wish to let you know that our company is pleased with the confidence you have reposed in us.
Concise: We appreciate your confidence.

Use Shorter Names and Titles.

a. Use a shorter name after you have mentioned the long one once.

Long : George Washington hall.
Short: Washington hall.

b. Use pronouns or initials rather than repeat long names.

Longue : Gestion des Ressources Humaines
Plan : GRH

Long: United States-Mexico-Canada Agreement
Short: USMCA

Principe de considération

Consideration means preparing every message with the message receivers in mind (Murphy, Hildebrandt, and Thomas). When encoding a message, try to put yourself in the place of the receivers.

Their desires, problems, circumstances, emotions, and probable reactions are to be taken into consideration. These should be handled from their point of view. Do not lose temper, do not charge them, and do not accuse them without facts.

Give their situations the highest priority while drafting a message. This thoughtful consideration is also called the “You attitude,” empathy, or the human touch, etc. There are three specific ways to deal with the consideration principle –

Focus on ‘you’ instead of ‘I’ and ‘we.’

It will help project a “you attitude,” but overuse can lead to a negative reaction. To create audience-oriented, considerate messages, focus on how message receivers will benefit, what they will receive, and what they want or need to know.

We-attitude: I am delighted to announce that we will be extending our hours to make shopping more convenient.
You-attitude: You will be able to shop in the evenings with the extended hours.

We-attitude: We are sure that our new discount policy will be attractive to you.
You-attitude: You will surely appreciate the new discount policy.

Avoid insensitive ‘you.’

Insensitive ‘you’: You failed to enclose your check in the envelope.

Considerate: The check was not enclosed (Passive voice).
Considerate: The envelope we received did not have a check in it (depersonalized).

The use of ‘you’ in negative situations can be avoided by implying the passive voice, making the receiver part of a group, or depersonalizing the situation.

Montrez l’avantage ou l’intérêt du public pour le récepteur.

Readers of the message may react positively when benefits are shown to them. Thus, whenever possible and true, show how your receivers will benefit from messages. Benefits must meet receivers’ needs, address their concerns, or offer rewards.

Non-benefit statement: You will be glad to know that our branch now has a walk-up window open 7-9 a.m. and 5-9 p.m. every weekday.

Phrase avantageuse : vous pouvez désormais répondre à vos besoins bancaires à notre nouveau guichet sans rendez-vous. Il est ouvert avec un caissier pour vous servir de 7h à 9h et de 17h à 21h du samedi au jeudi.

Emphasize positive, pleasant facts.

Stress what can be done instead of what cannot be done, and focus on positive words and facts that your receiver can consider favorably.

Positive pleasantNegative Unpleasant
It is impossible to open account for you
to day
We shall gladly open an account when .
Your signature card reaches us.
We do not accept your request for
extending credit.
We can accept your request when credit
record is satisfactory.
Positive wordsNegative words
benefit blame
cordialplainte
happyfailed
Helpfault
generous negligence
loyalregret
pleasurereject
thankstrouble
thoughtfulunfair
impossible

Principe de concrétisation

Concreteness means being specific, definite, and vivid rather than vague and general (Murphy 1986:43). Concreteness also means exactness (Lesjkar and Pettit 2002:103).

Business communication should have concrete language for an interesting message. It means that business communication should use denotative rather than connotative words.

Les mots dénotatifs sont directs, explicites, souvent basés sur un dictionnaire, et les mots connotatifs sont des idées ou des notions suggérées ou associées à un mot ou une expression. La communication d'entreprise doit donc utiliser des mots qui forment des mots pointus., des significations claires dans l'esprit du lecteur.

Benefits

The benefits of concrete messages to business executives are obvious. Receivers know exactly what is required or desirable. It increases the likelihood that the message would be interpreted in the intended way. Concrete messages are more richly textured.

Thus, they tend to be more vivid, dynamic, and interesting (Murphy, Hildebrandt, and Thomas).

How To Write Concrete Messages

The following guidelines would help you compose a concrete, convincing messages:

Use specific facts and figures:

It is desirable to be precise and concrete in both written and oral business communication.

AbstraitConcrete
A significant loss
Good attendance record
The leading company
The majority
Dans le futur proche
labour-saving machine
Light in weight
Substantial amount
A 53 percent loss,
100 percent attendance record
First among 3,200 competitors
62 percent
By Thursday noon
Machine that does the work of seven workers
Feather light
Tk. 34,56,000

Put action in your verbs.

The verb can activate other words and help make your sentence alive and more vigorous. Thus, to have a dynamic and forceful message, (1) use active rather than passive verbs, and (2) put action in verbs rather than in nouns and infinitives, but do not eliminate the passive voice.

It is required in some cases. Active voice is stronger and shorter.

Superiority of active over passive verbs.

Active voice verbs are those whose subject does the action. Passive voice verbs are those whose subject receives the action.

Thus, for the liveliest, most vigorous writing, you should make good use of active-voice verbs.

However, this suggestion does not mean that you should eliminate passive voice, for passive voice has a definite place in good writing.

Mais cela signifie que vous devez utiliser autant de voix active que possible. Sept verbes sont des verbes mortels. Ce sont « être, donner, avoir, détenir, créer, mettre et prendre ».

Action in verbs, not in nouns/infinitives.

Action holding in a ‘quiet nounAction in the verb

The function of this office is the collection of payments and the compilation of statements.

Professor Adam will give consideration to the report.

Students held the meeting In the
office.

This office collects payments and compiles statements.

Professor Ahmed will consider the report.

Students met in the office.

Choose vivid, image-building words.

Using sensory appeals, comparisons, and cautious use of figurative language can make business communication forceful, vivid, and specific.

  • Sensory appeal
    • Nonsensory appeal : The product is fantastic.
      • Sensory appeal : The product glazes like a mirror, and you can see your face in it.
  • Comparisons
    • Analogies or comparisons can make an unclear idea clear and make an idea more vivid.
  • Figurative Language
    • Literal and dull: Our budget analysis will begin soon
    • More vivid figurative: Your budget review would begin to set the next year allocation.

Principe de clarté

Clarity means getting the meaning of business messages accurately from the head of the sender to the head of the receiver.

Nous portons tous avec nous nos propres interprétations, idées et expériences uniques associées aux mots. Par conséquent, la transmission de messages avec leur signification précise au destinataire et sa compréhension de la même manière sont cruciales pour communication efficace.

Clarity of business communication can be achieved by two means:

  1. choose precise, concrete, and familiar words; and
  2. Construct effective sentences and paragraphs.

Choose precise, concrete, and familiar words.

Clarity is achieved in part through a balance between precise language and familiar language. Select exactly the right and familiar words to convey your message. Use synonyms instead of Latin terms.

Familiar words Unfamiliar or pretentious words
aboutcirca (L)
aftersubsequent
homedomicile
for examplee.g.(L)
payremuneration

Construct effective sentences and paragraphs.

Effective sentences are short sentences. Try to keep the average sentence length within 17 to 20 words. In a sentence, unity between one main idea and closely related other ideas must be maintained.

The words in a sentence must be correctly arranged in such a way that the ideas clearly express the intended meaning. It is known as coherence. Put the main ideas up front within a sentence. Writers of a message must decide what needs emphasis and then choose the correct sentence structure.

Visual procedures like graphs, pie charts, bar diagrams, underlining italics, colored, indentations, etc., are used to show emphasis. The PCs of today and related software allow innumerable ways to visually add emphasis to words and paragraphs.

Principe de courtoisie

Courtesy is a major contributor to effective communication. Courtesy means polite behavior or good manners. It involves being aware of the perspective of others and their feelings.

Courtesy stems from a sincere you-attitude. Writing or speaking in a conversational tone, strategically emphasizing the reader’s viewpoint, and carefully selecting positive words will generate courtesy.

Courtesy is not merely politeness with mechanical insertions of ‘please’ and ‘thank you’ in socially acceptable manners, but it is a politeness that grows out of respect and concern for others. It is an effort to put the reader in a favorable frame of mind and go beyond this.

9 Tips On How To Be Courteous:

  1. Be sincerely tactful
  2. Single out your reader
  3. Refrain from preaching
  4. Avoid anger
  5. Be thoughtful and appreciative.
  6. Use expressions that show respect.
  7. Omit irritating expressions
  8. Omit questionable humours
  9. Choose nondiscriminatory expressions

Be sincerely tactful

Ne soyez pas brusque ou direct. Cela signifie écrire ou parler très peu et souvent grossier ou paraître grossier. Cela signifie également un discours chaud, fluide ou fluide.

Cela peut provenir d’une idée fausse de concision, d’attitudes personnelles négatives ou d’une méconnaissance de la culture d’un pays ou d’une communauté. Évitez les expressions discourtoises et présentez votre message avec tact.

Tactless, bluntUse tactful
Clearly you did not read my latest faxsometimes my wording is not precise, let me try again.
I rewrote that litter three times; the point was clear.I’m sorry the point was not clear; here is another version.

Single out your reader

Courteous treatment requires singling out and writing directly to your reader. This means writing for one situation, giving the reader individualized treatment. It is known as customizing communication.

Vous pouvez désigner le lecteur par son nom. « comme vous en conviendrez, M. Smith. « Si nous pouvons vous aider davantage, veuillez nous appeler. » « Nous vous souhaitons le meilleur des succès

Refrain from preaching

Le ton de la prédication est offensant. Les gens ont tendance à être quelque peu indépendants. Ils n’aiment pas être dirigés ou instruits. Ils veulent être traités sur un pied d’égalité. L’effet de la courtoisie est renforcé en évitant de prêcher, d’enseigner ou de donner un sermon. Les déclarations élémentaires, plates et évidentes semblent souvent prêcheuses.

Éviter

  • « Un chiffre d'affaires rapide signifie des profits plus importants »
  • 'vous avez besoin'
  • 'vous devez'
  • "Vous devez profiter de telles économies si vous voulez réussir".

Avoid anger

La colère détruit la bonne volonté. La colère est rarement justifiée. L’effet des mots de colère est évident. Ils mettent le lecteur en colère et mettent en danger les relations commerciales.

Des déclarations en colère

  • «Nous ne tolérerons pas cette condition.»
  • "Votre attitude imprudente nous a causé une perte de ventes."
  • « Je ne comprends pas votre négligence.

Be thoughtful and appreciative.

Les messages cordiaux et courtois de félicitations et d’appréciation méritées contribuent à renforcer la bonne volonté. Les Asiatiques aiment l'approche douce et plus polie, tant à l'oral qu'au communication écrite.

Use expressions that show respect.

Aucun lecteur ne souhaite recevoir des messages offensants. Alors, suivez les directives ci-dessous :

Omit irritating expressions

Contrairement à votre inférence
Délinquance
je ne suis pas d'accord avec toi
Si vous êtes
Je suis sûr que tu dois réaliser
Inexcusable
Odieux
Visiblement tu as oublié
En raison de votre crédit douteux
nous sommes incapables
tout simplement un non-sens
Vous ne vous attendez sûrement pas
nous sommes étonnés que vous ne puissiez pas
nous ne croyons pas
nous espérons que vous
nous avons du mal à croire que
il faut insister
nous prenons en compte
nous vous avons ignoré
tu es un délinquant
Vous ignorez probablement que
tu prétends que
tu ne nous l'as pas dit
tu n'as pas réussi
tu as oublié de
vous devez
tu ne nous laisse pas le choix
tu as négligé de
tu devrais savoir
tu ne t'attends sûrement pas

votre plainte
votre échec à
ton insinuation
ta négligence
ton silence obstiné.

Omit questionable humours

Le rire pour une personne est du dégoût pour une autre ; chacun de nous a un sens de l'humour différent. Regardez les notes suivantes :

Offensant

Hé mec, qu'est-ce que c'est ? J'entends parler de la bonne nouvelle. Vous en avez sûrement fait un rapide le week-end dernier et vous n'en avez parlé à aucun d'entre nous. Transmettez mes salutations à la petite dame. Je lui souhaite le meilleur; elle en aura besoin.

Plus de Courtéous

Chaleureuses félicitations pour votre mariage! Eh bien, vous nous avez certainement pris par surprise. En fait, seuls quelques-uns d’entre nous soupçonnaient que vous alliez vous marier. Mais même si nous n’en avons entendu parler que plus tard, ma femme et moi vous souhaitons le meilleur.

Transmettez nos chaleureuses salutations à votre nouveau partenaire.

Choose nondiscriminatory expressions

L’utilisation d’un langage non discriminatoire reflétant l’égalité de traitement des personnes sans distinction de sexe, de race, d’origine ethnique et de caractéristiques physiques serait courtoise.

a) Évitez les mots sexistes : les mots « d'homme »

Il vaut mieux ne pas utiliser de mots suggérant une domination masculine. Cela affecte la parité et la courtoisie.

SexisteNon-sexiste
réception des étudiants de première annéeentrer dans l'accueil des étudiants
main d'oeuvremain-d'œuvre, employés, ouvriers, personnel.
artificielfabriqué, construit.
présidentPrésident
vendeurvendeur
policierofficier de police
pompiersapeur pompier
cameramanopérateur camera
facteurpostier.

b) Évitez les pronoms masculins et faites la référence au pluriel

Les pronoms masculins sont utilisés pour les deux sexes, comme lui, le sien et lui. Ne les utilisez pas. Reformulez la phrase pour éliminer les mots offensants.

Phrases sexistesPhrase inexistante reformulée
Un superviseur n'est pas responsable de
de telles pertes s'il n'est pas négligent.
Un superviseur qui ne fait pas preuve de négligence n'est pas responsable de telles pertes.
Lorsqu'un client a besoin d'un service, il a le droit de le demander.Lorsqu'un client a besoin d'un service, il a le droit de le demander.

Mettez la référence au pluriel et évitez les phrases discriminantes.

Exemple : Les superviseurs ne sont pas responsables de ces pertes s’ils ne font pas preuve de négligence. Lorsque les clients ont besoin d’un service, ils ont le droit de le demander.

Remplacez les phrases sexistes par des expressions neutres.

"Un superviseur n'est pas responsable de telles pertes s'il ne fait pas preuve de négligence." "Quand on a besoin d'un service, on a le droit de le demander."

Évitez les mots qui rabaissent le statut des femmes.

Phrase qui dévalorise la condition de la femmeExpression non humiliante
Je vais demander à ma copine de s'occuper de ces affaires.J'ai ma secrétaire pour s'occuper de cette affaire.
Dame avocate
femme auteur
femme sculpteur
poétesse

Avocat
auteur
sculpteur
poète.

Utiliser des noms sous forme parallèle

Traitez chaque sexe avec respect.

indésirableSouhaitable
Adam et Mme Adam étaient présents
la réunion.
M. Adam et Mme Adam étaient
présent à la réunion

Principe d'exactitude

La communication doit être correcte en termes de grammaire, de ponctuation et d’orthographe. Le principe appelle également à utiliser le bon niveau de précision linguistique des chiffres, des faits et des mots et à des mécanismes d'écriture acceptables dans la formation du message.

Lignes directrices formelles

Il existe trois niveaux de langage : formel, informel et de qualité inférieure. La communication professionnelle doit contenir un langage informel : court, bien connu et conversationnel. Il faut éviter un langage de mauvaise qualité.

Utiliser formelMoins formelle
participer
procurer
efforts
vérifier
considérer
édifice
utiliser
interroger
rejoindre
obtenir
essayer
découvrir
penser (croire
bâtiment
utiliser
question
De mauvaise qualitéStandard
n'est-ce pas
je ne peux pas à peine
viser à prouver
désireux de
indépendamment de
de confiance
nez
devrait de h
n'est-ce pas, n'est-ce pas
peut difficilement
vise à prouver
, désireux de
indépendamment de
Volé
apporté
avoir dû

Vérifier l'exactitude des chiffres, des faits et des mots.

Vérifiez vos données statistiques, revérifiez vos totaux et demandez à une autre personne de lire et de commenter la validité des documents. Soyez attentif à l’exactitude en raison de l’évolution des tarifs, des réglementations, des lois et des conditions.

Des mots qui prêtent à confusion

  • un, je suis
  • accepte sauf
  • entre parmi
  • semestriellement, tous les deux ans, (tous les 2 ans)
  • continu, continu
  • effet, affecter
  • éminent, imminent
  • plus loin, plus loin
  • poser, poser, poser
  • mentir, allonger, je suis
  • Principe principale
  • qui, qui :
    • qui est le sujet d'un verbe
    • qui est un objet du verbe
  • which, that, who : Cela fait référence à des personnes ou à des choses
    • Qui fait référence aux gens.
    • Qui fait référence à des choses

Maintenir des mécanismes d’écriture acceptables.

Une attention particulière doit être accordée à la partie mécanique de chaque message bien rédigé.

Principe de simplicité

La communication commerciale doit utiliser un langage simple, un jargon familier et des tableaux et graphiques facilement compréhensibles. L'expression des sujets commerciaux doit contenir des faits et des informations simplifiés. Cela nécessite une certaine connaissance de la langue.

En fait, plus vos connaissances sont approfondies, plus vous serez en mesure de communiquer efficacement et sous une forme simplifiée. Les directives suivantes peuvent aider à maintenir ce principe :

Utilisez des phrases simples, pas complexes :

Les phrases simples sont facilement compréhensibles, lisibles et communicatives sans rupture de sens.

Phrase complexePhrase simple
L'action définitive a été effectuée après la date de clôtureLes mesures finales ont été prises après la date de reporting.
L'entreprise qui fabrique ce produit………….L'entreprise fabriquant ce produit………………….
Il est fort possible que nous perdions le contrat Adam pour cause de document insuffisant.Nous pourrions perdre le contrat Adam pour…………………..
Le devoir d'une secrétaire est de traiter tout le courrier entrant et de l'enregistrer.

De plus, il est de sa responsabilité de tenir à jour le cahier de devoirs.
Une secrétaire traite et enregistre tous les courriers entrants et tient à jour le carnet de tâches.

Étudiez attentivement les mots et apprenez leur signification précise.

Les mots signifiant la même chose peuvent avoir des nuances de sens différentes. Utilisez-les dans le bon contexte et dans le bon sens.

Par exemple, licencié, licencié, mis en conserve, séparé et démis de ses fonctions font référence à la même action, mais ils ont aussi des nuances de sens différentes, donc ce qui suit : argent, fonds, espèces, pâte, pain, finances, malade, malade, mal, faiblement, délicat, mince, élancé, maigre, léger, vaporeux, maigre, svelte, longiligne, grêle, nerveux.

Utilisez l’expression correcte.

Un idiome est un mot dans lequel des idées sont exprimées dans une langue. Il y a peu de raisons pour certains idiomes, mais les violations offenseront le lecteur. « D'accord avec » une proposition, mais « D'accord avec » une personne. « Faites attention » à une liaison, mais « faites attention avec » votre argent.

Idiome défectueuxExpression correcte
Autorité surAutorité sur
Se conformer àSe conformer à
Amoureux deAmoureux de
Tout aussi mauvaisTout aussi mauvais
Conformément àConformément à
À la recherche deÀ la recherche de
écouterEcouter
possédé d'une capacitépossédant des capacités
rarement ou jamaisrarement, voire jamais
supérieur àsupérieur à

Utilisez uniquement un jargon familier.

Jargon signifie langage technique. Ce sont ces mots, expressions et abréviations spécialisés utilisés par les personnes dans un domaine professionnel pour dire de manière précise et économique ce que nous voulons dire.

JargonsMots simples équivalents
mise en gardeavertissement, mot d'avertissement
tracerdécrire
mordre la ballequel devrait être notre plan de match ?
Jugement de valeuravis
verbaliserdire, mettre des mots.
paramètrescontours, limites.

Utilisez des mots simples plutôt qu’un langage fastidieux.

Certains mots peuvent vous aider à éviter de faire de longs détours pour exprimer une idée. Utilisez-les pour garder votre message simple.

Au lieu de suivre….Ecrivez……………
un membre important de
un petit nombre de
en ce moment
De la même manière
À une date précoce
Dans le futur proche
La plupart du temps
sans faire de bruit
en conséquence de
à un rythme plus rapide
pas aussi bonne en qualité
pris en considération
Dans le cas où
Compte tenu du fait que
Dans le contexte de                    
avant le début de
personnes d'âge adolescent
des gens qui sont presque toujours en retard
en arrivant
beaucoup
peu
maintenant, actuellement
de la même manière
Bientôt bientôt
généralement
.silencieusement
par conséquent
plus vite, plus vite            
plus pauvre, inférieur
considération
Si
sachant que,
considérant que, conscient de
avant, précédant
Adolescents
habituellement des retardataires

Principe d'unité

L'unité signifie l'unité. Une bonne communication doit avoir une unité entre les idées, les phrases et les faits. Toutes les parties d’une phrase doivent se combiner pour former une pensée claire. Les idées composées dans un message doivent être disposées de manière uniforme.

Des informations ou des pensées similaires doivent être regroupées en un seul paragraphe et écrites en un seul lacet. L'unité dans la communication est violée pour les raisons suivantes :

Des idées sans rapport dans une phrase violent l’unité. Alors corrigez-le en :

  • Mettre des idées sans rapport dans des phrases séparées, ou
  • Subordonner une idée à une autre idée ou
  • Ajouter des mots qui montrent les relations entre les idées.
Sans rapportAmélioré
Notre territoire est le sud
la moitié de l'État, et notre
les vendeurs ne peuvent pas le couvrir
soigneusement. Nous nous concentrons sur l'énergie-
produits d'épargne, et 70
pour cent de notre activité est
d'eux
Notre territoire est le sud
la moitié de l'État. Notre
les vendeurs ne peuvent pas le couvrir
soigneusement. Grâce à notre
concentration sur l'énergie-
produits d'épargne, 70 pour cent des
les affaires viennent d'eux

L'excès de détails est la cause du manque d'unité.

Donc, si le détail est important, il vaut mieux le mettre dans une phrase à part.

Détails excessifsAmélioré
Notre bureau de New York,
considéré comme une peluche dans les années 1960
mais maintenant j'en ai cruellement besoin
rénovation, comme c'est le cas pour
la plupart des bureaux qui n'ont pas
ont été entretenus, ont été
abandonné.
Considéré comme une peluche dans le
Années 1960, nos bureaux de New York
n'ont pas été entretenus
correctement. Comme ils en ont cruellement besoin
réparation, nous avons abandonné
eux.

Une construction illogique peut priver une phrase de son unité.

Les constructions illogiques détruisent l’unité de la phrase. Cela résulte principalement d’une pensée illogique. Alors, utilisez la pensée logique pour établir l’unité.

Construction illogiqueAmélioré
La rotation des emplois, c'est quand vous vous entraînez
les gens en les déplaçant de
travail à travail.
Je n'ai jamais connu de cadre
qui était intéressé à aider
ses ouvriers qui étaient entrés dans
problèmes qui les ont poussés à
inquiétude.
la rotation des lobes est un entraînement
méthode impliquant le déplacement
les gens d'un emploi à l'autre.
Je n'ai jamais connu de cadre
qui était intéressé à aider
les travailleurs inquiets avec leur
problèmes.          

La conception des paragraphes peut être une cause de désunion.

Le contenu d'un paragraphe doit concerner un sujet ou une idée. La largeur du paragraphe d’une communication commerciale doit être de taille similaire. Il est préférable de garder le paragraphe court.