Demande de renseignements/Lettre de demande : conseils, structure, exemple

lettre de demande

Les entreprises ont besoin d'informations les unes des autres, ce qui leur offre des opportunités d'étendre leurs opérations et de réussir. Ils considèrent généralement les demandes d’informations comme une routine et coopèrent à l’échange de données. Les lettres de sollicitation d’informations sont donc monnaie courante dans le monde des affaires.

Définition de la lettre de demande

Une demande de renseignements ou une lettre de demande de renseignements est une lettre demandant des informations à un fournisseur sur tous les détails nécessaires à la prise de décision. Voici quelques définitions d’une lettre de demande :

  • "Les lettres qui cherchent des réponses ou des informations sur divers sujets sont appelées lettres d'enquête ou d'enquête." – Raymoud V. Lesikar, John D. Pettit, Jr. et Marie E. Flatley.
  • "Une lettre demandant des informations sur les biens et services proposés par une entreprise est connue sous le nom de lettre de demande." – Morris Philip Wolf, Dale F. Keyer et Robert R. Réponse.

S'agit-il d'une lettre de demande ou d'une lettre de demande ?

Il existe une distinction nuancée entre les termes « enquête » et « enquête ». « Enquête » est généralement réservée aux circonstances formelles et aux enquêtes officielles. En revanche, le terme « enquête » peut englober une gamme de demandes, à la fois formelles et informelles.

Importance de la lettre de demande

Lorsque vous recherchez des informations sur les biens et services d'une entreprise, vous rédigez généralement une lettre de demande. Des enquêtes sont également effectuées lors de demandes d'informations réciproques. Les demandes peuvent être simples ou spécialisées.

Les requêtes simples recherchent des informations sur des produits, des personnes, des services et des prix qui peuvent être fournies facilement et volontairement. En conséquence, vous attendez de votre lecteur qu’il réponde rapidement et positivement.

Les demandes spéciales concernent des faveurs spécifiques. Lorsque vous rédigez une demande persuasive ou visant à rechercher une faveur, vous devez faire preuve d’assurance tout en faisant preuve de tact. Ces messages doivent logiquement et psychologiquement créer une impression favorable, quelle que soit la faveur demandée. Pour y parvenir, il est conseillé d'adopter une approche structurée de votre message.

Étant donné que les entreprises coopèrent généralement dans de telles situations, vous pouvez rédiger la plupart des demandes d'informations en utilisant une commande directe. Cette approche fait gagner du temps à la fois à l'écrivain et au lecteur, en allant droit au but sans explications ni descriptions inutiles.

Cependant, la franchise peut ne pas convenir dans certaines situations. Cela peut être inapproprié lorsqu'il y a des doutes sur la réponse favorable du lecteur. Dans de tels cas, vous devrez peut-être recourir à l’ordre indirect pour expliquer ou persuader.

Avant de rédiger une demande d'informations, vous devez réfléchir à la manière dont votre lecteur percevra la lettre. Si vous pensez que le lecteur ne prendra pas en compte la routine de requête, vous devez utiliser l'ordre indirect. Mais si vous pensez que le lecteur considérera la demande comme une routine, vous devez utiliser la commande directe.

Situations de lettre d'enquête

  1. Dossiers antérieurs du demandeur d'emploi.
  2. Solvabilité d'une entreprise ou d'une personne.
  3. Solidité financière d'un individu ou d'une entreprise.
  4. Réputation commerciale d'une entreprise.
  5. Évaluation des performances d'une personne.
  6. Devis de prix.
  7. Modalités de paiement.
  8. Demander des brochures.
  9. Recherche de catalogues.
  10. Recommandations d'emploi.

Conditions de rédaction d’une lettre de demande

La rédaction d'une lettre de demande directe efficace nécessite de suivre ces directives :

  1. Commencez directement par l’objectif. Énoncez clairement votre demande sans ambiguïté. Fournissez des détails spécifiques afin que le destinataire puisse le comprendre sans confusion ni questions supplémentaires.
  2. Informer et expliquer adéquatement. Fournissez une explication suffisante de votre demande, permettant au lecteur d'évaluer s'il peut y répondre.
  3. Fournissez les raisons de votre demande. Expliquez la justification de votre demande pour convaincre le lecteur de fournir les informations demandées, démontrant ainsi votre sincérité.
  4. Fournissez des faits pertinents et des détails spécifiques. Incluez tous les détails liés aux informations demandées, tels que les descriptions de produits ou de services, les lieux de livraison, les méthodes de livraison, les catégories de prix, les méthodes de paiement prévues, les délais de livraison et les dépenses associées.
  5. Indiquez quand les informations sont nécessaires, le cas échéant. Spécifiez un délai pour lequel vous avez besoin des informations.
  6. Structurez systématiquement les questions. Suivez ces directives pour structurer votre demande :
    • Placez chaque question dans une phrase distincte.
    • Structurez les questions dans des paragraphes séparés.
    • Attribuez un rang numérique aux questions (par exemple, 1, 2, 3).
    • Utilisez des phrases de questions (par exemple, « Y ​​a-t-il un hébergement pour 100 personnes dans votre hôtel ? »).
    • Évitez les questions avec des réponses simples par oui ou par non.
  7. Terminez votre message avec courtoisie. Concluez la lettre par une remarque polie et amicale pour conserver un ton positif.

Conditions de la lettre de demande indirecte

Dans certaines situations, la collecte directe d’informations peut ne pas être réalisable. Dans de tels cas, une approche indirecte peut être utilisée pour encourager les sources à fournir les informations nécessaires pour faciliter la prise de décision. La lettre contenant une demande indirecte est appelée lettre indirecte. Composer une lettre indirecte réussie nécessite un style spécifique et une attention aux détails. Les directives suivantes doivent être respectées afin de le rendre efficace :

Divulguez votre entreprise et votre identité.

Initiez la lettre en présentant votre identité et le nom de votre entreprise. Cela établit vos intentions honnêtes.

Lettre de plaintes et de réclamations

Les entreprises sont confrontées à différents types de défis et de risques. Indépendamment de nos bonnes intentions et de nos efforts, il existe inévitablement des cas où il devient nécessaire de traiter une plainte, et parfois même de déposer une plainte officielle.

Des réclamations peuvent être nécessaires pour diverses raisons, telles qu'une livraison incorrecte des marchandises, un service médiocre, une qualité de produit insatisfaisante, des livraisons tardives, des marchandises endommagées ou des prix non conformes aux accords. En règle générale, les plaintes sont accompagnées de demandes d'indemnisation ou de remplacement de biens ou de services.

Il existe des cas où une réclamation est déposée après la plainte initiale. Deux lettres distinctes interviennent dans ce processus, en particulier lorsque l'étendue des dommages ne peut être déterminée directement et nécessite une expertise.

Cette démarche devient essentielle lorsque le bien est assuré, nécessitant une expertise avant de déposer une réclamation formelle. Dans ces circonstances, les plaintes sont déposées en premier et les réclamations ne sont présentées qu'après qu'un expert certifié a évalué les dommages.

21 conseils pour rédiger une lettre de plainte/réclamation

Restez direct malgré la négativité.

Bien que les plaintes et les réclamations véhiculent des nouvelles défavorables, il est essentiel de les présenter directement pour deux raisons : (a) les dirigeants d’entreprise visent à satisfaire les clients, en valorisant leurs commentaires, et (b) ils visent à résoudre les problèmes dans le meilleur intérêt de leur entreprise. La franchise renforce votre affirmation.

Identifiez la transaction au début de la lettre.

Mentionnez clairement la transaction spécifique qui a conduit à la plainte ou à la réclamation.

Commencez la réclamation par une déclaration directe de ce qui n'a pas fonctionné

Commencez par énoncer directement le problème ou le problème.

Fournissez suffisamment de faits pour justifier la réclamation

Étayez votre plainte ou réclamation avec suffisamment de faits et de preuves.

Utiliser un langage courtois

Évitez d'utiliser des mots qui expriment de la colère ou de la méfiance. Gardez un ton courtois, clair et concis au lieu de recourir à un langage abusif ou hostile.

Traiter la réclamation avec tact

Vous pouvez soit spécifier la résolution souhaitée, soit laisser la décision au destinataire. Demander une solution juste et raisonnable augmente la probabilité d’un résultat satisfaisant.

Opportunité

Déposez rapidement votre plainte ou réclamation pour renforcer votre position et vous assurer que le destinataire peut enquêter efficacement sur le problème.

Concentrez-vous sur le problème principal

Limitez votre plainte à une description concise du problème, suivie soit d'une demande de renseignements si nécessaire, soit d'une suggestion de rectification. Évitez d’introduire des sujets sans rapport.

Conclure avec courtoisie

Terminez votre lettre sur une note cordiale, en gardant un ton positif.

Agir de manière responsable et éthique

Écrivez d'une manière qui démontre votre responsabilité pour tous les éléments de la lettre. Présentez vos requêtes d'une manière éthique qui évite de blesser ou de diffamer le lecteur ou toute partie impliquée.

S'en tenir aux faits

Gardez le contrôle sur les faits présentés, en les utilisant pour étayer vos arguments ou les résultats souhaités.

Spécifier l'autorisation

Si vous recherchez des informations personnelles sur une personne, assurez-vous d'avoir obtenu l'autorisation appropriée pour éviter de violer la vie privée. Informez le destinataire que vous avez la permission de la personne de demander ses informations privées.

Expliquer le but

Décrivez clairement l'objectif ou les circonstances spécifiques nécessitant l'information, en mettant l'accent sur sa pertinence d'un point de vue commercial.

Traiter les informations de manière confidentielle

Assurez au destinataire que toute information fournie restera confidentielle et ne sera divulguée à aucune autre partie à l’avenir.

Décrire les promesses avec précision

Détaillez les promesses de manière précise et complète, reliant les promesses mineures aux promesses majeures.

Proposer une aide future

Assurez au lecteur que vous êtes prêt à fournir une aide similaire ou toute autre assistance à l’avenir sans hésitation.

Fournissez une conclusion logique.

En fonction des circonstances, tirez une conclusion qui correspond à la situation.

Concentrez-vous sur une personne et un travail

Gardez votre demande concentrée sur une seule personne et son rôle spécifique. Une lettre de demande ne doit s'adresser qu'à une seule personne et à un seul emploi.

Suivez une approche d’enquête directe

Cela signifie commencer par une question pour capter l'attention du lecteur, utiliser des demandes spécifiques pour obtenir les informations souhaitées et fournir suffisamment d'explications pour permettre au lecteur de répondre efficacement.

Inclure toutes les informations pertinentes

Fournissez des détails complets sur l'entreprise ou la personne sur laquelle vous posez une question, y compris son nom, son adresse et toute autre information pertinente permettant au destinataire d'identifier la bonne partie.

Joindre une enveloppe de retour

Incluez une enveloppe de retour avec votre adresse imprimée dessus pour encourager une réponse.

Exemple de lettre de demande de renseignements/demandes de renseignements

Demande de devis

Smith & Fils Ltée
25, rue Victoria
Lisbonne – 1200
le Portugal

5 mai 2023

M. Edward Harrison
Gestionnaire de service à la clientèle
Portugal Télécom
Rue des Flores, 45
Lisbonne – 1500

Objet : Demande de renseignements sur les options de service Internet

Cher M. Harrison,

J'espère que cette lettre vous trouvera bien. Je vous écris pour en savoir plus sur les différentes options de services Internet disponibles via Portugal Telecom. Au cours des derniers mois, nous avons rencontré quelques problèmes avec notre fournisseur de services Internet actuel et nous recherchons activement des alternatives pour améliorer notre connectivité et la qualité de notre service.

Nous souhaitons obtenir des informations sur vos forfaits de services Internet, notamment les éléments suivants :

  1. Options haut débit haut débit pour un usage résidentiel et professionnel.
  2. Détails des prix des différents forfaits Internet.
  3. Toutes promotions spéciales ou réductions disponibles pour les nouveaux abonnés.
  4. Frais d'installation et d'équipement, le cas échéant.
  5. Durée des contrats et conditions de service.

De plus, nous apprécierions que vous nous fournissiez une carte de couverture ou des informations sur la disponibilité de vos services dans notre région. Notre bureau est situé à Lisbonne, près de la rue Victoria, et nous souhaitons nous assurer que vos services nous soient accessibles.

Veuillez nous envoyer une brochure ou un dépliant complet détaillant vos offres Internet, ainsi que toute information de contact pertinente. Si possible, nous aimerions planifier une réunion ou un appel téléphonique pour discuter de nos besoins spécifiques et mieux comprendre comment Portugal Telecom peut répondre à nos besoins Internet.

Nous comprenons que vous accordez de l’importance à la satisfaction de vos clients et nous espérons explorer la possibilité d’établir un partenariat fiable et efficace avec votre entreprise. Votre réponse rapide à cette demande serait grandement appréciée.

Merci de votre attention à cette question. Nous espérons avoir de vos nouvelles bientôt.

Sincèrement,

John A. Smith
Directeur général
Smith & Fils Ltée

Lettre de demande

Smith & Fils Ltée
15, Avenue de la Liberté
Lisbonne – 1250
le Portugal
Téléphone : +351 21 123 4567
Courriel : info@smithandsons.pt

22 septembre 2023

M. Benjamin Alexander Thackeray

Directeur général

Solutions marketing de Westminster

Londres SW1A 1AA

Cher M. Thackeray,

J'espère que cette lettre vous trouvera bien. Je vous écris pour demander votre aide dans l'évaluation de M. Reginald Fitzwilliam pour le poste de directeur du marketing dans notre société, Smith & Sons Ltd. M. Fitzwilliam a répertorié Westminster Marketing Solutions comme l'un de ses précédents employeurs, et nous pensons que vos idées seraient être d'une valeur inestimable dans notre processus d'embauche.

Votre réponse franche aux questions suivantes nous aidera grandement à déterminer l'aptitude de M. Fitzwilliam à ce poste :

  1. Quelle est votre évaluation des capacités de leadership de M. Fitzwilliam, en particulier dans la gestion d'une équipe marketing diversifiée de 20 personnes ?
  2. Dans quelle mesure M. Fitzwilliam a-t-il réussi à adapter les stratégies de marketing à un environnement commercial en évolution rapide ? Nous souhaitons comprendre sa capacité à naviguer dans des conditions de marché dynamiques.
  3. Pourriez-vous nous donner un aperçu de l'éthique de travail de M. Fitzwilliam, y compris sa capacité à gérer des situations sous haute pression ? Le rôle de Responsable Marketing dans notre entreprise implique souvent des délais serrés et des projets exigeants.
  4. Pouvez-vous commenter l'intégrité et la fiabilité de M. Fitzwilliam ? Ce rôle implique la responsabilité de la gestion des budgets marketing et des relations clients.

Nous vous assurons que vos réponses seront traitées avec la plus grande confidentialité et votre coopération à ce sujet est très appréciée. Vos idées nous aideront à prendre une décision éclairée concernant la candidature de M. Fitzwilliam.

Nous sommes également disposés à vous rendre la pareille, et si vous avez besoin d'aide ou de soutien de la part de Smith & Sons Ltd à l'avenir, n'hésitez pas à nous contacter.

Merci d'avance pour votre précieuse coopération et nous espérons avoir de vos nouvelles bientôt.

Sincèrement,

George Archibald Sinclair

Directeur des ressources humaines
Smith & Fils Ltée

Lettre de demande concernant les installations hôtelières

Smith & Fils Ltée
42, Avenue de la Liberté
Lisbonne – 1200
le Portugal
Téléphone : +351 21 987 6543
Courriel : info@smithandsons.pt

10 juillet 2023

Responsable marketing
Le Royal Coastal Resort
Albufeira
Algarve, Portugal

Cher responsable marketing,

Objet : Demande concernant les installations et les tarifs des salles de réunion

J'espère que cette lettre vous trouvera en bonne santé. J'écris au nom de Smith & Sons Ltd, une importante société britannique spécialisée dans les produits sidérurgiques. Nous sommes actuellement en train d'organiser un événement d'entreprise et sommes intéressés à explorer les salles de réunion du Royal Coastal Resort à Albufeira.

Nous vous prions de bien vouloir obtenir des informations sur la disponibilité et les tarifs de vos salles de réunion. Plus précisément, nous apprécierions des réponses aux demandes de renseignements suivantes :

  1. Dates de disponibilité : Nos dates préférées pour cet événement sont les 15 et 16 septembre 2023. Pourriez-vous s'il vous plaît confirmer si des salles de réunion sont disponibles à ces dates ou suggérer d'autres dates disponibles en septembre ?
  2. Capacité et installations : Nous prévoyons d'organiser une assemblée générale des ventes pour environ 100 participants. De plus, nous prévoyons d'organiser six à huit réunions en petits groupes, chacun pouvant accueillir de 10 à 20 participants, les deux jours. Vos installations sont-elles équipées pour répondre à ces exigences ? Pouvez-vous également fournir des détails sur la disponibilité des équipements audiovisuels et du support technique ?
  3. Service de restauration: Nous avons l'intention de servir un déjeuner les deux jours et un dîner le soir du premier jour. Proposez-vous des services de restauration et, si oui, pouvez-vous fournir des exemples de menus et des options de tarification ?
  4. Tarifs d'hébergement : Comme nous prévoyons qu'environ 100 directeurs commerciaux assisteront à la réunion, nous aimerions nous renseigner sur les tarifs spéciaux du congrès pour les chambres d'hôtes au Royal Coastal Resort pendant l'événement.
  5. Services de rafraîchissements : Veuillez fournir des informations sur les types de services de rafraîchissements disponibles pendant nos séances de réunion, y compris les pauses-café et les collations.

Nous vous demandons de bien vouloir inclure des descriptions détaillées des services que vous proposez et des coûts approximatifs dans votre réponse. Le Royal Coastal Resort est réputé pour son hospitalité exceptionnelle et nous pensons qu'il constituerait un lieu idéal pour notre événement d'entreprise.

Comme nous en sommes aux premières étapes de la planification de l'événement, nous vous demandons de bien vouloir fournir ces informations dans les meilleurs délais, idéalement avant le 1er août 2023. Votre réponse rapide nous aidera grandement à prendre une décision éclairée.

Nous apprécions votre attention sur cette demande et attendons avec impatience la possibilité d'organiser notre événement au Royal Coastal Resort. Merci de votre collaboration.

Sincèrement,

George Alexander Fitzwilliam
Vice-président, ventes et marketing
Smith & Fils Ltée

Modèle de réponse

Le Royal Coastal Resort
Albufeira
Algarve, Portugal
Téléphone : +351 28 765 4321
Courriel : info@royalcoastal.pt
Site Web : www.royalcoastal.pt

25 juillet 2023

George Alexander Fitzwilliam
Vice-président, ventes et marketing
Smith & Fils Ltée
42, Avenue de la Liberté
Lisbonne – 1200
le Portugal

Cher M. Fitzwilliam,

Objet : Demande concernant les installations et les tarifs des salles de réunion

J'espère que cette lettre vous trouvera bien. Au nom du Royal Coastal Resort, je voudrais exprimer notre gratitude pour avoir envisagé notre lieu pour votre événement d'entreprise. Nous comprenons l’importance de votre demande et souhaitons vous fournir les informations que vous avez demandées.

  1. Dates de disponibilité : Nous sommes heureux de confirmer que nos salles de réunion sont disponibles aux dates souhaitées, les 15 et 16 septembre 2023. Nous avons réservé ces dates pour Smith & Sons Ltd.
  2. Capacité et installations : Notre complexe propose une gamme de salles de réunion pouvant répondre à vos besoins. Nous pouvons aménager la salle de réunion principale pour votre assemblée générale commerciale, avec une capacité allant jusqu'à 100 participants. De plus, nous disposons de plusieurs salles de réunion plus petites, adaptées à vos réunions de groupe, dotées d'équipement audiovisuel et d'un support technique.
  3. Service de restauration: Notre équipe culinaire est réputée pour son savoir-faire et nous pouvons certainement assurer le service de traiteur pour votre événement. Nous serons ravis de partager des exemples de menus et des options de tarification pour les déjeuners et les dîners. Merci de nous faire part de vos préférences alimentaires et de toute demande particulière.
  4. Tarifs d'hébergement : Nous pouvons proposer des tarifs spéciaux pour les chambres d’hôtes au Royal Coastal Resort pendant votre événement. Notre équipe de réservation vous contactera séparément pour discuter plus en détail des réservations de chambres et des tarifs.
  5. Services de rafraîchissements : Nous proposons une variété de services de rafraîchissements, notamment des pauses-café avec des collations, pour garder vos participants sous tension pendant les séances de réunion. Notre équipe peut personnaliser ces services pour répondre à vos besoins spécifiques.

Ci-joint à cette lettre, vous trouverez des informations détaillées sur nos salles de réunion, nos menus de restauration et nos tarifs d'hébergement. N'hésitez pas à contacter notre coordinatrice d'événements dédiée, Mme Sofia Rodrigues, à events@royalcoastal.pt ou en appelant le +351 28 765 4321. Mme Rodrigues sera votre contact principal pour de plus amples renseignements et pour discuter des détails plus précis de votre événement.

Nous apprécions votre intérêt pour le Royal Coastal Resort et l'opportunité d'être au service de Smith & Sons Ltd. Nous attendons avec impatience la possibilité d'organiser votre événement d'entreprise et de veiller à ce qu'il soit une occasion mémorable et réussie pour tous les participants.

Merci d'avoir considéré notre complexe et nous attendons avec impatience votre réponse pour avancer dans le processus de planification.

Sincèrement,

Isabelle Martins
Responsable marketing
Le Royal Coastal Resort

Lettre de réclamation et/ou de réclamation pour marchandises endommagées

Smith & Sons Importations Ltée
45, Avenue de la Liberté
Lisbonne – 1250
le Portugal
Téléphone : +351 21 555 7890
Courriel : info@smithandsonsimports.pt

5 juin 2023

Le responsable marketing
Service de communication orientale
45, chemin du Verger
Singapour 238878

Cher Monsieur/Madame,

Objet : Plainte et réclamation pour marchandises endommagées – Facture # OC4326 datée du 1er mars 2005

J'espère que cette lettre vous trouve en bonne santé. Je vous écris pour exprimer ma profonde inquiétude concernant la livraison récente d'appareils de communication sous la facture # OC4326, datée du 1er mars 2005, reçue par City Intercom Service. Malheureusement, l’envoi est arrivé dans un état extrêmement endommagé, ce qui a entraîné des pertes considérables.

Après inspection, il a été constaté que 15 des appareils de communication sont irréparables et ont subi des dommages irréparables. De plus, 25 autres appareils ont subi des dommages à des degrés divers mais sont réparables. Nous avons immédiatement signalé les dommages à nos transitaires locaux avant de prendre possession des colis, et ils ont décliné toute responsabilité, attribuant les dommages à un emballage inadéquat.

À la lumière de cette situation malheureuse, nous vous demandons de bien vouloir prendre les mesures suivantes pour remédier au problème :

  1. Ajustement du prix : Nous vous demandons d'ajuster le prix des marchandises endommagées, d'un montant de Tk. 250 000 (Two Lac cinquante mille seulement), avec notre prochain envoi d'Oriental Communication Service.
  2. Fourniture des pièces : Nous demandons la fourniture dans les délais des pièces nécessaires, telles que répertoriées dans le document ci-joint, pour la réparation des appareils endommagés. Nous demandons un ajustement du montant des Tk. 12 000 (douze mille seulement) avec notre prochain envoi comme coût de réparation des appareils.
  3. Élimination des unités défectueuses : veuillez fournir des conseils sur la manière de manipuler et d'éliminer les unités défectueuses afin de garantir qu'elles ne présentent aucun risque pour la sécurité ou l'environnement.

Nous sommes convaincus qu’Oriental Communication Service prendra les mesures nécessaires pour résoudre ce problème rapidement et maintenir notre relation commerciale de longue date. Nous comprenons que des erreurs peuvent survenir, mais nous espérons que des mesures seront prises pour éviter que de telles erreurs ne se reproduisent à l'avenir.

Nous demandons un accusé de réception écrit de cette lettre et une confirmation des actions à entreprendre dans un délai de 15 jours à compter de la réception de cette correspondance. Cela nous permettra de planifier en conséquence et de minimiser les perturbations de nos opérations.

Nous apprécions votre attention immédiate à cette question et votre engagement à la résoudre à notre satisfaction mutuelle.

Cordialement,

Sir William Alexander Worthington
Directeur général
Smith & Sons Importations Ltée

Plainte et/ou réclamation pour mauvais service

Smith & Sons Électronique Ltée
7, Rua da Rosa
Lisbonne – 1200
le Portugal
Téléphone : +351 21 345 6789
E-mail : support@smithandsonselectronics.pt

20 mai 2005

Le responsable du service client
Services de réparation électrotechnique
25, Avenue des Technologies
Lisbonne – 1500
le Portugal

Cher Monsieur/Madame,

Réf : Magnétophone stéréo défectueux, numéro de modèle 660 – numéro Chalan 223/05

J'espère que cette lettre vous trouve bien. Conformément à notre conversation téléphonique plus tôt dans la journée, je vous écris pour résoudre officiellement les problèmes que nous avons rencontrés avec l'enregistreur de cassette stéréo, modèle numéro 660, que nous avons reçu le 5 mai 2005, conformément à votre chalan numéro 223/05. L'enregistreur semble présenter plusieurs défauts et nous demandons une inspection et un devis pour sa réparation.

Les défauts identifiés sont les suivants :

  1. L'enregistreur ne reproduit pas clairement le son sur le haut-parleur droit, ce qui entraîne une mauvaise qualité sonore pendant la lecture.
  2. La distorsion est évidente, ce qui suggère un problème potentiel avec la tête d'enregistrement qui pourrait nécessiter un remplacement.
  3. Le mécanisme d'enroulement du lecteur de cassettes semble être défectueux, ce qui rend difficile le rembobinage ou l'avance rapide efficace des bandes.

Bien qu'il s'agisse des principaux problèmes que nous avons identifiés, nous reconnaissons qu'une inspection approfondie peut révéler des défauts supplémentaires qui nécessitent une attention particulière.

Afin d'accélérer le processus de résolution, nous vous demandons de bien vouloir nous fournir un devis pour la réparation par téléphone dans les meilleurs délais. Nous souhaitons que les réparations nécessaires soient effectuées rapidement afin que l'enregistreur puisse retrouver sa fonctionnalité optimale et ensuite être vendu le plus rapidement possible.

Veuillez traiter cette question de toute urgence, car il est essentiel pour nous de remédier efficacement à cette situation. Nous apprécions votre attention immédiate à notre demande et attendons avec impatience votre réponse rapide.

Merci pour votre coopération et nous espérons que les services de réparation Electro-Tech nous aideront à résoudre les problèmes liés à l'enregistreur de cassette stéréo.

Cordialement votre,

Sir Charles Montgomery
Directeur des Relations Clients
Smith & Sons Électronique Ltée