Lettre de commande : signification, conseils, exemples

Lettre de commande : signification, conseils, exemples

Les lettres de commande sont une forme de communication courante dans tous les types d’organisations. Les organisations ont besoin de divers biens et services pour soutenir leurs opérations, et ces articles doivent souvent être achetés auprès d'autres organisations. Pour garantir des opérations fluides et ininterrompues, les commandes doivent être passées avec précision et dans les délais.

Holtz (1996) définit une lettre de commande comme « une lettre écrite par l'acheteur au vendeur qui contient une directive de fourniture de marchandises ». Thill et Bovee (1999) la décrivent comme « une lettre demandant des produits ou des services à livrer ».

12 conseils pour rédiger une lettre de commande

Les lettres de commande représentent l’une des formes les plus simples de demandes directes. Ils ne nécessitent pas de langage élaboré ; ils nécessitent plutôt une communication claire et directe des besoins. Les directives suivantes aideront à rendre une lettre de commande efficace :

  1. Exprimez clairement et directement vos besoins. Commencez la description de vos besoins par des expressions telles que « Veuillez expédier » ou « Veuillez envoyer ce qui suit ».
  2. Incluez le numéro de commande, car il est essentiel pour la tenue des registres et pour faciliter la communication entre l'acheteur et le vendeur.
  3. Précisez la quantité de la commande. Indiquez le nombre d'unités, d'ensembles, de pieds, de yards, de dizaines, d'onces, de livres, de tonnes, de rames, etc. dont vous avez besoin.
  4. Fournir l’identification du produit. S'il est disponible, incluez le numéro de catalogue, qui est un raccourci pour identifier précisément l'article. Si un numéro de catalogue n'est pas disponible, fournissez une description détaillée de l'article, y compris la taille, la couleur, les matériaux, le poids, la finition, la qualité et le style.
  5. Mentionnez le prix du produit. Énumérez les prix individuels et calculez le total.
  6. Précisez le mode de livraison. Sauf accord préalable avec le vendeur, indiquez le mode d'expédition, tel que colis, poste, express, fret aérien ou autre moyen. Si nécessaire, indiquez l'itinéraire d'expédition. Si les marchandises doivent être livrées à une adresse autre que la vôtre, indiquez la destination. Indiquez si les marchandises doivent être livrées à une date précise et désignez une « livraison urgente » si une expédition accélérée est requise.
  7. Décrivez le mode de paiement. À moins que vous et le vendeur ayez déjà convenu des conditions de paiement, indiquez votre mode de paiement préféré. Expliquez comment le montant total a été calculé et, si nécessaire, indiquez sur quel compte le paiement doit être imputé.
  8. Utilisez un format structuré. Présentez les informations dont vous avez besoin sous forme de colonnes, en double interligne entre les articles, et calculez le prix total à la fin.
  9. Proposez des descriptions détaillées pour les produits inhabituels. Si les produits ne sont pas facilement identifiables à partir d’un catalogue ou d’une publicité, ou s’ils ne sont pas conventionnels, fournissez une description complète. Expliquez le but du produit et ses caractéristiques uniques. Incluez des informations sur l’endroit où le produit sera utilisé. Ces détails supplémentaires aideront le destinataire à comprendre avec précision vos besoins. Si nécessaire, vous pouvez même inclure des dessins des éléments dont vous avez besoin.
  10. Soyez complet et clair. Les informations incomplètes ou peu claires obligeront votre destinataire à déployer des efforts supplémentaires pour obtenir les détails manquants. Cela peut entraîner des retards et des malentendus dans l'exécution de votre commande.
  11. Fermez votre lettre avec courtoisie et demandez une action spécifique.
  12. Conservez une copie de votre lettre de commande. Pour vous assurer du bon traitement de votre commande, conservez une copie de votre courrier. Si vous ne recevez pas de réponse dans un délai raisonnable, pensez à écrire ou à appeler pour vérifier l'état de votre commande.

En suivant ces directives, vous pouvez rédiger des lettres de commande efficaces qui vous permettront de garantir que vos besoins sont satisfaits avec précision et rapidité.

Modèle de lettre de commande

Solutions d'éclairage Smith & Sons Inc.
35, Avenue de Luz
Lisbonne – 1500
le Portugal

25 mars 2005

Fourniture Électrique Inc.
45, route de Silom
Bangkok, Thaïlande

Chers Messieurs et Mesdames,

Objet : Bon de commande n° 810

J'espère que cette lettre vous trouvera bien. Nous vous écrivons pour confirmer et passer une commande pour les luminaires suivants dans le cadre de notre bon de commande n° 810 :

QuantitéNuméro de catalogueDescriptionMontant total (en euros)
8J1912Spots orientables de 7 pouces de diamètre, cadres chromés @ 40 € pièce€320
3J2022Lustre style roue de chariot à cinq lumières, finition érable avec composants en laiton à 70 € pièce€210
4J2218Suspensions globe de 14 pouces avec composants blancs à 10 € pièce€40
Total:€570

Nous vous demandons de bien vouloir expédier ces luminaires via Rea Express, en vous assurant qu'ils arrivent au plus tard le 12 avril 2005. Notre paiement sera basé sur les conditions de crédit établies sur les commandes précédentes, qui sont de 2% de réduction si payé dans les 10 jours, avec le montant net payable dans les 30 jours.

Votre attention rapide à cette commande est grandement appréciée, car ces luminaires sont cruciaux pour nos projets en cours. Nous sommes convaincus qu'Electrical Supply Inc. continuera à nous fournir des produits de qualité et un service fiable.

Veuillez inclure une facture détaillée avec l'envoi et nous traiterons le paiement en conséquence.

Merci de votre coopération et nous sommes impatients de recevoir ces luminaires dans les meilleurs délais.

Sincèrement,

Monsieur Benjamin Harrison
Gestionnaire (Marketing)
Solutions d'éclairage Smith & Sons Inc.