Lettre commerciale : objectif, processus, format

lettre d'affaires

Les lettres commerciales doivent traiter de questions commerciales, telles que l'achat et la vente de biens ou de services, la conclusion de contrats de travail ou la demande d'indemnisation pour des marchandises endommagées pendant le transport. Par conséquent, seul l’échange d’informations liées aux affaires sous la forme d’une lettre est considéré comme une lettre commerciale.

Qu'est-ce qu'une lettre ?

Une lettre est un message écrit adressé à une personne ou à une organisation, généralement placé dans une enveloppe et envoyé par la poste (Oxford Advanced Learner's Dictionary). Il s’agit d’une communication écrite ancestrale utilisée pour échanger des points de vue entre les membres de notre civilisation.

Une lettre est la forme la plus personnelle de présentation d’idées individuelles à d’autres à des fins diverses. Gracian a déclaré : « Une lettre est une conversation délibérée et écrite. » Initialement, des messagers personnels le transportaient.

Après l’introduction du système postal, les cartes postales et les enveloppes ont été utilisées pour envoyer des messages par lettres. Cependant, une lettre est un message écrit dans un format spécifique adressé à une personne ou à une organisation et envoyé via le système postal ou un messager personnel.

Signification de la lettre commerciale

Une lettre contenant un message lié à une question commerciale est appelée une lettre commerciale. En d’autres termes, les lettres commerciales impliquent l’échange de contrats d’informations commerciales, la réception ou le paiement de biens ou d’argent, etc., entre deux ou plusieurs entreprises ou organisations commerciales. L’échange de lettres entre hommes d’affaires sur le commerce et le commerce est connu sous le nom de lettre commerciale.

11 Objectifs de la lettre commerciale

Chaque lettre a un but, qui est l’idée principale que l’écrivain souhaite transmettre. L'objectif de l'écrivain est atteint grâce à la communication écrite. Bien entendu, certaines lettres commerciales ont plus d’un objectif. Généralement, une lettre peut avoir l’un des objectifs suivants ou une combinaison de ceux-ci :

Informer

Les lettres commerciales sont écrites pour informer un homme d’affaires ou une organisation d’une question d’intérêt commercial par un autre homme d’affaires ou une autre organisation. L'intention est d'établir une relation commerciale entre eux pour faciliter un échange de biens ou de services.

L'échange d'informations est la base sur laquelle une relation durable peut être construite entre des personnes ou des organisations. Ainsi, l’objectif principal des lettres est de s’informer mutuellement sur des questions d’intérêt commercial.

Instruire

Donner des instructions sur la manière d'agir souhaitée à une autre partie est un objectif courant des lettres commerciales.

Par le biais de lettres, les employés sont informés du plan d'affaires, de la stratégie, des plans d'action, etc. Il est également utilisé pour donner des instructions sur le mode de livraison, l'emballage, les systèmes de transport ou d'autres questions connexes aux fournisseurs de biens ou de services.

Demander

Les lettres commerciales visent à demander à des personnes ou à des organisations de suivre un plan d'action particulier souhaité par l'écrivain. Les relations commerciales sont des relations mutuellement solidaires et interdépendantes.

Par conséquent, des demandes sont faites pour établir des relations avec les pairs afin d’en tirer le meilleur parti. Les lettres contiennent des demandes personnelles adressées à l'autre partie pour modifier le comportement de l'organisation ou de la personne.

Demander

L'un des objectifs des lettres commerciales est de s'enquérir des produits à acheter, des personnes à désigner ou des entreprises qui bénéficieront d'un crédit. Cette enquête fournit des informations de base pour prendre des décisions d'achat et de nomination et évaluer la solvabilité d'une entreprise.

Pour remettre

Les lettres commerciales sont utilisées pour transférer de l’argent d’un endroit à un autre. Ils contiennent les détails du versement et facilitent une livraison correcte.

Commander

Les lettres commerciales ont pour but de donner des ordres aux opérateurs pour qu'ils accomplissent le travail à temps. Les lettres sont un mécanisme très populaire pour transmettre facilement des ordres à des subordonnés.

Conseiller

Les lettres commerciales contiennent les conseils nécessaires des supérieurs aux travailleurs et d'une entreprise à l'autre. Des conseils sont nécessaires pour obtenir l’action souhaitée de la part de la partie adverse. Il guide les gens pour qu'ils effectuent le travail en conséquence.

Corriger

Les gestionnaires ont besoin de communications fréquentes pour corriger les ordres ou les instructions. Les travailleurs ont également besoin d’instructions correctives de la part des autorités supérieures. Tout retard à cet égard entraînera des perturbations dans le flux de travail. Les lettres aident les gestionnaires à fournir des ordres correctifs à la personne ou à la partie concernée.

Questionner

Les lettres commerciales transmettent des questions à l'autre partie sur des sujets présentant un certain intérêt. Ils visent à communiquer des questions à l'autre partie ou à la personne afin de régler des points particuliers de désaccord entre elles.

Se documenter

Les lettres commerciales fournissent une documentation sur la communication. Le but de la lettre commerciale est d'assurer la documentation de l'échange de messages pour référence future.

Pour convaincre

Les lettres commerciales ont pour but de persuader les gens. Un message est développé pour convaincre une certaine personne ou entreprise en faveur de la position de l'expéditeur et est transmis par lettres.

17 éléments essentiels d'une bonne lettre commerciale

Une bonne lettre commerciale est aussi un bon outil de communication. Les experts ont prescrit les qualités ou éléments essentiels suivants d’une bonne lettre commerciale :

Structure définie

Il existe une structure standard de lettre commerciale qui est reconnue comme un format conventionnel par les hommes d'affaires du monde entier. Une bonne lettre commerciale doit adhérer à cette structure, la rendant attrayante et présentable (la structure est exposée à la fin).

Concision

La concision est une qualité inévitable de chaque lettre commerciale. Les dirigeants n'ont pas le temps de lire une longue lettre. Une lettre commerciale doit être concise dans son contenu et sa description pour plus de commodité.

Pertinence

Le contenu d'une lettre commerciale doit se concentrer sur un problème et sa description. Inclure tout autre problème serait hors de propos et mettrait en péril l’objectif de la lettre commerciale, la rendant ainsi contre-productive. Ainsi, une bonne lettre commerciale doit se concentrer uniquement sur les sujets pertinents.

exhaustivité

Une bonne lettre commerciale doit être complète à tous égards. Le lecteur ne devrait avoir aucune question sur l'issue de la lettre. La lettre commerciale serait considérée comme incomplète si le lecteur a des questions.

, la compra real se produce en el campo tres.

La simplicité est une vertu essentielle d’une bonne lettre commerciale, car le message de la lettre sera facilement compris avec la même signification codée. La simplicité signifie utiliser des mots simples, des phrases simples et présenter des choses complexes de manière simplifiée. Cela fera le succès de la lettre commerciale.

Clarté

Le sujet de la lettre commerciale doit être énoncé en termes clairs. Cela rendra la lettre sans ambiguïté et facilement compréhensible sans aucune confusion. Il faut suivre les principes de clarté pour rendre la lettre claire à son lecteur.

Langue commune

Certains termes, mots, structures de phrases et styles ont un usage courant dans un métier ou une entreprise particulière. Une culture peut aussi avoir ce type de mots. Dans une bonne lettre commerciale, il faut utiliser ce langage commun pour s’assurer qu’il est compris sans aucune ambiguïté.

Courtoisie

La courtoisie rend les relations interpersonnelles ou interentreprises agréables et favorables à la poursuite des affaires. Par conséquent, une bonne lettre commerciale doit être courtoise envers l’autre partie. Il faut suivre les principes de courtoisie pour réussir la lettre commerciale.

Neutralité

La neutralité est la présentation impartiale des faits et des chiffres. Ce type de présentation rend la lettre commerciale plus acceptable pour l'autre partie, car elle ne nuit à l'attitude de personne. Par conséquent, une bonne lettre commerciale doit avoir un message neutre.

Cordialité

Une présentation cordiale d’un message dans une lettre commerciale contribue à développer une foi et une confiance mutuelles. Elle favorise également de bonnes relations humaines entre les parties, ce qui contribue à entretenir des relations d'affaires à long terme. Ainsi, une bonne lettre commerciale doit présenter les idées codées de manière très cordiale.

Exactitude

Les erreurs affectent le succès d’une lettre commerciale. Ils créent une mauvaise impression dans l'esprit du destinataire quant à l'intégrité et à l'engagement de l'expéditeur. Par conséquent, une bonne lettre commerciale ne doit contenir aucune erreur sous aucune forme et doit être correcte dans tous les sens.

Non superflu

Une bonne lettre commerciale ne doit pas contenir de descriptions excessives d'un problème que l'on souhaite transmettre. Toutes les exagérations sont contre-productives et destructrices par rapport au but de la lettre. Ainsi, une bonne lettre commerciale ne doit pas être superflue.

Déterminé

Le message de la lettre commerciale doit guider le destinataire vers l'objectif de la lettre pour obtenir la réponse souhaitée. La description doit être centrée sur l’objectif de la lettre. Sinon, il perdra son utilité. Par conséquent, une bonne lettre commerciale doit être utile.

Unité

L'unité rend la lettre cohérente et attrayante. Cela signifie que la taille des paragraphes, la chronologie des descriptions, les marges de la lettre, etc. doivent présenter des similitudes. Cela donnera un aspect agréable à la lettre. Par conséquent, une bonne lettre commerciale doit avoir toutes les qualités d’unité.

Capter et retenir l'attention

Une bonne lettre commerciale doit être telle qu’elle capte et retient l’attention du lecteur jusqu’à la dernière partie de la lettre. Le récepteur doit le lire d’un seul coup, sans aucune interruption. Cela favorisera la bonne compréhension de la lettre.

Renforcez la confiance et soyez orienté vers l’action

Une bonne lettre commerciale doit énoncer le message de manière à développer un sentiment de confiance dans l'esprit du lecteur et à le motiver à agir immédiatement.

La cohérence

La cohérence fait référence à l'ordre logique des idées, des pensées, du raisonnement, etc. Le contenu de la lettre doit être organisé dans un ordre logique.

Les faits et les chiffres doivent être cohérents avec le sujet. Cela rendra la lettre facile à saisir et à comprendre. Par conséquent, une bonne lettre commerciale doit avoir une description cohérente du message.

7 Processus de rédaction d'une lettre

Une bonne lettre commerciale est également un outil de communication précieux. Les experts ont identifié les qualités ou éléments essentiels suivants d’une bonne lettre commerciale :

Objectif spécifié

Une lettre commerciale doit avoir un objectif clairement défini. Pour atteindre cet objectif, chaque effort d’écriture doit suivre une approche systématique.

Planifier la lettre

Commencez chaque projet de rédaction de lettres avec un plan bien pensé. Déterminez les objectifs de la lettre, prédisez comment le lecteur réagira à votre présentation et évaluez les réactions possibles du lecteur. Créez un aperçu du contenu de la lettre.

Rassembler des faits

Les lettres commerciales transmettent des messages utiles construits avec des faits et des chiffres pertinents. Assurez-vous de collecter ces informations auprès de sources fiables et de vérifier leur exactitude.

Analyser et organiser les informations

Organisez systématiquement les informations recueillies dans la lettre pour servir le message ou l'objectif de l'entreprise et susciter une réponse positive de la part du destinataire. Utiliser des méthodes statistiques si nécessaire.

Écrire la lettre

N'oubliez pas qu'une lettre est une forme de communication écrite, alors respectez les principes d'une communication efficace. Choisissez un ordre direct pour les situations favorables ou un ordre indirect pour les situations défavorables. Incorporez toutes les qualités ou éléments essentiels d’une bonne lettre commerciale dans votre écriture.

Réécrire la lettre

Passez en revue votre travail, car un deuxième regard conduit souvent à des améliorations. Sollicitez l’avis des personnes concernées et intégrez leurs commentaires dans votre lettre. Considérez l'apparence générale et abordez-la du point de vue du lecteur. Ensuite, apportez les révisions nécessaires.

Édition et présentation du document final

Cela marque la dernière étape du processus de rédaction de la lettre. Étant donné que la lettre ne sera bientôt plus entre vos mains, vérifiez soigneusement l'orthographe, les mots, la structure des phrases et l'emplacement des faits.

Assurez-vous que tous les détails sont exacts et bien organisés. Une fois satisfait, produisez la version imprimée finale de la lettre et envoyez-la au destinataire.

9 Importance de la lettre commerciale

Une lettre commerciale est une forme de communication échangée entre les hommes d'affaires et entre les hommes d'affaires et leurs clients ou clients potentiels. Chaque lettre commerciale a un objectif central et l’idée principale que l’auteur souhaite transmettre.

Cet objectif central peut inclure des points d’appui liés à l’objectif principal. Certaines lettres commerciales ont plus d’un objectif. Pour atteindre l’un de ces objectifs, les lettres doivent capter et retenir l’attention, exposer le cas de manière claire et concise, établir la confiance et inciter à une action rapide.

Compte tenu de la complexité et de la concurrence croissantes dans l'environnement commercial actuel, l'importance de la correspondance a considérablement augmenté. Cela reflète également l’image de l’entreprise.

Par conséquent, Hagar (1987) a déclaré que la lettre commerciale est l’ambassadrice de l’entreprise. Par conséquent, la lettre commerciale est importante et essentielle pour toute préoccupation commerciale. Certains des aspects clés du caractère essentiel des lettres commerciales sont abordés ci-dessous :

Établir un rapport

Les lettres commerciales transmettent des messages amicaux et des informations mutuellement bénéfiques. Ils se concentrent sur l’établissement de relations mutuellement bénéfiques qui peuvent être établies grâce à des interactions commerciales continues. Par conséquent, les lettres commerciales jouent un rôle essentiel dans l’établissement de relations entre les particuliers et les entreprises.

Faire du commerce

Les lettres commerciales sont un moyen essentiel d’échange d’informations entre acheteurs et vendeurs concernant les produits et les conditions commerciales. Ils facilitent le développement de la compréhension mutuelle et la formation de contrats entre les parties. Ainsi, les lettres commerciales contribuent à faciliter les échanges commerciaux dans l’économie.

Créer la demande

Les lettres commerciales constituent un moyen efficace de lancer des appels personnels aux clients potentiels. Le publipostage est actuellement un outil promotionnel très efficace.

Les lettres circulaires diffusent également simultanément des informations sur les produits et des appels de vente à un public de masse. Ainsi, les lettres commerciales contribuent à créer une demande de produits sur le marché.

Faire du commerce

Les activités commerciales sont nécessaires pour éliminer les obstacles à la conduite des affaires. Les lettres commerciales aident les entreprises commerciales à établir des contacts avec d'autres entités commerciales et à surmonter les obstacles dans leurs opérations. Ainsi, les lettres commerciales facilitent la conduite efficace du commerce.

Assemblage et distribution de biens et de services

Les ressources sont collectées auprès de diverses sources pour la production et les produits finis sont distribués sur le marché par divers canaux.

Les fournisseurs et les membres de la chaîne sont sélectionnés, nommés et gérés par échange de lettres. Par conséquent, les lettres commerciales gèrent l’ensemble du processus d’assemblage et de distribution des biens et services d’une entreprise.

Règlement des transactions et des problèmes

Les lettres commerciales sont largement utilisées pour régler des transactions impliquant des échanges de biens et de services entre entreprises. Ils constituent également un outil efficace pour résoudre les problèmes en facilitant la communication entre les parties en conflit.

Établir la bonne volonté/réputation

Les lettres commerciales sont utilisées pour établir des liens personnels avec des individus et peuvent utiliser efficacement des appels émotionnels. Cela contribue à renforcer la bonne volonté et à améliorer la réputation de l'organisation auprès des personnes contactées.

Soutenir la communication/le contact oral

La communication orale manque de documentation. Pour renforcer la communication orale et en fournir une trace, des lettres commerciales ultérieures sont utilisées. Ainsi, les lettres commerciales soutiennent la communication orale, la rendant à la fois utile et légalement reconnue.

Élargir le champ d’activité

Le champ d’activité peut être élargi grâce à divers moyens de communication, les lettres commerciales constituant parmi elles une méthode solide et efficace. La diversification des entreprises, l’expansion du marché et la différenciation des produits peuvent être réalisées efficacement à l’aide de lettres commerciales.

9 avantages de la lettre commerciale

Les lettres commerciales sont le moyen de communication le plus efficace qui permet d'établir un contact personnel avec les gens et d'augmenter le potentiel commercial des produits d'une entreprise. Ils offrent de nombreux avantages à chaque entreprise, avec quelques avantages discutés ci-dessous :

Présence omniprésente

Les lettres commerciales sont une forme de communication omniprésente qui peut atteindre tous les coins du monde, y compris au domicile des familles les plus conservatrices et de leurs membres. Ils peuvent également accéder à des zones strictement confidentielles au sein des bureaux. Cette qualité donne aux lettres un avantage sur toutes les autres formes de communication.

Documentation

Les lettres commerciales, étant des communications écrites, fournissent des enregistrements de tous les messages échangés entre les entreprises.

Les lettres commerciales servent de documents juridiquement valables pour les échanges effectués entre entreprises. Ils peuvent être présentés comme preuve juridique à l’appui de toute transaction commerciale devant un tribunal et sont largement acceptés comme documents juridiques.

Crédibilité établie

Les lettres commerciales sont des documents universellement acceptés dans le monde des affaires et leur crédibilité ne fait aucun doute.

Référence future

Les lettres commerciales, en tant que documents juridiques écrits, servent de références pour les événements futurs.

Communication efficace

Les lettres commerciales peuvent transmettre des messages personnels et émotionnels et mettre en évidence les avantages directs d’une transaction particulière pour l’autre partie. Ils constituent donc la forme de communication la plus efficace.

Rentabilité

Les lettres commerciales nécessitent des coûts très faibles par rapport aux autres méthodes de communication, ce qui en fait l'option de communication la plus rentable pour toute entreprise.

Secret

Les lettres commerciales sont généralement envoyées dans des enveloppes et adressées à des personnes spécifiques, ce qui améliore la confidentialité du message plus efficacement que les autres médias.

Besoin réduit de présence personnelle

Les lettres commerciales établissent des contacts et des relations personnels sans la présence physique des personnes engagées dans la communication.

4 inconvénients de la lettre commerciale

Les lettres commerciales sont une forme de communication largement utilisée. Cependant, ils présentent certaines limites et ne peuvent pas être utilisés dans toutes les situations. Ces limitations sont discutées ci-dessous :

Communication non massive

Les lettres commerciales ne sont pas aussi efficaces que les autres méthodes de communication de masse pour convaincre un large public.

Inutile pour les analphabètes

Les personnes analphabètes ne peuvent pas être contactées par courrier puisqu’il s’agit d’une forme de communication écrite.

Ne convient pas à tous les endroits

Les lettres commerciales sont transmises par le système postal et ne peuvent donc pas être utilisées dans les zones dépourvues de services postaux.

Inapproprié à de nombreuses occasions

Il existe certaines situations professionnelles dans lesquelles une lettre commerciale peut ne pas convenir, comme les contrats, les prises de parole en public, les réunions, les enquêtes ou les situations de signature, entre autres.

Différence entre une lettre commerciale et une lettre personnelle

Les lettres personnelles et les lettres commerciales sont deux types de lettres différents orientés vers deux objectifs différents. Il existe de nombreuses différences entre les deux, qui sont présentées ci-dessous :

Zone de différenceLettre d'affairesLettre personnelle
1. ObjectifLa lettre commerciale est une communication
pour atteindre un objectif commercial
Personal letter is a communication to achieve, personal
2. StructureIt has a particular structureIt has no particular structure.
3. PrinciplesIt follows a set of guiding
principles
It does not follow any particular set of principles
4. EnclosureBusiness letter may have enclosure
of documents.
Personal letter does not have any enclosure of documents.
5. StyleIt may follow any of the two styles-direct and indirect styles.It follows only direct style.
6. ScopeIts scope is wide and diversified.Its scope is limited to personal matters only.
7. EmotionIt is emotionally neutral.It is emotionally biased.
8. CopyIt is printed with multiple copies to preserve in files for future reference and to send other relevant persons or offices.No copy is prepared except main one.
9. SalutationIt follows specific salutation for specific situation.Il n’y a pas de style de salutation spécifique.
10. ConcentrationA business letters concentrates on one subject only.A personal letter may concentrates on many subjects.

TitreAdresseSalutationDear SalutationFormal Salutation
Senator (of the United States)The Honorable (full name), United States Senate, Washington, D.C. 20510Sir (or Madam)My dear Senator (surname)Senator (surname) or Mr. (or Madam) Senator
M.P (of a State or a Country)The Honorable (full name), The Senate of (State), (capital city and State)__ Sir (or Madam)Dear Senator (or My dear Senator) (surname)Senator (surname) or Mr. (or Madam) Senator
Sister (of a religious order)Sister (religious name plus initials of her order), (address, city, and State)My Dear SisterDear Sister (religious name)Sister (religious name)
Warrant OfficerWarrant Officer (or Chief Warrant Officer)Sir (or Madam) or Dear Sir (or Dear Madam)Dear Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss) (surname)Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss) (surname)
PopeHis Holiness the Pope, Vatican City, ItalyYour Holiness:Your Holiness (or Most Holy Father)
Naval Officer(title of rank), (full name), (address)Sir (or Madam) or Dear Sir (or Dear Madam)Dear Admiral (or Commodore, Captain, etc.) (surname)Admiral (or Commodore, Captain, etc.) (surname)
Priest (Roman Catholic)The Reverend (full name plus initials of his order), (address, city, and State)Reverend Father.Dear Father (surname):Father (surname) or Father
Prince (or Princess)His (Her) Royal Highness, Prince(ss) (given name)May it please Your Royal Highness:Sir (or Madam):Your Royal Highness
RabbiRabbi (full name plus D.D if applicable)Dear Sir or Dear Rabbi:Dear Rabbi (or Dr.):Rabbi (or Dr.) (surname)
Representative (of the United States Congress)The Honorable (full name), United States House of Representatives, Washington, D.C. 20515Sir (or Madam):My dear Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss) (surname):Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss) (surname)
Representative (of a State legislature)The Honorable (full name), Member of Assembly (or other name of the legislature), (capital city and State)Sir (or Madam):My dear Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss) (surname):Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss) (surname)
Doctor (Ph.D., M.D., D.D., etc.)(Ph.D., M.D., D.D., etc.), Dr. (full name), (address, city, and State)P-Incapacidade de atrair mãos talentosas de fora.‘ My dear Dr (surname) or My Jew Sir (or My dear Madam)Dear Dr (surname):Dr (surname)
Governor (of a State)The Honorable (or in some states His or Her Excellency) (full name), Governor of (State), (capital city and State)Sir (or Madam):Dear Governor (surname):Governor (surname) or Sir (or Madam)
Judge (including Supreme Court)The Honorable (full name), Justice (name of court), (city and State)Sir (or Madam)Dear Judge (surname):Judge (surname)
King (or Queen)His (Her) Most Gracious Majesty, King (Queen) NameMay it please Your Majesty:Initially, Your Majesty, thereafter, Sir (or Madam)
MayorHis (Her) Honor, The Mayor, (city and State)Sir (or Madam)My dear Mr. (or Madam) Mayor: or My dear Mayor, (surname):Mr. (or Madam) Mayor
Minister (Protestant)The Reverend (full name plus D.D. if applicable), (address, city, and State)My dear Sir (or My dear Madam): or Sir (or Madam):Dear Mr. (or Mrs. or Ms. or Miss or Dr.) (surname)

11 parties d'une lettre commerciale

A business letter has a specific format with specific parts. The following discussion contains conventional parts of a business letter.

  1. Letterhead
  2. Heading (Date)
  3. Inside Address
  4. Salutation
  5. Subject heading
  6. Reference I-initials
  7. Body of the letter
  8. Complimentary close
  9. Signature
  10. Signature identification
  11. I.E.D Block
  12. I-initials
  13. E-enclosure
  14. D-distribution list

Letterhead

The letterhead contains information related to the name and address of the organization on behalf of which the letter is written or the person writing the letter. It provides the name, telephone number, fax number, email address, telex number, and the firm’s monogram.

[Logo de votre entreprise] (le cas échéant)
[Le nom de votre société]
[Adresse de la société]
[Ville (*): État (*): Code Postal]
[Numéro de téléphone]
[Numéro de fax]
[Adresse e-mail]
[URL du site Web] (le cas échéant)

Titre

The heading refers to the date of writing the letter. The date should always be shown in full, and it is crucial to put the date on every letter. It enables quick reference in the future, aids in prompt action, and facilitates orderly filing. The date includes the day, month, and year. It is written below the address or the letterhead, leaving some space for a better appearance.

The date is typed either starting close to the left margin or ending close to the right margin, depending on the chosen style. In the UK, it is usual to display the date in the order day/month/year, without using commas.

Heading:
[Votre nom]
[Votre titre]
[Le nom de votre société]
[Adresse de la société]
[Ville (*): État (*): Code Postal]
[Date]

Dans cet exemple, vous remplaceriez « [Votre nom] » par votre nom réel, « [Votre titre] » par l'intitulé de votre poste, « [Le nom de votre entreprise] » par le nom de votre entreprise, « [Adresse de l'entreprise] » par l'adresse de votre entreprise, « [Ville, Code postal de l'État] » avec l'emplacement de votre entreprise et « [Date] » avec la date actuelle à laquelle la lettre est écrite. L'en-tête fournit des informations essentielles sur l'expéditeur et la date de la lettre.

Inside Address

The name and address of the recipient should be typed on separate lines, as they would appear on an envelope. This creates a record on the copy, serving to identify the letter for filing purposes. It also assists the outward clerk in addressing the cover with the same information.

The inside address should be written below the date, starting from the left margin, and it can be in either indented or block form. Care should be taken to address the recipient exactly as they sign their letters.

Mr. John Smith
ABC Corporation
123 Main Street
Suite 456
New York, NY 10001

Subject Heading

The subject heading is a one-line mention of the major theme of the letter. It is inevitable in the case of lengthy communication. It may be written after the inside address or just after the salutation along with the left alignment or in the middle of the letter. Write “Subject” or “Sub:”.

Subject: Proposal for Marketing Strategy

In this example, “Proposal for Marketing Strategy” is the subject heading, which provides a clear indication of the main topic or theme of the letter.

Référence

The reference is the identification of the source of the letter. It bears the abbreviated code of the name of the department or section that is writing the letter, the name of the particular file, a number, and the code of the subject matter. The purpose of the reference is to enable replies to be linked with the previous correspondence and also to send replies to these letters to the proper official or department. It helps with quick and easy future references and locating the document as well. Therefore, respondents are requested to mention the reference in their future correspondence or replies.

The reference is written just after the subject heading or in the body of the letter after the salutation, along with the subject heading. It may be written with left alignment or after a space from the left alignment.

Reference: HR/2023/123
File: Employee Benefits
Subject: Request for Vacation Leave Approval

Dans cet exemple, « HR/2023/123 » est la référence, qui comprend un code abrégé pour le service des Ressources Humaines, une année (2023) et un identifiant unique (123) pour le document spécifique. Cette référence permet de suivre et de localiser le document dans les dossiers du service RH.

Salutation

The salutation is the complimentary greeting with which the writer opens their letter. It is the written equivalent of the conversational “Hello.”

It should be written below the inside address, subject heading, or reference, leaving some space, and should start flush with the left-side margin or along the left margin. Depending upon the style adopted, it may or may not end with a comma.

“Dear Sir” or “Dear Madam” for a singular man or woman, and “Dear Sirs” or “Dear Mesdames” for addressing two or more persons, i.e., a firm or an association.

Dear Mr. Smith,

In this example, “Dear Mr. Smith” is the salutation, which is used to address the recipient of the letter.

Body Of The Letter

The body of the letter is the description of the subject matter intended for communication to the letter’s receiver. The body contains (a) the subject and reference, (b) the opening part, (c) the main part, and (d) the closing part of the letter.

The opening part expresses greetings, gratitude, acknowledgment, or a reference to the action of the previous correspondence. It should be attractive and interesting to make the reader go through the entire letter with curiosity and hope.

The main section of the letter contains a clear statement of the subject matter. It should be brief and to the point, written in unambiguous, sincere, simple, and correct words and sentences. The thoughts must be complete and concrete.

The closing part of the letter must be gentle but firm, friendly yet forceful. It should use the “you” address and contain an important statement that provokes the reader to take action.

Complimentary Close

It is customary to end the letter in a polite way by using a complimentary close. The two most common closes are “yours faithfully” (used only with Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) and “Yours sincerely” (used with personalized salutations).

Other styles of complementary closes are shown below:

  • Yours truly
  • Sincerely yours
  • Very truly yours
  • Sincerely
  • Respectfully
  • Warmest regards
  • Respectfully yours
  • With warmest regards
  • Cordially
  • Best wishes
  • Best regards
  • With best wishes

Examples:

  • Cher Monsieur, Cordialement
  • Chers Messieurs, Cordialement,
  • Chère Madame, Cordialement
  • Cher Monsieur ou Madame – Cordialement
  • Cher M. Leighton – Cordialement
  • Chère Mme Jackson – Cordialement
  • Chère Mélanie – Cordialement
  • Cher John – Cordialement

Signature

Une signature signifie la confirmation de l'auteur que la lettre lui appartient et qu'il assume la responsabilité du sujet exprimé dans la lettre. C'est l'accord de l'auteur sur le sujet de la lettre et c'est une nécessité pratique.

Une signature est manuscrite et contient un symbole représentant l'auteur. Il doit être suffisamment lisible et clair pour être facilement lu. La signature est placée après la clôture complémentaire, soit à gauche, soit à droite, selon le style de la lettre.

Identification des signatures

La signature de l'auteur doit être identifiée par un sceau officiel contenant le nom, la désignation, le département/division/section et l'organisation. En cas d'absence de scellé, toutes ces informations doivent être saisies. Il fournit une identité claire de l'auteur de la lettre au destinataire.

Bloc ED

Ce bloc contient le « I » pour l'initiale de l'écrivain ou du comparateur, du dactylographe ou de la personne chargée d'effectuer des tâches associées liées à la lettre.

La lettre peut être jointe à certains documents, diffusée ou distribuée à d'autres personnes, départements ou organisations, ou une copie peut être conservée dans un dossier pertinent. La personne effectuant ces tâches apposera ses initiales à cet endroit.

« E » fait référence à l'enceinte. Les noms des documents joints doivent être inscrits au bas de la lettre. Celui-ci informe le lecteur des documents joints à la lettre. Il sert également de preuve que les documents pertinents sont dûment joints si le destinataire manque un document lors du traitement de la lettre.

« D » fait référence à la liste de distribution. Si la lettre est distribuée à différentes personnes, départements ou organisations, c'est ici qu'il faut écrire leurs noms.

2 formats ou styles de lettre commerciale

Il existe deux styles ou formats populaires d’écriture de lettres commerciales : l’un est le style britannique et l’autre est le style américain.

Style britannique de format ou style de lettre commerciale

votre nom
Votre adresse
Ville, Code Postal
Date

Nom du destinataire
Position du destinataire
Nom de l'entreprise
Adresse de la société
Ville, Code Postal

Cher M./Mme. Nom de famille du destinataire,

[Le corps de la lettre]

Cordialement votre,

[Votre signature]

Votre nom saisi (le cas échéant)

Sous cette forme :

  1. Vos coordonnées sont placées dans le coin supérieur gauche.
  2. La date est inscrite sous vos coordonnées.
  3. Les coordonnées du destinataire sont placées sous la date, alignées à gauche.
  4. La formule de salutation, telle que « Cher M./Mme. Nom de famille du destinataire », suit.
  5. Le corps de la lettre est écrit après la salutation.
  6. La conclusion complémentaire, telle que « Votre fidèlement », est alignée à gauche.
  7. Vous signez votre nom dans l'espace entre la fermeture et votre nom tapé.
  8. Votre nom tapé, si nécessaire, est placé sous votre signature.

N'oubliez pas que le formatage de style britannique utilise souvent « Votre fidèlement » lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire et « Votre sincèrement » lorsque vous le connaissez.

Style américain de format ou style de lettre commerciale

Le style américain, les différentes parties d'une lettre et leurs positions sont indiqués dans un modèle de lettre ci-dessous. Toutes les parties commencent à partir de la marge de gauche.

votre nom
Votre titre (le cas échéant)
Nom de votre entreprise (le cas échéant)
Votre adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Adresse e-mail (facultatif)
Numéro de téléphone (facultatif)
Date

Nom du destinataire
Titre du destinataire
Nom de l'entreprise
Adresse de la société
Ville (*): État (*): Code Postal

Cher M./Mme. Nom de famille du destinataire,

[Le corps de la lettre]

Sincèrement,

[Votre signature]

Votre nom saisi (le cas échéant)
Votre titre (le cas échéant)
Pièce jointe (le cas échéant)

Sous cette forme :

  1. Vos coordonnées sont placées dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez inclure votre titre, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, le cas échéant.
  2. La date est inscrite sous vos coordonnées.
  3. Les coordonnées du destinataire sont placées sous la date, alignées à gauche.
  4. La formule de salutation, telle que « Cher M./Mme. Nom de famille du destinataire », suit.
  5. Le corps de la lettre est écrit après la salutation.
  6. La conclusion complémentaire, telle que « Cordialement », est alignée à gauche.
  7. Vous signez votre nom dans l'espace entre la fermeture et votre nom tapé.
  8. Votre nom et votre titre, le cas échéant, sont placés sous votre signature.
  9. Si vous avez joint des documents supplémentaires à la lettre, vous pouvez mentionner « Pièce jointe » ou « Pièces jointes » en bas pour l'indiquer.

Ce format de style américain est couramment utilisé pour la correspondance commerciale aux États-Unis.

4 FAQ sur la lettre commerciale

Quels sont les éléments essentiels d’une bonne lettre commerciale ?

Une bonne lettre commerciale doit avoir une structure définie, la concision, la pertinence, l'exhaustivité, la simplicité, la clarté, un langage commun, la courtoisie, la neutralité, la cordialité, l'exactitude, le non-superflu, la détermination, l'unité, la capacité de capter et de retenir l'attention, le renforcement de la confiance, nature orientée vers l’action et cohérence.

Quelle est la différence entre une lettre commerciale et une lettre personnelle ?

Une lettre commerciale est structurée, suit des principes directeurs, peut comporter des pièces jointes, peut suivre des styles directs ou indirects, a une large portée et est émotionnellement neutre.

En revanche, une lettre personnelle n’a pas de structure spécifique ni de principes définis, ne comporte généralement pas de pièces jointes, suit uniquement un style direct, a une portée limitée et est biaisée sur le plan émotionnel.

Comment une lettre commerciale contribue-t-elle à la conduite des échanges commerciaux ?

Les lettres commerciales facilitent l'échange d'informations entre acheteurs et vendeurs concernant les produits et les conditions commerciales, aident à conclure des contrats et sont essentielles pour surmonter les obstacles aux opérations, contribuant ainsi à la conduite efficace du commerce.

Pourquoi la neutralité est-elle importante dans une lettre commerciale ?

La neutralité dans une lettre commerciale fait référence à la présentation impartiale des faits et des chiffres. Cela rend la lettre plus acceptable pour l'autre partie car elle ne nuit à l'attitude de personne, contribuant ainsi au succès de la communication.

Conclusion

Une lettre commerciale est un document formel échangé entre des entreprises ou des organisations à diverses fins commerciales telles que l'information, l'instruction et la demande. Il suit une structure et des principes définis, garantissant la concision, la clarté, la courtoisie et l'exactitude.

La lettre peut comprendre plusieurs parties, notamment le papier à en-tête, l'adresse intérieure, la formule de salutation, le corps et la signature. Le processus de rédaction d'une telle lettre implique de préciser le but, de planifier, de rassembler des faits, d'analyser les informations et de réviser.

Les lettres commerciales offrent des avantages tels que la validité juridique, la rentabilité et une communication efficace, mais elles présentent également des limites telles que l'inaccessibilité aux personnes analphabètes et l'inadaptation à tous les sites. Elles diffèrent des lettres personnelles par leur structure, leur style, leur portée et leur ton émotionnel.

Les lettres commerciales formelles utilisent des formes spécifiques d'adresse et de salutation en fonction du titre du destinataire.

La neutralité dans une lettre commerciale est cruciale car elle présente les faits de manière impartiale, ce qui rend la lettre plus acceptable. Ces lettres jouent un rôle essentiel dans le commerce en facilitant l'échange d'informations, la conclusion de contrats et en surmontant les obstacles opérationnels.