17 lignes directrices pour les commentaires dans la communication d'entreprise

Commentaires dans la communication d'entreprise

Le feedback est essentiel pour la gestion efficace de l’organisation. Le feedback améliore la qualité des décisions et du leadership. Par conséquent, les managers doivent encourager leurs subordonnés à donner leur avis. Il existe quelques lignes directrices générales pour un feedback efficace proposées par les experts en communication à différents moments.

Les commentaires doivent être descriptifs plutôt qu’évaluatifs

Les commentaires descriptifs illustrent clairement les réponses, donnant à l'expéditeur de la communication une bonne compréhension de la réaction du destinataire. Le feedback évaluatif met le destinataire dans une position défensive et compromet l’objectif du feedback. Ainsi, des commentaires descriptifs aideront à faire communication efficace.

Les commentaires doivent être spécifiques plutôt que généraux.

Un feedback spécifique est plus efficace car il donne une directive claire au destinataire. Cela les aide à concevoir et à exécuter la bonne action pour faire face à la situation. Les commentaires généraux ne fournissent aucun point de direction clair au récepteur et sont donc trompeurs.

Les commentaires doivent être orientés vers le comportement.

Les commentaires doivent être structurés pour permettre au destinataire d’agir. Cela devrait aider le destinataire à initier un plan d'action pour provoquer un changement de comportement dans l'organisation.

Les commentaires doivent être sollicités plutôt qu’imposés.

Les managers doivent demander des commentaires à leurs subordonnés. Les commentaires sollicités sont efficaces car le destinataire et l’expéditeur y prêtent attention. Les feedbacks imposés sont souvent ignorés ou laissés sans surveillance, ce qui les rend moins efficaces ou inutiles.

Les commentaires doivent être donnés le plus tôt possible

L’efficacité du feedback dépend de son caractère immédiat. Un retour rapide et immédiat rend la communication complète et réussie. Un feedback retardé peut entraîner une distorsion de la mémoire, une non-pertinence et une attitude défensive.

De plus, la correction d'erreurs, la clarification de symboles mal compris ou la fourniture d'explications supplémentaires sur un message confus sont retardées lorsque la rétroaction est différée. Toutes ces situations affectent l’efficacité de la communication.

Par conséquent, une rétroaction immédiate le rendra efficace.

Les commentaires doivent être vérifiés pour garantir une communication claire

L’efficacité des retours est vérifiée en reformulant le retour reçu pour voir s’il correspond au message envoyé. On observe que les commentaires ne sont pas reçus parce que la personne qui donne des commentaires ne reçoit pas de retour sur la clarté du retour initial.

Les commentaires doivent être donnés au présent.

L'utilisation du présent rappelle aux personnes qui donnent et reçoivent des commentaires qu'elles essaient de s'impliquer en ce moment. Il est clair que la personne qui donne son avis est ouverte aux éclaircissements.

Dites aux gens que vous souhaitez des commentaires.

Ce sera la première action visant à libérer les subordonnés de leur attitude défensive. Vous devez être prêt à faire face aux commentaires négatifs et positifs, et cela doit être démontré pour encourager les subordonnés hésitants à donner leur avis.

Identifiez certains domaines dans lesquels vous souhaitez obtenir des commentaires.

Une invitation générale à donner son avis est particulièrement improductive puisque les subordonnés ne sont pas sûrs de vos intentions. Par conséquent, précisez les domaines particuliers dans lesquels vous souhaitez obtenir des commentaires. Cela réduira leur incertitude.

Prévoyez du temps pour une séance régulière.

Spécifiez un calendrier pour organiser des séances avec vos subordonnés afin d'obtenir leurs commentaires ou leurs expressions. Il s’agit d’une expression forte et concrète de votre volonté de feedback.

Utilisez le silence pour encourager les commentaires.

Votre silence pendant la discussion ou la séance de discussion démontre votre désir d'écouter sérieusement vos subordonnés. Cela encouragera également vos subordonnés à parler.

Surveillez les réponses non verbales.

Surveillez les réponses non verbales des subordonnés réticents pour repérer leurs commentaires ; s'ils ont l'air mécontents, vous pouvez leur demander pourquoi ils apparaissent ainsi ; vous recevrez des commentaires.

Poser des questions

Des questions spécifiques adressées à une personne spécifique peuvent susciter une réponse qui autrement ne pourrait pas être donnée. Les personnes incertaines de la situation sont plus susceptibles de répondre si vous indiquez clairement dans la question que vous vous y attendez.

Il est donc important de poser des questions pour encourager les gens à donner leur avis librement et à montrer votre intérêt à recevoir des commentaires.

Utilisez des déclarations qui encouragent les commentaires et les clarifications

Reformulez la déclaration de la personne qui donne son feedback pour l'encourager à clarifier le problème, l'opinion ou l'idée plutôt que de réagir immédiatement à la déclaration.

Récompenser les commentaires

Les récompenses encourageront évidemment les gens à donner leur avis. Ainsi, les managers doivent apprécier les commentaires et agir en conséquence, si possible. Cela augmentera encore davantage les commentaires.

Encouragez l’expression de l’émotion.

Les managers doivent être prêts à accepter la colère et le mécontentement de leurs subordonnés. Autrement dit, les managers doivent permettre l'expression de comportements ou de problématiques spécifiques. Ainsi, si vos subordonnés expriment leur mécontentement à l’égard des politiques de l’entreprise, demandez leur recommandation.

Lorsque les subordonnés constatent que des griefs légitimes sont résolus, le processus de feedback est susceptible de s'améliorer. Ils sont susceptibles d’être plus réceptifs aux commentaires et également plus susceptibles d’en donner.

Abordez les problèmes interpersonnels.

Les managers doivent être prêts à prendre du temps sur les tâches à accomplir pour résoudre les problèmes interpersonnels.

Ils doivent encourager davantage d'initiatives ou de coopération en attirant l'attention sur les comportements spécifiques de personnes spécifiques, en partageant leurs sentiments, exprimer clairement leurs attitudes et leurs idées sur la culture organisationnelle, et montrer par l'exemple que l'expression d'émotions et de commentaires concernant le comportement interpersonnel est acceptable et importante.