💰Cómo construir una fuerza de ventas: dominar la estructura y la estrategia

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Les six éléments de la structure organisationnelle sont les 6 éléments de base que les gestionnaires doivent utiliser pour développer et structurer la hiérarchie organisationnelle. Les éléments de la structure organisationnelle sont : (1) concevoir des tâches, (2) départementaliser, (3) établir des relations hiérarchiques, (3) distribuer l'autorité, (5) coordonner les activités et (6) différencier les postes.

La structure organisationnelle montre la communication d'entreprise, la hiérarchie exécutive et managériale et crée un plan pour une croissance efficace à l'avenir.

Pour les managers, organiser consiste à décider de la meilleure façon de regrouper les éléments organisationnels pour une variété de possibilités structurelles.

Les managers doivent comprendre la meilleure combinaison pour la structure de l'organisation.

Il existe six éléments de base que les gestionnaires peuvent utiliser pour construire une organisation, également appelés éléments d'organisation ou de structure organisationnelle.

Les éléments de la structure organisationnelle sont :

  1. Concevoir des emplois,
  2. Départementalisation ou regroupement de travaux,
  3. Établir des relations hiérarchiques entre les emplois,
  4. Répartir l'autorité entre les emplois,
  5. Coordonner les activités entre les emplois, et
  6. Différencier les postes.

Comprendre la nature de ces éléments de base et les différentes manières dont ils peuvent être configurés est très important, car ils façonnent la structure et la routine de travail de l'organisation.

Le point de départ logique est la première étape : la conception d’emplois. Dans cet article, nous connaîtrons les 6 éléments de l'organisation ;

6 éléments de la structure organisationnelle

Concevoir des emplois

La conception des tâches est le premier élément constitutif de la structure organisationnelle ; cela signifie définir les responsabilités d'un individu au travail. La conception des tâches implique de définir les domaines de responsabilité décisionnelle, identifier les objectifs et les attentes et établir des indicateurs de réussite appropriés.

Les outils de conception d'emplois sont :

  • Spécialisation professionnelle

La spécialisation professionnelle est le premier et le plus important outil de tous.

La spécialisation professionnelle est similaire au concept de « division du travail ». La spécialisation professionnelle signifie ; décomposer l'ensemble du travail ou de la tâche en parties plus petites et les diviser en conséquence.

  • Modèle des caractéristiques de l'emploi (JCM)

Le modèle des caractéristiques de l'emploi (JCM) est également un outil efficace pour concevoir un emploi ; où la conception des tâches est effectuée en tenant compte à la fois des préférences des employés et du système de travail requis.

L'approche suggère que la conception des tâches doit être réalisée en tenant compte de 5 dimensions fondamentales : variété des compétences, identité de la tâche, importance de la tâche, autonomie et rétroaction.

  • Équipes de travail

Les équipes de travail sont très utiles pour effectuer des tâches complètes et difficiles qui nécessitent l'expertise de divers départements, facultés ou organisations.

  • Rotation des postes

Comme le nom le suggère; la rotation des postes consiste à déplacer systématiquement les employés d'une tâche à une autre.

Cependant, en pratique ; la rotation des emplois a créé plus de problèmes qu'elle n'en a résolu, comme ; la satisfaction et la motivation des employés diminuent. Il est maintenant utilisé comme entraînement système.

  • Élargissement des tâches

L'élargissement des tâches implique une augmentation du nombre total de tâches assignées et exécutées par les travailleurs. Cela donne également de la motivation aux employés car cela leur donne une plus grande chance de participer aux opérations de l'organisation.

Il présente également quelques défauts ; plus de tâches signifie plus de salaires, donc plus de coûts, en faire trop pourrait conduire au mécontentement des employés.

  • Enrichissement de l'emploi

C’est similaire à l’élargissement de l’emploi mais avec une approche plus globale. L'enrichissement du travail comprend l'augmentation du nombre de tâches et de la part de contrôle sur ces tâches.

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Départementalisation ou regroupement de travaux

La départementalisation est un regroupement d'emplois selon un arrangement logique, le deuxième élément constitutif de la structure organisationnelle.

La départementalisation fait référence à la structure formelle de l'organisation, composé de divers départements et postes de direction et de leurs relations entre eux.

À mesure qu'une organisation se développe, ses départements se développent et davantage de sous-unités sont créées, ce qui ajoute davantage de niveaux de gestion.

Cela crée souvent moins de flexibilité, d’adaptabilité et d’unités d’action au sein de l’entreprise.

La départementalisation est le regroupement efficace et efficient d'emplois en unités de travail significatives pour coordonner de nombreux emplois, le tout pour la réalisation rapide des objectifs de l'organisation.

Il existe plusieurs bases de départementalisation. Les bases communes sont :

  1. Départementalisation fonctionnelle

    Départementalisation fonctionnelle regroupe les emplois impliquant des activités identiques ou similaires.

    Ici; le mot « fonction » désignant des fonctions organisationnelles telles que la finance et la production, plutôt que les fonctions de gestion de base, telles que planification ou contrôler, les départements de fabrication, de finance et de marketing, chacun étant une fonction organisationnelle.

  2. Départementalisation des produits

    La départementalisation des produits implique de regrouper et d'organiser les activités autour de produits ou de groupes de produits. Cette méthode place toutes les ressources et l’autorité sous un seul gestionnaire pour fabriquer et commercialiser un produit.

  3. Départementalisation Client

    La départementalisation client est utilisée lorsque l'accent est mis sur le service efficace de différents types de clients..

    Par exemple, les étudiants à temps plein de jour et les étudiants à temps partiel du soir dans les programmes d'études supérieures en commerce dans les universités ont généralement un profil démographique et des besoins personnels différents.

    La vente en gros et au détail sont très différentes dans de nombreux secteurs, comme nos clients du gouvernement et du secteur privé. Donc; ici, l'organisation structure ses activités pour répondre et interagir avec des groupes de clients spécifiques.

    La plupart des banques sont généralement conçues pour répondre aux besoins de différents types de clients ; prêts aux entreprises, à la consommation, hypothécaires et agricoles.

  4. Départementalisation par processus

    Départementalisation par le processus est préférable lorsque les machines ou équipements utilisés nécessitent des compétences particulières pour fonctionner, ou sont d'une grande capacité qui élimine les divisions organisationnelles, ou disposent d'installations techniques qui suggèrent fortement un emplacement concentré.

  5. Départementalisation par Task Force

    Cet arrangement implique l'affectation d'une équipe ou d'un groupe de travail à un projet ou un bloc de travail défini, qui s'étend du début à l'achèvement d'un type et d'une quantité de travail souhaités et définis.

  6. Localisation ou départementalisation du territoire

    Départementalisation de l'emplacement regroupe logiquement les emplois en fonction de sites ou de zones géographiques définies. La taille des sites ou zones définis peut aller d'un hémisphère à seulement quelques pâtés de maisons d'une grande ville.

  7. Départementalisation matricielle

    Gestion matricielle ou départementalisation matricielle a été introduit au début des années 1960 en réponse à la complexité et à la taille croissantes des entreprises à vocation technique, qui avaient besoin de plus de flexibilité.

    La départementalisation matricielle tente de combiner les conceptions de départementalisation fonctionnelle et de groupe de travail (projet) pour améliorer la synchronisation de plusieurs composants pour une seule activité (c'est-à-dire un lancement sur la lune), pour améliorer les économies d'échelle et pour mieux servir le client et l'entreprise.

Ce sont les bases communes de la départementalisation.

Établir des relations de reporting entre les tâches

L'établissement de liens hiérarchiques entre les postes constitue le troisième élément fondamental du recrutement.

L'établissement de relations hiérarchiques indique : clarifier la chaîne de commandement et l’étendue de la gestion.

La chaîne de commandement montre une ligne d'auteur claire et distincte parmi les postes et l'étendue de la direction indique le nombre de personnes qui relèvent d'un gestionnaire particulier.

Ici; la hiérarchie de l'organisation, ses positions et ses lignes sont définies.

Autorité de distribution

L’autorité de distribution est un autre élément important dans la structuration des organisations. L'autorité dans l'organisation est le droit conféré par un poste et, à travers lui, le droit de la personne occupant le poste d'exercer son pouvoir discrétionnaire dans la prise de décisions affectant autrui.

L’autorité est le pouvoir légitimé par l’organisation. Ici; la détermination de la manière dont l’autorité doit être répartie entre les postes.

Distribuer l’autorité dans l’organisation moyens; donner le pouvoir de décision aux salariés.

Un responsable d'entrepôt doit avoir le pouvoir de vérifier la qualité du matériel entrant et stocké, d'enregistrer les événements dans le stockage, de vérifier et de rendre compte de la quantité de matériel et bien plus encore.

Mais il ne peut pas décider du prix de vente de ces biens. C'est pourquoi une bonne répartition des pouvoirs au sein de l'organisation est nécessaire au bon fonctionnement de l'organisation.

Deux problèmes spécifiques que les gestionnaires doivent aborder lorsqu'ils distribuent l'autorité : délégation et décentralisation.

Activités de coordination

La coordination est essentielle pour le management et la structuration des organisations. L'atteinte de l'harmonie des efforts individuels vers la réalisation des objectifs du groupe est le but de la coordination.

Les organisations modernes dépendent de la spécialisation des fonctions et des activités déléguées à différents individus.

Si chaque individu est autorisé à remplir sa fonction efficacement sans prendre en compte la fonction connexe exercée par un autre individu, cela créera le chaos dans l’organisation.

Il est essentiel qu’il y ait une coordination complète afin que soit réalisée l’unité d’action de tous. Aussi, le conflit entre les cadres hiérarchiques et le personnel pose le problème de la coordination par le directeur général.

Par conséquent, le directeur général doit coordonner non seulement les fonctions et les activités, mais également les individus exerçant différentes fonctions.

Différencier les postes

La différenciation entre les postes opérationnels et les postes du personnel dans l’organisation est le dernier élément constitutif de la structure organisationnelle. Un poste hiérarchique fait partie de la chaîne de commandement directe et est également responsable de la réalisation des objectifs d'une organisation.

Au contraire; un poste d'état-major n'est là que pour fournir des conseils d'experts et un soutien pour les postes opérationnels. Cependant; dans les organisations modernes, ces différences sont très moindres ; dans certains cas, la différence est éliminée.

La structure organisationnelle est le modèle formel d'interactions et de coordination conçu par la direction pour relier les tâches des individus et des groupes dans la réalisation des objectifs de l'organisation.

Pour établir une structure, il faut mélanger les six éléments de l'organisation,