Documentation et Bibliographie : Signification, Méthodes, Guide

Documentation et Bibliographie : Signification, Méthodes, Guide

La documentation est l'acte de fournir des documents à l'appui d'un événement spécifique. Il sert de preuve, conférant de l'authenticité aux informations utilisées dans toute forme de communication. Lors de la rédaction de rapports, de livres, de déclarations, de circulaires, etc., nous nous appuyons fréquemment sur des informations provenant d'autres sources. Puisque ce matériel ne nous appartient pas, nous devrons peut-être le reconnaître.

Parfois, cette reconnaissance constitue une obligation légale, et le non-respect de cette obligation peut entraîner des poursuites en indemnisation devant les tribunaux. Par conséquent, la documentation est la reconnaissance des sources d’informations incluses dans les communications commerciales.

Quand reconnaître

La décision de reconnaître ou de ne pas reconnaître une source doit avant tout être fondée sur l’attribution de crédit là où il est dû. Si nous citons les propos de quelqu'un d'autre, nous devons accorder du crédit à cette personne en particulier.

Si nous paraphrasons, c'est-à-dire que nous utilisons les idées de quelqu'un d'autre dans nos propres mots, nous devrions accorder du crédit à moins que le matériel couvert ne soit considéré comme une culture générale. La documentation est une pratique courtoise et parfois obligatoire. Par conséquent, chaque fois que nous utilisons des informations provenant d’une source externe, nous devons le reconnaître et fournir des preuves à l’appui.

Comment reconnaître ou méthodes de documentation

Il existe trois méthodes de documentation couramment utilisées en entreprise pour reconnaître les sources d'informations. Ils sont:

  1. Références auteur-date entre parenthèses dans le texte.
  2. Références aux notes de bas de page.
  3. Références des notes de fin.

Cependant, cette dernière méthode perd de la popularité, principalement parce que l'avantage de frappe qu'elle offre a été réduit par l'avènement des équipements de traitement de texte.

Méthode auteur-date entre parenthèses

Ces dernières années, la méthode auteur-date est devenue la méthode de référencement la plus populaire en entreprise. Il s'agit de placer le nom de famille de l'auteur et l'année de publication entre parenthèses immédiatement après le document cité.

Pour un auteur :

(Calahan, 1984)

La communication horizontale est l'échange diagonal de messages soit au sein des limites d'une unité de travail, impliquant des pairs, soit à travers les limites d'une unité de travail, impliquant des individus qui relèvent de différents superviseurs (Bartol et Martin, 2000).

Référence avec des numéros de page spécifiques :

La référence est liée à une liste de toutes les publications citées (une bibliographie) qui apparaît à la fin du rapport (voir Bibliographie dans la section suivante). Si des numéros de page spécifiques sont nécessaires, ils suivent la date :

(Calahan, 1984, 117-18)

Référence avec plusieurs auteurs jusqu'à trois :

Si plusieurs auteurs sont cités, les noms de famille de tous les auteurs peuvent être indiqués :

(Smith, Corley et Doran, 1988 : 31)

Référence avec plus de trois auteurs :

S’il y a plus de trois auteurs, indiquez uniquement le nom de famille du premier auteur et utilisez le conventionnel « et al. » ou « et autres » pour les autres écrivains :

(Clovis et coll., 1981)

(Francis et autres, 1987)

Référence avec paternité organisationnelle :

Lorsqu'aucun auteur individuel n'est répertorié, comme dans les publications non signées publiées par une entreprise, un organisme gouvernemental, un syndicat ou des entités similaires, le nom de l'auteur est le nom de l'organisation :

(Département américain du Travail, 2000)

(Ministère des Finances, Gouvernement indien, 2003, 31)

Ces références sont rattachées à une bibliographie qui apparaît à la fin du rapport. Pour retrouver les détails de la référence, le lecteur se tourne vers la bibliographie et retrace la référence à travers la liste alphabétique.

Par exemple, pour la référence « (Khan, 1988) », le lecteur trouve « Khan » dans l'ordre alphabétique. Si plus d’une publication de Khan paraît, le lecteur saura se référer à celle écrite en 1988.

La méthode des notes de bas de page

La note de bas de page est la méthode traditionnelle de reconnaissance des sources. Dans cette méthode, les références sont placées au bas de la page et saisies avec le texte à l'aide d'exposants (chiffres arabes en relief). La séquence de numérotation des exposants est consécutive par page, par chapitre ou par l'ouvrage entier. Les notes de bas de page sont placées à l'intérieur de la mise en page, à interligne simple, et mises en retrait ou bloquées au fur et à mesure que le texte est tapé.

La forme des notes de bas de page peut varier d'une source à l'autre, mais une procédure généralement acceptée est présentée ici. Il autorise deux structures : une abrégée utilisée avec une bibliographie dans le rapport et une utilisée lorsqu'aucune bibliographie n'est présente.

Forme abrégée de référence :

Les références abrégées contiennent uniquement les parties suivantes : (1) le nom de l'auteur, (2) le titre de l'article, du bulletin ou du livre et (3) le numéro de page de la publication.

Référence du livre : 1 Mohiuddin, Business Communication, p. 2004

Référence périodique : 2 Mohiuddin et Mahmood, « Personnel to Human Resource Management : A Developmental Perspective Analysis », pp. 287-296.

Le formulaire de référence complet :

Le formulaire de référence complet est généralement la forme privilégiée pour reconnaître la source des documents. Il s'agit d'une forme de référence descriptive, avec des points séparés par des virgules et l'entrée se terminant par un point. Les majuscules ne sont utilisées qu'avec les noms propres et les abréviations sont acceptables si elles sont utilisées de manière cohérente.