Dictée : Signification, Préparation

Dictée : Signification, Préparation

Qu’est-ce que la dictée ?

Pour gagner du temps, l’homme d’affaires apprend à dicter les communications. En dictant, il confie à quelqu'un d'autre la partie la plus chronophage de la communication, les actes mécaniques d'écriture et de dactylographie.

En plus de gagner du temps, la dictée donne souvent lieu à un style plus efficace ; la communication a tendance à être plus conversationnelle, sans l’excès de formalité qui s’insinue dans tant d’écrits commerciaux. Comme la plupart des raccourcis utiles, la dictée n’est pas aussi simple qu’il y paraît.

La personne capable de s'asseoir devant un sténographe ou une machine à dicter et de dicter une communication fluide et bien organisée a dû travailler longtemps et durement pour développer cette compétence. Les premières tentatives de dictée sont généralement gâchées par une apparente paralysie des cordes vocales. La présence d’un sténographe avec un crayon en main ou d’une machine avec un microphone en direct peut être intimidante.

Même une fois le « trac » initial surmonté, les communications dictées ont toujours tendance à être décousues, manquant de concision, d’unité ou de tout autre semblant de style efficace. Une bonne dose de pratique est nécessaire. Il est également nécessaire de bien comprendre les principes d’une communication efficace, principes auxquels ce livre a été consacré. Avec le temps, après de nombreuses tentatives frustrantes, la compétence de dictée prend forme.

Dès lors, la compétence porte ses fruits. La capacité de dicter devient de plus en plus impérative dans les affaires et l’industrie. De nombreuses entreprises insistent pour que leurs employés dictent leurs communications ; les charges de travail sont tout simplement trop lourdes pour permettre un crayon et du papier.

Et l’exigence que vous dictez ne diminue en rien l’attente que vos communications soient fluides, bien organisées et efficaces.

Une dictée efficace est un processus en trois phases : la préparation, la dictée proprement dite et la responsabilité post-dictée.

Préparation à la dictée

Vous ne pouvez pas dicter efficacement sans faire une certaine planification.

Assurez-vous d'avoir clairement défini le but de la communication à dicter. S'il s'agit d'une lettre ou d'un mémo, déterminez précisément les réactions que vous attendez de son destinataire et gardez ces réactions souhaitées en tête de votre esprit.

En gardant clairement votre objectif à l’esprit, déterminez l’ordre dans lequel vos faits et vos idées doivent être présentés. Vous souhaiterez peut-être même rédiger un bref aperçu pour vous aider à dicter des lettres et des mémos plus longs. Lorsque vous évoquez des réactions, rappelez-vous les modèles de stratégie fournis ailleurs dans ce livre. Lorsque vous dictez un rapport, vous aurez sûrement besoin d'un plan pour vous guider.

Si votre communication est en réponse à celle que vous avez reçue, relisez la communication à laquelle vous répondez. Si vous dictez un rapport ou une note à la demande écrite de quelqu'un, relisez cette demande. Si la demande a été orale, rappelez-en les détails aussi clairement que possible.

Visualisez votre lecteur prévu. Une communication est toujours plus efficace lorsqu’elle est rédigée en pensant à son public spécifique.

Si, au cours de ces étapes, une phrase clé – la bonne façon de dire quelque chose – vous vient à l’esprit, ne vous faites pas confiance pour vous en souvenir lorsque vous en avez besoin. Notez-le tout de suite.

La dictée elle-même

Ce n’est qu’après ces étapes préparatoires que vous serez prêt à dicter efficacement. Une dictée efficace est en grande partie le résultat de bonnes habitudes. Donc-

Se détendre. Votre prose ne semblera pas naturelle à moins que vous ne vous sentiez naturel de la dicter.

Parlez avec votre voix naturelle à une vitesse assez constante, un peu plus lente que votre rythme normal. (La parole moyenne est d'environ 120 mots par minute ; ralentissez à environ 90 pour la dictée.)

Énoncez clairement, même au point de paraître artificiel, lorsque vous devez faire la distinction entre des mots qui se ressemblent beaucoup, comme affect (disons aah-fect) et effet (sayee-fect).

Épelez tout ce qui pourrait dérouter la personne qui effectue la transcription : les noms de personnes, d'entreprises et de lieux, par exemple, et les mots qui sonnent de la même manière que d'autres mots, tels que grossier/cours, à travers/j'ai lancé ou citer/site. /vue.

Dictez tous les signes de ponctuation sauf les plus évidents. À la fin d’une phrase, dites point (ou point d’interrogation ou point d’exclamation). À la fin d'un paragraphe, dites un nouveau paragraphe. Chaque fois que vous souhaitez un point-virgule, un tiret ou des guillemets, dites-le. (Mais faites confiance au sténographe pour insérer les signes de ponctuation les plus évidents, comme des virgules dans une série ou entre une ville et un état. Vous ne voulez insulter l'intelligence de personne.)

Lorsque vous vous surprenez à faire une erreur, arrêtez-vous pour la corriger immédiatement. Si vous ne le faites pas, vous l'oublierez probablement jusqu'à ce que vous le voyiez en caractères, vous devrez alors perdre beaucoup plus de temps à le réviser.

Assurez-vous de dicter à votre sténographe toutes les instructions concernant les pièces jointes, les pièces jointes et les copies, ainsi que toutes les instructions spéciales sur le format qui ne vont pas de soi.

N'hésitez pas à vous arrêter pour une relecture (ou une lecture si vous utilisez une machine) à tout moment pendant la dictée si vous pensez que vous auriez pu dire quelque chose de plus efficacement ou si vous souhaitez entendre le « flux » de ce que vous avez déjà dit. dicté.

Une courte lettre peut ressembler à ceci lorsqu'elle est dictée par un cadre dans une machine à dicter pour une secrétaire :

Exemple de dictée dans une machine à dicter
Jean tapez la lettre suivante s'il vous plaît avec deux copies la copie supplémentaire va à Paul Martin notre consultant régional de l'Est la lettre va à monsieur Anthony Rowan c'est RowAn 501 Fifth Avenue New York New York 10026 Cher Monsieur Rowan C'est avec grand plaisir que nous ajoutons votre nom à la liste des mécènes dont les contributions correction Jean font que les généreux mécènes dont les contributions ont maintenu vivant le travail de notre fondation période nouveau paragraphe A huit heures trente le soir du 4 octobre non exact que ce soit le 5 octobre notre direction se réunira. le Centurion Plaza qui est la capitale Centurion capital P plaza à New York période Je serais ravi qu'aucune grève ne plaise à Jean Je serais ravi qu'aucune grève ne plaise à Jean Je serais ravi de vous avoir parmi mes invités afin que nous puissions discuter de virgule entre autres choses virgule nos projets pour le site du parc en période Texas Un dîner tardif sera servi faisan du côlon sous verre je crois période nouveau paragraphe Permettez-moi encore une fois d'exprimer nos remerciements pour votre soutien attentionné virgule et notre espoir de vous voir à New York période Très sincèrement vôtre Jean s'il vous plaît, sortez ça le plus tôt possible, j'aurais dû y arriver la semaine dernière merci c'est tout

Après la dictée

C'est le travail du secrétaire de transcrire votre communication dictée sous sa forme finale, mais il est de votre responsabilité de vous assurer que le secrétaire le fait bien. La communication est émise sous votre signature et non sous celle du secrétaire. L’impression qu’il fera sur son lecteur vous sera attribuée. La confiance que vous avez dans les capacités de votre secrétaire déterminera bien sûr avec quelle minutie vous vérifierez le projet final, mais vous devez toujours effectuer les vérifications suivantes :

Lisez attentivement le brouillon transcrit.

Insistez sur la précision, la propreté et l’excellence mécanique. N'hésitez pas à faire retaper un brouillon inacceptable, que les erreurs soient celles du transcripteur ou les vôtres. Fixez des normes élevées ; toute bonne secrétaire vous respectera pour eux.

Lorsqu’une version finale acceptable est prête, signez-la. Votre signature signifie votre responsabilité à l'égard du document.

La lettre dictée à Anthony Rowan à New York devrait ressembler à ceci dans sa version finale :

Exemple d'après dictée d'une lettre
2 septembre 19

M. Anthony Rowan
501 Cinquième Avenue
New York, New York 10026

Cher M. Rowan :
C'est avec grand plaisir que nous ajoutons votre nom à la liste des généreux mécènes dont les contributions ont permis de maintenir vivant le travail de notre fondation.

À 20 h 30 le soir du 5 octobre, notre équipe de direction se réunira au Centurion Plaza à New York. Je serais ravi de vous accueillir en tant qu'invité afin que nous puissions discuter, entre autres, de nos projets pour le site du parc au Texas. Un souper tardif sera servi :

Permettez-moi encore une fois d'exprimer nos remerciements pour votre soutien attentionné et notre espoir de vous voir à New York.          

Sincèrement votre,
Foster Carmichael
Directeur assistant
FC :jw
copie : Paul Martin

Quelques choses à ne pas faire concernant la dictée

La dictée est un processus impliquant deux personnes. Lorsque vous dictez, ayez de la considération pour cette autre personne.

Ne perdez pas de temps avec votre propre mauvaise planification.

Ne présumez pas que l'autre personne peut lire dans vos pensées ou comprendra tous les détails techniques que vous pourriez dicter.

Ne négligez pas de féliciter votre secrétaire pour son travail bien fait. La dictée est un processus économique qui fait appel aux talents de deux spécialistes travaillant en équipe. Toutes les règles d’un effort d’équipe efficace doivent être en vigueur pour que l’équipe réussisse.