Processus de planification : 8 étapes pour créer un plan efficace

Processus de planification : 8 étapes pour créer un plan efficace

La création d'un plan efficace implique un cycle complet et systématique de 8 étapes qui doivent être maintenues pour établir objectifs efficaces et les projets pour les employés de l'organisation.

Pour créer un plan efficace, vous devez vous renseigner sur les forces et les faiblesses de l'organisation et implique prise de décision sur les voies et moyens souhaités pour les atteindre.

Habituellement, les mêmes étapes sont suivies par les gestionnaires dans tous les cas de planification. Toutes ces étapes prises en série aboutissent à un processus de planification.

Un processus de planification efficace semble tourné vers l’avenir, complet, systématique, intégré et négocié. Les plans mineurs sont normalement plus simples et, par conséquent, certaines étapes peuvent être facilement franchies.

Les 8 étapes d’un processus de planification efficace sont :

  1. Être conscient de l'opportunité
  2. Fixer des objectifs ou des buts
  3. Considérant la planification des locaux
  4. Identifier une alternative
  5. Comparer les alternatives à la lumière des objectifs recherchés
  6. Choisir une alternative
  7. Formuler des plans de soutien
  8. Numéroter les plans en faisant des budgets

Ces étapes sont décrites ci-dessous ;

Processus de planification – Créer un plan efficace en 8 étapes

  1. Être conscient des opportunités

Étapes du processus de planification – Être conscient des opportunitésConscience des opportunités dans le environnement à la fois externe et interne dans l'organisation est le véritable point de départ de la planification.

À ce stade, les gestionnaires ont tendance à créer une base à partir de laquelle ils développeront leurs plans pour la prochaine période de planification.

Cette étape de sensibilisation est considérée par certains gestionnaires comme un précurseur du processus de planification proprement dit au lieu de la considérer comme une partie réelle du processus.

  1. Établir des objectifs

Étapes du processus de planification - Établir des objectifs

L'établissement d'objectifs spécifiques constitue la deuxième étape de la planification. Cela implique de déterminer des buts ou des objectifs pour l'entreprise dans son ensemble, puis pour chaque niveau et unité subordonnés.

La conscience des opportunités dans le contexte des forces et des faiblesses aide à établir un objectif raisonnable et à rédiger une déclaration d'action.

L'établissement d'objectifs implique de les déterminer pour l'entreprise dans son ensemble et pour chaque niveau ou unité subordonné.

De nombreuses organisations, par exemple, sont constituées de divisions dont chacune est divisée en départements qui, à leur tour, peuvent contenir des sous-systèmes supplémentaires tels que des comités et des groupes de travail.

Les gestionnaires sont donc tenus de développer un réseau élaboré de plans organisationnels pour atteindre les objectifs généraux de leur organisation.

Pour être efficace, une planification globale nécessite que les gestionnaires de chaque sous-système de leur organisation : impliqués dans le processus de planification.

Les objectifs qui guideront le cours de l'organisation dans les années à venir doivent être clairs, concis et précis.

Les objectifs de l'entreprise servent de direction aux grands plans qui, en reflétant ces objectifs, définissent l'objectif de chaque grand département.

Les objectifs majeurs du département, à leur tour, contrôlent les objectifs du département subordonné et ainsi de suite.

En d’autres termes, les objectifs forment une hiérarchie.

  1. Locaux en développement

Étapes du processus de planification - Développement des locaux

La troisième étape de la séquence logique de la planification est l'établissement des prémisses ou des hypothèses sur lesquelles reposent les énoncés d'action. L'égalité et le succès de tout plan dépendent de l'égalité des hypothèses sur lesquelles il repose. Même une hypothèse erronée peut donner lieu à une décision médiocre ou irréaliste.

Ces hypothèses concernent en fait l’environnement dans lequel le plan doit être réalisé. Il est très important que tous les gestionnaires impliqués dans la planification soient d’accord sur les prémisses.

Le principe majeur des prémisses de la planification est que plus les personnes chargées de la planification comprennent et acceptent d'utiliser des prémisses de planification cohérentes, plus la planification d'entreprise sera coordonnée.

La prévision joue un rôle important dans la promesse. À l’aide des prévisions, les organisations tentent de répondre à diverses questions sur les attentes futures et les déclarations d’action.

Les prévisions peuvent être établies sur la base de l'expérience et des attentes personnelles ou de recherches empiriques systématiques.

Dans les deux cas, les gestionnaires fondent leurs prévisions sur des hypothèses. « Premising » selon Dunham et Pierce », implique donc de prévoir ce qui est susceptible de se produire à l'intérieur et à l'extérieur d'une organisation.

Les prévisions entrent dans la formulation de déclarations d'action pour guider l'organisation dans le futur. Il existe deux types de prévisions.

Un type consiste à prédire les conséquences d’un plan d’action planifié. Ce type aide les managers à comprendre ce qu'une organisation peut s'attendre à réaliser grâce à un plan d'action planifié.

Le deuxième type de prévision aide les gestionnaires à faire des prédictions sur les événements environnementaux susceptibles d'affecter le mouvement d'une organisation vers la réalisation de ses objectifs.

Ces prévisions sont faites pour générer des informations nécessaires à l’élaboration de leurs déclarations d’action. Les prémisses sont basées sur ce deuxième type de prévision.

  1. Déterminer des cours alternatifs

Étapes du processus de planification - Détermination des cours alternatifsLa quatrième étape consiste à rechercher et à découvrir des plans d'action alternatifs, en particulier ceux qui ne sont pas immédiatement apparents.

À ce stade, les managers décident comment passer de leur position actuelle à leur position future décidée.

Il n’existe pratiquement aucun plan pour lequel des alternatives raisonnables ne soient pas disponibles. On constate également assez souvent qu'une alternative, pas considérée comme évidente, s'avère être la meilleure.

Trouver une alternative n’est normalement pas le problème. Le problème est de réduire le nombre d’alternatives à analyser et de trouver la meilleure.

Il existe une limite au nombre d’alternatives qui peuvent être examinées de manière approfondie, même à l’aide de techniques mathématiques et informatiques.

Pour cela, un manager s'appuie généralement sur la recherche, l'expérimentation et l'expérience pour identifier et développer plusieurs plans d'action possibles.

  1. Évaluation des cours alternatifs

Étapes du processus de planification - Évaluation des cours alternatifsUne fois que des plans d'action alternatifs ont été identifiés après avoir recherché des cours alternatifs et examiné leurs points forts et leurs points faibles, ils doivent être évalués à la lumière de la manière dont chacun aiderait l'organisation à atteindre ses objectifs.

L'évaluation des alternatives implique également de déterminer les coûts et les effets attendus de chacune.

Un cours peut sembler être le plus rentable, mais il peut nécessiter une participation financière importante avec un retour sur investissement lent. Un autre cours peut sembler moins rentable, mais il peut être moins risqué.

Néanmoins, une autre voie pourrait mieux servir les objectifs à long terme de l’entreprise.

L'évaluation peut être difficile en raison de l'incertitude quant à l'avenir, de divers facteurs intangibles et des prémisses inexactes qui sous-tendent les plans. Plusieurs techniques peuvent être utilisées par les managers à cette étape.

Ajuda na estimativa

  1. Sélection d'un cours

Étapes du processus de planification - Sélection d'un coursAprès avoir identifié les alternatives et examiné attentivement les mérites de chacune, les managers doivent maintenant adopter un plan et sélectionner un plan d'action.

Un plan est adopté à ce stade et constitue donc le véritable point de prise de décision. Deux cours ou plus peuvent sembler souhaitables lors d'analyses et d'évaluations occasionnelles de cours alternatifs.

Les managers peuvent décider de suivre plusieurs cours au lieu d’un seul meilleur cours.

  1. Formulation de plans dérivés

Étapes du processus de planification – Formulation de plans dérivésLa planification n'est pas achevée lorsqu'une décision est prise avec l'adoption d'un plan général. Une septième étape est donc impliquée.

Les gestionnaires doivent souvent encore élaborer un ou plusieurs plans de soutien pour renforcer leur plan de base et expliquer les nombreux détails impliqués dans la réalisation d'un plan majeur.

Il est donc clair que les régimes dérivés sont essentiellement nécessaires pour soutenir le régime de base ou général. Il existe généralement deux types de plans dérivés ou de soutien.

Le premier implique des changements dans les plans de soutien existants. Il s'agit de plans dérivés qui ont été utilisés, mais qui doivent maintenant être modifiés pour prendre en charge un nouveau plan.

« Le deuxième type de plan subsidiaire implique la création d'un nouveau plan de soutien.

Si, par exemple, une organisation convertissait une usine d'une chaîne d'assemblage traditionnelle en une usine utilisant un système de fabrication entièrement automatisé et intégré par ordinateur, les responsables auraient besoin d'un nouveau plan de soutien pour former les employés à l'utilisation du nouvel équipement.

Ils auraient besoin d’un autre nouveau plan de soutien pour entretenir le nouvel équipement.

  1. Plans de numérotation par budgétisation

Étapes du processus de planification - Plans de numérotation par budgétisationLorsque des décisions sont prises et des plans sont établis, la dernière étape pour leur donner un sens est de les quantifier avec des chiffres qui les convertissent en budgets.

Les budgets sont parfois appelés programmes énumérés et sont le plus souvent exprimés en termes monétaires. Mais ils peuvent également être exprimés en heures travaillées, en unités vendues ou dans toute autre unité mesurable.

Une entreprise dispose généralement de budgets globaux représentant le total des revenus et des dépenses, avec un bénéfice ou un excédent qui en résulte.

Chaque département de l'entreprise ou de l'organisation peut avoir ses budgets, généralement des dépenses et des dépenses en capital, qui constituent le budget global.