Contrôle de trésorerie : signification, importance, étapes

Objets de contrôle de trésorerie : comment cela fonctionne en entreprise

Le contrôle de trésorerie signifie gérer et surveiller les politiques de crédit et de recouvrement, les politiques d'allocation de trésorerie et de décaissement, les politiques de comptes créditeurs et le cycle de facturation.

Le contrôle de trésorerie est une partie importante de l'entreprise car il est nécessaire à une bonne gestion de la trésorerie, au suivi et à l'enregistrement des flux de trésorerie et à l'analyse du solde de trésorerie.

La trésorerie est la liquidité la plus importante de l’entreprise. Une entreprise ne peut pas prospérer et survivre sans un contrôle adéquat de sa trésorerie.

, l'argent liquide comprend les pièces de monnaie ; devise; déposé des instruments négociables tels que des chèques, des traites bancaires et des mandats ; les montants déposés dans des comptes de chèques et d'épargne et sur demande de certificats de dépôt.

Un certificat de dépôt (CD) est un dépôt portant intérêts qui peut être retiré d'une banque à volonté (CD à vue) ou à une échéance fixe (CD à temps).

Les espèces ne comprennent que les CD à demande qui peuvent être retirés à tout moment sans préavis. L'argent liquide n'inclut pas les timbres-poste, les reconnaissances de dette, les CD de temps ou les billets à recevoir.

Une entreprise gère deux types de comptes de trésorerie dans son grand livre général – en espèces et petite caisse. Mais au bilan, les soldes de ces deux comptes sont présentés ensemble en espèces.

Puisque la plupart des transactions d'une entreprise sont des transactions en espèces, les espèces sont considérées comme un actif liquide important.

L’abus d’argent liquide peut facilement se produire par suite d’un vol ou d’une négligence.

Les étapes du contrôle de trésorerie sont :

  1. Les transactions en espèces d'une entreprise doivent être correctement comptabilisées pour savoir des flux de trésorerie et le solde de trésorerie.
  2. La suffisance de trésorerie doit être assurée aux dates d'échéance des effets à payer.
  3. Les liquidités inutilisées devraient être minimes, car un investissement de trésorerie supplémentaire génère plus de revenus.
  4. Les pertes causées par des détournements et des contrefaçons doivent être contrôlées et stoppées.

La nécessité du contrôle des liquidités est très claire et comporte de nombreux aspects. Une entreprise ne peut pas survivre sans flux de trésorerie liés au temps et sans une bonne gestion de trésorerie.

À ce stade, les encaissements, le contrôle et le contrôle des décaissements sont discutés.

Contrôle des encaissements

Une entreprise commerciale peut recevoir le produit de la vente en espèces immédiatement après la vente ou à un intervalle de quelques jours ou semaines.

Un caissier enregistre immédiatement les reçus de caisse et les inscrit dans la caisse enregistreuse.

Si les encaissements des ventes au comptant sont enregistrés dans la caisse enregistreuse en présence des clients, il est presque certain que le caissier a enregistré un montant correct en espèces dans la caisse enregistreuse.

En fin de journée, le comptable rapproche le solde de la caisse avec celui de la caisse-cassette ou relevé informatique (pour la caisse concernée).

Plus tard, lorsqu'un chèque est reçu pour la vente, le comptable l'enregistre immédiatement dans les livres de comptes. Une entreprise commerciale reçoit de l'argent sous forme de chèques de clients après l'expiration d'un certain délai.

Cycle des encaissements de la vente de marchandises d'une entreprise est la suivante :

Étapes du contrôle des espèces

Bien que le système de contrôle des rentrées de fonds de toutes les entreprises ne soit pas similaire, les principes suivants sont généralement suivis par toutes.

  1. Les encaissements sont comptabilisés juste après l'événement. Parce que dans la plupart des cas, le vol d’argent liquide se produit avant l’enregistrement de l’argent liquide. La détection des détournements d’argent devient plus facile si les encaissements sont enregistrés à temps.
  2. Les espèces doivent être déposées à la banque juste après les reçus. Il est possible que l'encaissement des espèces en fin de journée ne soit pas déposé à la banque le même jour en raison des horaires d'ouverture des banques. Dans un tel cas, il convient de le déposer le lendemain pendant les heures ouvrables afin d'éviter tout détournement d'argent.
  3. La personne qui reçoit de l'argent ne doit pas être autorisée à enregistrer les rentrées d'argent dans la comptabilité. Un autre assistant comptable devrait faire ce travail.
  4. Le destinataire de l’argent ne devrait pas être autorisé à décaisser de l’argent. Ce travail doit être effectué par quelqu'un d'autre. Cette mesure de contrôle est possible dans toutes les entreprises sauf les très petites.

Contrôler les décaissements

Une entreprise commerciale doit avoir un contrôle approprié sur les décaissements en espèces. Une entreprise règle la plupart des transactions en espèces par chèque.

Pour cette raison, le contrôle interne des paiements en espèces est lié aux chèques et aux autorisations de paiement en espèces. Dans un système de contrôle des décaissements en espèces, les principes de séparation des responsabilités professionnelles sont suivis.

Certains principes de base des paiements en espèces sont mentionnés ci-dessous :

  1. Tous les paiements doivent être effectués par chèque ou petite caisse. Les paiements doivent être approuvés et chaque paiement doit être enregistré. De nombreux détaillants paient comptant pour le retour des marchandises. Si une telle politique est suivie, le paiement en espèces doit être effectué après obtention d'un ticket de paiement pour le retour de la marchandise approuvé par le superviseur.
  2. Les paiements en espèces doivent être numérotés en série et le pouvoir d'émission de chèques d'un employé doit être limité.
  3. Chaque chèque doit être signé par deux personnes afin que personne ne puisse retirer de l'argent de la banque par sa seule signature.
  4. Les responsabilités professionnelles doivent être attribuées de manière à ce que la personne responsable du paiement de la facture ne soit pas habilitée à signer des chèques. A défaut, un faux paiement pourrait être effectué en émettant un chèque au profit de son entourage.
  5. L'émission de chèques doit être appuyée par des documents approuvés.
  6. La personne habilitée à émettre des chèques doit être invitée à effectuer le paiement exact à la personne véritable.
  7. Lors du paiement d'une dette, les documents pertinents doivent être tamponnés et le chèque émis doit contenir la date et les signatures pour éviter la possibilité de paiements répétés pour le même chef.
  8. Les responsabilités professionnelles doivent être attribuées de manière à ce qu'une personne qui signe des chèques ne soit pas autorisée à annuler le chèque signé ni à préparer un état de rapprochement bancaire. Dans ce système, aucun salarié ne peut dissimuler un acte de détournement d'argent.
  9. Le relevé bancaire mensuel doit être préparé par une personne qui n'est en aucun cas associée au travail d'encaissement ou de paiement en espèces. Dans le cadre de ce processus, les erreurs et les lacunes peuvent facilement être détectées.
  10. Les chèques mal préparés doivent être annulés. Les chèques annulés marqués comme nuls doivent être conservés pour éviter toute utilisation abusive de ces chèques à l'avenir.

Considération relative au contrôle interne

La plupart des entreprises effectuent des transactions en espèces via des comptes bancaires. Une entreprise dépose les encaissements dans une banque en vérifiant le compte et effectue le paiement des factures par chèque.

La banque envoie un relevé mensuel. L'entreprise vérifie les informations et le solde bancaire indiqués dans les relevés bancaires avec les documents comptables de l'entreprise.

Si un écart est détecté, il est réconcilié en préparant un état de rapprochement bancaire.