Communication horizontale : fonctions, formes, importance

Communication horizontale : fonctions, formes, importance

La communication horizontale se produit entre des individus à des niveaux et des statuts parallèles au sein d'une organisation. Il vise à faciliter la coordination et les relations internes. Ce canal de communication est le plus fréquemment utilisé.

Qu’est-ce que la communication horizontale ?

La communication horizontale est l'échange latéral ou diagonal de messages, soit à l'intérieur des limites d'une unité de travail impliquant des pairs qui relèvent du même superviseur, soit à travers les limites d'une unité de travail impliquant des individus qui relèvent de différents superviseurs.

Bateman et Zeithaml (1992, 457) déclarent : « La communication qui se produit entre des personnes situées au même niveau hiérarchique pour partager des informations est appelée communication horizontale. »

La communication horizontale fait référence à la communication entre des départements ou des individus du même niveau de gestion au sein d'une organisation ou entre des individus du même niveau dans des organisations différentes.

William A. Conboy (1976 : 29) définit la communication horizontale comme « les échanges entre et parmi les agences et le personnel au même niveau de l'organigramme ».

La communication horizontale est l'échange d'informations entre des individus situés au même niveau hiérarchique dans une organisation, facilitant la coordination des activités, la communication départementale et l'établissement de relations informelles.

5 fonctions de la communication horizontale

La communication horizontale circule entre les individus au même niveau au sein d’une organisation. Il joue un rôle crucial dans la promotion de la coordination des tâches entre les différents départements et dans l'établissement de relations mutuelles entre les organisations opérant dans le même secteur.

Gerald M. Goldhaber (1990 : 121) a identifié quatre fonctions de communication horizontale dans une organisation, tandis que R. Wayne Pace (1983 : 56-57) a décrit les domaines d'application suivants de la communication horizontale. Voici une description des fonctions spécifiques de la communication horizontale :

Coordination des tâches

La coordination consiste à établir des associations entre les tâches pour assurer des efforts concertés au sein d'une organisation. Les chefs de département peuvent se réunir régulièrement pour discuter de la contribution de chaque département aux objectifs de l'organisation.

La communication horizontale utilise des outils tels que le reporting, le suivi, le partage d'informations, la prise de décision conjointe, la planification mutuelle et l'allocation de ressources pour faciliter la coordination des tâches. Il oriente les tâches organisationnelles vers la réalisation intégrée des objectifs.

Résolution de problème

les organisations rencontrent divers problèmes au cours de leurs opérations. Les problèmes qui ont des effets à l'échelle de l'organisation ou qui sont de nature non routinière nécessitent souvent l'implication de responsables fonctionnels pour des activités telles que la collecte d'informations, le partage, la génération d'idées, l'évaluation des idées et la sélection des solutions les plus efficaces.

Par exemple, les membres du département peuvent se réunir pour discuter de stratégies visant à faire face à une menace de réduction budgétaire en utilisant des techniques de brainstorming. La communication latérale répond à ces besoins et aide les organisations à résoudre avec succès les problèmes.

Partage d'information

La communication horizontale est utilisée au sein d'une organisation commerciale pour partager des informations entre des individus de même rang et de même statut. Par exemple, les membres d'un département peuvent rencontrer des membres d'un autre département pour leur fournir de nouvelles données.

Il facilite la coordination, la résolution de problèmes, la résolution de conflits, etc., de manière cordiale et efficace. De plus, cela améliore les relations interpersonnelles entre les managers.

Résolution de conflit

La communication horizontale rassemble les managers et facilite l’échange de points de vue et d’informations. Lorsque des conflits surviennent au sein d'un département ou entre départements, les membres peuvent se réunir pour discuter de la question.

Ce processus minimise les divergences d'opinions et conduit à des décisions unanimes sur des questions contradictoires. Cela favorise également la compréhension mutuelle et contribue à atteindre les objectifs de l’organisation.

Soutien par les pairs

L'un des objectifs de la communication horizontale est d'assurer le soutien des pairs dans des domaines tels que la génération d'idées, la mobilisation de l'opinion, la conception de plans d'action et d'autres situations d'analyse et de résolution de problèmes. Cela favorise le moral et la créativité des collègues.

8 formes de communication horizontale

Diverses techniques sont utilisées pour faciliter la communication horizontale au sein des organisations commerciales. Les méthodes pertinentes sont discutées ci-dessous :

Conférence

Une conférence est une technique de communication horizontale qui permet de discuter de questions vastes et critiques visant à résoudre des problèmes affectant l'ensemble de l'organisation. Cela implique généralement une communication en face à face.

De nos jours, les conférences peuvent également être menées via des systèmes de vidéoconférence, permettant à des individus situés dans différents endroits d'interagir et d'échanger des opinions ou des points de vue.

Réunion

sont une forme régulière de communication horizontale utilisée pour examiner l'avancement périodique des travaux, discuter de questions critiques, prendre des décisions ou approuver des plans. Ils se déroulent généralement avec les responsables fonctionnels et impliquent généralement une communication en face à face.

Conversation téléphonique

Les conversations téléphoniques sont une forme populaire de communication horizontale utilisée pour fournir ou échanger des informations avec des collègues managers. Ils sont employés pour confirmer des questions ou résoudre des problèmes, ce qui permet aux gestionnaires de gagner du temps et des efforts. De plus, ils favorisent des relations plus solides entre collègues.

Système d'interphone

Le système d'interphone est un réseau téléphonique interne qui relie les personnes au sein d'un réseau de communication. Il facilite l’échange rapide d’informations entre les dirigeants et accélère les processus de prise de décision.

Rassemblements sociaux

La communication horizontale peut se produire par le biais de rassemblements sociaux d'individus ayant des statuts similaires au sein d'une organisation ou entre différentes organisations. De tels rassemblements favorisent les relations interpersonnelles et interorganisationnelles.

Communication écrite standard

Les organisations utilisent des mémos et des rapports pour échanger des messages entre managers, facilitant ainsi les processus de prise de décision et améliorant la compréhension mutuelle de problèmes particuliers.

Comité

Les comités sont généralement créés pour traiter des questions organisationnelles spécifiques, telles que la budgétisation, l'enquête ou les entretiens avec de nouveaux candidats. Ils constituent un système de communication horizontale largement utilisé.

Vigne

représente un canal de communication informel qui ne suit pas de lignes fixes ou de règles définies mais se propage dans diverses directions et dans toute l'organisation. Il s’agit avant tout d’une communication horizontale, car ce sont généralement des employés du même niveau hiérarchique qui communiquent facilement entre eux de manière informelle.

8 Importance de la communication horizontale

La communication horizontale est extrêmement importante pour promouvoir la compréhension et la coordination entre les différents départements. C’est également essentiel pour le processus d’innovation dans l’organisation.

Les études de Leslie Brennan (1986) et de DG Marquis et S. Myers (1969) ont souligné que la communication horizontale est un instrument essentiel pour promouvoir l'innovation dans les organisations commerciales.

Cependant, voici une description des rôles multiformes de la communication horizontale :

Connecter les reconnaissants potentiels des opportunités d’innovation

La communication horizontale relie les reconnaissants potentiels des opportunités dans l'organisation à travers diverses techniques d'assemblage.

Lorsque les individus des différentes parties de l’organisation sont étroitement connectés via de multiples canaux de communication, ils sont plus susceptibles d’être conscients des opportunités et des problèmes qui constituent souvent la base de l’innovation.

Relier différents domaines d’expertise

La communication horizontale facilite l'échange de points de vue variés entre et parmi divers experts sous la forme d'équipes, de conférences intergroupes, de séminaires ou de réunions. Il favorise le partage, la remise en question ou la modification d'idées ou de caractéristiques de produits existantes, servant de base à l'innovation.

Construire des coalitions d’individus

La communication horizontale aide à former des équipes ou des comités avec des représentants de divers domaines fonctionnels pour faciliter le développement de changements critiques dans les modèles d'action existants ou les caractéristiques du produit.

Mettre l’accent sur le dépassement des limites

La communication horizontale encourage les personnes travaillant dans des domaines similaires à entretenir des liens étroits par le biais d'adhésions à des associations, de conférences, etc., ce qui est un moyen de dépasser les frontières. Cette interface avec des éléments importants extérieurs à l’organisation peut aider à maintenir les membres connectés à d’importantes sources d’informations environnementales.

Faciliter la coordination des tâches

La communication horizontale est un outil efficace pour coordonner les activités des différents départements à travers des rapports, des mémos, des réunions, etc.

Il tient les gestionnaires informés du niveau actuel de réalisation des différents départements fonctionnels et aide à prendre des mesures correctives pour atteindre un progrès égal entre les tâches de l'organisation.

Résoudre les conflits

La communication horizontale établit des liens étroits entre les managers et facilite le partage d'informations, d'idées, de points de vue et d'opinions. Cela aide à réduire les divergences d’opinions et à résoudre les conflits de manière amicale et pacifique.

Faciliter la résolution de problèmes

La communication horizontale soutient la résolution conjointe de problèmes grâce à la formation de comités sur certaines questions. Le partage d’informations et l’échange d’opinions et d’interprétations faciliteraient l’identification des solutions les plus efficaces aux problèmes posés.

Développer la mutualité entre managers

La communication horizontale permet à des personnes de statut similaire de se rencontrer et de discuter de questions liées aux intérêts organisationnels. Cela favorise un sentiment de mutualité entre les gestionnaires et, par conséquent, favorise l'harmonie entre les plans d'action au sein de l'organisation.

5 facteurs entravant une communication horizontale efficace

Plusieurs facteurs créent des obstacles à une communication horizontale efficace. Ces facteurs contrariants sont discutés ci-dessous :

Rivalité entre individus ou unités de travail :

La rivalité interpersonnelle ou entre les unités de travail au sein de l'organisation peut amener les employés à cacher des informations potentiellement préjudiciables pour eux-mêmes ou susceptibles d'aider les autres.

Cela entrave sérieusement la capacité des gestionnaires à répondre efficacement à la communication et rend difficile aux autres de prendre des décisions éclairées.

Spécialisation des tâches

La spécialisation des tâches peut amener les individus à se préoccuper principalement du travail de leur propre unité et à avoir peu d'appréciation pour le travail et les besoins de communication des autres. Ce type de mentalité concentrée parmi les spécialistes de l’organisation fait obstacle à la communication horizontale.

Manque de motivation

Un manque de motivation pour la communication horizontale peut nuire à son efficacité si elle n’est pas encouragée ou récompensée dans le cadre politique organisationnel.

Langage technique

L’utilisation d’un langage technique constitue un obstacle important à une communication horizontale efficace, car il peut ne pas être compris ou être mal compris par le destinataire de la communication.

Structure organisationnelle mécaniste

Les structures organisationnelles mécanistes peuvent contrecarrer la communication horizontale en la rendant rigide, à sens unique et décourageante pour les personnes au sein de l’organisation.

4 conseils pour réduire les obstacles à la communication horizontale

Certaines mesures peuvent être prises pour réduire les obstacles à la communication horizontale. Schein (1970 : 102) décrit quatre procédures ou lignes directrices qui se sont révélées efficaces dans certains cas :

Accent mis sur l’efficacité organisationnelle totale

Il conviendrait de mettre davantage l'accent sur l'efficacité organisationnelle globale et sur le rôle des ministères dans cette contribution. Les départements devraient être évalués et récompensés en fonction de leur contribution à l'effort global plutôt que de leur efficacité individuelle.

Interaction élevée et communication fréquente

Promouvoir une interaction élevée et une communication fréquente entre les groupes pour travailler sur les problèmes de coordination intergroupes et d’entraide. Les récompenses organisationnelles devraient reposer en partie sur l’assistance que les groupes s’apportent mutuellement, ce qui renforcerait l’harmonie entre les groupes.

Rotation des membres

Encouragez la rotation fréquente des membres entre les groupes ou les départements afin de stimuler un degré élevé de compréhension mutuelle et d'empathie pour les problèmes de chacun. Cette approche peut contribuer à réduire les obstacles à la communication horizontale.

Éviter toute situation gagnant-perdant :

Les groupes ne devraient jamais être placés dans une position où ils rivalisent pour obtenir des récompenses organisationnelles. L'accent doit toujours être mis sur la mise en commun des ressources pour maximiser l'efficacité organisationnelle, et les récompenses doivent être partagées également entre tous les groupes ou départements.

FAQ courantes concernant la communication horizontale

Quels sont les principaux objectifs de la communication horizontale ?

Les principaux objectifs de la communication horizontale sont de faciliter le partage d'informations, de permettre la communication entre pairs, de soutenir la prise de décision, de favoriser la collaboration et de promouvoir le feedback entre les employés du même niveau hiérarchique ou entre différents départements.

Comment la communication horizontale contribue-t-elle à mettre fin aux malentendus au sein d’une organisation ?

La communication horizontale permet une interaction directe entre les employés du même niveau, réduisant ainsi les risques de malentendu et améliorant la compréhension mutuelle et la bonne prise de décision.

Comment la communication horizontale protège-t-elle contre la distorsion des messages ?

Étant donné que la communication horizontale a lieu entre employés de même niveau, l'information passe directement d'un employé à l'autre, agissant ainsi comme une protection contre la distorsion du message.

En quoi la communication horizontale diffère-t-elle de la communication verticale ?

La communication horizontale se produit entre des individus ou des groupes au même niveau hiérarchique, en se concentrant sur la collaboration et le partage d'informations. En revanche, la communication verticale est le flux d'informations entre différents niveaux de la hiérarchie organisationnelle, suivant généralement des modèles descendants ou ascendants.

Comment une organisation peut-elle mettre en œuvre une stratégie de communication horizontale efficace ?

La mise en œuvre d'une stratégie de communication horizontale efficace implique l'évaluation et la compréhension des pratiques existantes, l'obtention du soutien des dirigeants, la définition d'objectifs clairs, l'élaboration de lignes directrices et de formations en matière de communication, l'encouragement de l'ouverture et de l'inclusion, l'utilisation judicieuse de la technologie, la création d'équipes interfonctionnelles, le suivi et l'évaluation des progrès et la promotion.

Conclusion

خلفية دراسة تصور المستهلك

ما هو الإدراك

النموذج المعرفي للإدراك الذي طوره Markin RJ

La mise en œuvre d’une stratégie de communication horizontale efficace nécessite une évaluation, le soutien de la direction, la définition d’objectifs clairs, une utilisation réfléchie de la technologie ainsi qu’un suivi et une évaluation continus. Cependant, une fois en place, il peut améliorer la productivité et la réussite globale d’une organisation.