Communication descendante : objectifs, avantages, facteurs

communication descendante

Définition de la communication descendante

La communication descendante est une forme de communication verticale qui circule d'un niveau supérieur à un ou plusieurs niveaux inférieurs de l'organisation.

Ce type de communication implique divers scénarios, comme le directeur général communiquant avec les chefs de service, un gestionnaire donnant des directives à un directeur adjoint ou un superviseur donnant des instructions à un travailleur.

La communication descendante comprend les ordres, les instructions individuelles, les déclarations de politique, les fiches de travail, les circulaires, etc. Elle peut prendre de nombreuses formes, notamment les réunions du personnel, les déclarations de politique de l'entreprise, les bulletins d'information de l'entreprise, les notes d'information et les interactions en face-à-face.

5 catégories d'informations impliquées dans la communication descendante

La communication descendante est une méthode de communication largement utilisée dans les organisations. Les managers l’utilisent à diverses fins et servent de moyen de transmission d’informations multiformes.

Dans les recherches menées par David Katz et Robert Kahn (1966), les catégories d'informations suivantes ont été identifiées comme étant généralement communiquées via une communication descendante :

  1. Instructions de travail liées à des tâches spécifiques.
  2. Les justifications du travail expliquent la relation entre deux ou plusieurs tâches.
  3. Procédures et pratiques de l'organisation.
  4. Retour sur les performances individuelles.
  5. Efforts visant à encourager le sentiment de mission et le dévouement aux objectifs de l’organisation.

6 objectifs de la communication descendante

La communication descendante répond à divers objectifs au sein de la direction et est utilisée dans les organisations commerciales aux fins suivantes :

Diriger les subordonnés

La communication descendante est utilisée pour fournir des directives au personnel de niveau inférieur au sein de l'organisation. Les plans d'action sont communiqués aux subordonnés pour s'assurer qu'ils comprennent et exécutent efficacement ces plans.

Ne pas transmettre les plans, les stratégies ou les budgets au personnel opérationnel peut perturber les opérations de l'organisation. La communication descendante est essentielle pour guider les employés vers la réalisation des objectifs de performance organisationnelle.

Expliquer les plans

La communication descendante est utilisée pour clarifier des informations qui peuvent ne pas être bien comprises par les destinataires. Tous les aspects des politiques, procédures, méthodes, objectifs, missions, visions ou actions planifiées qui ne sont pas clairs sont expliqués par le biais d'une communication descendante.

Évaluation des performances

Les évaluations du rendement des employés sont effectuées par les supérieurs ou conformément aux politiques de l'organisation.

Les résultats de ces évaluations sont communiqués aux collaborateurs, leur permettant d'évaluer leur performance et de prendre des mesures d'amélioration. La communication descendante transmet les commentaires de l’évaluation aux personnes concernées.

Attribution du travail et de l'autorité

La direction attribue des tâches et délègue l'autorité aux subordonnés via une communication descendante. La division du travail en départements, divisions ou unités sur la base de l'homogénéité est essentielle pour bénéficier des avantages de la spécialisation du travail.

Cette division implique l'attribution de tâches spécifiques et d'une autorité égale aux employés de l'organisation. Il s’agit d’un objectif clé de la communication descendante.

Motiver les gens

Un autre objectif fondamental de la communication descendante est de motiver les employés au sein de l’organisation. Les managers utilisent cette méthode de communication pour transmettre des actions de motivation, influençant et inspirant les employés à effectuer leur travail avec enthousiasme et à aligner leur comportement sur les objectifs de l'organisation.

Informer les employés

La communication descendante est utilisée pour informer les employés de l'organisation sur les questions qui les concernent et sur leurs rôles. Il fournit également aux employés des informations sur la raison d'être de leur travail, les aidant ainsi à comprendre l'importance de leur rôle par rapport aux objectifs de l'organisation.

6 avantages de la communication descendante

La communication descendante offre plusieurs avantages aux organisations commerciales et à leur direction :

Augmente l'efficacité

La communication descendante fournit rapidement des plans et des directives claires aux employés. Cela permet de maintenir ou d’améliorer leur efficacité au niveau souhaité. L'efficacité fait référence à la capacité d'un individu à effectuer le bon travail de la bonne manière. Grâce à une communication descendante, les managers informent les employés sur les tâches et les méthodes appropriées, améliorant ainsi l'efficacité individuelle.

Maintient la discipline organisationnelle

La communication descendante informe les employés des règles et réglementations de l'organisation concernant le comportement et les codes de travail. Cela aide à maintenir la discipline organisationnelle.

Favorise les bonnes relations humaines

La communication descendante permet aux managers d'établir des contacts interpersonnels ou de groupe. Cela leur permet de développer et d’entretenir des relations humaines positives et cordiales avec leurs subordonnés.

Tient les employés informés

La communication descendante tient les employés informés des missions, politiques, procédures, règles et autres questions pertinentes de l'organisation. Cela garantit que les employés effectuent leur travail correctement et sont satisfaits de la direction de l'organisation. Il favorise le sentiment d’implication des salariés et la motivation dans leur travail.

Aides à l'interprétation

La communication descendante aide les managers à interpréter les termes des plans communiqués aux salariés. Cette clarification garantit que les employés ont une compréhension claire, éliminant les malentendus et rendant l'exécution du plan efficace et efficiente.

Facilite la délégation

La délégation de pouvoir permet aux employés d'effectuer leur travail efficacement. La communication descendante aide les gestionnaires à déléguer l'autorité aux bons employés au sein de l'organisation. Cela contribue également à renforcer les liens organisationnels, conduisant à de plus grands efforts de collaboration entre les employés.

6 inconvénients de la communication descendante

La communication descendante n’est pas sans inconvénients. Plusieurs obstacles circonstanciels peuvent entraver son bon fonctionnement et son application efficace dans les organisations commerciales. Les inconvénients de la communication descendante sont décrits ci-dessous :

Distorsion

La communication descendante peut être déformée à mesure qu’elle traverse les différentes couches de l’organisation. L’exagération, la sous-estimation, la manipulation involontaire des faits ou la rétention d’informations peuvent toutes fausser la communication descendante et compromettre son authenticité. La communication écrite peut réduire considérablement les risques de distorsion.

Retard

La communication descendante connaît souvent des retards en raison de la chaîne de communication étendue au sein de l'organisation. Les messages transmis du haut de l'organisation vers la base mettent du temps à traverser plusieurs niveaux, ce qui rend potentiellement la communication moins opportune et, parfois, inefficace en raison d'une perte de pertinence. Dans de nombreux cas, ce retard se produit dans la communication écrite.

Perte d'informations

La communication descendante peut souffrir de la perte de son contenu original à mesure qu'elle traverse les différentes étapes de l'organisation. On observe qu'un message de communication perd environ vingt pour cent de son contenu lorsqu'il passe par cinq niveaux de couches managériales. Le recours à la communication écrite peut aider à se protéger contre de telles pertes.

Sous et sur-communication

La communication descendante peut souffrir d’une élaboration excessive ou insuffisante de son contenu. Une communication excessive peut entraîner une fuite d’informations confidentielles ou la perte du message au milieu de détails non pertinents. Une sous-communication peut entraîner un manque de compréhension des faits ou des objectifs du message, affectant finalement le niveau souhaité de performance au travail.

Résistance

La communication descendante contient souvent des directives faisant autorité à l'intention des employés subalternes, qui peuvent parfois provoquer du ressentiment parmi eux. Les subordonnés peuvent ne pas être en mesure de remettre en question la validité, la pertinence ou tout autre aspect de ces directives et sont tenus de les suivre. Cela peut entraver la mise en œuvre des directives au sein de l’organisation.

Réexplication

Lorsque la communication descendante n'est pas claire pour le récepteur, elle peut nécessiter des explications supplémentaires, entraînant des retards dans l'exécution de la communication.

4 facteurs influençant l'efficacité de la communication descendante

Les experts en communication ont identifié plusieurs facteurs qui entravent une communication descendante efficace.

Baskin et Aronoff (1980) ont mis en évidence trois raisons principales – une transmission défectueuse des messages, une utilisation excessive de la communication descendante et un filtrage des messages – comme contribuant à la distorsion de la communication descendante.

La discussion suivante fournira un aperçu détaillé des effets de ces facteurs sur l’efficacité de la communication :

Transmission de messages erronée

La communication descendante peut être déformée en raison de la négligence de l'expéditeur, de mauvaises compétences en communication ou de difficultés à encoder un message. Ces problèmes ont un impact sur la compréhension claire du message par les individus à différents niveaux de l'organisation.

Surutilisation

Les managers s'appuient parfois de manière excessive sur des méthodes de communication à sens unique telles que des mémos, des manuels et des newsletters, laissant peu de place à un feedback immédiat pour évaluer la compréhension du destinataire.

Filtration

Certains gestionnaires peuvent, intentionnellement ou non, filtrer les communications en retenant, en filtrant ou en manipulant des informations. Le filtrage intentionnel se produit souvent lorsqu'un manager cherche à accroître son pouvoir personnel sur ses subordonnés en contrôlant étroitement les informations organisationnelles.

Soupçon

Les subordonnés au sein de l’organisation considèrent souvent les cadres supérieurs avec méfiance, ce qui les amène à recevoir des communications descendantes sans confiance. Ce scepticisme entrave l'application efficace des messages communiqués au sein de l'organisation.

4 façons d'augmenter l'efficacité de la communication descendante

Il existe de nombreuses façons de rendre la communication descendante plus efficace. Ce qui suit décrit les méthodes d’amélioration :

Utilisation de plusieurs canaux

La communication descendante doit utiliser plusieurs canaux pour garantir que le message atteint le destinataire intact et à temps.

Cette approche prévoit qu'au moins un canal transmettra rapidement le message au destinataire. De plus, le récepteur peut vérifier le message reçu via différents canaux, améliorant ainsi son authenticité et réduisant le risque de distorsion.

Ainsi, la communication devient plus efficace et orientée vers les résultats.

Répétition de la communication

La communication descendante peut être rendue plus efficace en transmettant le même message à plusieurs reprises au même récepteur. Cela garantit que la communication atteint le destinataire prévu et permet d'éviter diverses formes de distorsion du message.

Commentaires encourageants

La communication descendante devient plus efficace lorsque les destinataires sont encouragés à fournir des commentaires sous la forme d'une communication ascendante. Ce feedback permet aux expéditeurs d'identifier les défauts, les erreurs, les parties mal comprises ou peu claires du message, ainsi que les réactions des destinataires.

Par conséquent, les expéditeurs peuvent apporter les corrections, modifications ou ajouts nécessaires pour améliorer l’efficacité de la communication descendante et la rendre plus acceptable pour les destinataires.

Communication planifiée

La communication descendante est plus efficace lorsqu’elle est bien conçue et planifiée. Une sélection systématique et minutieuse des symboles et du développement du message favorise la clarté et la compréhension correcte de la communication.

15 FAQ sur la communication descendante

Qu’est-ce que la communication descendante ?

La communication descendante, également connue sous le nom de communication descendante, est un processus par lequel des messages et des informations sont envoyés des niveaux supérieurs de la hiérarchie d'une organisation vers les niveaux inférieurs. Il s'agit d'une méthode de communication verticale dans laquelle les instructions, les politiques et les informations circulent des cadres et des managers vers le personnel subordonné.

Quel est l’objectif principal de la communication descendante ?

L'objectif principal de la communication descendante est de transmettre des instructions, des informations et des politiques de la haute direction aux employés de niveau inférieur. Il est utilisé pour clarifier les objectifs, partager des mises à jour et des rapports, introduire des changements et garantir que tous les membres de l'organisation sont alignés et informés sur des sujets particuliers.

En quoi la communication descendante diffère-t-elle de la communication ascendante ?

Bien que les deux soient des types de communication verticale, la communication descendante circule de la haute direction vers les employés de niveau inférieur et est généralement plus directive et pédagogique. En revanche, la communication ascendante implique que les employés communiquent avec leurs supérieurs, impliquant souvent des commentaires, partageant des opinions et proposant des idées à la direction.

Quels sont les avantages de la communication descendante ?

La communication descendante offre plusieurs avantages, notamment une délégation claire des responsabilités, une efficacité accrue et une résolution rapide des problèmes. Il contribue à établir un flux de travail efficace, garantit que les employés sont bien informés des procédures et des règles et contribue à un environnement de travail transparent et organisé.

Y a-t-il des inconvénients à la communication descendante ?

Oui, la communication descendante peut présenter certains inconvénients. Cela peut conduire à des malentendus lorsque le message passe par différents niveaux, ce qui peut entraîner une distorsion des informations. Il peut y avoir des retards dans la transmission des messages et cela ne laisse souvent pas de place aux commentaires des employés de niveau inférieur, ce qui en fait une forme de communication à sens unique.

La communication descendante peut-elle favoriser l’engagement et la motivation des employés ?

Oui, une communication descendante efficace peut favoriser l'engagement et la motivation des employés en fournissant des instructions claires, en définissant des attentes et en partageant les objectifs et les valeurs de l'organisation, ce qui aide les employés à se sentir valorisés et à comprendre leur rôle au sein de l'organisation.

Comment améliorer l’efficacité de la communication descendante ?

L'efficacité de la communication descendante peut être améliorée en garantissant la clarté et la concision des messages, en utilisant plusieurs canaux de communication, en encourageant les commentaires pour clarifier les doutes et en étant attentif au ton et au contenu pour éviter les malentendus et favoriser un environnement de travail positif.

La communication descendante est-elle uniquement de nature formelle ?

Bien que la communication descendante soit principalement formelle, impliquant des directives et des politiques officielles, elle peut également être informelle par le biais d'interactions et de conversations informelles, qui peuvent contribuer à établir des relations et un sentiment de communauté entre les employés et la direction.

Comment la communication descendante contribue-t-elle au succès de l’organisation ?

La communication descendante contribue au succès de l'organisation en garantissant que les employés sont informés des objectifs, des politiques et des procédures de l'organisation, ce qui conduit à un alignement des objectifs, à une productivité améliorée et à un environnement de travail harmonieux.

La communication descendante peut-elle conduire à un manque d’innovation dans une organisation ?

Si elle n’est pas équilibrée par une communication ascendante et horizontale, un recours excessif à la communication descendante peut potentiellement étouffer l’innovation, car elle peut limiter le flux d’idées et de commentaires des employés de niveau inférieur vers la direction.

Dans quels scénarios la communication descendante est-elle utilisée le plus efficacement ?

La communication descendante est utilisée plus efficacement pour diffuser les objectifs, les politiques et les procédures de l'organisation, pour fournir des instructions et des commentaires, et pour annoncer des changements ou de nouvelles initiatives afin d'assurer l'alignement et la clarté entre tous les niveaux de l'organisation.

Quel est l’impact de la structure organisationnelle sur l’efficacité de la communication descendante ?

La structure organisationnelle a un impact significatif sur la communication descendante ; une structure hiérarchique peut conduire à une distorsion du message lorsqu'il passe d'un niveau à l'autre, tandis qu'une structure plus plate facilite une communication plus directe et plus claire entre la direction et les employés.

La communication descendante peut-elle être utilisée pour répondre aux griefs des employés ?

Bien que la communication descendante soit principalement utilisée pour transmettre des instructions et des informations de la direction aux employés, elle peut également être utilisée pour répondre aux griefs des employés en communiquant clairement les résolutions, les décisions et les positions organisationnelles sur les problèmes.

Comment la communication descendante affecte-t-elle le moral des employés ?

Une communication descendante efficace peut renforcer le moral des employés en apportant de la clarté, en favorisant un sentiment d'inclusion et en garantissant que les employés se sentent informés et valorisés. À l’inverse, une mauvaise communication descendante peut entraîner de la confusion, de la frustration et une baisse du moral.

La technologie joue-t-elle un rôle dans l’amélioration de la communication descendante ?

Oui, la technologie joue un rôle crucial dans l’amélioration de la communication descendante en offrant diverses plates-formes et outils permettant de diffuser des informations de manière rapide, efficace et cohérente, réduisant ainsi le risque de distorsion des messages et garantissant une livraison rapide des informations.

Conclusion

La communication descendante est un processus vital qui implique la transmission d'informations des niveaux supérieurs aux niveaux inférieurs d'une organisation. Il joue un rôle crucial dans l’alignement des objectifs, l’amélioration de la productivité et le renforcement de l’engagement des employés.

Néanmoins, cela peut poser certains problèmes, tels que la distorsion des messages et l’étouffement de l’innovation.

Pour améliorer l’efficacité de la communication descendante, une structure et une technologie plus plates peuvent s’avérer utiles. Il est important de maintenir un équilibre entre la communication descendante, la communication ascendante et la communication horizontale pour assurer une circulation fluide des idées et des commentaires.

L'utilisation de stratégies telles que l'utilisation de plusieurs canaux et l'encouragement des commentaires peuvent contribuer à améliorer l'efficacité de la communication descendante.