Communication ascendante : avantages, inconvénients, méthodes

Communication ascendante : avantages, inconvénients, méthodes

Les responsables des organisations commerciales doivent recevoir en permanence des informations provenant des niveaux inférieurs pour suivre l'avancement des travaux, comprendre les niveaux de réalisation des actions planifiées et élaborer des stratégies en réponse aux défis. Le canal de communication chargé de transmettre les informations vers le haut est appelé communication ascendante.

Qu’est-ce que la communication ascendante ?

La communication ascendante est le flux vertical de communication d'un niveau inférieur vers un ou plusieurs niveaux supérieurs de l'organisation. La communication ascendante va des subordonnés aux supérieurs et gravit la hiérarchie organisationnelle.

Les cadres supérieurs ont besoin d'informations sur les performances de production, les données marketing, les mesures financières et les réflexions des employés de niveau inférieur. Les subordonnés transmettent ces informations aux responsables de niveau supérieur via des canaux de communication ascendants.

La communication ascendante suit la hiérarchie organisationnelle, la chaîne de commandement et la structure.

Qu’est-ce que la communication ascendante ?

5 catégories d'informations diffusées via la communication ascendante

Planty et Mahcaver (1952) ont mentionné que les catégories d'informations suivantes transitent généralement par le canal de communication ascendant :

  1. Avancement des projets de travaux en cours.
  2. Problèmes graves non résolus et situations dans lesquelles les subordonnés ont besoin de l'aide de leurs supérieurs.
  3. Nouveaux développements survenant au sein ou affectant l’unité de travail ou l’organisation
  4. Suggestions d’améliorations et d’innovations.
  5. Attitudes, moral et efficacité des employés.

7 avantages de la communication ascendante

La communication ascendante est reconnue comme un outil essentiel pour une gestion organisationnelle efficace et systématique. Les raisons de son importance sont exposées ci-dessous :

Obtenir des commentaires

La communication ascendante permet aux cadres supérieurs de recevoir des commentaires essentiels de la part de leurs subordonnés concernant les événements aux niveaux organisationnels inférieurs. Il permet d'évaluer si les directives émises aux personnels inférieurs ont été correctement comprises et mises en œuvre.

De plus, il fournit des informations précieuses sur les perceptions des employés à l'égard de l'organisation et de ses politiques.

Évacuer ses émotions

La communication ascendante permet aux employés d'exprimer leurs problèmes, leurs griefs, leur mécontentement ou leurs réactions aux supérieurs hiérarchiques. Cela permet aux gestionnaires de résoudre les problèmes rapidement et de trouver des solutions satisfaisantes. Même si des solutions immédiates ne sont pas apportées, les salariés peuvent trouver un soulagement en exprimant leurs inquiétudes.

Recevoir des suggestions constructives

Les managers ont souvent besoin des suggestions de leurs subordonnés pour relever divers défis organisationnels. La résolution collaborative des problèmes est souvent plus efficace que les efforts individuels.

Par conséquent, les managers bénéficient des suggestions de leurs subordonnés pour résoudre les problèmes ou identifier les meilleures opportunités pour l’organisation. La communication ascendante sert de canal pour transmettre de telles suggestions aux gestionnaires de niveau supérieur.

Prise de décision

La communication ascendante fournit aux managers des informations sur le travail en cours, des suggestions, des opinions, le moral et les attitudes des employés. Cela facilite une prise de décision éclairée et peut aider les gestionnaires à prendre des décisions acceptables pour les employés.

Motivation de l'employé

La communication ascendante permet aux subordonnés d'exprimer leurs sentiments aux supérieurs hiérarchiques, leur procurant ainsi un sentiment de satisfaction. En conséquence, la communication ascendante constitue un puissant facteur de motivation pour les employés.

Améliorer l'harmonie et la cohésion

La communication ascendante favorise des relations harmonieuses et cohésives entre la direction et les employés, créant ainsi un environnement organisationnel agréable et cordial.

Générer des idées innovantes

Les canaux de communication ascendants fournissent aux organisations des idées innovantes de la part des subordonnés et des employés de première ligne liées à l'amélioration des méthodes de travail et à la refonte des produits.

Dans certains cas, des initiatives telles que les cercles de contrôle de qualité (Cercles QC) au Japon ont exploité efficacement la communication ascendante pour réaliser des percées en matière de productivité.

4 inconvénients de la communication ascendante

La communication ascendante est soumise à plusieurs limitations qui peuvent poser des défis dans certains cas. Les inconvénients de la communication ascendante sont discutés ci-dessous :

Distorsion

La communication ascendante est très susceptible d’être déformée. Les gens hésitent souvent à transmettre des faits ou des informations défavorables. Par conséquent, les employés de niveau inférieur peuvent filtrer ou retenir les faits désagréables, en modifiant la communication avant qu'elle n'atteigne les supérieurs hiérarchiques.

Cela peut amener la haute direction à recevoir des informations incomplètes ou inexactes, conduisant à une prise de décision erronée ou inappropriée et à une inefficacité organisationnelle.

Négligence

Les responsables de niveau supérieur peuvent parfois négliger ou ignorer la communication ascendante, sans fournir de réponse ou d'accusé de réception à l'expéditeur. Ce manque de feedback peut frustrer les employés de niveau inférieur, les décourageant de s'engager dans une communication ascendante à l'avenir.

Flatterie

La communication ascendante peut perdre de son efficacité lorsqu’elle inclut des flatteries inutiles envers les supérieurs. Les employés de niveau inférieur peuvent se livrer à des flatteries pour gagner les faveurs de leurs patrons. Cependant, cela peut conduire les supérieurs à se forger des opinions biaisées et à tirer des conclusions erronées sur des individus ou des situations. De tels préjugés peuvent avoir un impact sur les évaluations équitables des performances et la prise de décision.

Peur de l'inefficacité

Les subordonnés peuvent craindre que le fait de communiquer leurs problèmes à leurs supérieurs ait un impact négatif sur leur propre efficacité et compétence. Cette peur peut dissuader les salariés de s’engager dans une communication ascendante, car ils s’inquiètent des répercussions potentielles sur leur carrière et leur image professionnelle.

5 raisons de distorsion dans la communication ascendante

La communication ascendante peut être déformée pour plusieurs raisons :

Manque de confiance dans les supérieurs

Lorsque les employés ne font pas confiance à leurs supérieurs pour traiter les informations défavorables de manière appropriée, ils peuvent retenir ces informations ou les présenter sous un jour plus favorable. Ce manque de confiance peut conduire à une communication déformée.

Pour résoudre ce problème, les supérieurs doivent démontrer que les commentaires sont utilisés de manière constructive pour s’améliorer plutôt que pour punir.

L'influence du patron sur la carrière

Les subordonnés craignent souvent l’influence de leur patron sur leur progression de carrière. Cette peur peut contraindre les salariés à déformer les faits de manière à les présenter de manière plus favorable afin d'obtenir l'approbation de leur patron et de préserver leurs perspectives de carrière.

Intérêts personnels

Certains employés peuvent déformer les informations pour servir leurs intérêts personnels, en recherchant des avantages supplémentaires ou des avantages auxquels ils n'ont pas droit. Cette distorsion délibérée est motivée par le désir de cultiver une image plus favorable au sein de l’organisation.

Peur de la perte d’image

Les subordonnés peuvent déformer les faits lors de communications ascendantes pour éviter de ternir leur image positive établie au sein de l'organisation. Lorsque les employés ont bâti une solide réputation de performance et sont confrontés à une situation qui la menace, ils peuvent tenter de dissimuler des faits défavorables pour préserver temporairement leur image.

Manque d'encouragement de la part des supérieurs

Les managers jouent un rôle crucial en encourageant une communication ascendante régulière et franche. Lorsque les managers ne parviennent pas à fournir un soutien et des encouragements adéquats, les subordonnés peuvent devenir réticents et moins diligents dans leur communication, ce qui entraîne finalement une distorsion de l'information.

8 Formes ou méthodes de communication ascendante

Il existe diverses formes de communication ascendante utilisées dans les organisations commerciales, les méthodes les plus populaires étant décrites ci-dessous :

Réunion individuelle

Les subordonnés ont des réunions individuelles en face-à-face avec leurs supérieurs immédiats ou supérieurs. Cette forme de communication ascendante offre un environnement personnel et confidentiel pour partager des informations intimes.

Rapport

Les employés peuvent être tenus de soumettre des rapports détaillant l'avancement des travaux ou toute question pertinente relevant de leur juridiction.

Note

Les subordonnés sont parfois chargés de préparer des fiches d'information concises résumant les événements survenus aux niveaux organisationnels inférieurs. Ceux-ci sont communément appelés mémos.

Schéma de suggestions

Cette forme de communication ascendante encourage les subordonnés à soumettre des suggestions d'améliorations potentielles des méthodes opérationnelles, améliorant ainsi l'efficacité organisationnelle.

Procédure de règlement des griefs

La procédure de règlement des griefs permet aux employés d'exprimer leurs opinions, leur mécontentement ou leur insatisfaction concernant toute action de la direction qui affecte leurs intérêts. Cette forme de communication ascendante permet aux employés d'exprimer leurs préoccupations.

Réunion du personnel

Les réunions du personnel offrent aux employés l'occasion d'échanger des opinions avec leurs supérieurs, facilitant ainsi la communication ascendante au sein de l'organisation.

Politique de la porte ouverte

Dans le cadre d'une politique de porte ouverte, les collaborateurs ont le sentiment que les portes de leurs managers leur sont toujours ouvertes. Ils peuvent se rendre dans le bureau de leur manager à tout moment et sans hésitation pour discuter de tout problème ou préoccupation.

Entretien de sortie

Les entretiens de sortie constituent une forme de communication ascendante visant à comprendre les raisons qui motivent la décision d'un employé de quitter l'organisation.

5 façons d'améliorer la communication ascendante

La communication ascendante joue un rôle essentiel dans toute organisation commerciale. Comme indiqué précédemment, il constitue un outil essentiel pour planifier et contrôler les opérations de l'entreprise.

Il est donc crucial de maintenir une communication ascendante efficace dans chaque organisation commerciale. Voici les moyens de le rendre efficace et opérationnel :

Encouragement

Les managers aux niveaux supérieurs doivent encourager activement les employés subalternes à communiquer librement sur tout aspect de leur performance, de leurs sentiments, de leurs opinions ou de leurs suggestions.

Ils doivent accorder une attention particulière à la communication ascendante et fournir régulièrement des commentaires à leurs subordonnés. Cela motivera les subordonnés à communiquer avec enthousiasme.

Établissement de la confiance

Les gestionnaires de niveau supérieur doivent prendre des mesures appropriées pour renforcer la confiance dans l'esprit des subordonnés à l'égard de leurs supérieurs.

Un traitement équitable, faire preuve de respect pour les opinions des employés, mettre en œuvre des suggestions valables, reconnaître leurs contributions, reconnaître publiquement leurs réalisations et s'abstenir de prendre des mesures négatives contre les opinions critiques de leurs subordonnés peuvent motiver les employés de niveau inférieur à s'engager dans une communication ascendante véridique et équitable.

Programmes spéciaux

Les managers de haut niveau doivent planifier et mettre en œuvre des systèmes de communication spéciaux, tels que des systèmes de traitement des réclamations, des réunions régulières, des boîtes à suggestions, des programmes de récompense pour les suggestions constructives, etc. Ces programmes encourageront les subordonnés à communiquer avec la plus grande bonne foi et honnêteté.

Rassemblements informels

Organiser régulièrement des rencontres informelles crée également un environnement favorable à la communication ascendante.

Les gens se sentent libres et développent des relations plus étroites avec leurs supérieurs, éliminant ainsi la peur et les barrières de distance. Les employés de niveau inférieur sont plus susceptibles d'être encouragés à s'engager dans une communication ascendante dans de telles circonstances.

Style de gestion participative

L'introduction et la pratique d'un style de gestion participatif permettent aux subordonnés de participer à la prise de décision, de partager des informations avec leurs supérieurs et d'apporter leurs idées et leurs réflexions pour planifier et résoudre les problèmes organisationnels.

Cette approche expose et utilise les capacités créatives des subordonnés au profit de l'organisation grâce à une communication ascendante.

Conclusion

La communication ascendante est un processus par lequel les subordonnés partagent des rapports de performance, des commentaires, des préoccupations et des suggestions avec leurs supérieurs. Il contribue à favoriser un sentiment d'appartenance parmi les employés, leur permet de participer à la prise de décision et sert de mécanisme de rétroaction permettant aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées.

La confiance est cruciale pour une communication ascendante efficace, et les organisations utilisent des méthodes telles que des boîtes à suggestions, des enquêtes et des interactions en face-à-face pour l'encourager.

La communication ascendante soutient l’amélioration continue, résout les conflits et favorise l’efficacité organisationnelle.

Quel est l’objectif principal de la communication ascendante ?

L'objectif principal de la communication ascendante est de fournir un retour d'information aux supérieurs hiérarchiques, de les informer des progrès réalisés vers la réalisation des objectifs et de relayer les défis dans plusieurs domaines du fonctionnement organisationnel.

Quels types de messages sont généralement transmis via la communication ascendante ?

La communication ascendante transmet généralement des messages tels que des rapports personnels sur les performances, les problèmes ou les préoccupations, des rapports sur les collègues, des réactions aux politiques et pratiques organisationnelles et des suggestions sur les tâches requises et la manière de les réaliser.

Pourquoi la communication ascendante est-elle importante tant pour les managers que pour les employés ?

Pour les managers, la communication ascendante les tient au courant des sentiments des employés, facilite une prise de décision judicieuse et recueille des idées d'amélioration. Pour les employés, cela favorise le sentiment de dignité, offre un moyen d'exprimer ses sentiments et facilite l'implication dans le processus décisionnel.

Comment les organisations peuvent-elles faciliter la communication ascendante ?

Les organisations peuvent faciliter la communication ascendante en mettant en œuvre des structures telles que des boîtes à suggestions pour les employés, des enquêtes auprès des employés et en encourageant les conversations en face-à-face entre les subordonnés et leurs supérieurs.

Pourquoi la communication ascendante peut-elle être particulièrement difficile dans les grandes organisations ?

Dans les grandes organisations, les relations ont tendance à être plus formalisées et les managers ont souvent des responsabilités professionnelles élargies, ce qui les rend inaccessibles et entraîne des difficultés à établir une communication ouverte et honnête vers le haut.

Comment la communication ascendante contribue-t-elle au sentiment d’appartenance d’un employé à une organisation ?

La communication ascendante permet aux employés d'exprimer leurs véritables sentiments, de participer aux processus de prise de décision et de communiquer leur réceptivité aux messages, favorisant ainsi un sentiment de dignité, d'importance et d'implication dans l'organisation.

Comment la communication ascendante aide-t-elle à une prise de décision judicieuse au sein d’une organisation ?

La communication ascendante fournit aux managers un aperçu des sentiments des employés à l'égard de leur travail, de leurs collègues et de l'organisation, recueille des idées d'amélioration et aide l'organisation à comprendre les réalisations, les défis et les attitudes des employés, favorisant ainsi une prise de décision éclairée et judicieuse.