8 avantages de l'externalisation des services de transcription

8 avantages de l'externalisation des services de transcription

Les entreprises trouvent progressivement de nouveaux moyens de communiquer, notamment avec l'introduction du travail à distance. Pour une meilleure prestation de services, la communication doit être inclusive et accessible à tous les membres, d'où la nécessité de transcriptions lors des webinaires et autres réunions d'entreprise.

De plus, les personnes souffrant de maladies neurodiverses, telles que des problèmes d’audition, peuvent avoir besoin de solutions de transcription. En raison de la nécessité de la transcription, les organisations doivent réfléchir à la manière de l'intégrer dans leur entreprise en sous-traitant ou en embauchant une équipe de transcription à temps plein.

À première vue, il peut sembler que la sous-traitance des services de transcription peut être coûteuse ou inefficace. Cependant, c'est différent. L'externalisation de ces services peut présenter de nombreux avantages, allant de la rentabilité à la satisfaction du client et à une précision améliorée.

Évolutivité

La sous-traitance des services de transcription signifie que vous pouvez trouver plus ou moins de pouvoir au sein de la main-d'œuvre en fonction du besoin de service. Une charge de travail intense nécessite une équipe plus nombreuse, tandis qu’une charge de travail légère nécessite un effectif plus réduit. Si vous vous demandez constamment : « Comment puis-je trouver services de dactylographie à proximité?" alors la charge de travail est probablement suffisante pour déléguer. Par conséquent, vous pouvez ajuster votre budget et vos ressources en fonction du volume de travail que vous devez gérer.

Moins de fardeau administratif

Trouver des moyens de réduire la charge de travail administrative permet à une administration de consacrer facilement du temps à des aspects plus importants de l'entreprise. Vous n’aurez pas à penser à l’intégration ou aux entretiens des nouveaux employés. La réduction de ces responsabilités facilite grandement le transfert d’énergie vers des domaines de l’entreprise qui nécessitent plus d’attention. Moins de charge administrative est transférée à une prestation de services de qualité grâce à une charge de travail moindre.

Accès aux services professionnels

L’embauche de services de transcription externes s’accompagne généralement d’une garantie de service expert. La plupart de ces entreprises sont en activité depuis longtemps et ont accumulé une expérience pertinente.

De plus, ils procèdent à un contrôle approfondi de leur équipe avant de les embaucher, car ils ont une réputation à maintenir.

L’équipe possède une expérience et de vastes connaissances en transcription, garantissant ainsi une prestation de services de qualité. De plus, en fonction des services fournis par votre organisation, vous pouvez choisir un service de transcription qui vous est spécifique.

Par exemple, si vous dirigez un cabinet d'avocats, vous pouvez trouver une transcription juridique adaptée à vos besoins.

Les transcripteurs experts possèdent une connaissance approfondie des accents, des nuances linguistiques et des terminologies techniques, garantissant ainsi une prestation de services de qualité.

Les erreurs de transcription signifient que vous utiliserez plus de ressources pour réviser ; en outre, ils peuvent limiter l’accessibilité des informations.

Engagement amélioré

L'accessibilité à l'information est l'un des meilleurs moyens d'améliorer la communication et la prestation de services dans une organisation. Avec les progrès du travail à distance, les entreprises doivent trouver des moyens de rationaliser la communication sans aucune limitation, surtout si les employés assistent à des réunions de différentes régions du monde. La transcription professionnelle peut aider à éliminer des problèmes tels que les barrières linguistiques, favorisant ainsi une communication efficace. La transcription peut également aider les individus à gérer des problèmes tels que les arrière-plans bruyants, la mauvaise qualité audio et la connexion Internet. De tels processus de communication impeccables rendent l'engagement et l'obtention des résultats des employés plus accessibles.

Gestion du temps et du budget  

L'externalisation de la transcription est l'un des meilleurs moyens de gagner du temps et de prioriser les tâches. La transcription en interne peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsqu'il s'agit d'un travail de transcription volumineux. Cela peut détourner l’attention des aspects essentiels de l’entreprise.

Bénéficier de plus de temps libre signifie que vos employés peuvent se concentrer sur la croissance de l'entreprise sans être confrontés à l'épuisement professionnel dû à un large éventail de responsabilités.

Certains employés peuvent avoir des compétences avancées qui peuvent être utilisées dans le développement de l'entreprise ; ainsi, l’externalisation de ces services leur permet de disposer de plus de temps pour appliquer leurs compétences.

De plus, l’externalisation de ces services devrait être une option si vous souhaitez réduire les coûts. Opter pour l'externalisation des services de transcription vous aidera à réduire vos coûts salariaux puisque vous devez payer des rémunérations chaque mois.

Vous bénéficierez des services de transcription uniquement en fonction de vos besoins. L’embauche d’une équipe de transcription interne peut s’avérer coûteuse, surtout les jours où le volume de travail diminue, car elle sera sous-utilisée.

La mise en place d'une équipe de transcription peut également augmenter votre budget puisque vous devrez disposer de ressources, notamment de meubles, d'ordinateurs et d'autres matériaux dont ils auront besoin pour le travail.

Une entreprise externalisée dispose souvent de ses propres outils de travail ; ainsi, vous n'aurez pas à vous soucier de fournir les principaux matériaux de travail.   

Réduisez le fardeau de l’équipe RH

L'externalisation des services de transcription signifie que vous n'aurez pas à passer par tout le processus d'embauche de nouveaux employés. Le processus de recrutement est non seulement long, mais également coûteux.

Par conséquent, l’externalisation de tels services signifie que vous n’aurez qu’à consulter les avis de l’entreprise et ses compétences avant de les embaucher. Mener des entretiens et des processus d'intégration peut être mouvementé, en particulier pour l'équipe RH.

Alléger un tel fardeau signifie qu’ils n’auront pas à se soucier de combler les lacunes en cas de départ d’un transcripteur. De plus, cela leur donnera plus de temps pour se concentrer sur d’autres facteurs qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise.

Sécurité et confidentialité

Les données transcrites sont généralement des données sensibles car elles peuvent contenir des informations sur une entreprise ; il est donc nécessaire de trouver des personnes qui comprennent l’étendue de la sécurité des données et les diverses méthodes de protection des données. Les entreprises de transcription ont une compréhension approfondie de la sécurité et de la confidentialité des données.

Ils adhèrent également à différentes méthodes de cryptage pour garantir que les données de leurs clients ne tombent pas entre de mauvaises mains. Par conséquent, si vous traitez des données sensibles, il sera préférable de faire appel à une société de transcription pour une confidentialité maximale.

Se déconnecter

L'externalisation des services de transcription est une stratégie essentielle que les organisations doivent adopter pour une meilleure croissance et une meilleure prestation de services.

Il existe diverses raisons de choisir des services de transcription externes ; vous devez donc réfléchir à ce dont votre entreprise a besoin à ce moment précis. Alors que certains peuvent avoir besoin d’aide pour gérer le volume de travail de transcription, d’autres peuvent opter pour de tels services pour réduire les coûts.

Il est de plus en plus courant pour la plupart des organisations de fournir des sous-titres lors de webinaires ou de documents de réunions pour un meilleur engagement, d'où l'augmentation de la demande de services de transcription professionnels. Divers domaines nécessitent régulièrement des services de parole et de texte fiables et précis.

Avant d'en embaucher un, il est préférable de considérer les besoins spécifiques de votre organisation et de savoir si l'externalisation de ces services sera pratique à ce moment-là.