9 tipos de secretarias

tipos de secretarias

Una secretaria es una persona que realiza actividades de carácter confidencial. Según el Diccionario Oxford, una secretaria es una persona empleada para realizar correspondencia en nombre de un alto ejecutivo o una empresa y también para gestionar archivos, documentación y funciones administrativas.

Secretaria privada

Una secretaria que ayuda a una persona con sus actividades personales se conoce como secretaria personal o privada. Personas de alto perfil, como ministros, vicecancilleres, directores generales, líderes políticos, abogados y médicos, suelen necesitar un secretario privado.

Una persona de alto perfil nombra a un secretario para ayudarlo con asuntos confidenciales o personales, particularmente relacionados con entrevistas, reuniones, etc. Debe ser confiable, mantener el secreto de todos los asuntos relacionados con su empleador, ser obediente y rápido. y actualizar constantemente a su empleador según sea necesario.

Cualidades de un secretario privado

Un secretario privado tiene la tarea de manejar los asuntos de su empleador. Para cumplir eficazmente sus funciones, deberán poseer las siguientes cualidades:

  • Preparación académica: Dadas sus interacciones con funcionarios de alto rango, deberían recibir una educación adecuada.
  • Dominio del idioma: El dominio de al menos dos idiomas, incluido el inglés, es esencial para una comunicación eficaz.
  • Habilidades de procesamiento de textos y taquigrafía: A menudo necesitan tomar dictados en taquigrafía y transcribirlos.
  • Habilidades de comunicación: El dominio de la comunicación es vital.
  • Habilidades relacionadas con las reuniones: Esto incluye preparar agendas de reuniones, organizar reuniones y registrar actas. Deben estar bien versados en todos los aspectos de la organización de reuniones.
  • Habilidades psicológicas: La capacidad de comprender y anticipar las necesidades y preferencias de su empleador es crucial.
  • Fidelidad: Dado el carácter confidencial de su trabajo, deben ser discretos y dignos de confianza.
  • Otras cualidades: También deben ser inteligentes, entusiastas, honestos y sinceros.

Necesidad de un Secretario Privado

Las secretarias privadas gestionan tareas personales para sus empleadores. Esto incluye programar citas, realizar entrevistas, responder llamadas telefónicas y manejar correspondencia.

Manejan los asuntos confidenciales de su empleador y actúan como portavoz, gestionando las relaciones públicas. También organizan ceremonias sociales y oficiales, administran cuentas y manejan transacciones financieras.

En última instancia, el papel del secretario privado es aligerar la carga de su ocupado empleador, actuando como una extensión indispensable del mismo. Su eficiencia puede simplificar muchos procesos para los ejecutivos, enfatizando la necesidad universal de secretarias privadas entre los profesionales de alto rango.

Deberes/Funciones y Responsabilidades de un Secretario Privado

Comprender el trabajo de un secretario privado requiere claridad sobre sus responsabilidades:

  • Deberes de rutina: Estos incluyen escribir y recibir cartas, archivar e indexar documentos, mantener registros y cuentas y organizar reuniones y eventos para el empleador.
  • Deberes relacionados con las reuniones: Esto incluye la preparación de la agenda, la emisión de avisos, la organización de lugares y la recepción de los asistentes.
  • Relaciones públicas: Gestionan las relaciones públicas en nombre de sus superiores, se comunican a través de varios canales como teléfono o correo electrónico y organizan calendarios de entrevistas.
  • Actividades privadas/sociales: Gestionan y envían diversas cartas privadas, como notas de agradecimiento, mensajes de felicitación, tarjetas de condolencia e invitaciones. También acompañan a sus superiores a funciones sociales y religiosas.
  • Mantenimiento de la cuenta: En muchos casos, se encargan del mantenimiento de registros, la contabilidad, las declaraciones de impuestos y las actividades bancarias de su empleador.
  • Elaboración de informes: Redactan informes y notas para su empleador, garantizando precisión y puntualidad.

Secretario de la empresa

Un secretario de empresa es responsable de las tareas de secretaría de una sociedad anónima. Actúan bajo las órdenes del Consejo Directivo.

Secretario de una Sociedad Cooperativa

Un miembro del comité ejecutivo de una sociedad puede desempeñar el papel de secretario.

secretario de un ministerio

Cada ministerio de un gobierno tiene un director ejecutivo conocido como secretario, como el Secretario de Relaciones Exteriores, el Ministro del Interior, el Secretario de Educación, etc. El secretario ministerial opera la maquinaria gubernamental en nombre del ministro respectivo.

secretario de un sindicato

Dirigen y controlan las actividades operativas de un sindicato. Organizan reuniones, preparan las actas de las mismas y mantienen registros de los libros de cuentas.

secretario de una embajada

Este tipo de secretario es designado por el gobierno de su país. Ayudan al embajador en la realización de operaciones y trabajan bajo la autoridad del embajador.

secretario de un club

Los clubes o asociaciones también necesitan un secretario. Normalmente, un miembro del club desempeña el papel de secretario sin remuneración alguna.

Secretario de Gobierno Local

El Consejo Sindical, el Consejo de Upazila, la Corporación Municipal y el Consejo de Distrito nombran secretarios para supervisar sus operaciones diarias.

Secretario de un partido político

Dicho secretario puede ser elegido entre los miembros del partido y tiene un estatus importante dentro del partido. Ayudan a ejecutar políticas, organizar reuniones y actuar como portavoces.