22 tipos de informes

22 tipos de informes

Existen diferentes tipos de informes comerciales que se utilizan en el mundo empresarial. Estos han evolucionado debido a la conveniencia y efectividad. Diferentes situaciones requieren diversos tipos de información en diferentes formas para servir a diferentes propósitos en diversas situaciones de toma de decisiones gerenciales.

En el complejo mundo de los negocios, los informes desempeñan un papel fundamental a la hora de transmitir información, conocimientos e implicaciones. Estos documentos, que varían en forma y función, son la base de una toma de decisiones informada. Este artículo profundizará en la naturaleza multifacética de los informes comerciales, explorando su categorización en función de diferentes criterios como formalidad, extensión, función, forma, tema y personas involucradas.

Tipos de informes sobre la base de la formalidad

La formalidad en la presentación de informes se refiere al nivel de profesionalismo y adherencia a las estructuras y convenciones establecidas. Dicta el tono, la estructura y el propósito del informe, distinguiendo entre comunicación formal e informal dentro y fuera de una organización.

Informe oficial

Los informes formales son documentos completos que se adhieren a convenciones y estructuras establecidas. Por lo general, se utilizan para transmitir información detallada y se caracterizan por un enfoque meticuloso al detalle, que a menudo incluye un resumen ejecutivo, una introducción, una metodología, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Los informes formales son fundamentales en escenarios que requieren un análisis exhaustivo y, a menudo, se utilizan para auditorías, estudios de investigación y evaluaciones.

Un informe formal es aquel que se prepara según un procedimiento establecido para una autoridad prescrita. Contiene todas las partes esenciales de un informe extenso o analítico. En ocasiones puede tener un número limitado de piezas dependiendo de la situación.

Cuando se presenta como requisito legal, se denomina informe legal. Los informes formales que no son requeridos por la ley pero que están preparados para ayudar a la gerencia a formular políticas o tomar otras decisiones importantes se denominan informes no estatutarios.

Informe informal

Por el contrario, los informes informales tienen una estructura más concisa y flexible. Se utilizan para comunicaciones y actualizaciones de rutina dentro de una organización. Los memorandos, los correos electrónicos y las actualizaciones breves ejemplifican los informes informales, que se caracterizan por su brevedad y simplicidad, lo que los hace adecuados para las comunicaciones internas y la rápida difusión de información.

Tipos de informes según su extensión

La extensión de un informe es un determinante crucial de su estructura, detalle y propósito. Distingue entre documentos concisos destinados a una rápida difusión de información e informes completos diseñados para un análisis y exploración en profundidad.

Breve informe

Los informes breves son documentos concisos diseñados para transmitir información de manera eficiente. A menudo se utilizan para actualizaciones de rutina, análisis breves y resúmenes de progreso. La naturaleza concisa de los informes breves los hace fácilmente digeribles y se adaptan al entorno acelerado del mundo empresarial.

Un informe breve consta sólo de unas pocas páginas y el texto del informe. Incluye una introducción, un cuerpo (discusión o texto) y una sección de conclusiones (resumen, conclusiones, recomendaciones).

El informe breve puede organizarse en orden directo o indirecto, aunque el orden directo es, con diferencia, el plan más común. La mecánica de elaboración de un informe breve es la misma que la de un informe largo. El informe utiliza la misma forma de página de título y los mismos requisitos de diseño.

Informe largo

Los informes largos, por otro lado, proporcionan una exploración extensa de un tema. Son completos y detallados, y a menudo incorporan varias secciones, como revisión de literatura, metodología, análisis y recomendaciones. Los informes extensos generalmente se emplean para investigaciones en profundidad, evaluaciones de proyectos y análisis detallados.

Tipos de informes según la función

La función se refiere al propósito principal y la utilidad del informe. Clasifica los informes en función de si están destinados a informar, interpretar, analizar o recomendar, sirviendo así como guía para las expectativas del lector y el enfoque del autor.

Informe informativo

Los informes informativos tienen como objetivo presentar hechos y datos sin profundizar en el análisis o la interpretación. Sirven como depósito de información y brindan al lector una descripción general clara y objetiva del tema. Los ejemplos incluyen informes estadísticos, listas de inventario y actualizaciones de progreso.

Un informe informal se prepara de manera informal para informar a la gerencia sobre cualquier asunto organizacional que pueda surgir durante las operaciones diarias.

Por lo general, toma la forma de comunicación cara a cara. Un informe informal se presenta en forma de carta o memorando. Puede variar desde una exposición breve y casi fragmentaria de los hechos en una sola página, hasta una presentación más desarrollada de los hechos que abarca varias páginas.

Un informe informativo es un informe conciso que tiene como objetivo central proporcionar información y resumirla.

Por eso se le llama informe informativo. El contenido de este informe varía ampliamente, según el tipo de negocio, el propósito, los temas discutidos y las necesidades de los lectores. Generalmente se prepara en forma de carta o memorando. Para preparar un informe informativo eficaz, considere las siguientes pautas:

  • Sea consciente del propósito: ofrecer recomendaciones sólo cuando sea necesario.
  • Sepa cómo concluir: resuma y concluya según sea necesario.
  • Utilice un lenguaje neutral e imparcial: no juzgue su idioma y emplee palabras y oraciones persuasivas cuando sea necesario.

Informe interpretativo

Los informes interpretativos van más allá al analizar la información presentada y sacar conclusiones. Están diseñados para proporcionar conocimientos, interpretaciones y recomendaciones, ayudando en los procesos de toma de decisiones. Ejemplos de informes interpretativos son estudios de viabilidad, informes de evaluación y documentos de análisis.

Los informes interpretativos son informes breves, también llamados informes analíticos o de investigación. Contienen información y análisis de las causas de desviaciones, defectos, problemas o situaciones no deseadas. Pueden adoptar la forma de memorando o carta.

Tipos de informes según la forma

La forma de un informe se refiere a su formato, estructura y modo de presentación. Determina cómo se organiza, presenta y comunica la información, influyendo así en la accesibilidad, legibilidad e impacto del informe.

Informe de carta

Los informes de carta tienen el formato de cartas formales y normalmente se utilizan para comunicación externa. Son concisos, enfocados y a menudo se emplean para transmitir hallazgos, recomendaciones o actualizaciones a clientes, partes interesadas u otras organizaciones.

Informe memorando

Los informes memorandos, o informes memorando, son documentos informales que se utilizan para la comunicación interna dentro de una organización. Son breves, directos y, a menudo, se emplean para transmitir actualizaciones, instrucciones o anuncios a los empleados.

Informe de formulario

Los informes de formularios siguen una plantilla estandarizada, lo que garantiza coherencia y uniformidad. A menudo se utilizan para documentación de rutina, como informes de incidentes, informes de inspección e informes de progreso.

Informe de campo

Los informes de campo documentan observaciones, hallazgos y conocimientos recopilados del trabajo de campo. Son esenciales en estudios de investigación, encuestas e investigaciones, ya que proporcionan un relato detallado de experiencias y observaciones del mundo real.

Informe de investigación de hechos

Los informes de investigación son documentos de investigación que descubren la verdad sobre un tema o tema específico. Son minuciosos y objetivos y se utilizan a menudo en auditorías, investigaciones e investigaciones.

Reporte de laboratorio

Los informes de laboratorio documentan experimentos, pruebas y análisis realizados en un laboratorio. Se caracterizan por un formato estructurado que detalla el propósito, la metodología, los hallazgos y las conclusiones del experimento.

Informe de la biblioteca

Los informes de la biblioteca proporcionan una descripción general de las actividades, el uso y los recursos de la biblioteca. Las bibliotecas los utilizan para documentar adquisiciones, circulación y participación de los usuarios, lo que ayuda en la gestión y el desarrollo de la biblioteca.

Tipos de informes según el tema

La categorización basada en temas gira en torno al tema principal o campo de estudio que aborda el informe. Ayuda a identificar el dominio de conocimiento, experiencia e interés al que pertenece el informe, guiando así su contenido, audiencia y aplicación.

Informe de ingeniería

Los informes de ingeniería detallan los hallazgos y recomendaciones de proyectos y estudios de ingeniería. Cubren diversas disciplinas de ingeniería y brindan información sobre diseño, desarrollo, pruebas y evaluación.

Informe Económico

Los informes económicos analizan las condiciones, tendencias y desarrollos económicos. Son esenciales para los formuladores de políticas, los economistas y las empresas, ya que brindan información sobre la dinámica del mercado, los indicadores económicos y las políticas fiscales.

Reporte de ventas

Los informes de ventas brindan una descripción general completa del desempeño de las ventas, detallando cifras, objetivos y tendencias de ventas. Son fundamentales para los equipos de ventas y la gestión, ayudando en el desarrollo de estrategias y la evaluación del desempeño.

Reporte de encuesta

Los informes de encuestas presentan los resultados de encuestas y cuestionarios. Detallan la metodología, la demografía de los participantes, las respuestas y las conclusiones, proporcionando información sobre la opinión pública, las tendencias del mercado y el comportamiento del consumidor.

Informe del proyecto

Los informes de proyecto documentan el progreso, el desempeño y los resultados de un proyecto. Son esenciales para la gestión de proyectos, ya que brindan a las partes interesadas información sobre el desarrollo, los desafíos y los logros del proyecto.

Reporte de desempeño

Los informes de desempeño evalúan el desempeño de individuos, equipos u organizaciones. Detallan logros, desafíos y áreas de mejora, ayudando en la gestión y el desarrollo del desempeño.

Reporte técnico

Los informes técnicos proporcionan información detallada sobre temas, procesos o desarrollos técnicos. Su profundidad de detalle los caracteriza y se utilizan a menudo en campos científicos, tecnológicos e industriales.

Tipos de informes según las personas involucradas

Las personas involucradas en la creación de un informe desempeñan un papel importante a la hora de determinar su perspectiva, profundidad y naturaleza colaborativa. Esta categorización distingue entre informes individuales y aquellos elaborados por comités o grupos.

Informe del comité

Los informes del comité son documentos colaborativos producidos por un grupo o comité. Detallan las conclusiones, debates y recomendaciones del comité, proporcionando una perspectiva colectiva.

Informe individual

Como sugiere el nombre, los informes individuales son escritos por una sola persona. Proporcionan una perspectiva personalizada y a menudo se utilizan para la autoevaluación, la reflexión y la investigación individual.

Conclusión

Los informes comerciales, en sus innumerables formas y funciones, son herramientas indispensables en el mundo empresarial. Facilitan la comunicación, informan la toma de decisiones y documentan el progreso y el desempeño. Comprender los diversos tipos de informes y sus respectivos propósitos es esencial para una comunicación y operaciones comerciales efectivas.