Sistema de Control Interno: Definición, Componentes, Características

Sistema de control internoEl sistema de controles internos incluye un conjunto de reglas, políticas y procedimientos que una organización implementa para proporcionar dirección, aumentar la eficiencia y fortalecer el cumplimiento de las políticas.

Estos son importantes para lograr el objetivo comercial. 5 componentes de un sistema de control interno están vinculados a la organización.

¿Qué es el Sistema de Control Interno?

La estructura de control interno de una empresa consta de las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos específicos de la entidad.

En las organizaciones de pequeñas empresas, generalmente, el propietario-gerente controla todas las actividades de su negocio mediante su supervisión personal y participación directa.

Por ejemplo;

El propietario generalmente compra los materiales comerciales necesarios y otras propiedades.

Él mismo designa a los empleados, concluye con ellos el contrato mediante conversaciones y vigila constantemente sus actividades.

Firma cheques de pago en diferentes cabezas.

Dado que firma todos los cheques, puede comprender fácilmente qué productos, activos y servicios está firmando.

Pero con la expansión del negocio, se necesita el nombramiento de empleados y funcionarios adicionales, y el alcance del negocio también se amplía.

En tales condiciones, resulta casi imposible por parte del gerente realizar por sí solo todas las actividades del negocio para el cual debe delegar autoridad. Entonces su control general tiende a disminuir.

En tales circunstancias, el La introducción del control interno se vuelve esencial..

El sistema de control interno difiere de una organización empresarial a otra dependiendo de la naturaleza y tamaño del negocio.

Para lograr el objetivo de una empresa, la ejecución adecuada de las actividades comerciales a la luz de las leyes vigentes y las condiciones socioeconómicas del país se denomina estructura o sistema de control interno.

El sistema de control interno se introduce para evitar errores y fraudes y para el control sistemático de las actividades comerciales.

Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AlCPA) dice; El plan de organización y todos los métodos y medidas coordinados adoptados dentro de una empresa salvaguardan sus activos, verifican la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promueven la eficiencia operativa y fomentan la adhesión a políticas de gestión preservadas.

Tres elementos del sistema de control interno son:

  1. Control ambiental: La actitud, el estado de alerta y el afán de trabajo de directores, gerentes y accionistas se reflejan a través del control ambiental.
  2. Sistema de contabilidad: Sistema contable significa algunos procedimientos y registros con los cuales se realizan la identificación de transacciones comerciales, clasificación, resumen, preparación de estados y análisis para la presentación oportuna de información correcta.
  3. Procedimiento de control: Las políticas y procedimientos adicionales adoptados por la autoridad empresarial para garantizar el logro del objetivo específico de una organización empresarial son los procedimientos de control.

Estos procedimientos de control son:

  • Delegación adecuada de poder,
  • Segregación de responsabilidades,
  • Preparación y uso de documentos,
  • Adopción de medidas de seguridad adecuadas para proteger las propiedades, y
  • Control independiente sobre la ejecución de las actividades.

Un sistema de control interno no sólo previene la falsificación de fraude sino que también cumple otros objetivos:

  1. La organización empresarial implementa sus políticas cumpliendo con las leyes vigentes en el país.
  2. Los empleados y funcionarios cumplen con las responsabilidades asignadas para aumentar la eficiencia en la ejecución del trabajo.
  3. Los estados financieros proporcionan información correcta y confiable manteniendo cuentas adecuadas.

A la luz de la discusión anterior, se puede afirmar brevemente que las políticas y planes generales adoptados por la administración para la adecuada ejecución de las actividades comerciales se denominan sistema de control interno.

5 componentes del sistema de control interno

  1. Controlando el medio ambiente

    El entorno de control es la base de otros elementos de todos los demás componentes del sistema de control interno. Valores moralesLas habilidades gerenciales, la honestidad de los empleados, la dirección gerencial, etc., están incluidas en el ambiente de control.

  2. Evaluación de riesgos

    Después de establecer el objetivo del negocio, externo e interno se deben evaluar los riesgos. La dirección determina los medios de control de riesgos después de examinar los riesgos relacionados con cada objetivo.

  3. Actividades de control

    La dirección establece un sistema de control de actividades para prevenir los riesgos asociados a cada objetivo. Estas actividades de control incluyen todas aquellas medidas que deben seguir los empleados.

  4. Información y comunicación

    La información relevante para la toma de decisiones debe recopilarse y comunicarse en el momento adecuado. Los eventos que arrojan datos pueden tener su origen en fuentes internas o externas.

    La comunicación es muy importante para lograr los objetivos de gestión. Los empleados deben darse cuenta de lo que se espera de ellos y de cómo se relacionan sus responsabilidades con las actividades de los demás. La comunicación de los propietarios con los proveedores externos también es muy importante.

  5. Supervisión

    Cuando el sistema de control interno está en práctica, la organización monitorea su efectividad para introducir los cambios necesarios si surge algún problema grave.

Responsabilidad del Sistema de Control Interno

Es responsabilidad general de todos los empleados, directivos y directivos de una empresa seguir el sistema de control interno.

Las tres partes mencionadas a continuación tienen roles definidos para hacer efectivo el sistema de control interno:

  1. Gestión

    El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno eficaz depende principalmente de la dirección. A través del liderazgo y el ejemplo o la reunión, la dirección demuestra un comportamiento ético e integridad de carácter dentro de la empresa.

  2. Junta Directiva

    El consejo de administración, que posee sólidos conocimientos prácticos, da directivas a la dirección para que los directivos deshonestos no puedan ignorar algunos procedimientos de control. La junta directiva pone fin a este tipo de actividad desleal. A veces, una junta directiva eficiente que tiene acceso al sistema de auditoría interna puede descubrir fraudes y falsificaciones.

  3. Auditores

    El Los auditores evalúan la eficacia de la estructura de control interno de una organización empresarial. y determinar si las políticas y actividades comerciales se siguen adecuadamente. La red de comunicación ayuda a una estructura de control interno eficaz en la ejecución. Y todos los funcionarios y empleados son parte de esta red de comunicación.

3 Objetivos del Sistema de Control Interno

El sistema de controles internos incluye un conjunto de reglas, políticas y procedimientos que una organización implementa para proporcionar dirección, aumentar la eficiencia y fortalecer el cumplimiento de las políticas.

3 objetivos del control interno son;

  1. los informes financieros son confiables,
  2. operaciones efectivas y eficientes, y
  3. actividades cumplen con las leyes y regulaciones aplicables.

Características de un adecuado sistema de control interno

Un sistema de control interno eficaz incluye la planificación organizativa de una empresa y adopta todos los sistemas y procesos de trabajo para cumplir los siguientes objetivos:

  1. Proteger los activos comerciales contra el robo y el desperdicio.
  2. Garantizar el cumplimiento de las políticas comerciales y la ley del país.
  3. Evaluar funciones de cada empleado y directivo para incrementar la eficiencia en la operación.
  4. Garantizar datos operativos y estados financieros veraces y confiables.

Debe tenerse en cuenta que una organización empresarial, ya sea pequeña o grande, puede disfrutar de los beneficios de adoptar un sistema de control interno.

La prevención del robo, saqueo y despilfarro de activos forma parte del sistema de control interno.

Protección de activos

Una organización empresarial protege sus activos de las siguientes maneras:

  1. Separar las funciones de los empleados.

    La segregación de funciones de los empleados significa que a cada empleado se le asignan tareas específicas. La persona a cargo de los bienes no está autorizada a llevar cuentas de los bienes.

    Alguna otra persona mantiene las cuentas de estos bienes. Dado que diferentes empleados realizan la misma naturaleza de transacciones, el trabajo de cada uno se verifica automáticamente. La segregación de las funciones de los empleados de una organización reduce la posibilidad de robo de activos y, en caso de robo, la detección se vuelve más fácil.

    Por ejemplo, no hay posibilidad de que un empleado que recibe efectivo robe efectivo en las cuentas de recibos de efectivo.

  2. Asignar tareas específicas a cada empleado.

    El empleado al que se le asigna una tarea específica es responsable de las actividades que se le asignan. Si surge algún problema, el gerente puede identificar inmediatamente a la persona en cuestión y responsabilizarla.

    Los documentos perdidos pueden detectarse fácilmente si la tarea de mantener registros se asigna a un empleado en particular, y es posible conocer el proceso de registro de las transacciones.

    Un empleado asignado a un trabajo en particular puede proporcionar fácilmente la información necesaria sobre ese trabajo. Además, un empleado se siente orgulloso si se le asigna un trabajo en particular y trata de completarlo utilizando lo mejor de sus habilidades.

  3. Asignaciones de trabajo rotativas de los empleados.

    Algunas organizaciones rotan las asignaciones de trabajo de los empleados a intervalos para evitar falsificaciones de fraude por parte de los empleados en cuestión.

    Según esta política, el empleado en cuestión puede comprender fácilmente que al colocar a otra persona en su lugar, se detectará su deshonestidad si lo hace. Esto garantiza la honestidad de un empleado.

  4. Usando dispositivos mecánicos

    Las empresas adoptan diversos dispositivos mecánicos para evitar el robo, la destrucción y el desperdicio de activos. En el sistema mecánico se utilizan como métodos de control la caja registradora, los protectores de cheques, el cronómetro, los contadores mecánicos, etc.

    Dado que una caja registradora contiene cinta de bloqueo, cada venta en efectivo se registra aquí.

    El importe del cheque está escrito en la máquina protectora de cheques para evitar cualquier alteración. La llegada y salida de los empleados se registran adecuadamente con la ayuda de un reloj.

Cumplimiento de las políticas y leyes de la organización del país.

El control interno se vuelve efectivo sólo cuando se garantiza el cumplimiento de las políticas y leyes de la organización del país.

Para que un sistema de control interno sea eficaz y esté garantizado, es necesario nombrar empleados eficientes y dignos de confianza.

La puesta en marcha eficaz del sistema de control interno depende del tiempo y el trabajo dedicados a la contratación de empleados.

Debe haber un programa de capacitación para los empleados recién nombrados y se les deben comunicar adecuadamente las políticas de las empresas.

Por ejemplo,

Todo desembolso de efectivo deberá contar con la aprobación previa de la autoridad superior.

La especificación diaria del trabajo por escrito hace que los empleados sean responsables del cumplimiento del deber. 'Los deberes de los empleados y la ejecución de las políticas deben estar bien definidos durante el período de formación primaria.

En el caso de la sociedad anónima, el sistema de control interno debe enmarcarse cumpliendo con la legislación del país.

Evaluación del desempeño

El sistema de control adecuado debe tener disposiciones para la supervisión y evaluación de las tareas asignadas a los empleados. La ausencia de un sistema de evaluación y supervisión dificulta en gran medida los objetivos de una organización empresarial.

Muchas organizaciones empresariales contratan auditores internos para evaluar y supervisar el trabajo de los empleados.

El funciones de los auditores internos Deben evaluar y supervisar el alcance de las políticas y métodos de la organización seguidos por los empleados.

La exactitud de los registros contables.

Una organización empresarial debe mantener un registro contable completo y correcto.

Para garantizar el mantenimiento adecuado de las cuentas, se debe nombrar y capacitar a personal eficiente y honesto.

El desempeño de los empleados se evalúa a intervalos. Por los supervisores para garantizar que los empleados sigan las políticas de la empresa.

Un registro contable inexacto o incompleto incita a los empleados deshonestos a robar porque pueden reprimir fácilmente el acto de robar.

Las transacciones contabilizadas son la prueba documental del negocio.

Esta evidencia documental es parte integral de los sistemas de control interno.

Estos documentos deben organizarse en serie para un control conveniente. Dado que estos documentos primarios son la evidencia documental de las transacciones de una empresa, la validez de estos documentos debe verificarse de vez en cuando.

Por ejemplo,

Los documentos utilizados para registrar las transacciones de cuentas se examinan con fines de nueva auditoría del inventario de mercancías de una organización empresarial.

Al llevar cuentas de transacciones, el contador debe conservar los cuatro documentos siguientes:

  1. Solicitud de compra: La orden realizada por los funcionarios del departamento correspondiente al departamento de compras para adquirir una determinada cantidad de bienes se denomina solicitud de compra.
  2. Orden de compra: Antes de la compra, el comprador envía una orden por escrito al vendedor solicitándole que envíe determinada mercancía. Esta orden escrita se llama orden de compra.
  3. Factura/Chalan: El vendedor envía una factura con los bienes vendidos al comprador en la que se mencionan las descripciones, cantidad y tarifas de los bienes.
  4. Recibiendo el reporte: Es un documento de compra elaborado por un funcionario del departamento de compras. Se trata como prueba documental de la mercancía recibida.

El flujo de evidencia documental de transacciones comerciales y productos básicos se muestra a continuación mediante un diagrama:

Pasos:

  1. El departamento de solicitudes envía una solicitud de compra al departamento de compras.
  2. El departamento de compras envía una orden de compra al proveedor, y las copias se envían a los departamentos de recepción y contabilidad.
  3. El proveedor envía los bienes al departamento de recepción, donde los bienes recibidos se comparan con la orden de compra y envían una factura al departamento de contabilidad.
  4. El departamento receptor envía mercancías al departamento solicitante y envía un informe de recepción al departamento de contabilidad.
  5. El departamento de contabilidad verifica para recibir informes de la orden de compra y la factura y envía un cheque de pago de la factura al proveedor.

El precio de los bienes adquiridos se paga sobre la base de estos cuatro documentos y estos se comparan con los registros contables.

Una empresa no paga una factura legítima sin estos documentos, o puede tener que pagar la factura ficticia o más de una factura.

Una empresa comercial completa efectivamente su sistema de control interno comparando fuentes y documentos con los registros contables de esas transacciones.

Desafortunadamente, una empresa preocupada por adoptar su sistema de control interno no puede evitar el robo por completo.

Un empleado deshonesto siempre intenta apropiarse indebidamente de cualquier sistema de control eficaz que exista en una empresa.

Por lo tanto, una empresa debe contratar un seguro contra accidentes para sus activos. Según este sistema, se reembolsa la pérdida de activos no monetarios.

Además,

Una empresa comercial puede establecer vínculos de fidelidad entre los empleados que manejan efectivo y otros instrumentos negociables. Según este sistema, una empresa obtendrá el reembolso del dinero perdido o robado.

Bajo estos dos sistemas, es decir, seguro contra accidentes sobre activos y bonos de fidelidad para empleados, una empresa puede recuperar al menos una parte de cualquier pérdida causada por robo, apropiación indebida, etc.