9 principios de un sistema de control eficaz

9 principios de un sistema de control eficaz

Los gerentes son responsables de controlar la organización, y un gerente debe mejorar la efectividad del sistema de control de la organización, ya que puede hacer mucho para mejorar la efectividad de sus sistemas de control.

El control es el último paso de la gestión, donde se evalúa cómo está funcionando el plan implementado y se toman acciones evasivas.

Para diseñar una eficaz sistema de control sin errores para la organización, se deben seguir estos 9 principios. Son más que simples principios.

Estas son pautas para que los gerentes diseñen un sistema de control que funcione.

Hacer coincidir los controles con los planos y la posición

Las técnicas de control deben reflejar los planes que están diseñadas para seguir. Los gerentes necesitan información que les indique cómo avanzan los planes de los cuales son responsables.

Los controles también deben adaptarse a las posiciones, es decir, pueden diferir entre posiciones.

Algunas técnicas de control, como las que involucran horas y costos estándar, presupuestos y diversas razones financieras, tienen aplicaciones generales en diversas situaciones.

Sin embargo, ninguna de estas técnicas es completamente aplicable en una situación determinada. Por lo tanto, los gerentes deben ser conscientes de los factores críticos de sus planes que requieren control y deben utilizar técnicas e información adecuadas para ellos.

Los controles también deben reflejar el lugar de la organización donde reside la responsabilidad de la acción, permitiendo así a los gerentes corregir las desviaciones de los planes.

Garantizar la flexibilidad para controlar

La flexibilidad es otra característica esencial de un sistema de control eficaz. Esto significa que el propio sistema de control debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse al cambio.

En otras palabras, los controles deben seguir siendo viables ante cambios de planes, circunstancias imprevistas o fracasos absolutos.

El ejemplo puede ser el de una organización cuyas diversas líneas de productos requieren 101 materias primas diferentes. El sistema de control de inventario de la empresa debe poder gestionar y monitorear los niveles actuales de inventario para los 101 materiales.

Cuando un cambio en la línea de productos cambia la cantidad de materias primas necesarias o cuando cambian las cantidades requeridas de cualquiera de los materiales existentes, el sistema de control debe poder adaptarse a los requisitos revisados.

Sin embargo, es posible que los estudiantes de último año y probablemente otros estudiantes con ciertos problemas simplemente tengan que tomar el curso y serán acomodados en su flexible sistema computarizado de registro de admisión.

Garantizar la precisión

Los sistemas de control también deben adoptar decisiones de gestión precisas basadas en información inexacta que puede resultar costosa y perjudicial.

Si, por ejemplo, las estimaciones de ventas son artificialmente altas, un gerente podría recortar la publicidad suponiendo que ya no es necesaria o aumentarla para mejorar las ventas.

En cualquier caso, la acción puede no ser apropiada.

De manera similar, un gerente, que no es consciente del costo de producción oculto, puede cotizar un precio de venta mucho más bajo de lo deseable. La precisión de los sistemas de control contribuye en gran medida a prevenir resultados tan dañinos.

Buscando la objetividad de los controles

En la medida de lo posible, la información proporcionada por el sistema de control debe ser objetiva.

Si, por el contrario, los controles son subjetivos, la personalidad de un gerente o ejecutivo puede influir en los juicios sobre el desempeño y hacerlos menos precisos.

Por lo tanto, lo ideal es que el sistema de control proporcione información objetiva al gerente para su evaluación y acción.

Lograr la economía de controles

Un factor limitante del control: los sistemas son su costo.

Por lo tanto, para que sean eficaces, los controles deben justificar su costo.

Aunque parezca simple, es muy difícil de lograr. Si se adapta al trabajo y al tamaño de la empresa, el control probablemente resultará económico.

Para ser preciso, técnicas y enfoques de control pueden considerarse eficientes cuando ponen de manifiesto desviaciones reales o potenciales de los planes con el mínimo de coste.

Adaptar el control a los gerentes individuales

Los sistemas de control y la información están, por supuesto, destinados a ayudar a los administradores individuales a llevar a cabo su función de control.

Si no son de un tipo que un gerente pueda o pueda entender, no serán útiles.

Lo que los directivos no puedan entender, no les será útil; lo que los gerentes no pueden entender, no confiarán en él; y lo que no confían, no lo usarán.

Señalando excepciones

Una de las mejores maneras de hacer que el control sea eficaz es garantizar que esté diseñado para señalar excepciones.

Los controles que se concentran en las excepciones del desempeño planificado permiten a los gerentes beneficiarse del tradicional principio de excepción y detectar aquellas áreas que requieren su atención.

Adecuación del sistema de control a la cultura organizacional

Un sistema de control eficaz debe encajar con la cultura organizacional.

Por ejemplo;

Si se ha gestionado a los empleados sin permitirles ninguna participación en la toma de decisiones, la introducción repentina de un sistema de control permisivo difícilmente tendrá éxito.

Por otro lado, en una organización donde a las personas se les ha permitido participación y libertad, el estricto sistema de control puede no producir resultados positivos.

Garantizar acciones correctivas a través del control.

Un sistema de control eficaz revelará dónde se producen las fallas y quién es responsable de las fallas y garantizará que se tomen algunas medidas correctivas.

El control sólo se justifica si una autoridad apropiada corrige las desviaciones de los planes.

Tomar la acción correctiva adecuada requiere autoridad suficiente para realizar esta tarea.

Conclusión

Un sistema de control eficaz es importante para que una organización funcione correctamente y alcance sus objetivos. Cualquier buen sistema de control pasará estos 9 principios.

Si se ignora alguna parte del mismo; entonces controlar los recursos de la organización será muy difícil para los gerentes.