Sistema de Contabilidad Mecanizado [Guía Completa]

Sistema de Contabilidad Mecanizado [Guía Completa]

¿Qué es la “contabilidad mecanizada”?

En términos generales, es cualquier medio, distinto del estrictamente manual, mediante el cual se mantienen los sistemas de mantenimiento de registros.

Sin duda, los sistemas mecánicos poseen muchas superioridades sobre los sistemas manuales, como por ejemplo su capacidad para:

  • Hacer cumplir un registro preciso de las transacciones.
  • Realice varias operaciones simultáneamente, como sumar, restar, calcular saldos y acumular totales de control.
  • Publique transacciones en dos o más registros relacionados al mismo tiempo.
  • Proporcionar pruebas mecánicas de corrección como subproducto de las operaciones de procesamiento.
  • Eliminar operaciones.
  • Registre una gran cantidad de transacciones rutinarias de manera más rápida, precisa, legible y económica.

Las cuentas con pluma y tinta que se mantienen en la organización empresarial, ya sean grandes o pequeñas, se denominan sistema de contabilidad manual.

La mayoría de las empresas utilizan la adición de una máquina, una calculadora de escritorio, una fotocopiadora múltiple, etc.

Para procesar datos contables para ahorrar tiempo y mano de obra. De manera similar, muchas organizaciones comerciales utilizan la máquina de contabilidad electrónica para llevar las cuentas.

un electronico teneduría de libros La máquina contiene un teclado como una máquina de escribir y el tablero es una calculadora de diez teclas.

Posee 'teclas de funciones' que dan instrucciones sobre el funcionamiento de la máquina, cálculo, preparación de tablas e impresión de datos conservados, etc.

La máquina contable realiza trabajos de contabilidad para ventas, recibos de efectivo, compras, pagos en efectivo, nóminas y otras transacciones. Y también realiza la contabilización de transacciones en el libro mayor.

Pero aquí no intentaremos describir en detalle el funcionamiento de la máquina contable. Sin embargo, cuando utilizamos esta máquina para una venta a crédito, por ejemplo, la página actual del diario de ventas se coloca junto a la máquina.

Luego, para cada venta a crédito, el operador de la máquina inserta la cuenta del cliente y el extracto de fin de mes en la máquina y presiona las teclas adecuadas para ingresar la información sobre la venta.

La máquina realiza el asiento en el diario de ventas contabiliza las cuentas de los clientes; actualiza el saldo de las cuentas, registra la venta en el estado de cuenta de fin de mes del comprador y actualiza el estado de cuenta.

Al mismo tiempo, la máquina determina el total de fin de mes del diario de ventas y las cuentas por cobrar de débito y las ventas a crédito con los totales.

Además, realiza todo esto en una sola operación desde una entrada de datos adecuados en la máquina. Y la máquina también es igualmente eficiente para realizar otras transacciones.

La máquina contable puede procesar datos contables rápidamente.

Esta máquina reduce los errores de transacción imprimiendo la misma información en varios registros diferentes en una sola operación.

Sin embargo, la velocidad y el volumen de trabajo que la máquina puede realizar de manera eficiente son limitados. Como resultado, muchas organizaciones empresariales han comenzado a procesar datos contables computarizados.

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Procesamiento informatizado de datos

Sin intervención humana, para el procesamiento de datos en un ordenador se utiliza una máquina más potente, capaz y compleja en comparación con la máquina contable.

Las funciones de una computadora son las siguientes:

  • Introducción y almacenamiento de datos.
  • Cálculo aritmético de datos.
  • Comparar unidades de datos para encontrar datos más pequeños o más grandes.
  • Almacenamiento y reorganización de datos.
  • Impresión de extractos a partir de datos almacenados en la computadora.

Las computadoras varían en tamaño y velocidad con la que procesan datos. Los datos se conservan en cinta magnética o disco magnético.

Para ingresar datos en la computadora utilizamos una terminal donde se encuentra un teclado que parece un teclado de máquina de escribir, y también hay un monitor como una pantalla de televisión. Además, los datos también se pueden ingresar con reglas previamente preparadas de cinta magnética, disco magnético y de otras maneras.

Por ejemplo,

Otro medio de entrada utiliza una luz láser que lee un código de barras.

Programa

Un programa de computadora es un lenguaje o instrucción de una computadora que se inserta anteriormente en la computadora.

Por ejemplo, COBOL, Basic, RPG y FORTRAN son los lenguajes más utilizados.

Las instrucciones que especifican cada operación que debe realizar una computadora se ingresan en la computadora antes de que se procesen los datos.

Un programa puede contener sólo unas pocas o varios miles de instrucciones detalladas.

Por ejemplo, la siguiente lista muestra los pasos que se deben programar para que una computadora procese los pedidos de mercancías de los clientes.

Para el primer pedido de compra de mercancías del cliente, la cantidad solicitada para compra se compara con la cantidad disponible en la tienda como lo muestran los datos de inventario almacenados en la computadora.

Si la cantidad solicitada no está disponible;

  • Se prepara un pedido pendiente para informar al cliente que no hay existencias suficientes disponibles, pero que se enviará tan pronto como haya nuevo suministro disponible.
  • Se considera el siguiente artículo del pedido del cliente.
  • Si el stock disponible es mayor que las cantidades pedidas.
  • El importe pedido se descuenta del stock.
  • Se dan las instrucciones necesarias para el envío de mercancías.
  • Después de la entrega de los productos pedidos, el stock restante se compara con un punto de reorden del artículo.

Si la cantidad restante es mayor que el punto de reorden;

  • Se considera el siguiente artículo del pedido del cliente.

Si la cantidad restante es menor que el punto de reorden;

  • Se calcula el monto a comprar y se preparan los documentos para la compra.
  • Se considera el siguiente artículo en el pedido del cliente.

Además, un programa para procesar los pedidos de los clientes tendría instrucciones para preparar facturas, registrar las ventas y actualizar las cuentas de los clientes.

Diseñando el programa

La computadora puede encontrar el número mayor con la ayuda de su programa configurado comparando dos números.

Esta capacidad ayuda a la computadora a procesar datos de una forma u otra dependiendo del resultado de la comparación.

Cabe señalar que esta capacidad de comparar números es esencial para que la computadora siga instrucciones como las de procesar los pedidos de los clientes.

El programador primero debe diseñar un programa para ayudar a la computadora a procesar los datos correctamente.

Al diseñar el programa, el programador determina de antemano los conjuntos alternativos de cálculos o pasos de procesamiento que se realizarán.

Luego, el programador diseña la comparación adecuada que identifica las circunstancias bajo las cuales se realiza cada conjunto particular de pasos de procesamiento.

Finalmente, el programador escribe instrucciones específicas que le indican a la computadora cómo procesar los datos.

Una computadora puede seguir el laberinto de decisiones e instrucciones alternativas del programa con rapidez y precisión.

Sin embargo, si la computadora enfrenta una excepción no prevista en el programa, queda indefensa, da información incorrecta o se detiene.

La capacidad de almacenar un programa y datos y de clasificar decisiones correctas y alternativas distingue a una computadora de una máquina de contabilidad electrónica.

Hay algunas máquinas de mantenimiento de libros electrónicos que pueden realizar sumas, deducciones, multiplicaciones o divisiones a la velocidad de la computadora.

Pero sus tasas de operación son comparativamente lentas porque dependen de que una persona presione sus teclas de funciones para decirles qué hacer.

Operación

La computadora funciona en uno de los dos modos: procesamiento por lotes o procesamiento en línea. En el modo por lotes, el programa y los datos se ingresan a la computadora y se procesan.

Después de eso, se eliminan de la computadora antes de comenzar otro lote. Luego se ingresan el programa para un nuevo trabajo y los nuevos datos establecidos, y se procesa el trabajo.

El procesamiento por lotes puede resultar en el procesamiento diario de los pedidos de los clientes, la preparación de la nómina semanal, la preparación del estado financiero mensual y el procesamiento de otros trabajos de forma periódica.

El procesamiento por lotes se utiliza cuando no se requiere un procesamiento inmediato o una respuesta informática inmediata. El procesamiento de datos en modo por lotes es menos costoso en comparación con el modo de línea.

En el procesamiento en línea, el programa se coloca en la computadora junto con los datos requeridos.

Cuando se introducen nuevos datos, el ordenador los procesa instantáneamente.

Por ejemplo, en algunos grandes almacenes las cajas registradoras están conectadas directamente al ordenador de la tienda. Además de las ventas en efectivo, los registros se utilizan de la siguiente manera para registrar las ventas a cargo.

Después de que el cliente selecciona la mercancía para comprar, el vendedor utiliza la tarjeta de crédito plástica del cliente para imprimir el nombre del cliente en un boleto de venta en blanco.

Luego, el ticket de venta se coloca en la impresora de formularios de la caja registradora y se registra la venta. La caja registradora imprime toda la información relevante en el ticket de venta y la totaliza.

Para finalizar la venta, los controles dentro del registro requieren que el vendedor presione las teclas de registro adecuadas para registrar el número de cuenta del cliente y registrar las ventas en la cuenta del cliente.

El vendedor no contabiliza la cuenta. Más bien, los datos ingresados ​​con la clave de la caja registradora hacen que la computadora de la tienda actualice las cuentas del cliente. La computadora también produce el estado de cuenta de fin de mes del cliente.

Las operaciones online se siguen en supermercados, bancos, aerolíneas y también en algunas grandes fábricas.

Las operaciones en línea reducen el trabajo humano, crean registros más precisos y brindan a la gerencia informes mejores y más actualizados.

Además, cuando hay suficientes transacciones, hacen el trabajo a un menor costo por transacción.

Ahorrar tiempo

La gente ha podido ganar tiempo con la ayuda de una computadora. Se pueden realizar múltiples trabajos simultáneamente a través de una computadora con un resultado rápido.

El cliente que ingresa información utilizando el dispositivo de entrada y salida puede obtener resultados en pocos segundos.

Además, utilizando el sistema de Internet módem una persona puede consultar sobre cualquier asunto o información en cualquier parte del mundo pagando un cargo nominal cuando sea necesario.

En la actualidad, los médicos también se benefician del uso del sistema informático.

Microordenador

Una microcomputadora es una forma moderna y desarrollada de computadora. Este tipo de computadoras son baratas y ampliamente utilizadas.

Las pequeñas empresas o los particulares se benefician del uso de este tipo de ordenadores en su día a día. El sistema informático moderno casi ha erradicado el sistema tradicional de registrar cuentas con pluma y tinta.

En conclusión del debate, se puede decir que el registro de las transacciones diarias de las empresas comerciales se puede realizar mediante computadora o mediante un sistema manual que utiliza lápiz y tinta.

Pero el método a seguir depende de las condiciones del negocio. El libro mayor refleja el progreso o los grados de una empresa.

Pero los estudiantes deben tener en cuenta que la preparación de un diario general o un diario especial, cualquiera que sea, y el método que se seguirá, depende del sistema de contabilidad eficaz de una organización.