17 pautas para la retroalimentación en la comunicación empresarial

Retroalimentación en comunicación empresarial

La retroalimentación es esencial para la gestión eficaz de la organización. La retroalimentación mejora la calidad de las decisiones y el liderazgo. Por lo tanto, los gerentes deben alentar a los subordinados a dar retroalimentación. Existen algunas pautas generales para una retroalimentación eficaz propuestas por expertos en comunicación en diferentes momentos.

La retroalimentación debe ser descriptiva en lugar de evaluativa.

La retroalimentación descriptiva ilustra claramente las respuestas, brindando al remitente de la comunicación una comprensión justa de la reacción del receptor. La retroalimentación evaluativa pone al receptor en una postura defensiva y pone en peligro el propósito de la retroalimentación. Entonces, la retroalimentación descriptiva ayudará a hacer comunicación efectiva.

La retroalimentación debe ser específica más que general.

La retroalimentación específica es más efectiva ya que da una directiva clara al receptor. Les ayuda a diseñar y ejecutar la acción adecuada para afrontar la situación. La retroalimentación general no proporciona ningún punto de dirección claro al receptor y, por lo tanto, es engañosa.

La retroalimentación debe dirigirse hacia el comportamiento.

La retroalimentación debe estructurarse para permitir que el receptor actúe. Debería ayudar al receptor a iniciar un curso de acción para provocar un cambio de comportamiento en la organización.

La retroalimentación debe solicitarse en lugar de imponerse.

Los gerentes deben pedir retroalimentación a sus subordinados. La retroalimentación solicitada es efectiva ya que tanto el receptor como el remitente le prestan atención. La retroalimentación impuesta a menudo es ignorada o desatendida, lo que la hace menos efectiva o inútil.

La retroalimentación debe darse lo antes posible.

La eficacia de la retroalimentación depende de su inmediatez. La retroalimentación rápida e inmediata hace que la comunicación sea completa y exitosa. La retroalimentación tardía puede provocar distorsión de la memoria, irrelevancia y actitud defensiva.

Además, corregir errores, aclarar símbolos mal entendidos o proporcionar explicaciones adicionales de un mensaje confuso se retrasa cuando se aplaza la retroalimentación. Todas estas situaciones afectan la eficacia de la comunicación.

Por lo tanto, la retroalimentación inmediata lo hará efectivo.

Se deben verificar los comentarios para garantizar una comunicación clara.

La retroalimentación efectiva se verifica reformulando la retroalimentación recibida para ver si corresponde al mensaje enviado. Se observa que no se recibe retroalimentación porque la persona que la da no obtiene retroalimentación sobre la claridad de la retroalimentación inicial.

La retroalimentación debe darse en tiempo presente.

El uso del tiempo presente recuerda a las personas que dan y reciben retroalimentación que están tratando de participar en este momento. Deja claro que la persona que da su opinión está abierta a aclaraciones.

Dile a la gente que quieres comentarios.

Esta será la primera acción para descongelar a los subordinados de su actitud defensiva. Debe estar dispuesto a lidiar con comentarios negativos y positivos, y eso debe demostrarse para alentar a los subordinados indecisos a participar en la retroalimentación.

Identifique algunas áreas en las que desea recibir comentarios.

Una invitación general a dar retroalimentación es inusualmente improductiva ya que los subordinados no están seguros de sus intenciones. Por lo tanto, especifique áreas particulares en las que desea recibir comentarios. Esto reducirá su incertidumbre.

Reserve tiempo para una sesión programada regularmente.

Especifique un cronograma para tener sesiones con los subordinados para obtener su retroalimentación o expresión. Esta es una expresión fuerte y concreta de su voluntad de recibir comentarios.

Utilice el silencio para fomentar la retroalimentación.

Su silencio durante la discusión o la sesión de conversación demuestra su deseo de escuchar seriamente a sus subordinados. Esto también animará a tus subordinados a hablar.

Esté atento a las respuestas no verbales.

Esté atento a las respuestas no verbales de los subordinados reacios para detectar su retroalimentación; si parecen disgustados, entonces podrías preguntarles por qué se ven así; Recibirás comentarios.

Hacer preguntas

Las preguntas específicas a una persona específica pueden provocar una respuesta que de otro modo no se daría. Es más probable que las personas que no están seguras acerca de la situación respondan si usted indica claramente en la pregunta que así lo espera.

Por lo tanto, es importante hacer preguntas para animar a las personas a dar su opinión libremente y para mostrar su interés en recibirla.

Utilice declaraciones que fomenten comentarios y aclaraciones.

Reformule la declaración de la persona que brinda retroalimentación para alentarla a aclarar el problema, la opinión o la idea en lugar de reaccionar inmediatamente a la declaración.

Comentarios de recompensa

Obviamente, las recompensas animarán a las personas a dar su opinión. Por lo tanto, los gerentes deben apreciar la retroalimentación y actuar en consecuencia, si es posible. Esto aumentará aún más la retroalimentación.

Fomentar la expresión de la emoción.

Los directivos deben estar preparados para aceptar el enfado y la insatisfacción de sus subordinados. Es decir, los directivos deben permitir la expresión de comportamientos o cuestiones específicas. Por lo tanto, si los subordinados expresan insatisfacción con las políticas de la empresa, solicite su recomendación.

Cuando los subordinados ven que se resuelven los agravios legítimos, es probable que mejore el proceso de retroalimentación. Es probable que sean más receptivos a la retroalimentación y también más propensos a brindarla.

Abordar los problemas interpersonales.

Los gerentes deben estar dispuestos a tomarse un tiempo de las consideraciones de la tarea para abordar los problemas interpersonales.

Necesitan fomentar una mayor iniciativa o cooperación llamando la atención sobre comportamientos específicos de personas específicas, compartiendo sus sentimientos, dejando claras sus actitudes e ideas sobre la cultura organizacional, y mostrando con el ejemplo que la expresión de emociones y retroalimentación sobre el comportamiento interpersonal es aceptable e importante.