Proceso de negociación [5 pasos/etapas de la negociación]

5 pasos del proceso de negociación

El proceso de negociación impregna las interacciones de casi todos en grupos y organizaciones. En las organizaciones actuales, poco estructuradas, en las que los miembros trabajan con colegas sobre los que no tienen autoridad directa y con quienes tal vez ni siquiera comparten un jefe común, las habilidades de negociación se vuelven críticas.

El proceso de negociación consta de determinadas fases. La siguiente figura muestra un modelo que describe las características básicas del proceso de negociación. Son: la fase de preparación (recopilación de información); desarrollar y seleccionar una estrategia (establecer las reglas básicas), iniciar movimientos (explorar y proponer el asunto), negociar y resolver problemas, y cerrar e implementar el proceso de negociación.

La esencia de los cinco pasos del proceso de negociación es el toma y daca real para tratar de llegar a un acuerdo, un trato adecuado para todas las partes.

En esta publicación, veremos el proceso de negociación que consta de cinco pasos. Estos pasos se describen a continuación;

Preparación y planificación

Antes del inicio de las negociaciones, hay que ser consciente del conflicto, de la historia que condujo a la negociación del Personas involucradas y su percepción del conflicto., expectativas de las negociaciones, etc.

Antes de iniciar la negociación, es necesario hacer los deberes.

Además, antes de que se lleve a cabo cualquier negociación; Es necesario tomar una decisión sobre cuándo y dónde se llevará a cabo una reunión para discutir el problema y quién asistirá.

Establecer un plazo limitado también puede resultar útil para evitar que continúen los desacuerdos. Esta etapa implica garantizar que se conozcan todos los hechos pertinentes de la situación para aclarar la propia posición.

También necesita preparar una evaluación de cuáles son los objetivos de la negociación de las otras partes. ¿Qué es probable que pidan?

Los negociadores expertos invierten más tiempo y esfuerzo en planificar el proceso que pretenden utilizar. Les sirve de guía. En esta fase se requiere un análisis detallado sobre determinadas cuestiones.

Puede ser la naturaleza del conflicto, la historia del conflicto, las partes involucradas en él, la propia evaluación y los objetivos de los demás, etc.

Las cuestiones importantes a resolver son:

  1. ¿Qué tan arraigados es probable que estén en su posición?
  2. ¿Qué intereses intangibles u ocultos son importantes para ellos?
  3. ¿Qué es probable que pidan?

Desarrollar su BATNA

Los negociadores necesitan conocer cuál es su mejor alternativa a un acuerdo negociado (BATNA). Está formado por una variedad de elementos.

Estos pueden incluir plazos; alternativas como otros proveedores o clientes; tus propios recursos; sus recursos; información que obtiene antes y durante la negociación; el nivel de experiencia que usted u otras partes tienen; sus intereses y los de la otra parte; y conocimiento sobre los asuntos bajo consideración.

Cada parte tiene una BATNA. Guía para responder a la situación.

Determinar la mejor alternativa a un acuerdo negociado (BATNA) es importante porque nos dice si vale la pena emprender o continuar una negociación en particular a la luz de la forma alternativa que podría servir a sus intereses.

Fisher y Ury describen un proceso simple para determinar la BATNA de cada uno.

  1. Desarrollar una lista de acciones que posiblemente se podrían tomar si no se llega a un acuerdo.
  2. Mejore algunas de las ideas más prometedoras y conviértalas en opciones prácticas.
  3. Seleccione tentativamente la opción que le parezca mejor.

El objetivo de la negociación es llegar a un buen acuerdo. Es una medida del equilibrio de poder entre las partes negociadoras en función de los recursos que controlan o pueden influir para responder a sus intereses que se abordarán en una negociación determinada.

Las MAPAN son fundamentales para la negociación porque no se puede tomar una decisión acertada sobre si se acepta o no un acuerdo negociado a menos que se conozcan las alternativas.

Cuanto mejor comprenda su BATNA y la de otras partes, mejor podrá juzgar si debe continuar la negociación o retirarse antes de que se alcance un acuerdo poco atractivo. La evaluación de las MAPAN de las otras partes ayuda a influir en ellas y hacer que las cambien.

Elección del estilo: ganar-ganar o ganar-perder

Hay dos opciones fundamentales: un estilo cooperativo (un estilo en el que todos ganan garantiza que ambas partes obtengan algún beneficio) y un estilo competitivo (está diseñado para maximizar sólo la ventaja de una parte con un costo específico para la otra).

Esta es una postura agresiva y, por lo tanto, un enfoque de negociación en el que todos ganan. Es importante decidir si es más apropiado aspirar a un resultado competitivo en el que todos pierdan o en un enfoque cooperativo en el que todos ganen. Se decide dependiendo de la naturaleza del conflicto.

Selección de equipo

¿A quién necesitas incluir en tu equipo y cuáles serán sus respectivos roles?

La selección del equipo debe basarse en ciertos criterios como;

  • cualidades personales; habilidades funcionales que se requieren (por ejemplo, productos o servicios),
  • áreas especializadas (como cuestiones técnicas como rendimiento, garantía de calidad, mantenimiento de garantías, cuestiones comerciales como precio, condiciones de pago de entrega, cuestiones legales, etc.);
  • Habilidades para jugar en equipo (como compatibilidad con los miembros del equipo, equilibrio entre habilidades funcionales y personales; deben ser complementarias en todo el equipo, credibilidad, consideración personal por parte de las otras partes);
  • Negociar roles (como liderar, tomar notas, escuchar, revisar, vigilar).

Desarrollando un mapa interesante

La mejor manera es poner a prueba sus suposiciones sobre los intereses de las partes interesadas. Luego, conecte los intereses de una parte interesada con la otra.

Una parte del trabajo de desarrollar un mapa de intereses es descubrir cómo se relacionan entre sí los intereses de cada parte interesada.

Un mapa de intereses le ofrece un mecanismo para determinar qué información necesita, qué preguntas hacer, qué suposiciones cuestionar y qué elementos serán más útiles para usted y otras partes para alcanzar resultados mutuamente satisfactorios a través de un buen proceso de negociación.

Al subrayar su enfoque en los intereses, su mapa de intereses lo ayudará a evitar quedarse atrapado en puntos emocionales candentes u obstáculos culturales para desarrollar un proceso de negociación viable y un acuerdo que funcione para las partes.

Los negociadores expertos suelen utilizar un formulario de planificación para facilitar la planificación de la negociación. Este proceso de planificación ofrece algunas ventajas importantes que se muestran a continuación:

  1. Escribir tus pensamientos en un papel ayuda a ordenarlos y evitar contradicciones.
  2. Durante las negociaciones en equipo, es útil tener un documento para que todos los miembros contribuyan, critiquen, etc. Esto ayuda a evitar que los miembros se desvíen durante la negociación.
  3. En el examen posterior a la negociación y entre negociaciones, resulta útil examinar las tareas ya realizadas y las que aún están por realizar.

Desarrollar y elegir una estrategia [Definición de reglas básicas]

Una vez que se desarrollan la planificación y la estrategia, hay que comenzar a definir las reglas y procedimientos básicos con la otra parte sobre la negociación misma que realizará la negociación.

  • ¿Dónde tendrá lugar?
  • ¿Qué limitaciones de tiempo, si las hubiera, se aplicarán?
  • ¿A qué cuestiones se limitarán las negociaciones?
  • ¿Habrá un procedimiento específico a seguir en caso de llegar a un punto muerto?

Durante esta fase, las partes también intercambiarán sus propuestas o demandas iniciales.

Una planificación sólida y una preparación cuidadosa de las reglas básicas son vitales para una negociación exitosa. Necesitamos hacer ciertas preguntas para establecer reglas básicas. Tales preguntas deben incluir los siguientes aspectos.

Por qué, quién, qué, cuándo y cómo negociar

  • ¿Con quién estaremos negociando?
  • ¿Cuáles son nuestros objetivos?
  • ¿Por qué nos interesan las negociaciones?
  • ¿Cómo deben valorarse y en qué orden de importancia deben clasificarse?
  • ¿Qué limitaciones de tiempo, si las hubiera, se aplicarán?
  • ¿A qué temas se limitará la negociación?
  • ¿Habrá un procedimiento específico a seguir en caso de llegar a un punto muerto?
  • ¿Cuándo nos conviene más mantener las negociaciones?
  • ¿Y cuándo no?
  • ¿Cómo deberíamos presentar nuestras demandas iniciales?
  • ¿Hasta qué punto deberíamos estar preparados para modificar estas demandas cada vez que nos enfrentemos a contraofertas?
  • ¿Cómo debemos negociar?
  • ¿Cuánto tiempo necesitaremos reservar?
  • ¿Qué suposiciones debemos hacer en nuestra planificación?
  • ¿Cómo podemos comprobar su validez?
  • ¿Dónde queremos reunirnos: en nuestro terreno, en el de ellos o en territorio neutral?
  • ¿Dónde queremos que se lleven a cabo las negociaciones?

Concesiones

Tienes que decidir qué variables de tu posición estás dispuesto a intercambiar a cambio de cualquier contraoferta.

¿Qué orden debería establecer para ofrecer sus concesiones y qué más podría estar dispuesto a incluir?

Las concesiones son importantes porque;

  1. permitir a las partes avanzar hacia el área de posible acuerdo,
  2. simbolizar la motivación de cada parte para negociar de buena fe, y
  3. decirle a la otra parte la importancia relativa de los temas de negociación.

Punto medio

Es la diferencia entre las ofertas de dos partes y normalmente indica dónde terminará el acuerdo. Cuanto más alto sea el primer intento, más favorable estará el punto medio para su equipo. El posicionamiento de cada oferta posterior puede mover el punto medio.

Cada vez que te toque pujar, serás tú quien determine el nuevo punto medio. Uno puede mover el punto medio a su favor moviéndose en pasos más pequeños que el otro lado o incluso sin moverse en absoluto.

También se debe planificar la técnica de cómo abrir la negociación. Requiere un ensayo de lo que va a decir en sus declaraciones iniciales y cómo lo va a decir, así como el análisis de los probables y posibles comentarios iniciales que podrían esperarse de la otra parte.

Otro aspecto útil en el que hay que pensar es la disposición de los asientos.

Generalmente se considera que sentar a las personas en cuadrado uno frente al otro aumenta el riesgo de confrontación. En las negociaciones uno a uno, es mejor optar por un acuerdo cooperativo, es decir, sentarse uno al lado del otro.

El plan de asientos más flexible es sentarse a la vuelta de la esquina de la otra parte. Esto es amigable, relajado y no invasivo. Por lo tanto, es bueno para fomentar una atmósfera de cooperación. Si el clima se vuelve agresivo, podrás distanciarte sin perjudicar tu posición.

Establecer los problemas y construir la agenda

Da una buena idea de los elementos sustantivos que debe abarcar una negociación para responder a nuestros intereses y a los que usted supone que son los intereses de otras partes negociadoras y partes interesadas externas. Antes de comenzar una negociación es necesario responder a todos los aspectos.

Durante esta fase, las partes también intercambiarán sus propuestas o demandas iniciales.

Aclaración y Justificación

Cuando se hayan intercambiado posiciones iniciales, ambas partes explicarán, ampliarán, aclararán, reforzarán y justificarán sus demandas originales. Esto no tiene por qué ser conflictivo.

Más bien es una oportunidad para educarse e informarse mutuamente sobre las cuestiones por las que son importantes y cómo cada uno llegó a sus demandas iniciales.

Este es el punto en el que una parte podría querer proporcionar a la otra cualquier documentación que ayude a respaldar su posición.

Es el momento de promover demandas y descubrir intereses. Después de establecer la agenda, los movimientos iniciales en la negociación generalmente consisten en que cada parte exponga sus posiciones y demandas. Necesitan explicar, ampliar, aclarar, reforzar y justificar sus propias demandas originales.

Construyendo confianza

Entre las partes negociadoras, este suele ser un primer paso importante o una serie de pasos que deben adoptarse. Las medidas de fomento de la confianza pueden ser más elaboradas.

Cuando las partes negociadoras no se conocen bien o si tienen un historial hostil, pueden utilizar una variedad de herramientas para aumentar su nivel de comodidad mutua. Hacer buenas preguntas y escuchar atentamente son elementos que fomentan la confianza en cualquier negociación.

Pocas otras estrategias pueden utilizarse para negociar en fases (acuerdos comerciales y desempeño pieza por pieza). Cada pequeño acuerdo que hacen ambas partes debe cumplirse.

En ese caso, las partes pueden trabajar en cuestiones más amplias, más complejas o más divisivas. Las primeras demostraciones que hicieron las partes, cuando se cumplan, pueden aumentar la confianza de todas las partes en que el proceso general valdrá la pena. En cada paso, uno debe verificar su propia BATNA.

Explorador

Cuanto más puedas explorar la posición del otro lado, más fuerte serás. ¿Qué necesitas explorar? Es el quién, qué y por qué de la negociación, su BATNA, estilo, objetivo, etc.

El uso del mapa de intereses puede dar un esquema de preguntas en lugar del esqueleto de la solución perfecta. Cuanta más información obtenga de ellos, más precisa será la evaluación de cómo se ve afectada su BATNA. Ayuda a responder al problema de forma creativa y eficaz.

Las categorías y subcategorías importantes del comportamiento oral incluyen tanto buscar como dar información.

Al buscar información, el comportamiento suele adoptar la forma interrogativa y plantea preguntas como "¿Cuál es su producción y ventas anuales de relojes?"

Dar información toma dos formas. En la forma externa, el negociador da información como si dijera: "El último trimestre fabricamos 4 millones de relojes". La forma interna implica opiniones o calificaciones de los hechos presentados.

También incluye la expresión de sentimientos como “Su insistencia en un sistema de entrega justo a tiempo nos hace sentir cómodos”.

Un amplio intercambio de datos puede reducir las posibilidades de cometer errores. Un comportamiento abierto reconoce tal error y lo corrige: “Lo siento. Los 10 millones de unidades que mencioné eran la cifra de hace dos años”.

Negociación y resolución de problemas

La esencia del proceso de negociación es la verdadera dar y recibir al tratar de llegar a un acuerdo, un trato adecuado. Es aquí donde sin duda ambas partes tendrán que hacer concesiones.

Esta es la fase de negociación y descubrimiento de nuevas opciones. Aquí es donde las habilidades de pensamiento lateral son invaluables para encontrar concesiones que la otra parte considerará valiosas pero que le costarán poco.

Esto se conoce como búsqueda de variables y es vital no sólo para ofrecer concesiones sino también para evaluar las que recibes.

Algunos de los otros comportamientos que se observan son estar de acuerdo (algunas propuestas de la otra parte pueden ser fácilmente aceptables mientras que el resto no) y estar en desacuerdo. En cambio, bloquear implica estar en desacuerdo sin asignar ningún motivo.

Un ejemplo puede ser: “Absolutamente, bajo ninguna circunstancia consideraremos esa acción”. El desacuerdo a veces escala desde el desacuerdo con el contenido de una propuesta hasta el desacuerdo directo con las tácticas o motivos personales de la otra parte.

Un ejemplo de tal desacuerdo es una afirmación como: "Estás tratando deliberadamente de engañarnos".

Los negociadores se refieren a este tipo de comportamiento como ataque. Atacar generalmente genera un comportamiento de defensa por parte de la otra parte.

“No intentamos engañarte, pero no estás teniendo claro lo que quieres”. Por lo tanto, el comportamiento de defensa a menudo invierte el ataque.

En esta etapa es probable que surjan promesas, amenazas, faroles y ataques personales. Se debe hacer un esfuerzo por no personalizar en esta etapa; Los participantes deben ser objetivos y centrarse en hechos y no en suposiciones.

El proceso real de dar y recibir tiene lugar durante esta etapa. Las partes llegan a un acuerdo e intentan mejorar el resultado.

Durante la negociación, la primera oferta debe ser lo más alta posible pero aún así realista.

Siempre existe la posibilidad de que en la negociación el precio o la demanda siempre se reduzcan. Si la oferta inicial no es alta, será más difícil subirla en una etapa posterior. Las bajas expectativas generalmente producen bajos resultados.

El proceso real de negociación es el proceso de dar y recibir.

Por tanto, hay que hacer concesiones. Las concesiones iniciales que haga deben ser pequeñas y provisionales. Si su oferta inicial es demasiado grande, surgirían problemas. Si hay un punto muerto, entonces se deben utilizar ciertas tácticas para superarlo.

Las pequeñas concesiones deben estar ligadas a una condición que te dé algo a cambio. Trate siempre de combinar la concesión que ofrece con otra concesión de magnitud similar a cambio para que su caso no se debilite.

Al recibir y dar concesiones, no sólo se deben dar de mala gana, sino que también se deben recibir de mala gana. Acepta concesiones lentamente y con aparente dolor.

Alternativamente, puede optar por no dar ninguna reacción a una oferta. Lo siguiente es vincular todos los problemas en un solo paquete. Una pérdida neta en el comercio de concesión respecto de un artículo puede entonces compensarse con un beneficio en otro lugar. Si le ofrecen un paquete, divídalo.

Si le ofrecen una variedad de artículos, busque un paquete global. Resuma periódicamente y siéntase libre de sugerir un receso cuando necesite tiempo para trazar más su rumbo.

En el curso de las negociaciones, especialmente las largas, es fácil perder el foco de la negociación. Es necesario documentar un resumen breve y conciso de lo que se ha discutido hasta la fecha en la negociación y de lo que la otra parte ha acordado total o parcialmente.

Cierre e implementación

El paso final en el proceso de negociación es la formalización del acuerdo que se ha elaborado y desarrollado y de los procedimientos necesarios para su implementación y seguimiento.

Para negociaciones importantes, esto requerirá concretar los detalles en un contrato formal.

El proceso de negociación tiene cinco etapas. En todos los pasos de un proceso de negociación, las partes involucradas negocian de manera sistemática para decidir cómo asignar recursos escasos y mantener los intereses de cada uno.

Este paso se centra en elaborar un acuerdo y desarrollar un procedimiento para su implementación y seguimiento.

Resolver el trato

Cuando se llega a un acuerdo después de una negociación compleja, es vital confirmar que ambas partes realmente han acordado el mismo trato. En esta etapa pueden surgir malentendidos. Necesita la ayuda de un abogado para aclarar sus dudas, si las hubiera.

Para que se firme un contrato se deben tener en cuenta todas las consideraciones contractuales. Luego, los términos y condiciones estándar deben redactarse con claridad.

Se deben tomar disposiciones cuando se apliquen daños y perjuicios. Si lo desea, debe hacerse una provisión de "garantía" y no de garantía. Tenga en cuenta que una "garantía" no es legalmente una condición de un contrato.

Mejorar el resultado

El mejor resultado se obtiene en una negociación en la que existe una combinación de tres atributos importantes: habilidad, aspiración y poder. El poder influye en la otra parte. También se puede abusar de él. Pero no debería utilizarse para amenazar a la parte más débil.

Las altas aspiraciones obtienen mayores recompensas al hacer que las demandas iniciales sean altas. La posición óptima, para negociar el mejor trato, es tener altos niveles de poder, aspiración y habilidad.

En el caso de resistencia a finalizar un acuerdo debido a la incertidumbre sobre cómo funcionará en la práctica, aplique la disposición de reapertura.

Esta disposición es un acuerdo que establece que después de un período de tiempo determinado, la decisión a la que lleguen las partes estará sujeta a reexamen y posible modificación. El cierre del proceso de negociación no es más formal que un apretón de manos.