Diez principios de la comunicación empresarial

Diez principios de la comunicación empresarial

Los principios son pautas probadas para un curso de acción. Son hipótesis o generalizaciones probadas que parecen precisas y verdaderas para una situación particular. Los principios tienen valor para predecir lo que sucederá en una circunstancia similar.

Los principios de la comunicación empresarial son pautas impulsadas empíricamente para lograr una comunicación exitosa y efectiva. Éstas son verdades fundamentales que ayudan a la gestión empresarial a predecir con precisión las consecuencias de un curso de acción particular en la comunicación empresarial.

Estos principios proporcionan pautas para la elección del contenido y el estilo de presentación, adaptados al propósito y al receptor de su mensaje. Para redactar mensajes escritos u orales, se deben aplicar ciertos principios comunes de la comunicación empresarial.

Murphy, Hildebranot y Thomas (2001: 32) señalan los principios de las Siete C. Son integridad, concisión, consideración, concreción, claridad, cortesía y corrección.

Otros expertos han señalado, junto a los siete anteriores, otro conjunto de principios. A continuación analizamos esos principios ampliamente aceptados:

Principio de objetividad

Cada acción de un ser humano está dirigida a un objetivo. A meta u objetivo es el destino que se propone alcanzar. La comunicación empresarial es una acción deliberada de un ser humano para lograr un significado mutuamente comprendido de un mensaje que contiene algún contenido empresarial para lograr un beneficio económico.

Por lo tanto, la comunicación empresarial debe realizarse de tal manera que sirva al propósito de la comunicación y de la organización empresarial. No habrá ningún punto de desviación de la determinación objetiva de la organización al codificar el mensaje.

Las palabras, oraciones, información, lógica, razón, etc., cualesquiera que estén escritas en la comunicación; todo debería conducir al logro de los objetivos de la comunicación, es decir, los objetivos de la organización.

Principio de integridad

La comunicación empresarial debe ser completa en todos los sentidos. Un mensaje comercial estará completo cuando contenga todos los datos que el lector o el oyente necesita para la acción que desea.

Estará completo cuando el receptor no tenga ninguna duda que plantear al remitente sobre el contenido del mensaje para actuar en consecuencia. Las partes en la comunicación empresarial difieren en sus filtros mentales, antecedentes, puntos de vista, necesidades, experiencias, actitudes, estados y emociones.

Por lo tanto, el remitente debe evaluar el mensaje a través de los ojos del receptor para asegurarse de que ha incluido toda la información relevante en su mensaje. La integridad ofrece numerosos beneficios. Ellos son:

  1. Es más probable que los mensajes completos produzcan los resultados deseados sin el gasto de mensajes adicionales.
  2. Pueden hacer un mejor trabajo a la hora de generar buena voluntad.
  3. Los mensajes completos pueden ayudar a evitar demandas costosas que pueden surgir si falta información importante.
  4. Las comunicaciones que parecen intrascendentes pueden ser sorprendentemente importantes si la información que contienen es completa y eficaz.

Para completar el mensaje debemos tener en cuenta las siguientes pautas:

  • Proporcione toda la información necesaria, responda todas las preguntas y brinde algo adicional cuando sea necesario. Sería mejor abordar todos estos factores desde el punto de vista del lector y proporcionar los hechos correspondientes.
  • Cuando iniciamos un mensaje, debemos verificar que hayamos proporcionado toda la información que el lector necesita para una comprensión completa y precisa. Una forma de completar el mensaje en términos de información es responder las cinco preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué, y una (1) “H”, como por ejemplo Cómo. El método de las cinco preguntas es especialmente útil cuando escribimos solicitudes, anuncios u otros mensajes informativos. También se pueden facilitar otras situaciones con el mismo método.
  • Intente responder todas las preguntas expresadas e implícitas para completar un mensaje. El receptor de la comunicación reaccionará negativamente si los mensajes están incompletos.
  • El cliente puede pensar que el encuestado es descuidado o está tratando deliberadamente de ocultar un punto débil. En general, “las omisiones generan sospechas”. Por lo tanto, todas las preguntas, favorables o desfavorables, deben responderse con tacto y honestidad.
  • Es mejor usar nuestro buen criterio al ofrecer materiales adicionales si el mensaje del remitente está incompleto. La información adicional también puede ayudar a crear una imagen favorable y confianza en la organización. Puede conducir a un aumento de los negocios en el futuro y a una relación fuerte, agradable e interdependiente.

Principio de concisión

La concisión es un requisito previo para una comunicación empresarial eficaz. Un mensaje conciso ahorra tiempo y gastos tanto al remitente como al receptor.

Los ejecutivos de negocios no tienen mucho tiempo para leer un mensaje extenso; son personas ocupadas.

Por tanto, se debe desarrollar un mensaje conciso pero completo para la comunicación empresarial. Un mensaje conciso está completo sin ser prolijo.

La comunicación se considera concisa si está escrita con la menor cantidad de palabras posible sin sacrificar otros principios. La concisión contribuye al énfasis; al eliminar palabras innecesarias, resalta ideas importantes.

Los mensajes concisos son inherentemente más interesantes para el receptor porque siguen una "vista propia", lo que hace que la comunicación sea más amigable.

Los mensajes concisos muestran respeto por los destinatarios al no saturar su vida profesional con información innecesaria.

La concisión se puede lograr siguiendo las siguientes pautas:

Eliminar expresiones prolijas

Para reducir la palabrería en la comunicación, puede seguir las sugerencias a continuación:

Utilice sustitutos de una sola palabra

Utilice sustitutos de una sola palabra en lugar de frases siempre que sea posible sin cambiar el significado de la oración. Por ejemplo:

  • Wordy: En este momento. Conciso: ahora.
  • Wordy: Debido al hecho de que. Conciso: Porque.

Omita expresiones trilladas e innecesarias.

“Trillido” se refiere a una opinión o frase que se usa con demasiada frecuencia y se vuelve aburrida o carece de originalidad. Omita este tipo de expresiones para que el mensaje sea más atractivo.

  • Wordy: Permítame decirle lo útil que es su respuesta. Conciso: Su última respuesta fue útil.

Reemplace las declaraciones convencionales con muchas palabras por una versión concisa.

  • Wordy: Adjunto encontrará la lista que solicitó. Conciso: Se adjunta la lista solicitada.

Evite el uso excesivo de frases vacías.

  • Wordy: Hay cinco reglas que deben observarse. Conciso: se deben observar cinco reglas.

Evite el uso excesivo de verbos camuflados.

Los verbos camuflados se pueden evitar mediante:

  • Escribir concretamente.
  • Favorecer la voz activa.
  • Hacer que los sujetos de la mayoría de las oraciones sean personas o cosas.
  • Escribir oraciones en orden normal.
verbo camufladoForma verbal clara
La nueva política implicó la
estandarización de los procedimientos.
La nueva política estandarizada
los procedimientos.
Debemos lograr una
reconciliación de las diferencias.
Debemos reconciliar nuestra
diferencias.
La aplicación de la mezcla fue
logrado.
Aplicaron la mezcla.
El control del agua no
posible.
No pudieron controlar el
agua.                 

Elija palabras cortas en lugar de largas.

Las palabras cortas comunican eficazmente. Hay algunas excepciones, pero generalmente las palabras cortas hacen que la comunicación sea eficiente.

En pocas palabras: durante el año anterior, la empresa operó con un déficit financiero.
Conciso: el año pasado, la empresa perdió dinero.

Palabras largas: Accedieron a la propuesta de poner fin al negocio.
Conciso: Acordaron poner fin al negocio.

Omita las cláusulas "cuál" y "aquello" siempre que sea posible.

Wordy: Los papeles que están visados ​​exhiben documentos de la compra.
Conciso: Los documentos adjuntos documentan la compra.

Wordy: El señor Karim compró una mesa tipo secretariado.
Conciso: el señor Karim compró una mesa de secretariado.

Enfatiza oraciones cortas.

Las frases largas son difíciles de leer. Sabemos que nuestras mentes tienen limitaciones; tienen una capacidad limitada para manejar información compleja y demasiadas relaciones y piezas de información.

Por lo tanto, mantenga las oraciones cortas para una mejor legibilidad. Las oraciones cortas suelen contener entre 16 y 18 palabras. Escribir en oraciones simples y cortas implica dos técnicas básicas:

La primera es la técnica de limitar el contenido de la oración.

La segunda es la técnica de expresar los pensamientos en menos palabras, es decir, economizar en las palabras utilizadas.

Primera técnica: limitar el contenido de la oración

Las oraciones largas son difíciles de entender y las versiones más cortas son más fáciles de comprender. Se adaptan mejor a la mente y ponen más énfasis en el contenido y la organización del tema.

Consideremos un ejemplo:

  • Oración larga: Este memorando se distribuye con las tarjetas de clase del primer semestre, que servirán como verificación final de la exactitud de la inscripción de los estudiantes y se utilizarán más adelante como tarjetas de calificaciones de mitad de semestre, que se presentado antes del 20 de noviembre.
  • Oraciones cortas: este memorando se distribuye con las tarjetas de clase del primer semestre. Estas tarjetas servirán ahora como control final de la inscripción de los estudiantes. Posteriormente, se utilizarán para las calificaciones de mitad de semestre, que deben entregarse antes del 20 de noviembre.

Segunda técnica: Ahorrar palabras

Esta técnica acorta frases utilizando palabras de forma económica. Aprender a utilizar las palabras de forma económica es una cuestión de esfuerzo continuo. Debes estar continuamente consciente de la necesidad de hacer economía de palabras.

Deberías hacerlo con cuidado. Explora y valora las múltiples formas de expresar cada pensamiento. La posibilidad de economía de palabras depende del tema en cada caso. Las formas comunes son:

Evite frases desordenadas. Sustituir expresión más corta.

frase desordenadaSustituto
En la línea de
En el presente
A fin de
Por la razón que
De acuerdo con
Mientras tanto
En el futuro cercano
en el barrio de
En muy pocos casos
En vista de que
Sobre la base de
En ocasión de
Respecto a, con referencia a
Con una vista de
como
ahora
para
porque, desde
por
mientras tanto
pronto
sobre todo
rara vez
desde, porque
por
en
acerca de
a
Largo caminoCamino corto y mejorado
En caso de que no se realice el pago antes de enero, cesarán las operaciones.
A pesar de que recibieron ayuda, no lograron superar la cuota. La factura ascendía a . 50.000 takas
Si no se realiza el pago antes de enero, cesarán las operaciones.
Aunque recibieron ayuda, no lograron superar la cuota. La factura era de 50.000 takas.

Elimine las palabras sobrantes que no añaden significado.

La oración contiene palabras sobrantesPalabras sobrantes eliminadas oraciones
Encargó escritorios que sean del tipo ejecutivo.

Además de estos defectos, muchos otros defectos estropean el procedimiento operativo.

Se repararon las máquinas dañadas por el incendio.

Estoy dispuesto a informar que las ventas aumentaron.
Encargó escritorios tipo ejecutivo.
Muchos otros defectos estropean el procedimiento operativo.

Se repararon las máquinas dañadas por el incendio.

Estoy dispuesto a informar que las ventas aumentaron.

Evite formas indirectas de decir las cosas.

Utilice de forma directa y al grano. No cubras el mismo terreno dando rodeos. Las vías directas suelen ser mejores y deberías utilizarlas.

Oraciones indirectasOraciones directas y al grano
Se puede observar que el presupuesto del departamento disminuye cada año.El presupuesto del departamento disminuye cada año.
El presidente opina que el impuesto fue pagado.El presidente cree que se pagó el impuesto.
Es fundamental que los ingresos se utilicen para cancelar la deuda.Los ingresos deben utilizarse para cancelar la deuda.
El comité supone que se han reunido pruebas.El comité supone que se han reunido las pruebas.
Los supervisores deben tomar las medidas adecuadas para determinar si las tarjetas de tiempo están siendo inspeccionadas.Los supervisores deben determinar si las tarjetas de tiempo están siendo inspeccionadas.
Criticó a todas las personas con las que entró en contacto.Criticaba a todos los que conocía.

Evite la repetición innecesaria de palabras o pensamientos excepto en situaciones Justificadas.

Repita solo para lograr efecto y énfasis. No repitas innecesariamente.

Repetición inútilRepetición eliminada
La tarea de formar al trabajador ineficiente es una tarea que debemos llevar a cabo.Formar al trabajador ineficiente es una tarea que debemos llevar a cabo.
Se necesitarán equipos modernos y modernos.
ser usado.
Equipo de módem. Se utilizará.
En la oficina encontraron suministros que nunca habían sido entregados.En la oficina encontraron suministros que nunca habían sido entregados.
En mi opinión, creo que el plan es sensato.Creo que el plan es sensato.
No se deben descuidar los elementos esenciales importantes.No hay que descuidar lo esencial.
La opinión generalizada es que el impuesto es injusto.El consenso es que el impuesto es injusto.
Como cuestión de interés, me interesa conocer su procedimiento.Estoy interesado en conocer su procedimiento.
Deberíamos planificar con antelación el futuro.Deberíamos planificar.

Elimina frases preposicionales innecesarias.

Wordy: El tema de mayor relevancia es el trabajo en equipo.
Conciso: El tema más relevante es el trabajo en equipo.

Limitar el uso de la voz pasiva.

Wordy: El saldo total adeudado se encontrará en la página 2 de Este reporte.
Conciso: El saldo adeudado se encuentra en la página 2 de este informe.

Incluya sólo materiales relevantes.

El mensaje conciso eficaz debe incluir sólo materiales y declaraciones relevantes. Observe las siguientes sugerencias:

  1. Cíñete al propósito del mensaje.
  2. Elimine palabras irrelevantes y oraciones incoherentes.
  3. Omitir información obvia para el receptor.
  4. Evite presentaciones largas, explicaciones innecesarias y excesivas.
    adjetivos y preposiciones, palabras pomposas, cortesía efusiva.
  5. Llegue al punto importante con tacto y concisión.

Wordy: Por la presente deseamos hacerle saber que nuestra empresa se complace por la confianza que ha depositado en nosotros.
Conciso: Agradecemos su confianza.

Utilice nombres y títulos más cortos.

a. Utilice un nombre más corto después de haber mencionado el largo una vez.

Largo: Salón George Washington.
Breve: Salón Washington.

b. Utilice pronombres o iniciales en lugar de repetir nombres largos.

Largo: Gestión de Recursos Humanos
Tiro: HRM

Largo: Acuerdo Estados Unidos-México-Canadá
Breve: T-MEC

Principio de consideración

Consideración significa preparar cada mensaje teniendo en mente a sus destinatarios (Murphy, Hildebrandt y Thomas). Al codificar un mensaje, intente ponerse en el lugar de los receptores.

Se deben tener en cuenta sus deseos, problemas, circunstancias, emociones y probables reacciones. Estos deben manejarse desde su punto de vista. No pierdas los estribos, no los acuses y no los acuses sin hechos.

Dale a sus situaciones la máxima prioridad al redactar un mensaje. Esta consideración reflexiva también se llama "actitud tú", empatía o toque humano, etc. Hay tres formas específicas de abordar el principio de consideración:

Concéntrate en "tú" en lugar de en "yo" y "nosotros".

Ayudará a proyectar una "actitud propia", pero el uso excesivo puede provocar una reacción negativa. Para crear mensajes considerados y orientados a la audiencia, concéntrese en cómo se beneficiarán los receptores del mensaje, qué recibirán y qué quieren o necesitan saber.

We-actitud: Me complace anunciar que ampliaremos nuestro horario para que las compras sean más cómodas.
Tu actitud: Podrás comprar por las tardes con el horario ampliado.

Nosotros-actitud: Estamos seguros de que nuestra nueva política de descuentos te resultará atractiva.
Tu actitud: Seguramente apreciarás la nueva política de descuentos.

Evite el "tú" insensible.

"Usted" insensible: no incluyó su cheque en el sobre.

Considerado: El cheque no estaba cerrado (Voz pasiva).
Considerado: El sobre que recibimos no tenía ningún cheque (despersonalizado).

El uso de "tú" en situaciones negativas se puede evitar implicando la voz pasiva, haciendo al receptor parte de un grupo o despersonalizando la situación.

Muestre a la audiencia beneficio o interés en el receptor.

Los lectores del mensaje pueden reaccionar positivamente cuando se les muestran los beneficios. Por lo tanto, siempre que sea posible y verdadero, muestre cómo sus receptores se beneficiarán de los mensajes. Los beneficios deben satisfacer las necesidades de los receptores, abordar sus inquietudes u ofrecer recompensas.

Declaración de no beneficios: Le alegrará saber que nuestra sucursal ahora tiene una ventanilla abierta de 7 a 9 a. m. y de 5 a 9 p. m. todos los días de la semana.

Frase beneficiosa: ahora puede satisfacer sus necesidades bancarias en nuestra nueva ventanilla sin cita previa. Está abierto y cuenta con un cajero que le atiende de 7 a 9 am y de 5 a 9 pm de sábado a jueves.

Enfatice los hechos positivos y agradables.

Enfatice lo que se puede hacer en lugar de lo que no se puede hacer y concéntrese en palabras y hechos positivos que su receptor pueda considerar favorablemente.

Positivo agradableNegativo Desagradable
Es imposible abrirle una cuenta.
hoy
Estaremos encantados de abrir una cuenta cuando.
Nos llega su tarjeta de firma.
No aceptamos su solicitud de
extender crédito.
Podemos aceptar su solicitud cuando el crédito
el registro es satisfactorio.
Palabras positivaspalabras negativas
beneficio culpa
cordialqueja
felizfallido
Ayudafalla
generoso negligencia
lealarrepentirse
placerrechazar
graciasproblema
consideradoinjusto
imposible

Principio de concreción

Concreción significa ser específico, definido y vívido en lugar de vago y general (Murphy 1986:43). Concreción también significa exactitud (Lesjkar y Pettit 2002:103).

La comunicación empresarial debe tener un lenguaje concreto para un mensaje interesante. Significa que la comunicación empresarial debe utilizar palabras denotativas en lugar de connotativas.

Las palabras denotativas son directas, explícitas, a menudo basadas en diccionarios, y las palabras connotativas son ideas o nociones sugeridas o asociadas con una palabra o frase. Por lo tanto, la comunicación empresarial debe utilizar palabras que formen nítidas, significados claros en la mente del lector.

Beneficios

Los beneficios de enviar mensajes concretos a los ejecutivos de empresas son obvios. Los receptores saben exactamente lo que se requiere o desea. Aumenta la probabilidad de que el mensaje se interprete de la forma prevista. Los mensajes concretos tienen una textura más rica.

Por tanto, tienden a ser más vívidos, dinámicos e interesantes (Murphy, Hildebrandt y Thomas).

Cómo escribir mensajes concretos

Las siguientes pautas le ayudarán a redactar mensajes concretos y convincentes:

Utilice hechos y cifras específicos:

Es deseable ser preciso y concreto en la comunicación comercial tanto escrita como oral.

AbstractoConcreto
Una pérdida significativa
Buen registro de asistencia
La empresa líder
La mayoría
En el futuro cercano
máquina que ahorra mano de obra
De peso ligero
Cantidad substancial
Una pérdida del 53 por ciento,
Registro de asistencia del 100 por ciento.
Primero entre 3.200 competidores
62 por ciento
Para el jueves al mediodía
Máquina que hace el trabajo de siete trabajadores
Ligero como una pluma
Tk. 34,56,000

Pon acción en tus verbos.

El verbo puede activar otras palabras y ayudar a que la oración tenga vida y sea más vigorosa. Por lo tanto, para tener un mensaje dinámico y contundente, (1) use verbos activos en lugar de pasivos, y (2) ponga acción en los verbos en lugar de en los sustantivos e infinitivos, pero no elimine la voz pasiva.

Es necesario en algunos casos. La voz activa es más fuerte y más corta.

Superioridad de los verbos activos sobre los pasivos.

Los verbos de voz activa son aquellos cuyo sujeto realiza la acción. Los verbos de voz pasiva son aquellos cuyo sujeto recibe la acción.

Por lo tanto, para lograr una escritura más vivaz y vigorosa, debes hacer un buen uso de los verbos en voz activa.

Sin embargo, esta sugerencia no significa que debas eliminar la voz pasiva, ya que la voz pasiva tiene un lugar definido en la buena escritura.

Pero sí significa que debes usar tanta voz activa como puedas lógicamente. Siete verbos son verbos mortales. Son 'ser, dar, tener, retener, hacer, poner y tomar'.

Acción en verbos, no en sustantivos/infinitivos.

Acción que se mantiene en un 'sustantivo tranquilo'Acción en el verbo

La función de esta oficina es el cobro de pagos y la elaboración de estados de cuenta.

El profesor Adam considerará el informe.

Los estudiantes realizaron la reunión en el
oficina.

Esta oficina cobra pagos y compila declaraciones.

El profesor Ahmed considerará el informe.

Los estudiantes se reunieron en la oficina.

Elija palabras vívidas que formen imágenes.

El uso de apelaciones sensoriales, comparaciones y un uso cauteloso del lenguaje figurado puede hacer que la comunicación empresarial sea contundente, vívida y específica.

  • Apelación sensorial
    • Atractivo no sensorial: El producto es fantástico.
      • Atractivo sensorial: el producto brilla como un espejo y puedes ver tu cara en él.
  • Comparaciones
    • Las analogías o comparaciones pueden aclarar una idea poco clara y hacerla más vívida.
  • Lenguaje figurativo
    • Literal y aburrido: nuestro análisis presupuestario comenzará pronto
    • Figurativo más vívido: la revisión de su presupuesto comenzaría a establecer la asignación del próximo año.

Principio de claridad

Claridad significa transmitir con precisión el significado de los mensajes comerciales desde la cabeza del remitente hasta la cabeza del receptor.

Todos llevamos consigo nuestras propias interpretaciones, ideas y experiencias únicas asociadas con las palabras. Por lo tanto, transmitir mensajes con su significado exacto al receptor y hacerlo entender de la misma manera son cruciales para comunicación efectiva.

La claridad de la comunicación empresarial se puede lograr de dos maneras:

  1. elegir palabras precisas, concretas y familiares; y
  2. Construir oraciones y párrafos efectivos.

Elija palabras precisas, concretas y familiares.

La claridad se logra en parte mediante un equilibrio entre el lenguaje preciso y el lenguaje familiar. Seleccione exactamente las palabras correctas y familiares para transmitir su mensaje. Utilice sinónimos en lugar de términos latinos.

Palabras familiares Palabras desconocidas o pretenciosas
acerca deaproximadamente (L)
despuéssubsecuente
hogardomicilio
Por ejemplopor ejemplo (L)
pagarremuneración

Construir oraciones y párrafos efectivos.

Las oraciones efectivas son oraciones cortas. Intente mantener la longitud promedio de las oraciones entre 17 y 20 palabras. En una oración se debe mantener la unidad entre una idea principal y otras ideas estrechamente relacionadas.

Las palabras de una oración deben estar ordenadas correctamente de tal manera que las ideas expresen claramente el significado deseado. Se le conoce como coherencia. Exponga las ideas principales al principio dentro de una oración. Los redactores de un mensaje deben decidir qué necesita énfasis y luego elegir la estructura de oración correcta.

Para mostrar énfasis se utilizan procedimientos visuales como gráficos, gráficos circulares, diagramas de barras, subrayados en cursiva, colores, sangrías, etc. Las PC actuales y el software relacionado permiten innumerables formas de agregar énfasis visualmente a palabras y párrafos.

Principio de cortesía

La cortesía es un factor importante para una comunicación eficaz. Cortesía significa comportamiento cortés o buenos modales. Implica ser consciente de la perspectiva de los demás y de sus sentimientos.

La cortesía surge de una actitud sincera. Escribir o hablar en un tono conversacional, enfatizar estratégicamente el punto de vista del lector y seleccionar cuidadosamente palabras positivas generará cortesía.

La cortesía no es simplemente cortesía con inserciones mecánicas de "por favor" y "gracias" de maneras socialmente aceptables, sino que es una cortesía que surge del respeto y la preocupación por los demás. Es un esfuerzo por poner al lector en un estado de ánimo favorable e ir más allá.

9 consejos sobre cómo ser cortés:

  1. Sea sinceramente discreto
  2. Destaca a tu lector
  3. Abstenerse de predicar
  4. evitar la ira
  5. Sea reflexivo y agradecido.
  6. Utilice expresiones que muestren respeto.
  7. Omitir expresiones irritantes.
  8. Omitir humores cuestionables
  9. Elija expresiones no discriminatorias

Sea sinceramente discreto

No seas brusco ni directo. Significa escribir o hablar muy poco y, a menudo, ser grosero o parecer grosero. También significa habla cálida, suave o fluida.

Puede provenir de una idea errónea de concisión, de actitudes personales negativas o de desconocimiento de la cultura de un país o de una comunidad. Evite expresiones descorteses y presente su mensaje con tacto.

Sin tacto, contundenteUtilice con tacto
Claramente no leíste mi último fax.A veces mis palabras no son precisas, déjame intentarlo de nuevo.
Reescribí esa camada tres veces; el punto estaba claro.Lamento que el punto no estuviera claro; Aquí hay otra versión.

Destaca a tu lector

El trato cortés requiere destacar y escribir directamente al lector. Esto significa escribir para una situación, dando al lector un tratamiento individualizado. Se conoce como personalización de la comunicación.

Puede referirse al lector por su nombre. "Como usted acepta, Sr. Smith." "Si podemos ser de alguna ayuda, por favor llámenos". 'Le deseamos el mayor de los éxitos en

Abstenerse de predicar

El tono de predicación es ofensivo. La gente tiende a ser algo independiente. No les gusta que les manden ni les enseñen. Quieren ser tratados como iguales. El efecto de la cortesía se mejora al evitar predicar, enseñar o dar sermones. Las declaraciones elementales, planas y obvias a menudo suenan sermoneadoras.

Evitar

  • "Una rápida rotación significa mayores ganancias"
  • 'necesitas'
  • 'usted debe'
  • "Debes aprovechar ahorros como este si quieres tener éxito".

evitar la ira

La ira destruye la buena voluntad. Rara vez la ira está justificada. El efecto de las palabras de ira es obvio. Enojan al lector y ponen en peligro la relación comercial.

Declaraciones enojadas

  • "No toleraremos esta condición".
  • "Su actitud descuidada nos había causado una pérdida en las ventas".
  • "No puedo entender su negligencia."

Sea reflexivo y agradecido.

Los mensajes cordiales y corteses de merecidas felicitaciones y agradecimiento ayudan a generar buena voluntad. A los asiáticos les gusta el enfoque suave y más educado tanto en la comunicación oral como en la oral. comunicación escrita.

Utilice expresiones que muestren respeto.

Ningún lector quiere recibir mensajes que ofendan. Entonces, siga las pautas que se detallan a continuación:

Omitir expresiones irritantes.

Al contrario de tu inferencia
Delincuencia
no estoy de acuerdo contigo
Si usted es
Estoy seguro de que debes darte cuenta
Inexcusable
Desagradable
Obviamente lo pasaste por alto
Debido a su crédito cuestionable
nosotros no podemos
simplemente tonterías
Seguramente no esperas
nos sorprende que no puedas
no creemos
esperamos que lo hagas
Nos cuesta creer que
debemos insistir
tomamos el problema
te hemos ignorado
eres delincuente
Probablemente ignoras el hecho de que
tu afirmas que
no nos dijiste
no lo lograste
te olvidaste
tienes que
no nos dejas opción
te descuidaste
usted debe saber
seguramente no esperas

tu queja
tu fracaso para
tu insinuación
tu negligencia
tu silencio testarudo.

Omitir humores cuestionables

La risa para una persona es repugnancia para otra; Cada uno de nosotros tiene un sentido del humor diferente. Mire las siguientes notas:

Ofensivo

Oye hombre, ¿qué es esto? Escucho las buenas noticias. Seguramente cometiste un error el fin de semana pasado y luego no nos lo contaste a ninguno de nosotros. Dale mis saludos a la señorita. Le deseo lo mejor; ella lo necesitará.

Más Courtéous

¡Cálidas felicitaciones por su boda! Bueno, ciertamente nos tomaste por sorpresa. De hecho, sólo unos pocos de nosotros sospechamos que usted se marchaba para casarse. Pero aunque no nos enteramos hasta más tarde, mi esposa y yo le deseamos lo mejor.

Dale nuestros más cordiales saludos a tu nuevo socio.

Elija expresiones no discriminatorias

Sería cortés el uso de un lenguaje no discriminatorio que refleje un trato igualitario hacia las personas independientemente de su género, raza, origen étnico y características físicas.

a) Evite las palabras sexistas: palabras 'de hombre'

Es mejor no utilizar palabras que sugieran dominio masculino. Afecta la paridad y la cortesía.

SexistaNo sexista
recepción de primer añoentrando a la recepción de estudiantes
mano de obrafuerza laboral, empleados, trabajadores, personal.
التواصل الفعالfabricado, construido.
presidentePresidente
vendedorvendedor
policíaOficial de policía
bomberobombero
camarógrafooperador de cámara
carterocartero.

b) Evitar los pronombres masculinos y hacer la referencia en plural.

Los pronombres masculinos se utilizan para ambos sexos, como él, su y él. No uses esos. Vuelva a redactar la oración para eliminar las palabras ofensivas.

Sentencia SexistaFrase no sexista reformulada
Un supervisor no es responsable de
tales pérdidas si no es Negligente.
Un supervisor que no sea negligente no es responsable de dichas pérdidas.
Cuando un cliente necesita un servicio, tiene derecho a solicitarlo.Cuando un cliente necesita un servicio, tiene derecho a solicitarlo.

Haga la referencia en plural y evite oraciones discriminatorias.

Ejemplo: Los supervisores no son responsables de dichas pérdidas si no son negligentes. Cuando los clientes necesitan servicio, tienen derecho a solicitarlo.

Sustituye expresiones neutrales en lugar de frases sexistas.

"Un supervisor no es responsable de tales pérdidas si no es negligente". “Cuando uno necesita un servicio, tiene derecho a pedirlo”.

Evite palabras que degraden el estatus de las mujeres.

Sentencia que menosprecia la condición de la mujerExpresión no degradante
Haré que mi chica se encargue de estos asuntos.Tengo a mi secretaria para encargarse de este asunto.
señora abogada
autora
escultora
poetisa

Abogado
autor
escultor
poeta.

Usar nombres en forma paralela

Trate a cada género con respeto.

indeseableDeseable
Adam y la señora Adam estuvieron presentes en
la reunión.
El señor Adam y la señora Adam estaban
presente en la reunión

Principio de corrección

La comunicación debe ser correcta en gramática, puntuación y ortografía adecuadas. El principio también exige utilizar el nivel adecuado de precisión lingüística de cifras, hechos y palabras y una mecánica de escritura aceptable en la formación del mensaje.

Directrices de formal

Allá Hay tres niveles de lenguaje: formal, informal y deficiente. La comunicación empresarial debe contener un lenguaje informal: breve, conocido y conversacional. Debería evitarse un lenguaje deficiente.

uso formalMenos formal
participar
obtener
esfuerzos
cerciorarse
considerar
edificio
utilizar
interrogar
unirse
conseguir
intentar
descubrir
pensar (creer
edificio
usar
pregunta
DeficienteEstándar
no es
no puedo apenas
objetivo de demostrar
deseoso de
a pesar de todo
confiable
nariz
debería de h
no lo es, no lo es
apenas puede
objetivo de demostrar
, deseoso de
a pesar de todo
Robado
trajo
debería tener

Descarada precisión de cifras, hechos y palabras.

Verifique sus datos estadísticos, vuelva a verificar sus totales y haga que otra persona lea y comente sobre la validez de los materiales. Esté alerta a la precisión debido a los cambios en tarifas, regulaciones, leyes y condiciones.

Palabras que confunden

  • un, soy
  • Aceptar excepto
  • entre, entre
  • cada dos años, cada dos años (cada 2 años)
  • continuo, continuo
  • efecto afecto
  • eminente, inminente
  • más lejos
  • yacer, yacer, yacer
  • mentir, yacer, lam
  • Principio principal
  • que quien:
    • quien es sujeto de un verbo
    • quien es objeto del verbo
  • cual, aquel, quién: Que se refiere a personas o cosas
    • Quien se refiere a las personas.
    • que se refiere a las cosas

Mantener una mecánica de escritura aceptable.

Se debe prestar especial atención a la parte mecánica de todo mensaje bien escrito.

Principio de simplicidad

La comunicación empresarial debe tener un lenguaje sencillo, una jerga familiar y cuadros y gráficos fácilmente comprensibles. La expresión de los sujetos de negocios deberá contener hechos e información simplificados. Requiere cierto conocimiento del idioma.

De hecho, cuanto mayor sea su conocimiento, mejor será su capacidad para comunicarse de manera efectiva y simplificada. Las siguientes pautas pueden ayudar a mantener este principio:

Utilice oraciones simples, no complejas:

Las oraciones simples son fácilmente comprensibles, legibles y comunicativas sin interrupción del significado.

Oración complejaOración simple
La acción definitiva se efectuó después de la fecha del informe.Se tomaron medidas finales después de la fecha del informe.
La empresa que fabrica este producto………….La empresa que fabrica este producto…………………….
Es muy posible que perdamos el contrato de Adam por documentación insuficiente.Podemos perder el contrato de Adam por……………………..
El deber de una secretaria es revisar todo el correo entrante y registrarlo.

Además, es su responsabilidad mantener actualizado el libro de tareas.
Una secretaria revisa y registra todos los correos entrantes y mantiene actualizado el libro de tareas.

Estudie las palabras detenidamente y aprenda su significado preciso.

Las palabras que significan lo mismo pueden tener matices de diferencias en su significado. Úselos en el contexto y significado correctos.

Por ejemplo, despedido, despedido, enlatado, separado y despedido se refieren a la misma acción, pero también tienen diferentes matices de significado, por lo que los siguientes: dinero, fondo, efectivo, masa, pan, finanzas, enfermo, enfermo, pobre, débil, delicado, delgado, esbelto, flaco, ligero, tenue, delgado, esbelto, larguirucho, larguirucho, nervudo.

Utilice un lenguaje correcto.

Un modismo es una palabra en la que se expresan ideas en un idioma. Hay pocas razones para algunos modismos, pero su violación ofenderá al lector. 'Estar de acuerdo' con una propuesta, pero 'Estar de acuerdo con' una persona. 'Cuidado con' una aventura, pero 'cuidado con' tu dinero.

Idioma defectuosoModismo correcto
Autoridad sobreAutoridad en
Cumple conCumplir con
Enamorado deEnamorado de
Igual de maloIgualmente malo
De acuerdo conDe acuerdo con
en busca deEn busca de
escuchar enescucha a
poseído con habilidadposeedor de habilidad
rara vez o nuncarara vez si alguna vez
superior quesuperior a

Utilice únicamente jerga familiar.

Jerga significa lenguaje técnico. Son esas palabras, frases y abreviaturas especializadas que utilizan las personas dentro de un campo profesional para decir de manera precisa y económica lo que queremos decir.

JergasPalabras simples equivalentes
advertenciaadvertencia, palabra de precaución
delineardescribir
morder la bala¿Cuál debería ser nuestro plan de juego?
Juicio de valoropinión
expresar verbalmentedecir, poner en palabras.
parámetroscontornos, límites.

Utilice palabras sencillas en lugar de un lenguaje tedioso.

Algunas palabras pueden ayudarle a evitar "un largo camino" para expresar una idea. Úselos para mantener su mensaje simple.

En lugar de seguir….solo escribe……………
un gran miembro de
un pequeño número de
en este punto en el tiempo
Del mismo modo
En una fecha próxima
En el futuro cercano
La mayor parte del tiempo
sin hacer ningun ruido
como resultado de
a un ritmo más rápido
no tan bueno en calidad
tomado en consideración
En caso de que
En vista de que
En el contexto de                    
antes del inicio de
personas en edad adolescente
gente que casi siempre llega tarde
al llegar
muchos
pocos
ahora, actualmente
similarmente
pronto pronto
generalmente
.silenciosamente
como consecuencia
más rápido, más rápido            
más pobre, inferior
consideración
Si
sabiendo que,
considerando que, consciente de
antes, precedente
Adolescentes
Habitualmente llegan tarde

Principio de unidad

Unidad significa unidad. Una buena comunicación debe tener unidad entre ideas, oraciones y hechos. Todas las partes de una oración deben combinarse para formar un pensamiento claro. Las ideas compuestas en un mensaje deben estar dispuestas de manera uniforme.

Información o pensamientos similares deben agruparse en un párrafo y escribirse en un solo cordón. La unidad en la comunicación se viola por las siguientes razones:

Las ideas no relacionadas en una oración violan la Unidad. Entonces, corríjalo de la siguiente manera:

  • Poner ideas no relacionadas en oraciones separadas, o
  • Subordinar una idea a la otra idea o
  • Agregar palabras que muestren relaciones entre ideas.
No relacionadoMejorado
Nuestro territorio es el sur.
la mitad del estado, y nuestra
los vendedores no pueden cubrirlo
minuciosamente. Nos concentramos en la energía.
productos de ahorro, y 70
por ciento de nuestro negocio es
de ellos
Nuestro territorio es el sur.
la mitad del estado. Nuestro
los vendedores no pueden cubrirlo
minuciosamente. Como resultado de nuestra
concentración en la energía
productos de ahorro, el 70 por ciento de
el negocio viene de ellos

El exceso de detalles es la causa de la falta de unidad.

Entonces, si el detalle es importante, es mejor ponerlo en una oración separada.

Detalle excesivoMejorado
Nuestra oficina de Nueva York,
considerado lujoso en la década de 1960
pero ahora muy necesitado de
renovación, como es el caso de
la mayoría de las oficinas que no tienen
han sido mantenidos, han sido
abandonado.
Considerado peluche en el
Década de 1960, nuestras oficinas de Nueva York
no han sido mantenidos
adecuadamente. Como lo necesitan urgentemente
reparar, lo hemos abandonado
a ellos.

La construcción ilógica puede robarle la unidad a una oración.

Las construcciones ilógicas destruyen la unidad de la oración. Resulta principalmente del pensamiento ilógico. Entonces, use el pensamiento lógico para establecer la unidad.

Construcción ilógicaMejorado
La rotación laboral es cuando entrenas.
personas moviéndolas de
trabajo a trabajo.
Nunca conocí a un ejecutivo.
quien estaba interesado en ayudar
sus trabajadores que se habían metido
problemas que les provocaron
preocuparse.
La rotación del globo es un entrenamiento.
método que implica moverse
personas de un trabajo a otro.
Nunca conocí a un ejecutivo.
quien estaba interesado en ayudar
trabajadores preocupados con su
problemas.          

El diseño de párrafos puede ser una causa de desunión.

El contenido de un párrafo debe referirse a un tema o idea. La amplitud del párrafo de una comunicación empresarial debe ser similar en tamaño. Es mejor que el párrafo sea breve.