Planificación de instalaciones: pasos, proceso, objetivos, importancia

Planificación de instalaciones: pasos, proceso, objetivos, importancia

La planificación de instalaciones o planificación estratégica de instalaciones reconoce que cada decisión que se toma en la planificación empresarial tiene un impacto directo en los activos y necesidades inmobiliarios de una organización.

En el mundo real de la gestión de instalaciones, una gran cantidad de actividades caen bajo la responsabilidad del administrador de instalaciones, lo que provoca frecuentes caídas en un modo reactivo para responder a todas las solicitudes, órdenes, regulaciones, plazos y demandas de la organización.

Las instalaciones son los componentes críticos de la planificación estratégica de instalaciones de una organización, ya que son el resultado de procesos de toma de decisiones empresariales y tener un impacto a largo plazo en el apoyo al logro de la misión y visión de la organización.

Vincular las instalaciones con las estrategias comerciales centrales es uno de los imperativos de una gestión de instalaciones refinada ahora y en el futuro. En los próximos años se dará aún mayor importancia a la planificación estratégica de las instalaciones a medida que los presupuestos sigan siendo ajustados y el desempeño y la productividad de los trabajadores sean factores clave en la era del conocimiento.

La planificación estratégica de instalaciones facilita la estrategia de la organización al optimizar las instalaciones para satisfacer las relaciones estratégicas entre la organización, los productos/servicios y las instalaciones.

La planificación estratégica de instalaciones es un plan de dos a cinco años que abarca toda la cartera de espacio propio y/o alquilado y que establece objetivos estratégicos de instalaciones basados ​​en la objetivos estratégicos de la organización.

La planificación estratégica de las instalaciones ayuda a los administradores de las instalaciones a hacer un mejor trabajo y garantiza que todos los empleados trabajen para lograr las mismas metas y objetivos.

4 pasos para la planificación de instalaciones

Es necesario desarrollar una planificación estratégica de instalaciones flexible e implementable basada en las consideraciones específicas y únicas de su organización a través de un proceso de 4 pasos.

Se explicará el proceso de 4 pasos para comprender la situación, las instalaciones, las condiciones y las expectativas, analizar las necesidades y los cambios requeridos, planificar y luego ejecutar un plan aprobado.

También se sugerirán numerosas herramientas para cada paso del proceso de cuatro pasos.

4 pasos del proceso de planificación estratégica de instalaciones

El proceso de planificación de instalaciones de 4 pasos es;

  1. Comprensión.
  2. Analizando.
  3. Planificación.
  4. Interino.

1. Comprensión

El primer paso, la comprensión, requiere un conocimiento profundo de su misión de la organización, visión, valores y objetivos. entender a fondo el misión de la organización, visión, valores y objetivos.

Muchas organizaciones siguen un cuadro de mando integral de 4 medidas clave: desempeño financiero, conocimiento del cliente; procesos comerciales internos; y aprendizaje y crecimiento.

El plan estratégico se centra en las necesidades generales a largo plazo y visión de la organización. Debido a que el SFP encaja con el plan de negocios estratégico de cada organización única, la alineación es fundamental para el éxito.

Los administradores de instalaciones deben comenzar el desarrollo del SFP comprendiendo a fondo las necesidades de la organización.

A través del análisis interno existente y los imperativos comerciales, el trabajo que completa un equipo de SFP depende completamente de las necesidades específicas de la organización y debe abordar la planificación tanto estratégica como de largo plazo.

Por el contrario, también debe abordar la evaluación de las instalaciones actuales y la conceptualización, planificación e implementación de nuevas instalaciones.

Es necesario un conocimiento profundo de la situación actual para analizar adecuadamente las necesidades.
y comparar las condiciones existentes con esas necesidades.

Comúnmente, planes estrategicos Proporcionar una combinación y variedad de recomendaciones para maximizar el valor de los activos de una corporación.

El administrador de instalaciones considera factores como la misión, visión, cultura y valores fundamentales; la posición actual del negocio y su base actual de activos inmobiliarios; su dirección general y los proyectos actualmente en marcha dentro de la corporación; cómo puede cambiar el negocio; y cómo esos cambios pueden afectar las necesidades inmobiliarias de la corporación.

Una vez que se comprenden bien estas consideraciones, se adopta un enfoque impulsado por el negocio para analizar las instalaciones de la organización y Establecer metas tangibles y planificar objetivos..

A menudo, las organizaciones adoptan un enfoque estrictamente basado en los costos para sus instalaciones.

Aunque son rápidos de implementar y a menudo rentables, este enfoque carece de visión, no aborda adecuadamente la entrega real de bienes y/o servicios comerciales y solo tiene un impacto moderado a largo plazo en la mejora de la situación general. desempeño del negocio en su conjunto.

Por el contrario, un enfoque impulsado por el negocio, a pesar de requerir un marco de tiempo más largo, ofrece una visión clara para el futuro, gana el apoyo de los empleados y mejora el desempeño, lo que fortalece el negocio competitivamente.

Utilizando este enfoque impulsado por el negocio, el equipo estudia los activos inmobiliarios que posee actualmente la corporación utilizando datos recopilados, herramientas de modelado y escenarios alternativos.

Estos datos a menudo incluyen datos de arrendamiento y propiedad, evaluaciones de edificios, metros cuadrados, estándares de utilización del espacio y características de ubicación.

Para proporcionar un plan integral, el administrador de las instalaciones y el equipo de SFP exploran los diversos objetivos comerciales de cada unidad del negocio e integran estos objetivos en los análisis del plan de las instalaciones.

Esta información define el espacio futuro, y los bienes raíces deben basarse en objetivos corporativos generales, comenzando con los servicios anticipados, los cambios de personal esperados y las nuevas tecnologías potenciales.

El equipo utiliza estas necesidades para predecir la plantilla futura, la demografía, la utilización del espacio, los requisitos de mantenimiento, la inversión de capital y los costos operativos.

En esta etapa, se completará una comprensión clara de los objetivos de la SFP, así como del proceso de aprobación y las medidas para su éxito, y seguirá la segunda etapa.

2. Analizando

En segundo lugar, se necesita explorar la gama de posibles futuros y desencadenantes para analizar las necesidades de instalaciones de su organización utilizando técnicas analíticas, como la planificación sistemática del diseño (SLP), el análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (SWOT), el análisis creativo estratégico (SCAN). , o planificación de escenarios.

Utilice técnicas analíticas, como análisis FODA, SCAN, SLP o planificación de escenarios, para explorar la gama de futuros posibles y los desencadenantes utilizados para analizar las necesidades de instalaciones de una organización.

Una vez que se ha establecido una definición clara de la situación del negocio, el administrador de las instalaciones, los planificadores y los diseñadores comienzan a considerar cómo equilibrar las necesidades actuales de las instalaciones con las necesidades y problemas a largo plazo.

Estas necesidades y problemas pueden incluir la demografía de la fuerza laboral, los procesos de fabricación, estructura organizativa y cultura, requisitos regulatorios comunitarios y gubernamentales, posición en el mercado y tasas y volúmenes de capacidad. Todos estos se combinan para definir los elementos individuales de la SFP.

La comparación del inventario y las condiciones actuales con las necesidades futuras proporciona la brecha que abordará el Plan Especial.

Herramientas de análisis

Se pueden utilizar varias herramientas (consulte la sección Herramientas de análisis) para comparar, analizar, coordinar y aclarar esta brecha y las alternativas, escenarios y recomendaciones que se hacen.

Planificación de escenarios

Los escenarios son herramientas para pensar en el futuro y anticipar los cambios que afectarán a su organización. Los escenarios pueden considerarse simulaciones instructivas de posibles condiciones de funcionamiento.

Este enfoque podría utilizarse junto con otros modelos para garantizar que los planificadores realmente adopten un pensamiento estratégico. La planificación de escenarios puede ser particularmente útil para identificar cuestiones y objetivos estratégicos.

  1. Seleccione varias fuerzas externas e imagine cambios relacionados que podrían influir en la organización, como el mercado global, la tecnología, cambios en las regulaciones, cambios demográficos, etc. Escanee periódicos y fuentes de Internet en busca de titulares clave para sugerir cambios potenciales que puedan afectar a la organización. Utilice los informes de tendencias de IFMA y otras asociaciones.
  2. Para cada cambio potencial, analice tres escenarios organizacionales futuros diferentes (incluido el mejor de los casos, el peor de los casos y el caso correcto/razonable), que pueden surgir dentro de la organización como resultado de cada cambio. Revisar el peor de los casos a menudo provoca una fuerte motivación para realizar los cambios necesarios.
  3. Sugiera lo que la organización podría hacer, o estrategias potenciales, en cada uno de los tres escenarios para responder a cada cambio.
  4. Los planificadores pronto detectan consideraciones o estrategias comunes que deben abordarse para responder a posibles cambios externos.
  5. Seleccione los cambios externos más probables que afecten a la organización, durante los próximos tres a cinco años, por ejemplo, e identifique las estrategias más razonables que la organización puede emprender para responder a estos cambios.

El producto de este proceso no es un documento final grabado en piedra. Aún así, proporciona información sobre cómo las diferentes decisiones afectarán el retorno de la inversión de la organización. flujo de fondos, carga de deuda, procesos de trabajo y productividad de sus empleados.

Los escenarios guiarán a los tomadores de decisiones y brindarán una consideración anticipada de los impactos potenciales de las diferentes decisiones sobre las instalaciones.

Planificación sistemática del diseño (SLP)

El método SLP fue desarrollado por Muther (1973) para crear diseños de bloques conceptuales.

El método agrega sucesivamente categorías de datos complejas hasta que se genera un diseño de bloque, lo que lo convierte en una estrategia para la herramienta táctica.

  1. Documentar la presente operación (Entregable: diagramas de flujo).
  2. Definir las actividades y horizonte de planificación (Entregable: tabla).
  3. Desarrollar relaciones de actividades (Entregable: diagrama de relaciones).
  4. Desarrollar una hoja de cálculo de requisitos de pies cuadrados (Entregable: hoja de cálculo).
  5. Desarrollar diseños de planos de bloques (Entregable: diseño de planos de bloques).
  6. Desarrollo de un diseño de equipos (Entregable: diseño de equipos).

Análisis FODA

El análisis FODA es otra herramienta de planificación que se utiliza para evaluar estratégicamente las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. en un proyecto o emprendimiento empresarial.

FODA utiliza objetivos comerciales e identifica ambos. factores internos y externos que son favorables o desfavorables para lograr ese objetivo.

Las cuatro áreas consideradas son;

  • Fortalezas: atributos de la organización útiles para lograr el objetivo y describir cómo se pueden aprovechar.
  • Debilidades: atributos de la organización perjudiciales para el logro del objetivo y cómo pueden minimizarse o neutralizarse.
  • Oportunidades: condiciones externas útiles para lograr el objetivo.
  • Amenazas: condiciones externas perjudiciales para la consecución del objetivo.

Lluvia de ideas (AGIR-una pandilla en una habitación)

Esta técnica garantiza mejor que se representen diversos puntos de vista y aspectos, especialmente si los individuos se eligen bien. La desventaja puede ser demasiada información, lo que puede generar inconsistencias.

Sin embargo, si se realiza correctamente, la lluvia de ideas brinda la oportunidad de generar conceptos creativos e innovadores que de otro modo podrían pasarse por alto.

Como tal, se sugiere que un facilitador profesional lleve a cabo este tipo de sesiones.

Análisis Creativo Estratégico (SCAN)

El Análisis Creativo Estratégico es un proceso de planificación estratégica, toma de decisiones y análisis de estudios de casos. Un ejemplo de una técnica de planificación estratégica que incorpora un análisis FODA es el análisis SCAN.

El proceso de SCAN se describe en el Anexo 1. (Paso 3. Incluye el objetivo mejor calificado – TRO).

Planificación de instalaciones: pasos, proceso, objetivos, importancia

Evaluación comparativa

La evaluación comparativa es una herramienta SFP muy útil para comparar y medir su organización con otras, en cualquier parte del mundo, para obtener información sobre filosofías, prácticas y medidas que ayudarán a su organización a tomar medidas para mejorar su desempeño.

En resumen, el benchmarking es la práctica de ser lo suficientemente humilde como para admitir que otros son mejores en algo y ser lo suficientemente sabio como para aprender a igualarlos e incluso superarlos en eso.

La evaluación comparativa utiliza gran parte de la comprensión organizacional obtenida en el primer paso de la SFP para comparar prácticas y métricas con líderes reconocidos.

Al establecer contactos con organizaciones pares, competidores y, especialmente, con organizaciones de instalaciones, visitar organizaciones de servicios galardonadas proporciona información para recuperar y adaptarse a sus operaciones.

La adaptación es la clave: reconocer un buen proceso o práctica y utilizarlo de manera específica dentro de su organización es la esencia de una evaluación comparativa exitosa.

Para que la SFP sirva como el mecanismo adecuado para analizar y mejorar las operaciones actuales de las instalaciones, se necesita un enfoque proactivo para comparar las prácticas y servicios de aquellas organizaciones reconocidas como líderes de la industria.

La evaluación comparativa puede realizarse como parte de una iniciativa más amplia de reingeniería de procesos o puede realizarse como un ejercicio independiente.

Simulación organizacional

La simulación organizacional es un método destacado en los estudios organizacionales y gestión estratégica. Esta herramienta tiene como objetivo comprender cómo operan las organizaciones.

La simulación organizacional puede describir la coordinación de las operaciones de las instalaciones basándose en la comprensión y el análisis del impacto de las alternativas y actividades interrelacionadas de las instalaciones.

Este método puede medir el desempeño organizacional y respaldar el pensamiento estratégico.

3. Planificación

En tercer lugar, una vez completado el análisis, es necesario desarrollar planes para posibles respuestas y actualizaciones periódicas de los planes existentes en respuesta a los cambios en el mercado para satisfacer las necesidades a largo plazo de su organización específica.

Desarrollar planes que satisfagan las necesidades a largo plazo de la organización.

Como mínimo, el SFP debe revisarse anualmente y actualizarse periódicamente según lo requieran las condiciones.

Como resultado de los análisis realizados, las decisiones se harán evidentes o los cursos de acción recomendados podrán estar respaldados por el análisis completo.

Estas recomendaciones se convertirán en la esencia de la SFP.

Para recibir el mandato organizacional, la mayoría de los administradores de instalaciones necesitarán presentar las recomendaciones a la alta dirección, obtener aceptación (a menudo implicando cierta negociación y ajuste al plan) y obtener la aprobación final y el financiamiento para el plan propuesto.

IFMA utiliza y recomienda la metodología del cuadro de mando integral para integrar la planificación en los objetivos de la organización, pero reconoce que cada organización ha seleccionado métodos para los procesos de negocio y la gestión de instalaciones se ajusta para alinearse con las metodologías de la organización.

Los siguientes son pasos importantes para establecer el plan:

  • Documentar los objetivos principales a abordar (la brecha) en el SFP.
  • Evalúe los sitios, la zonificación, los costos, la mano de obra, la competencia y todos los factores críticos para el éxito.
  • Realizar análisis financieros y de riesgos para centrarse en encontrar el máximo valor.
  • Desarrollar alternativas con recomendaciones y prioridades.
  • Desarrollar un proceso para comercializar el SFP recomendado para obtener la aprobación de la gerencia.
  • Obtener las aprobaciones financieras y de otro tipo necesarias para iniciar la fase de acción.

Es importante señalar que una vez aprobada, la SFP podrá continuar evolucionando y adaptándose a las condiciones cambiantes dentro y fuera de la organización. La flexibilidad de una buena SFP se adaptará a los ajustes menores.

4. Actuación/Acción

Cuarto, tomar las medidas previstas para implementar con éxito la planificación estratégica de las instalaciones.

Tomar las acciones previstas e implementar la SFP. La retroalimentación de las acciones tomadas se puede incorporar en el próximo plan y/o proyecto para proporcionar una mejora continua a futuros SFP.

Luego de la aprobación, la SFP está lista para su implementación.

La implementación de un SFP generalmente requiere el desarrollo de un proyecto o proyecto específico para ofrecer un espacio nuevo, modificado o reconfigurado para satisfacer la necesidad organizacional. Este proyecto específico es un proceso único y complementario a la SFP.

La planificación específica del proyecto se llevará a cabo fuera de la SFP para cumplir con la fase de implementación detallada. Algunos proyectos, especialmente los proyectos espaciales nuevos de gran tamaño, pueden ser gestionados por grupos especializados o por contrato.

En estos casos, es fundamental que las instalaciones permanezcan involucradas como miembro central del equipo, para garantizar la integración de las fases de planificación y operativas del proyecto específico.

Independientemente de las herramientas utilizadas en el desarrollo de un SFP, el SFP debe verse como un documento vivo que informa los hallazgos y hace recomendaciones consideradas para implementar el plan dentro de un marco de tiempo realista, pero mantiene la flexibilidad para adaptarse según lo requiera el negocio.

Mientras la implementación está en progreso, puede ser necesaria flexibilidad para adaptarse a las nuevas condiciones.

Es prudente ver una SFP como la “SFP actual”, ya que cualquier cambio importante en las condiciones del mercado, las perspectivas económicas u otras fuerzas podría requerir diversos grados de cambio en el documento original.

Ésta es otra razón por la que los escenarios son muy útiles, ya que anticipan algunos de estos cambios potenciales. El SFP es una importante herramienta de gestión de instalaciones que se utiliza para respaldar a la organización; la alineación con la visión, la misión, las metas y los objetivos de la organización siempre son fundamentales para el éxito del SFP.

La documentación de partes especialmente exitosas o problemáticas del SFP, si se indica, puede proporcionar información valiosa para la siguiente iteración de la planificación.

La naturaleza cíclica de la planificación y la mejora continua brinda oportunidades para aprender de cada proceso. El siguiente diagrama es un modelo de proceso desarrollado para el logro de SFP.

Este modelo de proceso integra las actividades secuenciales, los participantes, los entregables y las interrelaciones para que una organización individual tenga éxito al implementar el proceso SFP de 4 pasos.

El modelo de proceso incluye tres niveles de participantes (gerencia ejecutiva, administrador de instalaciones y personal) y roles que ilustran quién implementa cada una de las tareas en el proceso de desarrollo del SFP.

El equipo de SFP debe estar estrechamente conectado para implementar actividades desde el lanzamiento del proyecto hasta la fase de implementación final, y traspasar el desarrollo de los planes de instalaciones tácticas para respaldar la planificación comercial de la organización.

Las actividades principales están alineadas con el proceso de cuatro pasos e incluyen tareas tales como recopilación/evaluación comparativa de datos, análisis/síntesis, desarrollo/pronóstico de escenarios e implementación del SFP.

El modelo de proceso finaliza con la transferencia a un plan táctico de la instalación, que a menudo es el plan o presupuesto anual de gestión de la instalación.

La retroalimentación a lo largo de todas las fases para la mejora continua se muestra con flechas al revés. También cabe señalar que no hay líneas estrictas que indiquen cuándo termina una fase y comienza la siguiente.

Los planes fluyen a diferentes ritmos debido a diferentes requisitos organizacionales y dirección gerencial. Las transiciones precisas no son importantes, pero deben seguir los requisitos de su propia organización.

Planificación de instalaciones y administradores de instalaciones

Los administradores de instalaciones saben que necesitan volverse más proactivos y estratégicos, pero encontrar tiempo para dedicarlo a la planificación estratégica suele ser una lucha.

Como enseña Stephen Covey, debemos priorizar lo que es importante en lugar de simplemente lo urgente para lograr la máxima eficacia.

La planificación estratégica de instalaciones es un proceso que puede conducir a una prestación de servicios mejor y más proactiva desde una organización de gestión de instalaciones a sus partes interesadas.

El tiempo necesario para llevar a cabo la planificación estratégica de las instalaciones está bien invertido porque ayuda a evitar errores, retrasos, decepciones e insatisfacción del cliente.

Puede permitir que las implementaciones de planes de instalaciones se ejecuten de manera más rápida y fluida.

Dado que la planificación estratégica de las instalaciones no es una tarea diaria, muchos administradores de instalaciones no están familiarizados con la mejor manera de realizar este tipo de planificación, o tal vez la alta dirección les ha pedido que proporcionen un plan estratégico de las instalaciones rápidamente y no están seguros de por dónde empezar.

Es posible que los administradores de instalaciones aún no estén seguros de cómo iniciar el proceso de planificación estratégica de instalaciones y necesiten obtener información sobre métodos y técnicas útiles para implementar con éxito una planificación estratégica de instalaciones que se corresponda con las necesidades de su organización.

Si bien cada organización es diferente, todas se esfuerzan por ser más competitivas, efectivas y brindar el mejor lugar de trabajo posible para sus empleados. Este es el papel que cumplen los administradores de instalaciones, y la planificación estratégica de instalaciones es un ejercicio que se considera otra herramienta más para agregar al “cinturón de herramientas de FM” necesario para el éxito.

Conclusión

La naturaleza cíclica de la planificación constante para el futuro cambiante y la adopción de planes a lo largo del camino son acontecimientos normales. Estos cambios y actualizaciones deben gestionarse para garantizar que sean realizables.

La planificación estratégica de instalaciones identifica el tipo, cantidad y ubicación de los espacios que necesita la organización. Contiene dos componentes principales: el primero es un análisis en profundidad de las instalaciones existentes y el otro, un plan alcanzable y asequible para satisfacer las necesidades de la organización.

Utilizando el plan de negocios organizacional, se deben identificar las diferencias entre las situaciones actuales y las necesidades analizadas.

El análisis de brechas, una herramienta de evaluación de recursos empresariales que permite a una organización comparar su desempeño real con su desempeño potencial, es una herramienta apropiada que debe utilizarse.

También se requiere un análisis financiero para determinar el rendimiento del mayor rendimiento con el menor riesgo.

Un enfoque proactivo para comparar las prácticas y servicios de las organizaciones líderes en la industria será útil para la planificación estratégica de las instalaciones y servirá como mecanismo para comprender, analizar y mejorar la operación actual de las instalaciones.

Desde diferencias en el tipo de organizaciónSi bien la planificación estratégica de instalaciones, la cultura y los procesos influyen fuertemente en cómo se logra la planificación estratégica de instalaciones, la planificación estratégica de instalaciones recomendada deberá ajustarse según los diferentes tipos, culturas y procesos de su organización específica.

Por lo tanto, el propósito del plan SFP es desarrollar un plan flexible e implementable basado en las consideraciones específicas y únicas de cada negocio individual.