Framework for Institutionalizing Successful Change Programs

Framework for Institutionalizing Successful Change Programs

Institucionalizar programas de cambio exitosos implica reforzarlos mediante retroalimentación, recompensas y capacitación. El marco de institucionalización identifica las características de la organización, las características de la intervención, el proceso de institucionalización y los indicadores de institucionalización.

Las características organizativas y de intervención inciden en los diferentes procesos de institucionalización que operan en las organizaciones. Estos procesos, a su vez, afectan varios indicadores de institucionalización. También encontrará que las características de la organización pueden influir en las características de la intervención.

Por ejemplo, las organizaciones que tienen sindicatos fuertes y militantes pueden tener problemas para obtener apoyo interno para las intervenciones de cambio.

Framework for Institutionalizing Successful Change Programs

Las secciones siguientes explicarán los componentes del marco de institucionalización.

Componente 1: Características de la organización

El primer componente del marco de institucionalización son las características de la organización. Las características incluyen la congruencia, la estabilidad del medio ambiente y la tecnología y la sindicalización.

La congruencia es el grado en que se percibe que una intervención de cambio está en Armonía con la filosofía gerencial de la organización., estrategia y estructura, entorno actual y otros cambios que se están produciendo. Cuanto más congruente sea una intervención con estas dimensiones, mayor será la probabilidad de institucionalización.

La estabilidad del entorno y la tecnología implica el grado en que el entorno y la tecnología de la organización están cambiando.

A menos que el objetivo del cambio esté protegido de estos cambios o a menos que los cambios sean directamente tratados por el programa de cambio, puede resultar difícil lograr la estabilidad a largo plazo de la intervención.

La sindicalización puede afectar la institucionalización de los cambios. Si los cambios afectan cuestiones contractuales sindicales, la difusión de las intervenciones de cambio puede resultar difícil en un entorno tan sindicalizado.

Componente 2: Características de la intervención

Las cinco características de la intervención, como la especificidad de los objetivos, la programabilidad, el nivel de objetivo de cambio, el apoyo interno y el patrocinador, pueden afectar el proceso de institucionalización de diferentes maneras.

La especificidad de los objetivos implica el grado en que los objetivos de la intervención son específicos en lugar de amplios. La especificidad de las metas facilita actividades de socialización directa y la operacionalización de nuevos comportamientos.

La programabilidad implica el grado en que los cambios se pueden programar. Esto significa que las diferentes características de la intervención se especifican claramente de antemano, lo que facilita la socialización, el compromiso y la asignación de recompensas.

El nivel del objetivo de cambio se refiere al grado en que el objetivo del cambio es la organización total, en lugar de un departamento o un pequeño grupo de trabajo. Dirigirse a toda la organización (la visión macro) facilita la institucionalización al promover un consenso entre los departamentos de la organización.

Pero centrarse en un sistema más amplio también puede obstaculizar la institucionalización debido a la resistencia política provocada por el síndrome de "no inventado aquí".

El apoyo interno se refiere al grado en que existe un sistema de apoyo interno para guiar el proceso de cambio. El apoyo interno puede ser proporcionado por consultores internos y externos que pueden ayudar a lograr el compromiso con los cambios.

Finalmente, la institucionalización requiere la presencia de un patrocinador poderoso que pueda iniciar, asignar y legitimar recursos para la intervención.

Componente 3: Procesos de Institucionalización

Los elementos del proceso de institucionalización operan en las organizaciones. Son socialización, compromiso, recompensa, asignación, difusión, detección y calibración. Estos pueden afectar directamente el grado de institucionalización de las intervenciones.

La socialización se refiere a la transformación de información sobre creencias, preferencias, normas y valores con respecto a la intervención de cambio. Es necesario un proceso continuo de socialización para promover la persistencia del programa de cambio.

El compromiso vincula a las personas a los comportamientos asociados con la intervención. Incluye un compromiso inicial con el programa, así como un nuevo compromiso a lo largo del tiempo. La asignación de recompensas implica vincular las recompensas a los nuevos comportamientos. requerido por la intervención.

Las recompensas organizacionales pueden mejorar la persistencia de las intervenciones al motivar a los empleados.. La difusión se refiere al proceso de transferir intervenciones de un sistema a otro.

La difusión facilita la institucionalización al proporcionar una base organizacional más amplia para apoyar nuevos comportamientos. La detección y la calibración implican detectar desviaciones de los comportamientos de intervención deseados y tomar medidas correctivas.

Componente 4: Indicadores de Institucionalización

Se pueden utilizar cinco indicadores para evaluar el grado de institucionalización del cambio. El grado de presencia o ausencia de estos indicadores indica el grado de institucionalización:

Indicador 1 – Conocimiento

El conocimiento implica el grado en que los empleados tienen conocimiento de los comportamientos asociados con una intervención. Se refiere a si saben lo suficiente para realizar las conductas y reorganizar las consecuencias de esa actuación.

Indicador 2 – Desempeño

El desempeño se refiere al grado en que los empleados realmente realizan las conductas de intervención.

Puede medirse contando la proporción de personas relevantes que realizan los comportamientos. Otra medida del desempeño es la frecuencia con la que se realizan los nuevos comportamientos.

Indicador 3 – Preferencia

La preferencia implica el grado en que los empleados aceptan en privado los cambios organizacionales. La aceptación privada suele reflejarse en las actitudes positivas de las personas hacia los cambios. Puede medirse por la dirección y la intensidad de estas actitudes entre los empleados que reciben la intervención.

Por ejemplo, un cuestionario que evalúe las percepciones de los empleados sobre un programa de "servicio integral" en un ministerio podría mostrar que la mayoría de los empleados tienen una fuerte actitud positiva hacia hacer un esfuerzo adicional para los clientes (destinatarios del servicio).

Indicador 4 – Consenso normativo

El consenso normativo se centra en el grado en que las personas están de acuerdo sobre la idoneidad de los cambios organizacionales. Este indicador de institucionalización refleja el grado en que los cambios planificados se han convertido en parte de la estructura normativa de la organización.

Indicador 5 – Consenso de Valor

El Consenso de Valores se ocupa del consenso social sobre valores relevantes para los cambios organizacionales. Los valores son creencias sobre cómo las personas deberían o no comportarse.

Por ejemplo, un programa de "enriquecimiento laboral" se basa en valores que promueven el autocontrol y la responsabilidad de los empleados.

Diferentes comportamientos asociados con el enriquecimiento laboral, como tomar decisiones, realizar una variedad de tareas y analizar la retroalimentación, persistirían en la medida en que los empleados compartan ampliamente valores de autocontrol y responsabilidad.

Una intervención de cambio está completamente institucionalizada sólo cuando estos cinco indicadores están presentes. La institucionalización del cambio requiere la difusión de casos de éxito. Descubre los casos de éxito y ponte manos a la obra. Motivar los esfuerzos cambiantes de los empleados y compartir la experiencia de éxito.

Para promover la institucionalización, es necesario cambiar las reglas en su organización, cambiar los sistemas de evaluación y cambiar los procesos de trabajo.