7 herramientas para la gestión y la planificación

7 herramientas para la gestión y la planificación

Una herramienta es un mecanismo mediante el cual Kelps logra el propósito de una técnica. Si bien las herramientas de control estadístico de procesos (SPC) son excelentes herramientas para la resolución de problemas, hay muchas situaciones en las que resultan inapropiadas. La Sociedad Japonesa para el Desarrollo de Técnicas de Control de Calidad ofreció siete herramientas de gestión y planificación de la calidad. Las siete herramientas que se mencionan a continuación son útiles para la alta y media gerencia para la planificación estratégica,

Diagrama de afinidad

Diagrama de afinidad

Un diagrama de afinidad es un mecanismo que genera varias ideas sobre un tema por parte de un equipo a través de decisiones consensuadas y luego las agrupa lógicamente para comprender y resolver problemas.

En primer lugar, a los miembros de los grupos se les permite plasmar sus ideas en hojas de papel separadas y luego el equipo reúne todas las ideas en grupos naturales. Este diagrama se utiliza para organizar información verbal en un patrón visual.

Hay seis pasos para generar un diagrama de afinidad:

Paso 1. Identificar el problema

Escriba el problema o cuestión en una pizarra o rotafolio.

Paso 2. Generar ideas

Utilice una técnica de generación de ideas, como la lluvia de ideas, para identificar todas las facetas del problema. Utilice fichas o notas adhesivas para recodificar la idea.

Paso 3. Ideas de grupo

Agrupe ideas, en tarjetas o papel, en grupos relacionados. Pregunte: “¿Qué otras ideas son similares? Y "¿Está esta idea conectada de alguna manera con otras?" para ayudar a agrupar las ideas.

Paso 4. Crea una tarjeta de encabezado

Cree una tarjeta de afinidad (tarjeta de encabezado) para cada grupo con una breve declaración que describa todo el grupo de ideas.

Paso 5. Irrumpir en el grupo

Intente agrupar las tarjetas de afinidad iniciales en grupos aún más amplios (grupos). Continúe hasta que la definición de grupo de afinidad sea demasiado amplia para tener algún significado.

Paso 6. Completa el diagrama de afinidad

Disponga todas las ideas y tarjetas de afinidad en una sola hoja de papel o en una pizarra. Dibuja bordes alrededor de cada uno de los grupos de afinidad. La estructura resultante proporcionará información valiosa sobre el problema.

Causas de errores tipográficos

7 herramientas para la gestión y la planificación

Diagrama de flechas

Diagrama de flechas

Un diagrama de flechas también se conoce como diagrama de red de actividades, técnica de revisión y evaluación de proyectos (PERT) o método de ruta crítica (CPM). Este método establece un plan secuenciado y una herramienta para monitorear el progreso.

La estructura gráfica del diagrama de flechas es vertical u horizontal y conecta las actividades o eventos planificados. Esta es una herramienta muy útil cuando queremos planificar las actividades de una tarea o proyecto conocido pero complejo.

Con la ayuda de esta herramienta, podemos elaborar un plan de proyecto ideal y también un plan diario no solo para la tarea principal sino también para otras tareas aliadas y monitorear su progreso de manera efectiva.

Usos del diagrama de flechas

  • Gestiona un proyecto o tarea compleja.
  • Gestiona el proyecto importante de la organización donde las consecuencias de su finalización tardía son graves.
  • Permite la gestión de un proyecto con múltiples actividades.
  • Ayudar a explicar el estado del proyecto a otros.
  • Ayuda a implementar planes para el desarrollo de nuevos productos y su seguimiento.
  • Ayuda a desarrollar planes de mejora de productos y actividades de seguimiento.
  • Desarrolla planes para ensayos experimentales y actividades de seguimiento.
  • Desarrollar planes diarios para el incremento de la producción y sus actividades de seguimiento.
  • Ayuda a desarrollar planes para el traslado de una instalación y para el seguimiento del monitoreo.
  • Planificar y dar seguimiento a inspecciones de control de calidad y pruebas de diagnóstico.
  • Planificar y dar seguimiento a las conferencias de control de calidad y a las conferencias de círculos de control de calidad.

Diagrama de relaciones (diagrama de interrelación)

Diagrama de árbol

El diagrama de interrelación mostró la interrelación de muchos factores de una situación compleja. Es una herramienta para encontrar soluciones a problemas que tienen una relación causal compleja. Permite al equipo clasificar las relaciones de causa y efecto entre todos los factores para que los impulsores y resultados clave puedan usarse para resolver el problema.

Pasos del diagrama de interrelación:

Paso 1: Identifique las cuestiones o problemas claramente, escriba los problemas en una tarjeta y péguela en el centro de una pizarra.

Paso 2: Determinar los factores relacionados con el problema. Estos serán los encabezados de un diagrama de afinidad previamente completado. Coloque las tarjetas que contienen estos factores en un círculo alrededor de la tarjeta de tema.

Paso 3: Determina la relación de causa y efecto entre cualquiera de las cartas si existe una buena relación.

Paso 4: Analiza la relación. Las cartas que tienen la mayor cantidad de flechas tienden a ser las causas fundamentales. Las cartas que tienen más flechas dirigidas son los efectos de raíz.

Usos del diagrama de interrelaciones

  • Identifique las cuestiones clave de una lista de cuestiones.
  • Identifique los problemas importantes entre una gran cantidad.
  • Identificar la causa raíz de los problemas existentes.
  • Identifique los factores clave necesarios para tomar una decisión basada en datos.

Diagrama de árbol

7 herramientas para la gestión y la planificación

Un diagrama de árbol también se conoce como diagrama sistemático. Es una técnica para reducir objetivos amplios a niveles crecientes de detalle para lograr el objetivo. Este diagrama ayuda a los equipos a explorar todas las opciones disponibles para resolver un problema o realizar una tarea. Un diagrama así no sólo revela y claramente la magnitud del problema.

Pasos involucrados en la generación de un diagrama de árbol:

Paso 1: Identifica una declaración de objetivos clara y orientada a la acción con la que todo el equipo esté de acuerdo. Esta afirmación proviene básicamente del conductor identificado en un diagrama de interrelación o de los encabezados de un diagrama de afinidad.

Paso 2: subdivide la declaración de objetivos en categorías secundarias principales. Estas ramas deben representar metas, actividades o eventos que conduzcan directamente al objetivo principal o que sean directamente necesarios para lograr la meta general.

Paso 3: Desglose cada título principal con mayor detalle. Aquí las tareas y actividades deberían ser cada vez más específicas. Detén el desglose de cada nivel una vez que haya tareas asignables.

Paso 4: Revise el diagrama para ver si es lógico y está completo. Este paso garantiza que cada subtítulo y ruta tenga una relación directa de causa y efecto con el anterior.

Usos del diagrama de árbol:

  • Ayuda a desarrollar una secuencia de pasos que dependen unos de otros y de la solución a un problema.
  • Se utiliza cuando se sabe que la implementación de una tarea será un asunto complejo.
  • Se utiliza cuando omitir un paso clave en la implementación de la solución a un problema puede tener consecuencias graves.

Diagrama de matriz

Diagrama de matriz

La técnica del diagrama matricial ayuda a individuos o equipos a identificar, analizar y calificar sistemáticamente la relación entre listas de elementos. Esta es una herramienta que se utiliza para organizar información que debe compararse en una variedad de características para realizar una comparación, selección o elección.

Esta técnica de diagrama matricial aclara puntos problemáticos a través del pensamiento multidimensional. Este método identifica los elementos correspondientes involucrados en una situación o evento problemático.

Estos elementos están organizados en filas y columnas en un gráfico que muestra la presencia o ausencia de relaciones entre los pares de elementos recopilados.

Pasos del diagrama matricial:

  1. Paso 1: Determinar los factores que son importantes para hacer una selección correcta.
  2. Paso 2: Seleccione el tipo de matriz a utilizar. Las matrices en forma de L se utilizan para la comparación de dos factores. En forma de T para comparaciones de tres factores que muestran relaciones directas e indirectas, y en forma de Y se utilizan para comparaciones de tres factores que muestran relaciones directas únicamente.
  3. Paso 3: Seleccione los símbolos de relación que se utilizarán.
  4. Paso 4: Completa la matriz adecuada usando los factores y símbolos apropiados.
  5. Paso 5: Examinar la matriz y sacar la conclusión adecuada.

Diagrama de análisis de datos matriciales

Diagrama de análisis de datos matriciales

El método de análisis matricial también se conoce como "Análisis de componentes principales". Este método cuantifica y organiza los datos del diagrama matricial para que la información sea fácil de visualizar y pueda mostrar indicadores más generales que diferencian y dan claridad a grandes cantidades de información compleja y entrelazada.

Usos del análisis de datos matriciales:

  • Este método analiza procesos de producción en los que los factores están complejamente entrelazados.
  • Analiza causas de no conformidades que involucran un gran volumen de datos.
  • Capta el nivel de calidad deseado indicado por los resultados de un estudio de mercado.
  • Clasifica las características sensoriales de forma sistemática.

Cuadro del Programa de Decisión de Procesos (PDPC)

Cuadro del Programa de Decisión de Procesos (PDPC)

El diagrama del programa de decisión de procesos se considera una herramienta potente y útil que evita sorpresas e identifica posibles contramedidas. Esta técnica ayuda a mapear todos los eventos o contingencias imaginables que pueden ocurrir en la etapa de implementación y encontrar contramedidas factibles para superarlos.

Usos del cuadro del programa de decisión de procesos:

  • Este método puede establecer un plan de implementación para Administración por objetivos.
  • Ayuda a establecer un plan de implementación para temas de desarrollo tecnológico.
  • Ayuda a establecer una política de previsión y respuesta anticipada a los principales acontecimientos previstos en el sistema.